De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

1 Digitaal naar de toekomst! Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office.

Verwante presentaties


Presentatie over: "1 Digitaal naar de toekomst! Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office."— Transcript van de presentatie:

1 1 Digitaal naar de toekomst! Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office

2 2 Aandachtspunten Inleiding oproject ‘optimaal digitaal Klassement opbouwen s klasseren

3 3 Doelstellingen Centraal klassement, uniform archief, digitaal dossierbeheer Opruimen archieven Digitaliseren Scanning-on-demand

4 Klassement opbouwen

5 5 Onze aanpak ? waar zijn mijn digitale documenten ?

6 6 Wat is een centraal klassement? Centraal klassement ocentrale en eenmalige opslag odelen van informatie opapier en digitaal Structuur volgens processen Voordelen Aandachtspunten

7 7 Hoe het niet moet… Te diepe structuur Onduidelijke mapnamen onamen van personeelsleden of afdelingen oafkortingen ooverlappende mapnamen oallerlei, varia, rest, andere,… Documenten naast mappen op hoogste niveaus Mappen met maar één document

8 8 Mappen op persoonsnaam

9 9 Onduidelijke afkortingen

10 10 Hoe het wel moet… Vlakke, logische structuur Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ Geen herhaling Beperkt aantal tekens

11 11 (Mapnamen) Duidelijk en betekenisvol Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’ Kort Beperk de naam tot max. 61 tekens Vermijd herhaling Beperkt aantal tekens Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) NIET: spatie \ / : * ? " | ! % & ‘ - ; = () ¨ +,.

12 12 (Procesgerelateerd) Stadsontwikkeling 01_Stedenbouwkundige_ Vergunningen 02_Milieuvergunningen 03_Waardevol_Patrimoni um 03_01_Monumentenzorg 03_02_Archeologie 04_Ondersteuning_Bedrij ven 05_Ruimtelijke_Ordening …..

13 13 (‘Algemeen’ vs. ‘Allerlei’) VERMIJDEN Allerlei & Varia Afkortingen Persoonsnamen Personeelsmanagement? Neen! Procesmodellering

14 14 (Vermijd herhaling)

15 15 Centrale klassementen Structuur Stadsbreed (in ontwikkeling) 01_bedrijfseenheid 01_00_algemeen 01_01_ondersteunende_taken 01_02_primaire_taken 01_03_projecten Voordelen ouniformiteit in de administratie obetere informatie-uitwisseling oEénmalige opslag en plaatswinst

16 16 Rubriceren Voordelen: oLogische, vaste structuur oEenvoudige referentie/verwijzing oStabiele numerieke code vs. trendgevoelige namen oDuidelijke link tss. papier en digitaal

17 17 Rubriceren: werkwijze Onderscheid overkoepelende, ondersteunende en primaire taken Groepeer taken die bijeenhoren Geef tot minimum het derde niveau een code Herneem tot op het derde niveau de code van hoger liggende niveaus

18 18 Klassement opbouwen … stap voor stap Stap 1: identificeer taken en reeksen oWelke taken voeren jullie uit? -Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen -Hulpmiddel: procesmodellering oWelke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? -Documenten en dossiers -Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP) Stap 2: koppel de reeksen aan de taken Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit Stap 4: overleg oProcesverantwoordelijke, andere informatiebeheerders en Stadsarchief

19 Klassement uitrollen

20 20 Klassement uitrollen … stap voor stap Stap 1: Vervang de actuele mappenstructuur Stap 2: Stem het papieren klassement af Stap 3: Ken lees- en schrijfrechten toe aan gebruikers Stap 4: Communiceer naar gebruikers Stap 5: Test en evalueer Stap 6: Geef de wijzigingen door aan het Stadsarchief voor aanpassing van het informatiebeheersplan

21 21 Overeenstemming papier en digitaal Streefdoel: uniform beheer van klassement voor dossiers op eenzelfde drager ook voor hybride dossiers (bestaan uit papieren en digitale stukken) Werkwijze: rubriceren

22 22 Papieren dossier & digitaal dossier  zelfde naam, zelfde rubricering

23 23 Dossiervorming Dossiers vs. reeksen losse stukken oDossiers: stukken over dezelfde zaak zitten samen bv. personeelsdossiers, bouwaanvraagdossiers, dossiers inzake begrotingsopmaak oReeksen: gelijksoortige stukken zitten samen bv. vergaderverslagen, facturen, ingekomen brieven Volledige dossiers o s in dossiers Unieke dossiers oGeen schaduwdossiers oGeen afzonderlijke reeksen deeldossiers Hybride dossiers

24 24 (Hybride dossiers! Wat?) PAPIER+DIGITAAL HYBRIDE DOSSIER =

25 25 (Dossier van marktkramer Jan Vandenbosch) leurkaart ingekomen brieven scan ID-kaart scan verzekeringspapieren uitgaande brieven s PAPIERDIGITAAL +

26 26 Hoe omgaan met hybride? Rubriceren Duidelijke afspraken oInscannen wanneer 80% digitaal oPapieren werkkopieën (bij einde administratief nut vernietigen) oAfstemmen wat digitaal en wat op papier bewaard wordt

27 27 Archief vs. documentatie Archief van de stad = Document gemaakt of ontvangen in het kader van je taken. Documentatie = Alle documenten die geen archiefstukken zijn. D.w.z.: ze zijn niet door de eigen organisatie gemaakt of alleen voor de eigen organisatie bestemd. Bv. De meeste boeken, tijdschriften, reclamefolders

28 28 Oefening 3: Zijn deze stukken uit het ‘dossier’ van Monumentenzorg over het Felix Pakhuis archief of documentatie? Krantenknipsel uit de Gazet van Antwerpen over de restauratie Advies aan de dienst stedenbouwkundige vergunningen over het toekennen van een restauratiepremie Foto in het restauratiedossier Studie over de geschiedenis van het Felix Pakhuis Documentatie Archief Afhankelijk van de context

29 29 Archief en documentatie scheiden Ook in het papieren klassement

30 30 Toegangsrechten Noodzaak van algemene richtlijnen over: Openbaarheid van bestuur Privacy (persoonsgegevens) Toegangsrechten op informatie

31 31 Klassement onderhouden …stap voor stap Stap 1: kijk regelmatig na en verbeter Stap 2: pas het klassement aan n.a.v. regelmatig nazicht/verandering in taken of reeksen Stap 3: geef feedback aan gebruikers

32 32 Bestandsnamen Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_); Beperk de naam tot max. 61 tekens NIET: spatie \ / : * ? " | ! % & ‘ - ; = () ¨ +,.

33 33 Een unieke en duidelijke bestandsnaam Elementen: oSoort document oOnderwerp oAfzender/geadresseerde oDatum Voorbeeld oAgenda_Projectteam_ doc oBrief_cursus_informatiebeheer_HildeHuybrechts_ doc

34 34 Soorten documenten Voorbeelden: oBrochure oVerslag oBeleidsnota oBrief oAgenda oJaarverslag oVoorstel oToelichting o…

35 35 Een unieke en duidelijke bestandsnaam Vermijd overtollige informatie Vermeld de onderdelen van een naam in dezelfde volgorde Geef hetzelfde documenttype steeds dezelfde naam Gebruik afkortingen die iedereen van je dienst begrijpt Vermeld datums volgens het stramien JJJJMMDD Onderscheid versies door vermelding van versienummer en status

36 36 Vermijd onduidelijke afkortingen Geef het documenttype aan Wees consequent in je naamgeving JJJJMMDD

37 37 JJJJMMDD Op dag en in letters Op jaar en in cijfers Nummeren en dateren

38 38 Versiebeheer 1) digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF alfabetisch Geen definitieve status

39 39 Vermijd overtollige info Openbaar_Domein Openbaar_Domein_Tekenzaal Verslagen_Teamvergadering Powerpointpresentatie_ teamvergadering_openbaar_domein_ tekenzaal_ ppt

40 40 Map- en bestandsnamen: zoek de fout Brief Marie-Juliette Marinus tentoonstelling doc Vanneste_overdracht_FI_15mei2007.msg Nota_opruimingarchieven_25/12/2007.doc Jaarverslag_Stadsarchief_jaar_2007.doc Powerpointpresentatie_digitaal_naar_de_toekomst_ ppt

41 41 Kies de beste naam  Vergadering_projectteam_  Verslag_vergadering_projectteam_  Verslag_  Vers_vg_pt_ _0_Openbaar_Domein 01_Overleg en rapportering Projectteamvergadering

42 42 Kies de beste naam  Binnenstraat_erfgoeddag.jpg  Foto_1.jpg  Binnenstraat_felixpakhuis_ jpg  Foto_binnenstraat_2007.jpg Communicatie evenementen erfgoeddag

43 43 s klasseren of vernietigen? Opletten voor dubbels: Verzendlijsten Vergaderverslagen Bijlagen …

44 44 Wie klasseert de ? DossierbeheerderVerzonden en ontvangen s i.v.m. dossier/ taak Afzender s die je opstelt i.v.m. dossier/taak s gericht aan verzendlijsten of meerdere personen Ontvanger s die je ontvangt i.v.m. taak s naar aanleiding waarvan je een dossier opent

45 45 Wat met reply-mails? Klasseertool legt bepaalde metadata (gegevens over de mail) vast die niet gewijzigd kunnen worden. Bij reply-mails worden enkel de metadata van reply bewaard en niet van originele mail. Bijgevolg:  met enkel informatiewaarde Voldoende om reply-mails te klasseren Origineel vernietigen/overschrijven  nodig ter verantwoording van de verschillende stappen Elke afzonderlijk klasseren

46 46 klasseren of vernietigen? Els, leeszaalbediende in het FelixArchief ontvangt

47 47 klasseren of vernietigen? Je bent een lid van het projectteam Den Bell en je verstuurt

48 48 klasseren of vernietigen? -Je werkt op de afdeling archieftoezicht en ontvangt de volgende van Emiel de archiefverantwoordelijke van PO

49 49 klasseren of vernietigen? Jef, magazijnier in het FelixArchief ontvangt

50 50 klasseren of vernietigen? -Je bent communicatieverantwoordelijke en verzendt


Download ppt "1 Digitaal naar de toekomst! Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office."

Verwante presentaties


Ads door Google