De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Informatiesessie 07/09/2006 Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006.

Verwante presentaties


Presentatie over: "FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Informatiesessie 07/09/2006 Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006."— Transcript van de presentatie:

1 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Informatiesessie 07/09/2006 Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006

2 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 2 Project ziekteverzuim: doel Nieuw verzuimsysteem Medex Toegang systeem Getuigenis FOD Volksgezondheid Voorwaarden om te slagen Planning en bijkomende informatie

3 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 3 1. Project ziekteverzuim: doel Beleid inzake ziekteverzuim binnen (federale) overheid herdefiniëren en uitvoeren – Verzuimmanagement introduceren als een integraal onderdeel van het federale personeelsbeleid – Ziekteverzuimsysteem (melding – registratie – rapportering) op punt stellen dat toelaat betrouwbare cijfers omtrent verzuim te genereren – Controles op afwezigheden wegens ziekte opnieuw lanceren en deze op een kwaliteitsvolle en performante manier laten uitvoeren door de dienst Medex (start 01/10/2006)

4 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 4 2. Nieuw verzuimsysteem Medex 2.1. Ziektemelding Personeelslid : - Contacteert onmiddellijk werkgever in geval van afwezigheid wegens ziekte - Stuurt medisch attest (model Medex) op naar bevoegde centrum Medex in geval van meerdaagse afwezigheid Indien men bevoegde centrum of medisch nummer niet kent  call center: 02/ Hoeft in geval van 1 dag afwezigheid geen medisch attest te versturen Voorstel nieuw KB: ambtenaar tijdens lopende kalenderjaar al 2X afwezig  toch medisch attest

5 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Registratie afwezigheid door werkgever Werkgever registreert ziektemelding onmiddellijk, ongeacht afwezigheid 1 dag of meerdere dagen in systeem Absenteïsme Medex De registratie gebeurt aan de hand van de door het bestuur ingevoerde personeelsgegevens (zie infra) Attest eendagsziekte (AGD 1C) moet niet meer verstuurd worden naar Medex Werkgever geeft informatie in systeem in omtrent: - Periode ziekteverlof - Type afwezigheid (ziekte, arbeidsongeval, verlenging ziekteperiode…) - Verlenging? - Controleadres - Woning verlaten? Principe: een ziekteperiode = 1 certificaat

6 Scherm registratie afwezigheid

7 Scherm opzoeken afwezigheid

8

9 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 9 Wanneer wordt er een controle uitgevoerd ? Eerste 6 maanden - Minimum 50% “at random” controles (willekeurig door het ICT- systeem gegenereerd) - Maximum 50% controles aangevraagd door de werkgever Na 6 maanden maximale objectivering op basis van de Bradfordfactor. Er blijft een klein percentage “ad hoc“ controles mogelijk Controlebeleid

10 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 10 Hoeveel controles worden uitgevoerd? Op basis van aantal afwezigheden die dag - 30% afwezigheden 1 dag controleren - 20% afwezigheden meerdere dagen controleren  daaruit verdeling controleaanvragen en at random vb. 200 afwezigheden 100 afwezigheden van 1 dag100 afwezigheden meerdere dagen Recht op 30 controlesrecht op 20 controles 25 controles ad hoc maximum 25 controles at random minimum Quota dagelijks voor uw bestuur berekend Indien quota die dag bereikt  controleaanvraag geweigerd

11 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Controleaanvraag werkgever Werkgever vraagt controle aan en ontvangt feedback omtrent controle via systeem Absenteïsme Medex Indien aanvraag vóór 9.30  controle zelfde dag  resultaat in systeem 12u volgende werkdag Diensten ploegsysteem : aanvraag vóór of vóór  Prioriteit aan controleaanvragen voor afwezigheid één dag (geen at random gegenereerde controles in dit geval) Weekends en feestdagen: zelfde procedure, maar alleen controleaanvragen, geen at random

12 Flow controleopdrachten Controleaanvraag Resultaat

13 Schermen aanvraag controle

14

15 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Registratie attesten door Medex Medex registreert de dag van ontvangst het attest in systeem Absenteïsme Medex Attesten worden geregistreerd aan de hand van de in het systeem reeds aanwezige gegevens Eventuele onregelmatigheden tussen gemelde afwezigheid en ziekteduur attest  lijst in applicatie Feedback aantal ziektedagen  via systeem + afdrukken lijsten mogelijk (niet langer via briefwisseling vanaf 2 oktober) Op termijn filetransfer mogelijk

16 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Conclusie: wat verandert er juist ? Vanaf 02/10/2006: - Ziektemelding onmiddellijk geregistreerd in systeem Absenteïsme Medex  Medex kan korter op de bal spelen - Afwezigheden 1 dag vanaf nu alleen via het systeem  Medex zal AGD1C die toch nog verstuurd wordt niet langer behandelen - De personeelsgegevens waarop Medex zich baseert, worden door u maandelijks doorgegeven via filetransfer of OFO, of manueel via systeem  U kan wijzigingen vanaf nu zelf ingeven in het systeem, actuele gegevens - Controleaanvraag via systeem  snellere doorlooptijd, automatische dispatching - Feedback omtrent controle via systeem  snellere doorlooptijd qua resultaat controle + werkgever kan stand van zaken opvolgen - Feedback ziektedagen via systeem  snellere doorlooptijd, dus vanaf 02/10/2006 geen ontvangstbevestiging met aantal ziektedagen per post

17 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 17 - Afwezigheid door arbeidsongeval/beroepsziekte Zelfde principes als bij andere afwezigheden (bv. geen ontvangstbevestiging medisch attest per post meer) Afwezigheden zullen wel nog genoteerd worden op de besluiten van de medische expertise met betrekking tot dat arbeidsongeval/beroepsziekte Specifieke briefwisseling omtrent oorzakelijk verband afwezigheid en arbeidsongeval/beroepsziekte blijft - Verminderde prestaties Zelfde principes als bij andere afwezigheden (bv. geen ontvangstbevestiging per post meer) Document met besluiten arts Medex zal steeds overhandigd worden aan betrokkene + kopie voor werkgever

18 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Toegang systeem - Keuze transfer bestand : toegang nodig tot SFTP-server IP-adres machine technische gebruiker paswoord naam van de “directory” zullen worden gecommuniceerd aan projectleider/contactpersoon - Keuze webapplicatie gegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer en taalrol) usermanager doorgeven: via het webformulier ter beschikking op website usermanager kent rollen toe aan personeelsleden-users van zijn instelling (binnenkort handleiding hieromtrent) elke user van het systeem vraagt zo snel mogelijk een ambtenarentoken aan via veiligheidsbeheerder instelling (zie mail 01/09)

19 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Bestand “person” Meerdere mogelijkheden - Bestand OFO (ontvangen door Medex elke 15de van de maand) - Eigen bestand : mee te delen elke 15de van de maand  nieuwe technische fiche op website (niet langer verplicht: GSM-nummer, arbeidsregime op 10 weken, medisch nummer) - Codering wijzigingen of nieuwe personeelsleden via webapplicatie - Ontbrekende personeelsleden: mogelijkheid te wijzigen/creëren vanuit bestand “absence” Principe : laatste versie overschrijft voorgaande gegevens

20 3.2. Schermen  Opzoeken agent

21  Creëren of wijzigen van een agent

22

23

24 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Getuigenis FOD Volksgezondheid Project Ziekteverzuim binnen FOD VVVL Context: 1800 Personeelsleden (exclusief Smals) 5 DG, 4 Ondersteunende diensten, een tiental commissies, 2 WI Hoofdbestuur en provinciale buitendiensten Gedecentraliseerd proces van ziektemelding Geen centrale kwaliteitsbewaking vanuit SD P&O Moeilijk proces tot nieuw arbeidsreglement G elieerde P&O projecten: – Uitbreiding centraal Call Center (uniek loket) – Responsabilisering van het lijnmanagement: Management Development – Kwaliteitsbewaking P&O processen SD P&O (o.a. uniforme toepassing)  binnen dienst Arbeidsvoorwaarden en Beloningsmanagement – Invoering elektronisch priksysteem (PROTIME) – Verhoging kwaliteit gegevens & verdere uitbouw e-HR systeem DIP

25 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Concrete aanpak: proefproject  Keuze Gegevensbank ITMA ( -> OFO: iedereen die betaald wordt door CDVU) + aanvullingen voor RP, … Redenen: onze databank (DIP) wordt nog aangepast -> ITMA ‘momenteel’ vollediger + accurater eventuele overschakeling op DIP later

26 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 26  Melding + registratie afwezigheid Tussen 8u en 9u Call Center verwittigen, die afwezigheid registreren (webapplicatie) + een mail sturen naar een centrale mailbox per DG/SD + cc functionele chef + cc SD P&O Redenen: Melden bij Call Center: – verhoging efficiëntie (project uitbreiding call center) – zijn reeds aanwezig vanaf 8u en tussen 8u en 9u minder drukke periode – reeds voorzien in voorstel ‘nieuw’ AR dat men Call Center dient te verwittigen i.g.v. ziekte Registreren door Call Center: – dienen reeds gegevens van afwezigheid te noteren (om door te geven aan SD P&O) -> geen dubbel werk -> ook registreren! – geen ‘oneindig’ aantal tss.pers. -> minder kansen op fouten + gemakkelijkere kwaliteitscontrole – dient geen permanentie vanaf 8u voorzien te worden op SD P&O, en is reeds geval bij Call Center

27 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 27 Wijzigingen in de geregistreerde gegevens kunnen ook door SD P&O (cel Arbeidsvoorwaarden (AV)) worden aangebracht: bv. Fouten Overzicht van afwezigheden per medewerker: – consulteerbaar in systeem door SD P&O (cel AV) – dir.com, dienstchefs, fct. chefs kunnen informatie vragen per mail aan SD P&O (cel AV) -> reden: shared service P&O voor lijnmanagement

28 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 28  Melding en Registratie « Afwijkende uurroosters » Bv.: schoonmaakpersoneel begint om 6u ‘s morgens, … Melden van ziekte: 1u voor de aanvang van het werk bij dienstchef, die Call Center verwittigt tussen 8u en 9u -> omgekeerde situatie! Registreren + aanvragen controle + controleresultaten = procedure gewone uurroosters

29 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 29 Fct. Chef/dienstchef/DG/SD/voorzitter vragen ad hoc controles aan: via mailbox ‘controle’ (van stafdienst P&O) vervolgens worden voor 9u30 (13u30 en 21u) controles geregistreerd (naam, adres, medisch nummer, …) door stafdienst P&O Redenen: Centralisatie registratie SD P&O shared service SD P&O :functionele chefs ontlasten kwaliteitscontrole (uniforme toepassing; eventuele afwijking tegen afgesproken controlebeleid)  Controle-aanvraag

30 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 30 Bv.: herhaaldelijke afwezigheid op maandagochtend, afwezigheid na feestdagen, vaak afwezig op woensdag, 3x 1 dag ziek, … Worden besproken binnen de intervisiegroepen van de diensthoofden in het kader van het project integraal management en vervolgens gevalideerd door het directiecomité  Controlebeleid : criteria om controle aan te vragen

31 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 31 SD P&O (dienst AVBM) alleen kan resultaten consulteren van aangevraagde / uitgevoerde controles per medewerker o.w.v. shared service SD P&O SD P&O rapporteert aan DirCom over cijfers in kader van verzuimbeleid (BSC) SD P&O kan op aanvraag een overzicht geven van aangevraagde of uitgevoerde controles per medewerker aan vz., DG’s/SD, dienstchefs en functionele chefs  Rapportering controleresultaten

32 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 32  Communicatie en opleidingsacties Overleg in het BOC Versturen van brief naar alle personeelsleden Plasmaschermen Opleiding operatoren en personeelsleden SD P&O Nieuwsbrief Echo (ook achtergrond bij procedure en project ziekteverzuim) Opleiding diensthoofden in kader integraal management -> gebruik van basisset (slides + artikels) -> Belangrijk dat niet enkel over ‘procedure’ gecommuniceerd wordt, maar ook over het ‘waarom’ van het project! Praktisch: - op ‘badge’ aan achterkant procedure i.g.v. ziekte kort uitleggen + nummer v/h Call Center - vooraan op de badge het medisch nummer vermelden

33 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 33  Conclusie Proefproject : evalueren om te leren en desnoods procedure aanpassen Rekening houden met andere veranderingsprojecten Aandacht voor communicatie en opleiding Intern aan stafdienst P&O hertekening processen AVBM

34 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Voorwaarden om te slagen - Interne projectleider aanduiden - Usermanager aanduiden - Interne processen definiëren op vlak van ziektemelding, registratie afwezigheden, controleaanvragen en consulteren gegevens - Ambtenarentoken aanvragen voor gebruikers - OFO-bestand of eigen bestand beheren - Interne opleider aanduiden eventueel - Inschrijven voor opleiding verzuimsysteem Medex (doelgroep: interne projectleider/contactpersoon project/interne opleider) - Interne opleiding voorzien

35 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Planning + bijkomende informatie Tegen 13/09/ Doorgeven keuze databank “person”, “absence” en “control” via elektronisch formulier - Doorgeven gegevens lokale usermanager via elektronisch formulier  elektronisch formulier: https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_d ad=portal&_schema=PORTAL https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_d ad=portal&_schema=PORTAL -Inschrijven voor opleiding verzuimsysteem Medex via

36 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 36 Opleiding Data 25/09/ FR NL 27/09/ NL FR 29/09/ FR NL Te Eurostation (Victor Horta, Zuidstation) Maximum aantal deelnemers per sessie: 16 Doelgroep: projectleider of interne opleider Principe inschrijving: besturen die zich het snelst hebben ingeschreven, worden uitgenodigd op de sessie (inschrijven tegen 13/09 via Indien nodig  bijkomende sessies

37 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 37 Bijkomende informatie https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56, &_dad=portal& _schema=PORTAL - Frequently asked questions : omtrent definitie verzuim, controlebeleid, reglementering, technische vragen etc. - Geactualiseerde technische fiche obv opmerkingen besturen - Handleiding verzuimsysteem Medex op termijn (thema “overheidspersoneel/ziektecontroles”) Vanaf oktober: nieuwe procedures Medex ivm ziektecontroles – te volgen richtlijnen voor de overheidsambtenaar + steeds laatste versie formulieren (extra rubriek rechts “formulier”)

38 FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU 38 Vragen ?


Download ppt "FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU Informatiesessie 07/09/2006 Nieuw verzuimsysteem Medex Vanaf 02/10/2006."

Verwante presentaties


Ads door Google