opslag en ordening digitale verwerking van informatie

Presentatie over: "opslag en ordening digitale verwerking van informatie"— Transcript van de presentatie:

1 opslag en ordening digitale verwerking van informatie
promovendi-bijeenkomst Open Universiteit 21 juni 2011 Deze presentatie is Opslag en Ordening genoemd omdat ik het ga hebben over de mogelijkheden die ons tegenwoordig met de computer ter beschikking staan. De initiële vraag van was: kun je iets vertellen over de problemen die je tot nu toe bent tegen gekomen? Daarop was mijn antwoord vrij duidelijk: Nee, de zaken die in eerste instantie een probleem leken, had ik zo opgelost. Gelukkig werd de vraag aangepast naar: wil je iets vertellen over je ervaringen met je onderzoek? daarop kon ik voluit ja roepen. Dus hier sta ik dan en ga iets vertellen over het gebruik van de digitale ondersteuning bij mijn onderzoek.

2 beperkte kennis Ik heb geen idee hoeveel u weet over pc-gebruik, dus begin ik maar iets te vertellen. Mocht het te simpel zijn hoor ik dat graag, maar ook het tegenovergestelde verwacht ik van u te horen. Zelf heb ik nooit iets met IT gedaan, anders dan de pc als tekstverwerker gebruiken, mailen en zoeken op internet. Dit voor alle duidelijkheid en om niemand te ontmoedigen. Vragen mag wat mij betreft ook tussendoor. Dé verworvenheden zijn natuurlijk het zoeken van informatie via internet en vooral de opslag en verwerking van gegevens. Zonder deze mogelijkheden zou ik geen promotie-onderzoek begonnen zijn, ongeacht het feit dat ik onderzoek en vooral archief-onderzoek akelig leuk vind. a.a.v

3 Google adressen URL's plaatjes 21-06-2011 a.a.v
Over mijn zoektocht op internet kan ik uren vertellen, het gaat dan niet over Google en Wikipedia maar meer gespecialiseerde sites. Google is handig voor het vinden van adressen en URL’s, en …. getuige deze presentatie: plaatjes. a.a.v

4 Wikipedia Engelse versie vaak meer informatie
alle plaatjes zijn vrij van rechten niet altijd betrouwbaar Bij Wikipedia wil ik als eerste even stilstaan, het heeft wel de naam een encyclopedie te zijn maar wordt voor een groot deel door welwillende amateurs geschreven en bewerkt (hoe zorgvuldig ook) zoals onlangs nog in een artikel in de Volkskrant stond te lezen. Alle illustraties die in Wikipedia staan, zijn per definitie vrij van rechten, wat natuurlijk weer een voordeel is. a.a.v

5 digitale informatie 21-06-2011 a.a.v
Vooral de KB (Koninklijke Bibliotheek) en de universiteitsbibliotheken hebben prachtige mogelijkheden met Picarta als zoekmachine waarin naast titels van boeken ook heel veel tijdschriftartikelen zijn opgenomen en in welke universiteitsbibliotheek in Nederland het boek dan wel het tijdschrift zich bevindt. Het is wel noodzakelijk lid van die bibliotheek te zijn. (kosten 15 euro per jaar voor het lenen van boeken en toegang tot de online faciliteiten) World-Cat is dé oplossing voor boeken buiten deze bibliotheken, met wat proberen vindt je dan een bibliotheek het dichtst in de buurt, maar dan over de hele wereld. Zeker de moeite waard om gewoon eens in te grasduinen. Zo heb ik de nodigde teksten getraceerd in de Bibliothèque National, British Library, Frankfurt en in de Deense Nationale bibliotheek, waar ze veel oud-Nederlandse uitgaven hebben die ik denk te kunnen gebruiken en die ik niet in een Nederlandse bibliotheek heb kunnen vinden. Ook de grote Nederlandse openbare bibliotheken en sommige bibliotheken van archieven zijn in World-Cat opgenomen, een welkome aanvulling op Picarta dus. a.a.v

6 teksten online Koninklijke Bibliotheek o.a.: pamflettenverzameling
'bladerboeken' tijdschriften online Digitale bibliotheek voor de Nederlandse lettereren: literatuur vaktijdschriften literatuurwetenschappelijke werken Project Gutenberg: (oudere) boeken in meerdere talen Laurens Jz Coster project (UvA) klassieke Nederlandstalige literatuur Digitale bijzondere collecties (UvU) o.a.: embleemboeken handschriften Sites die online teksten hebben zijn ook nuttig, lezen op je eigen moment, ook ‘s- avonds of in het weekend, de meeste bibliotheken zijn tegenwoordig wel open op zaterdag en zondag, maar de afdeling ‘bijzondere collecties’ zelden. Online teksten van de KB – zijn onder andere de pamflettenverzameling en de zogenoemde bladerboeken, digitale versies van beroemde incunabelen waaronder sedert een paar maanden de Divisiekroniek van Aurelius. Andere sites met teksten online zijn de DBNL, Project Gutenberg, Project Laurens Jansz. Coster van de UB Leiden en de ‘digitale bijzondere collecties’ op de site van de UB Utrecht. Deze zijn alle vrij toegankelijk. Mijn ervaring is dat archief-sites vrijwel allemaal een andere opbouw hebben en op een andere manier bevraagd moeten worden, toch is het werken online heel tijd besparend. De stukken zelf zijn vaak niet te lezen, maar de inventarissen kunnen wel worden geraadpleegd, regelmatig met een korte beschrijving van de inhoud van stukken. Het Regionaal Archief Leiden heeft een goede site daarvoor. Het Stadsarchief van Amsterdam heeft vele archiefstukken gedigitaliseerd, hiervan staan thumbnails (u weet wel die kleine afbeeldingen die er leuk uitzien maar waar je niets aan hebt) op hun site, maar om de hele documenten leesbaar te mogen zien moet fors worden betaald, tenzij deze in het archief zelf worden bekeken, dan is het weer gratis. a.a.v

7 kanttekening Een kanttekening ten nadele van de digitalisering heb ik ook, veel archieven hebben hun oudste handgeschreven materiaal gescand en deze documenten mogen niet meer ingezien worden. Probleem: handgeschreven Oud-nederlands of zeventiende-eeuws is (voor mij) op een scherm veel moeilijker te lezen dan horizontaal, vooral omdat er geen leesliniaal kan worden gebruikt. Een tweede negatieve kant bij archiefonderzoek heeft niets met digitalisering te maken, maar wil ik wel kwijt. Door de bezuinigingen, die al langer gaande zijn dan de aankondigingen van dit kabinet, zijn vooral de kleinere archieven beperkter open. Sommige maar drie dagen per week. a.a.v

8 woordenboeken online WNT VNW MNW 21-06-2011 a.a.v
Een handige site als het om betekenissen van onbekende woorden gaat is de WNT online, deze kan samen met het V(roeg) N(ederlands) W(oordenboek) en het M(iddel) N(ederlands) W(oordenboek) worden bevraagd waarbij precies aangegeven staat uit welk van de drie woordenboeken de uitleg komt. Het gebruik is gratis maar er moet wel een licentie worden aangevraagd. Tot zover over digitaal zoeken, het zou tenslotte gaan over de mogelijkheden van opslag en verwerking van informatie. a.a.v

9 bronnen en boeken 21-06-2011 a.a.v
Mijn scriptie is in 1999 en 2000 nog geschreven met behulp van kaartenbak en ruitertjes, maar bij twee projecten daarna heb ik wat ervaring opgedaan met digitale mogelijkheden die me bij dit project van pas zou komen, dacht ik…. Alleen de schaal van het onderhavige onderzoek bleek zoveel malen groter dat er nieuwe manieren moesten worden bedacht. Voor het onderwerp vergelijking van bierproductie en biergebruik in zeven Hollandse steden over een tijdvak van 500 jaar zijn immense hoeveelheden informatie nodig. Ik kreeg voor de hele periode en voor alle steden te maken met informatie als grootte, bestuur en regelgeving, voornaamste neringen, brouwers en brouwerijen, daarnaast regelgeving zowel op lands- als op gewestelijk- en stedelijkniveau. Maar ook informatie uit contemporaine moraalfilosofische werken, contemporaine literatuur en visuele kunst. Dit alles naast achtergrond gegevens. Deze informatie vond ik in archieven, gedrukte bronnen en kunstobjecten, uit literatuur (‘boeken’ genoemd ter onderscheiding van contemporaine literatuur) en statistische gegevens (dit voor het gemak, het zijn cijfers uit bestaande onderzoeksresultaten die gebruikt worden bij de vergelijking). a.a.v

10 horden opslaan terugvinden 21-06-2011 a.a.v
En daarmee begonnen de horden: o         hoe sla ik dit alles op o         hoe kan ik als het schrijven begint de benodigde informatie zo snel mogelijk terugvinden waren de meest pregnante vragen. Voor het opslaan en toegankelijk maken van gegevens bleek Acces niet praktisch, te moeilijk om zelf een database te maken en er zouden concessies gedaan moet worden aan de mogelijkheden die ik dacht nodig te hebben. De oplossing was het ei van Columbus: gewoon Word gebruiken en met hyperlinks/snelkoppelingen aan elkaar hangen wat bij elkaar hoort. a.a.v

11 oplossing: coderen bronnen: archivalia A_ gedrukte bronnen L_
visuele objecten V_  geraadpleegde literatuur B_ De ervaring had geleerd dat in de eerste schrijffasen direct noten aanmaken niet zo’n succes was, door herschrijven gaat nog wel eens wat informatie verloren, zeker als er direct idem voor een tweede noot gebruikt wordt en deze later op een totaal andere pagina terecht komt. De noot tussen haken in de tekst plaatsen is bij volledig gebruik van naam en titel van een auteur ook niet praktisch, bij veel noten - en die zijn er bij een dissertatie per definitie - is de geschreven tekst nauwelijks nog te volgen. Een tweede nadeel van het gebruik van documenten onder naam van schrijver of titel is dat deze uiterst lastig terug te zoeken zijn, zeker als van één auteur meerdere boeken worden geraadpleegd. Voor mij bleek de oplossing: iedere informatiebron (dit voor het gemak, correct zou zijn archiefstuk enz.) een code geven: A_ gevolgd door de afkorting van het betreffende archief en het toegangsnummer voor archiefstukken, de boeken beginnen met B_ en voor de contemporaine informatie werd L_ en V_ uitgetrokken gevolgd door een volgnummer en de S werd beschikbaar voor cijfermateriaal ook hier met een volgnummer. Nodig was een formulier waarin de gegevens uit één archiefstuk, gedrukte bron, boek of visueel object konden staan. Een formulier is een worddocument met een tabel. Alle documenten zijn opgeslagen in aparte folders: Archief, Boek, enz.. Later wordt duidelijk waarom deze structuur erg handig is. a.a.v

12 voorbeeld [B_003_p.114] wordt als voetnoot:
Richard W. Unger: A history of brewing in Holland, : economy, technology and the state (Leiden [etc.] 2001) p.114. Een noot komt bij de eerste versies van het schrijven als code met paginanummer tussen rechte haken en in contrasterende kleur achter de tekst waar het omgaat. (door de contrasterende kleur wordt bij de afwerking van de uiteindelijke tekst niet snel een noot overgeslagen). a.a.v

13 lijsten Op lijsten houd ik bij wat achter welke code schuilgaat en dmv een teken en/of kleur wordt duidelijk of informatie gevonden is. Op die manier wordt aan het eind van de rit de literatuurlijst samenstellen een peulenschil. Want: wat niet nodig is wissen en de rest in een keer zwart maken, is niet echt moeilijk. a.a.v

14 codes en trefwoorden 21-06-2011 a.a.v
Om alles beheersbaar te houden is het hele tijdvak opgedeeld in perioden van 50 jaar, die zullen later zo nodig worden samengevoegd. Deze perioden kregen Romeinse cijfers. Holland en de steden kregen Arabische cijfers, naast Dordrecht, Delft, Leiden, Amsterdam, Gouda, Rotterdam en Den Haag kwamen Brugge, Hamburg en Den Bosch voor eventuele vergelijking in aanmerking, als laatste is de categorie ‘algemeen’ toegevoegd. Hiervoor werden de cijfers van 1 t/m 12 gebruikt, niet in die volgorde want in de eerste fase bestond het onderzoek uit een vergelijking van twee Hollandse steden: Delft en Den Haag. Gaande weg kwamen er steeds meer bij, maar dit is wel het uiteindelijk aantal, of er moet nog wat afvallen. Vervolgens diende zich de vraag aan ‘Wat’ wil of moet ik weten voor een adequate vergelijking: daar was een trefwoordenlijst voor nodig. In het begin groeide deze steeds meer, waarmee door de bomen het bos onzichtbaar werd. Al werkende zijn categorieën afgevallen, samengevoegd of is er een enkele nieuwe bijgekomen. Om niet alle codes en trefwoorden uit het hoofd te leren hangt boven mijn pc dit overzicht, waar u al enige tijd naar kijkt. voordeel Het voordeel van dit systeem is dus dat toevoegen van nieuwe onderdelen is uiterst simpel gaat, gewoon het volgende nummer geven, of onder aan de rij toevoegen en veel wat later blijkt overbodige informatie te zijn kan weggelaten worden zonder dat dit invloed heeft op de rest. a.a.v

15 invulformulier Met deze zaken op een rij kon een invulformulier ontworpen worden dat voor de verschillende informatie-bronnen op vrijwel identieke wijze is opgemaakt. In de vier folders staat een AA_matrix document, dit is leeg op die tabel na en wordt bij elke nieuwe bron opgeslagen onder de broncode, nooit meer een nieuw formulier maken dus na de eerste keer. Door de code AA staat de matrix altijd bovenaan. De procedure is als volgt: Tijdens het lezen worden de aantekeningen in het formulier geplaatst, voorzien van periode, plaats, trefwoord en boekcode met paginanummer. Als dit klaar is komt de verdere verwerking want vragen als (zie slide 19) a.a.v

16 archiefstuk a.a.v

17 visueel object a.a.v

18 literatuur a.a.v

19 restvragen hoe houd ik overzicht waar zijn lacunes in gegevens
o         hoe houd ik overzicht o         waar zijn lacunes in gegevens bleken met deze methode nog niet opgelost. U begrijpt het vast, ook hier zijn weer formulieren voor. Maar eerst zal ik in het kort proberen uit te leggen hoe een hyperlink wordt aangemaakt. a.a.v

20 hyperlink - stap 1 selecteer waar de hyperlink moet komen
klik op de rechtermuisknop selecteer hyperlink Een hyperlink creëren is zeer eenvoudig en kost niet meer dan een paar seconden. stap 1: selecteer waar de hyperlink moet komen klik op de rechtermuisknop en kies hyperlink of snelkoppeling uit het menulijstje dat er meestal zo uitziet stap 2: op dit vervolgscherm kiest u met de linkermuisknop file/bestand, waarna u op zoek gaat naar uw folders, die lokatie is afhankelijk van hoe uw pc georganiseerd is. De folder waar het document in staat open klikken en het benodigde document selecteren. stap 3: bevestigen met de linkermuisknop op ok en op het volgende scherm nogmaals. Uw hyperlink is klaar! Op grond van deze procedure heb ik gekozen voor mijn codering van de documenten, zij staan daarmee in de verschillende folders /mappen in numerieke en vervolgens in alfabetische volgorde waarmee ze makkelijk te vinden zijn. a.a.v

21 hyperlink - stap 2 kies file met de linkermuisknop a.a.v

22 hyperlink - stap 3 klik door de folders en subfolders tot het gewenste document is gevonden bevestig met ok bevestig nogmaals met ok a.a.v

23 boeken VIII ( ) Terug naar de formulieren. Voor elk van de perioden is er één waarin de 7 steden zijn opgenomen met Holland en de entry ‘algemeen’. Voor Brugge, Hamburg en Den Bosch is er alleen een stadsformulier. Zo is er een formulier voor elk van de 5 informatiegebieden. Achter elk woordje ‘info’ hangt een document. Dit document is opgeslagen in een aparte folder ‘data’ met jawel ook hier weer een code. Pas op het moment dat er de eerste informatie is, maak ik een dataformulier aan, op die manier kan ik de lacunes in een oogopslag zien. Door de hyperlink wordt met één klik van de muis alle informatie zichtbaar. Nieuwe informatie kan met copy en paste worden toegevoegd of in een nieuw document worden geplaatst. Als een boek gelezen is en alle informatie ingevuld dan wordt deze met behulp van het overzicht in een nieuw of reeds bestaand formulier ondergebracht. Ik breng de gevonden gegevens pas in de dataformulieren in als een boek helemaal verwerkt is, dan kan dit ook verwijderd worden van de nog te lezen lijst, en op de literatuurlijst van een kleurtje (informatie of niets) voorzien worden. a.a.v

24 dataformulier Zoals u ziet, is dit geen invulformulier maar het document waar alle informatie over één periode, plaats en trefwoord samenkomt. De code is opgebouwd uit de soort informatiebron, gevolgd door de periode, de plaats en het trefwoord. Dit is het document dat in de folder data met subfolders boeken enz. wordt opgeslagen. Broncode met paginanummer en tekst zijn voldoende de code van het document geeft de overige informatie, evenals de locatie op het overzichtsformulier. En nu komt de grote truc: Om de informatie snel te vinden is een hyperlink aangebracht tussen info en het document met de code die correspondeert met dit vakje. Één keer zoeken in de honderden bestanden en daarna gewoon aanklikken. Zo heb ik per periode een formulier voor de vijf informatiegebieden. a.a.v

25 Leiden 9 Maar op deze manier stonden de 5 categorieën apart en een totaal overzicht leek ook nuttig. Vandaar een formulier voor iedere stad gemaakt met een aantekening over welke gegevens aanwezig zijn. De hyperlinks hier zijn verbonden aan de verschillende letters en staan voor de informatierubrieken. De hyperlink is naar het document met de corresponderende code, hetzelfde dus als in het tijdvak document. Als er eenmaal een document is, hoeft alleen via of het periodeformulier of het stadsformulier informatie worden toegevoegd. a.a.v

26 laatste aanpassing 21-06-2011 a.a.v
Hier ben ik nu ruim mee een jaar aan het werk en ben erg tevreden, zelfs toen Leo me nog niet zolang geleden adviseerde niet de tijdvakken te gebruiken als hoofdstukindeling, maar Opkomst, Groei, Bloei en Verval als leidraad te nemen, was de aanpassing supersnel gerealiseerd: een kleurencode in mijn stadsformulier en mijn overzicht was klaar voor nieuw gebruik. De perioden van 50 jaar heb ik gehandhaafd want anders worden de documenten wel vreselijk groot en zoals ik in het begin al zei samenvoegen is zo gedaan. a.a.v

27 overzichtstabel 21-06-2011 a.a.v
U heeft vast al begrepen dat ik niet graag zoek naar documenten dus ook hiervoor naar een oplossing gezocht om snel ieder informatiedocument uit mijn digitale kaartenbak te halen. Ik hoor u al gniffelen en thuis lacht men al als het woord hyperlink valt. Dit document staat er weer mee vol en is in een aparte folder opgeslagen: direct toegankelijk dus! a.a.v

28 maak iedere dag een back-up en bewaar deze elders
advies maak een hoofdfolder, gebruik subfolders en sub-subfolders sla op onder een codenaam en maak een lijst van de codes begin een telling met 001, uw pc kan een andere volgorde niet aan save zeer frequent maak iedere dag een back-up en bewaar deze elders Tot slot na door schade en schande wijs te zijn geworden nog een paar adviezen: o         maak een hoofdfolder en gebruik subfolders en sub-subfolders o         sla alle documenten op onder een codenaam en maak een lijst van de codes hierdoor komen ze in de folders op volgorde te staan. Gebruik geen icons maar een lijst, bij zoveel documenten wordt het anders verschrikkelijk onoverzichtelijk o        begin de telling niet met 1 maar met 001 of 0001 dan kan de pc de volgorde aan. 10 wordt 010 enz. u kunt door tot 999 en met de diverse letters ervoor komt u tot nog veel grotere aantallen o         save frequent niet alleen met autosave, maar gewoon zelf save aanklikken en nog beter is regelmatig saven onder een nieuw versie nummer. o        Maak iedere dag na gedane arbeid een back-up en bewaar deze niet op de pc waar de promotiegegevens op staan, als deze crasht bent u alles kwijt. Gebruik een tweede pc, een USB-stick of een externe harde schijf. a.a.v

29 verdere informatie www.scripturia.nl vermeer@scripturia.nl
a.a.v