Mobility Tool Opleiding

Mobility Tool Opleiding
4 april 2017

Mobility Tool - inleiding
- Rapporteringstool ontwikkeld door de EC (gebruikt voor final report; niet voor interim report) Reeds in gebruik voor Leonardo, nu ook voor Erasmus. Binnen Erasmus+ uitgebreid naar andere vormen van mobiliteit 4 april 2017

Welke gegevens? Projectinformatie Informatie over deelnemers Partnerinformatie Budget 4 april 2017

Project mobiliteiten budget partners mobiliteiten OM TOTAAL Enquêtes 4 april 2017

Voornaamste gebruikers: Europese Commissie EPOS vzw Instellingen Individuele deelnemers aan Erasmus 4 april 2017

Mobility Tool- inleiding
Stappen in een project: Creatie in Mobility Tool (NA) Management (instelling) Enquête invullen (student-docent) Monitoring (instelling) Project sluiten (instelling) Validatie van mobiliteiten (NA) 4 april 2017

Mobility Tool – de deelnemer zelf
Stuurt uitnodiging Mobility Tool EU Survey Invullen en indienen 4 april 2017

Mobility Tool – de deelnemer zelf
Deelnemersrapport Automatisch verzonden op einde verblijf Studenten én docenten Ingevuld in EU Survey Resultaten zichtbaar in Mobility Tool 4 april 2017

Mobility Tool – de instelling
Beneficiary User Zien en bewerken van projectinformatie Andere Beneficiary Users toevoegen Partners toevoegen Mobiliteiten toevoegen Lezen en goedkeuren van enquêtes Rapport finaliseren -> budget samenvatting 4 april 2017

Mobility Tool – creatie van account
STAP 1/2: Creëer ECAS account https://webgate.ec.europa.eu/cas STAP 2/1: U wordt uitgenodigd in Mobility Tool eens uw project (MOB of IP) daar gecreëerd is !!! adres van aanvraag !!! STAP 3: Login in Mobility Tool https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility 4 april 2017

Beneficiary User Aanvraag Project Project info + Benef. Contact Automatisch verzonden ECAS Login Bestaat beneficiary account al? Yes – OK No – profiel automatisch gegenereerd op basis van Data

!!! Wat in geval van fout adres in aanvraag!!! Error in Mobility Tool Account is niet gecreëerd Gebruiker krijgt geen 4 april 2017

OEFENING 1 1) Creëer ECAS account 2) Login in Mobility Tool

Mobility Tool – Home Home: zoek het gewenste project Search = Ctrl-F

Mobility Tool – Project Details
Alle projecten Details van 1 project

Mobility Tool – project details
- Je werkt steeds in één project per keer Project details: - Overzicht van recente wijzigingen (door jezelf, andere gebruiker van je instelling of EPOS)

Mobility Tool - Partners toevoegen
Partner screen

Adding a Partner Partner screen * = Mandatory fields
ERA ID: Drop down field Partner screen * = Mandatory fields Add contact details

Mobility Tool – partnerinfo wijzigen
Partner screen

Edit the info and save

Mobility Tool - Partners toevoegen
‘Partners’ : lijst van alle partners van dit project (NIET van de instelling) De bovenste partner is altijd de beneficiary Voor IP’s en consortia zouden de partners normaal reeds opgeladen moeten zijn in de lijst Voor MOB moet je de partners zelf toevoegen Partners toevoegen kan via de dropdown list of manueel

2de account in éénzelfde project Mobility Tool Project ECAS Login

Mobility Tool: contactpersoon toevoegen
Partner screen

Click on to add a contact person

Select all (in list) Add new (partner / mobility / etc…) Delete (after selecting) Export to .pdf Export to excel / .csv Add / remove columns Reset filters

OEFENING 2 Maak een account aan voor een collega van je in één of meerdere van je projecten. - Kijk of je eigen gegevens correct zijn en maak aanpassingen indien nodig !!! Collega’s toevoegen gebeurt project per project, niet per instelling!!! 4 april 2017

OEFENING 3 Zoek je eigen instelling in de dropdown lijst en controleer of je gegevens correct zijn Voeg twee partners via de dropdown list toe aan één van je projecten en controleer of de gegevens correct zijn Voeg een andere partner manueel toe aan één van je projecten 4 april 2017

Mobility Tool – mobilities
Gegevens invoeren: 2 manieren Manueel in Mobility Tool CSV bestand importeren 4 april 2017

Bullet Point Fill in the participant's information

Mobility Tool - mobilities
Toevoegen nieuwe mobiliteit: partner ID en Mobility ID wordt automatisch gecontroleerd. Nieuwe Mobility ID = creatie nieuwe mobiliteit Nieuwe partner ID = creatie van nieuwe partner Bestaand mobility ID met andere details: overschrijven bestaande mobility Bestaand partner ID met andere details: overschrijven bestaande partner

Mobility tool - mobilities
Aan te raden om mobility ID te standardiseren. Mobility IDs kunnen enkel via ‘edit mobility’ veranderd worden en niet via csv Een kleine verandering in mobility ID zal een nieuwe mobiliteit aanmaken UCD/ERA02/ ≠ UCD/_ERA02/123456

OEFENING 4 Laad nieuwe mobiliteiten op: 1 SMS 1 SMP 1 STA 1 STT
1 IP student en docent

Mobility Tool – mobilities csv
4 april 2017

2) Selecteer 1 van de twee export opties (studenten of staf) / IP indien van toepassing

Als je excel gebruikt om je bestand te openen, wil je de informatie in kolommen zien. Als dit niet het geval is moet je het volgende doen: Change your Region and language settings Select the list separator: ";"

Voor en na…

Configuratiescherm > Taal en Regio

Indeling voor datum, tijd en getallen – meer instellingen - Lijstscheidingsteken (;)

Decimaalteken "." Cijfergroeperingssymbool "," E.g. 1,100.99

Rij nummer 2: Geeft formaat van kolommen weer: Dictionary codes / Date format / Numerical Verplichte velden Velden met * zijn verplicht *(SMS) betekent “Verplicht voor SMS mobiliteit"

Steeds opslaan als CSV-file

OEFENING 5 Exporteer de studentenmobiliteiten (of IP indien van toepassing) uit één van je projecten, open met Excel en bewaar op je desktop. Verander de ‘regio en taal’ gegevens van je computer indien nodig.

Importeren van mobiliteiten (Beneficiary user)

Kiezen tussen studenten of staf (of IP)

Geslaagde import

… vaker voorkomend OPEN

Voorkom foutmelding: Vul alle verplichte info in Gebruik correcte ‘dictionary values’ Let op de vormvereisten van elk veld In geval van foutmelding: Error log is hulp voor verbeteren van .csv file Importeer opnieuw

Import did not succeed Rij en kolom die fout bevatten worden vermeld !!! Error log bevat 1 extra kolom, dus fout in kolom L zal overeenkomen met fout in kolom K van bronbestand

OEFENING 6 1) Importeer het bestand succesfile van je desktop en kijk of de mobiliteit is toegevoegd 2) Importeer het bestand failurefile van je desktop en verbeter de fouten 3) Voeg je eigen mobiliteiten die je vooraf nog niet hebt geïmporteerd toe via csv import

Mobility Tool – partners csv
Export van partnerlijst Herbruikbaar in externe databank Importeren van partners via mobiliteiten

OEFENING 7 Exporteer de partnerlijst
Importeer het bestand “New-Partner-MobilitiesImport" (desktop) Check of nieuwe mobiliteiten toegevoegd zijn Check of nieuwe partners toegevoegd zijn Verwijder alle toegevoegde mobiliteiten-partners uit de oefeningen (behalve de reële mobiliteiten van je eigen instelling)

Mobility Tool – budget Mobility Organisation & Management
Mobility Budget Funds (organisation & management of project) used by Beneficiary organisation. Travel Subsistence Special needs supplement StudentMobility

Mobility Tool – project beëindigen
Wanneer alle gegevens correct zijn ingegeven en de deelnemers hun enquête hebben ingevuld, mag de instelling het project sluiten in Mobility Tool. !!! Eens het project beëindigd is, kan je geen gegevens meer wijzigen!!! Het NA moet deze data dan nakijken en goedkeuren 4 april 2017

Mobility Tool Opleiding

Verwante presentaties

Presentatie over: "Mobility Tool Opleiding"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

Mobility Tool Opleiding

Verwante presentaties

Presentatie over: "Mobility Tool Opleiding"— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback