Mobility Tool Opleiding

Presentatie over: "Mobility Tool Opleiding"— Transcript van de presentatie:

1 Mobility Tool Opleiding
4 april 2017

2 Mobility Tool - inleiding
- Rapporteringstool ontwikkeld door de EC (gebruikt voor final report; niet voor interim report) Reeds in gebruik voor Leonardo, nu ook voor Erasmus. Binnen Erasmus+ uitgebreid naar andere vormen van mobiliteit 4 april 2017

3 Mobility Tool - inleiding
Welke gegevens? Projectinformatie Informatie over deelnemers Partnerinformatie Budget 4 april 2017

4 Mobility Tool - inleiding
Project mobiliteiten budget partners mobiliteiten OM TOTAAL Enquêtes 4 april 2017

5 Mobility Tool - inleiding
Voornaamste gebruikers: Europese Commissie EPOS vzw Instellingen Individuele deelnemers aan Erasmus 4 april 2017

6 Mobility Tool- inleiding
Stappen in een project: Creatie in Mobility Tool (NA) Management (instelling) Enquête invullen (student-docent) Monitoring (instelling) Project sluiten (instelling) Validatie van mobiliteiten (NA) 4 april 2017

7 Mobility Tool – de deelnemer zelf
Stuurt uitnodiging Mobility Tool EU Survey Invullen en indienen 4 april 2017

8 Mobility Tool – de deelnemer zelf
Deelnemersrapport Automatisch verzonden op einde verblijf Studenten én docenten Ingevuld in EU Survey Resultaten zichtbaar in Mobility Tool 4 april 2017

9 Mobility Tool – de instelling
Beneficiary User Zien en bewerken van projectinformatie Andere Beneficiary Users toevoegen Partners toevoegen Mobiliteiten toevoegen Lezen en goedkeuren van enquêtes Rapport finaliseren -> budget samenvatting 4 april 2017

10 Mobility Tool – creatie van account
STAP 1/2: Creëer ECAS account https://webgate.ec.europa.eu/cas STAP 2/1: U wordt uitgenodigd in Mobility Tool eens uw project (MOB of IP) daar gecreëerd is !!! adres van aanvraag !!! STAP 3: Login in Mobility Tool https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility 4 april 2017

11 Mobility Tool – creatie van account
Beneficiary User Aanvraag Project Project info + Benef. Contact Automatisch verzonden ECAS Login Bestaat beneficiary account al? Yes – OK No – profiel automatisch gegenereerd op basis van Data

12 Mobility Tool – creatie van account
!!! Wat in geval van fout adres in aanvraag!!! Error in Mobility Tool Account is niet gecreëerd Gebruiker krijgt geen 4 april 2017

13 OEFENING 1 1) Creëer ECAS account 2) Login in Mobility Tool

14 Mobility Tool – Home Home: zoek het gewenste project Search = Ctrl-F

15 Mobility Tool – Project Details
Alle projecten Details van 1 project

16 Mobility Tool – project details
- Je werkt steeds in één project per keer Project details: - Overzicht van recente wijzigingen (door jezelf, andere gebruiker van je instelling of EPOS)

17 Mobility Tool - Partners toevoegen
Partner screen

18 Adding a Partner Partner screen * = Mandatory fields
ERA ID: Drop down field Partner screen * = Mandatory fields Add contact details

19 Mobility Tool – partnerinfo wijzigen
Partner screen

20 Edit the info and save

21 Mobility Tool - Partners toevoegen
‘Partners’ : lijst van alle partners van dit project (NIET van de instelling) De bovenste partner is altijd de beneficiary Voor IP’s en consortia zouden de partners normaal reeds opgeladen moeten zijn in de lijst Voor MOB moet je de partners zelf toevoegen Partners toevoegen kan via de dropdown list of manueel

22 Mobility Tool – creatie van account
2de account in éénzelfde project Mobility Tool Project ECAS Login

23 Mobility Tool: contactpersoon toevoegen
Partner screen

24 Mobility Tool – creatie van account
Click on to add a contact person

25 Mobility Tool – creatie van account

26 Mobility Tool – creatie van account
Select all (in list) Add new (partner / mobility / etc…) Delete (after selecting) Export to .pdf Export to excel / .csv Add / remove columns Reset filters

27 OEFENING 2 Maak een account aan voor een collega van je in één of meerdere van je projecten. - Kijk of je eigen gegevens correct zijn en maak aanpassingen indien nodig !!! Collega’s toevoegen gebeurt project per project, niet per instelling!!! 4 april 2017

28 OEFENING 3 Zoek je eigen instelling in de dropdown lijst en controleer of je gegevens correct zijn Voeg twee partners via de dropdown list toe aan één van je projecten en controleer of de gegevens correct zijn Voeg een andere partner manueel toe aan één van je projecten 4 april 2017

29 Mobility Tool – mobilities
Gegevens invoeren: 2 manieren Manueel in Mobility Tool CSV bestand importeren 4 april 2017

30 Mobility Tool – mobilities

31 Mobility Tool – mobilities
Bullet Point Fill in the participant's information

32 Mobility Tool - mobilities
Toevoegen nieuwe mobiliteit: partner ID en Mobility ID wordt automatisch gecontroleerd. Nieuwe Mobility ID = creatie nieuwe mobiliteit Nieuwe partner ID = creatie van nieuwe partner Bestaand mobility ID met andere details: overschrijven bestaande mobility Bestaand partner ID met andere details: overschrijven bestaande partner

33 Mobility tool - mobilities
Aan te raden om mobility ID te standardiseren. Mobility IDs kunnen enkel via ‘edit mobility’ veranderd worden en niet via csv Een kleine verandering in mobility ID zal een nieuwe mobiliteit aanmaken UCD/ERA02/ ≠ UCD/_ERA02/123456

34 OEFENING 4 Laad nieuwe mobiliteiten op: 1 SMS 1 SMP 1 STA 1 STT
1 IP student en docent

35 Mobility Tool – mobilities csv
4 april 2017

36 Mobility Tool – mobilities csv

37 Mobility Tool – mobilities csv
2) Selecteer 1 van de twee export opties (studenten of staf) / IP indien van toepassing

38 Mobility Tool – mobilities csv
Als je excel gebruikt om je bestand te openen, wil je de informatie in kolommen zien. Als dit niet het geval is moet je het volgende doen: Change your Region and language settings Select the list separator: ";"

39 Mobility Tool – mobilities csv
Voor en na…

40 Mobility Tool – mobilities csv
Configuratiescherm > Taal en Regio

41 Mobility Tool – mobilities csv
Indeling voor datum, tijd en getallen – meer instellingen - Lijstscheidingsteken (;)

42 Mobility Tool – mobilities csv
Decimaalteken "." Cijfergroeperingssymbool "," E.g. 1,100.99

43 Mobility Tool – mobilities csv
Rij nummer 2: Geeft formaat van kolommen weer: Dictionary codes / Date format / Numerical Verplichte velden Velden met * zijn verplicht *(SMS) betekent “Verplicht voor SMS mobiliteit"

44 Mobility Tool – mobilities csv
Steeds opslaan als CSV-file

45 Mobility Tool – mobilities csv

46 OEFENING 5 Exporteer de studentenmobiliteiten (of IP indien van toepassing) uit één van je projecten, open met Excel en bewaar op je desktop. Verander de ‘regio en taal’ gegevens van je computer indien nodig.

47 Mobility Tool – mobilities csv
Importeren van mobiliteiten (Beneficiary user)

48 Mobility Tool – mobilities csv
Kiezen tussen studenten of staf (of IP)

49 Mobility Tool – mobilities csv
Geslaagde import

50 Mobility Tool – mobilities csv
… vaker voorkomend OPEN

51 Mobility Tool – mobilities csv
Voorkom foutmelding: Vul alle verplichte info in Gebruik correcte ‘dictionary values’ Let op de vormvereisten van elk veld In geval van foutmelding: Error log is hulp voor verbeteren van .csv file Importeer opnieuw

52 Mobility Tool – mobilities csv
Import did not succeed Rij en kolom die fout bevatten worden vermeld !!! Error log bevat 1 extra kolom, dus fout in kolom L zal overeenkomen met fout in kolom K van bronbestand

53 OEFENING 6 1) Importeer het bestand succesfile van je desktop en kijk of de mobiliteit is toegevoegd 2) Importeer het bestand failurefile van je desktop en verbeter de fouten 3) Voeg je eigen mobiliteiten die je vooraf nog niet hebt geïmporteerd toe via csv import

54 Mobility Tool – partners csv
Export van partnerlijst Herbruikbaar in externe databank Importeren van partners via mobiliteiten

55 OEFENING 7 Exporteer de partnerlijst
Importeer het bestand “New-Partner-MobilitiesImport" (desktop) Check of nieuwe mobiliteiten toegevoegd zijn Check of nieuwe partners toegevoegd zijn Verwijder alle toegevoegde mobiliteiten-partners uit de oefeningen (behalve de reële mobiliteiten van je eigen instelling)

56 Mobility Tool – budget Mobility Organisation & Management
Mobility Budget Funds (organisation & management of project) used by Beneficiary organisation. Travel Subsistence Special needs supplement StudentMobility

57 Mobility Tool – project beëindigen
Wanneer alle gegevens correct zijn ingegeven en de deelnemers hun enquête hebben ingevuld, mag de instelling het project sluiten in Mobility Tool. !!! Eens het project beëindigd is, kan je geen gegevens meer wijzigen!!! Het NA moet deze data dan nakijken en goedkeuren 4 april 2017