De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem."— Transcript van de presentatie:

1 Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014

2 Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem Voordelen samenwerking Opvolging / Verdere stappen Vragen

3 Werkgroep VCS Luchthaven : – Machelen – Steenokkerzeel – Zaventem – Zemst – + Aarschot +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo Samenstelling : – Secretarissen – Secretariaatsmedewerkers – IT verantwoordelijken – Mandatarissen

4 Rol van projectleider VERA Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten Schrijven van het bestek Opmaken van de functionaliteiten Excel Beantwoorden vragen kandidaten Faciliteren onderhandelingen Administratieve afhandeling Verdere opvolging na gunning

5 Verloop procedure Startvergadering Demodag Kandidaten Bestek & Functionaliteitenlijst Gunningscriteria Ontvangst offertes Onderhandelingen Extra Demo Dag

6 17/12/2014 : Startvergadering Geen minimalistische invulling Volwaardig digitaal vergaderen Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,…) Op voorhand verkenning van de markt

7 07/02/2013 : Demodag Demo diverse toepassingen in Machelen Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom Leveranciers : – CEVI/Logins – Remmicom – End2End Solutions – Schaubroeck – CIPAL -> Green Valley – Anaxis

8 26/06/2013 : Kandidaten Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking VERA als opdrachtencentrale Nadruk op software die gekoppeld kan worden met andere toepassingen 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT

9 04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten Master excel met punten op elk onderdeel (intern gebruik) Screen recording demo’s (7 scenario’s) Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen Installatie bij het bestuur / hosted of cloud Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende kandidaten

10 Gunningscriteria Prijs (35 punten) Kwaliteit (65 punten) – Functionaliteiten (30) – Flexibiliteit (10) – Gebruiksvriendelijkheid (10) – Ondersteuning (10) – Kwaliteit van de initiële offerte (5)

11 21/08/2013 : Ontvangst offertes (1) 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT Verdeeld over leden werkgroep : – Elke offerte door minstens 2 personen geëvalueerd – Elke persoon minstens 2 offertes – Niet de offerte van huisleverancier Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken

12 21/08/2013 : Ontvangst offertes (2) Projectleider VERA : – leest alle offertes – focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…) – functionaliteiten samenvoegen in master Excel – TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5 jaar)

13 25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen 3 afvallers : – XenIT : Offerte onregelmatig – Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem, daardoor hoge prijs Andere leveranciers : – Overlopen functionaliteiten – Verduidelijkingen en ontbrekende informatie – BAFO – Discussies koppelingen met andere toepassingen

14 08/11/2013 : Extra Demo dag Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen Toepassing gebruikt door hele organisatie : gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor

15 Gunning LeverancierTCOPrijs 35 Kwaliteit 65 Score 100 Schaubroeck€ ,5061,0586,55 Cronos€ ,4765,0082,47 Remmicom€ ,2963,4680,75 Green Valley€ ,8858,5180,39 E2e€ ,0042,8977,89 Logins€ ,2852,2776,55

16 Opmerking : Hosted / Cloud In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte oplossing Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.

17 eNotulen Schaubroeck (1) Functionaliteiten : verliest punten door : – Ontbreken adviezen (gepland) – Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland) – Doorzoeken van bijlagen (gepland) – Ontbreken van visums (gepland) – Koppelingen en integratie met toepassingen van derden Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar

18 eNotulen Schaubroeck (2) Gebruiksvriendelijkheid : – Het hoogst gequoteerd – De logica en werking v/d toepassing duidelijkst Prijs : – Op 1 na goedkoopste oplossing – Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur

19 Demo

20 Implementatie Zaventem Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem

21 Praktische informatie Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen Contact : Koen Schepers

22 Voordelen samenwerking Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst Tijdsinvestering Kennisdeling Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over een groot dossier Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen

23 Opvolging / Verdere stappen Waken over de gemaakte afspraken / offerte Koppelingen : – Bemiddeling tussen de leveranciers – Forfaitaire prijs onderhandelen – Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen – 2 dagen voorzien Discussieforum op : – Delen ervaringen / issues – Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract

24 Vragen

25 Meer info Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op Projectleider VERA : Hans Hubin


Download ppt "Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem."

Verwante presentaties


Ads door Google