De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten.

Verwante presentaties


Presentatie over: "1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten."— Transcript van de presentatie:

1 1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten

2 2 Workshop Inrichten Projecten Agenda 1. Inleiding o inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen o projectmatig werken/afbakening workshop/opzet handboek 2. Inrichten project o overzicht Inrichten Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: het Plan van Aanpak 3. Voorbereiden Project o overzicht Voorbereiden Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: de projectopdracht 4. Afsluiting o resterende vragen/opmerkingen o evaluatie/verbetersuggesties

3 3 Workshop Inrichten Projecten Inventarisatie leerpunten

4 4 Workshop Inrichten Projecten Inleiding: problemen bij projecten Niet nakomen van afspraken met klanten: onduidelijke afspraken/opdrachten geen afstemming over te leveren kwaliteit qua planning & voortgang: o onjuiste schattingen bij het begroten o onvoldoende rek in de planning o onvoldoende inzicht in de status o moeite met bepalen optimale doorlooptijd o overschrijding van de doorlooptijd o geen leegloop kunnen plannen onvoldoende beschikbaarheid resources onjuist verwerken van change-requests te hoge tijdsdruk verschillende benadering project/lijnmanagement

5 5 Workshop Inrichten Projecten Kern projectmatig werken via herkenbare & herhaalbare stappen zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, zodanig dat met de klant (en acceptanten) afgesproken resultaten en kwaliteit worden geleverd, waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het CMT) overeengekomen budget en doorlooptijd met toereikend risicobeheer en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen Kortom: maken en nakomen van afspraken, afspraken, afspraken!!!

6 6 Workshop Inrichten Projecten Doel workshop achtergrond schetsen voor de gepresenteerde OBV-invulling van projectmanagement duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn voor het goed inrichten van een project en waarom duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding van projecten in het offerte/contract-stadium

7 7 Workshop Inrichten Projecten Wat is een project? Alles met een PIT-nummer? Alle activiteiten van klantvraag tot en met oplevering en nazorg bij de klant? 1 PBM-fase? ……. Contract Project- opdracht Uitbeste- dings- opdracht Project

8 8 Workshop Inrichten Projecten Context project: wat eraan vooraf gaat Project - inrich- ting Pro- ject- voor- berei- ding

9 9 Workshop Inrichten Projecten Rollen in/rond een project Projectteam/-medewerkers Projectleider Contractmanager Programmamanager Teamcoordinator 2-de echelon Contracteigenaar PvA Rapportage OpdrachtDecharge Klant intern Q-borger Klant extern Eindgebruiker

10 10 Workshop Inrichten Projecten Werken in Projecten 1. Voorbereiden 2. Inrichten 3. Uitvoeren 4. Besturen 5. Afronden bijstellen voortgang sturing Plan van aanpak

11 11 Workshop Inrichten Projecten Afbakening workshop 1. Voorbereiden 2. Inrichten 3. Uitvoeren 4. Besturen 5. Afronden bijstellen voortgang sturing Plan van aanpak

12 12 Workshop Inrichten Projecten Basiskennis: Handboek Projectmanagement Inleiding Procesbeschrijving Werkinstructies (per onderdeel procesmodel): (eind)resultaat input handelingen hulpmiddelen Productbeschrijvingen (idem) definitie doel inhoud naamgeving lay-out en mediumvoorschriften Policy statements (voor PTO, RM en SQA)

13 13 Workshop Inrichten Projecten Overzicht activiteiten 1. Plan inrichten project 2. Accepteren Project- opdracht 3. Opstellen project- begroting 4. Opstellen (baseline) planning 5. Opstellen kwaliteits- hoofdstuk 6. Bijwerken RFS’s 7. Regelen personele resources 8. Regelen (materiele) hulpmiddelen 9. Inrichten project- dossier 10. Vaststellen organisatie/ infoverstrekking 12. Samenstellen Plan van Aanpak 11. Vaststellen in/externe communicatie Retour opdrachtgever/ contractmanager nee IN UIT Plan van Aanpak Project- opdracht 2. Inrichten

14 14 Workshop Inrichten Projecten Plannen “Inrichten Project” [1] Waarom: o duidelijk maken dat “Inrichten Project” tijd kost o afspreken opleverdatum PvA Hoe: o lijst met activiteiten plus globale planning Aandachtspunten: o afstemmen met CtMr o vastleggen aannames/(basis)gegevens Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint, maak je altijd eerst een PLAN (dus plan je ook het “Inrichten van een Project”)

15 15 Workshop Inrichten Projecten Accepteren Projectopdracht [2] Waarom: o om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden voor problemen of een mislukking Hoe: o beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen Aandachtspunten: o eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet, correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden? o Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)! Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn om succesvol het afgesproken resultaat te kunnen neerzetten

16 16 Workshop Inrichten Projecten Begroten en Plannen [3,4] Da’s PMW Da’s veel te moeilijk Dat hoeft voor mij niet Ik wil wel gewoon weten: wat er moet gebeuren wanneer dat moet beginnen wie dat moet doen hoeveel dat mag kosten wanneer dat klaar moet zijn. Oh, is dat nou plannen en begroten?

17 17 Workshop Inrichten Projecten Begroten en plannen [3,4] Opdracht Begroting Planning Normen Evaluatie Stand opname Begroten Plannen Bijstellen normen Evalueren Gebruik normen Uitvoeren activiteiten Stand Opnemen Bijstellen planning Tijdverant- woording

18 18 Workshop Inrichten Projecten Begroten [3] Ik wil eerst weten: wat moet ik allemaal gaan opleveren welke activiteiten zijn daarvoor nodig welke capaciteit is daarvoor nodig En daarbij luister ik naar ervaringen van anderen: collega-projectleiders kostenbeheerders projectmedewerkers offerte-opsteller contractmanager WBS

19 19 Workshop Inrichten Projecten FPA Begr. Begrotingsstappen [3] Voorwaarden/aannamen Definitieve begroting Risico-opslag Begrotings- verhoudingen Act. Begr. Ingangs- documenten [ Afstemmen] begroting Projectleider Kostenbeheerder Contractmanager

20 20 Workshop Inrichten Projecten Opstellen planning [4] Plan Nu ken ik mijn activiteiten, resources en de gewenste doorlooptijd: hoogste tijd voor een PLAN(ning) PMW ….en dat doen we bij voorkeur met PMW, dat biedt mij nu èn straks voordelen! Welke dan?

21 21 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Voor/Nadelen PMW [4] Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in jullie projecten? Wat zijn de voordelen: o bij het inrichten van het project? o bij het besturen van het project?

22 22 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Relaties tussen activiteiten (CPM) Pas de PMW-template aan, zodat je project zichtbaar wordt, en leg afhankelijkheden vast

23 23 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Uitzetten in de tijd Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed beheerst

24 24 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Views in PMW Begroten Plannen Standopname Tracking/ Rapportage

25 25 Workshop Inrichten Projecten Opstellen Hoofdstuk 4: Kwaliteit [5] Voordat ik straks het projectresultaat kan goedkeuren, gaan we eerst de ‘Q’ plannen: de eisen beoordelen en vastleggen vastleggen of en hoe we gaan toetsen vastleggen wat en hoe we gaan testen nadenken of we nog extra Q-maatregelen willen toepassen Handboek Kwaliteit in Projecten HB QIP 4. Kwaliteit 4.1 Beoordeling opdracht 4.2 Toetsen 4.3 Testen 4.4 Overige PvA

26 26 Workshop Inrichten Projecten “Toetsparagraaf” [5] Waarom: o om zo vroeg mogelijk “fouten” te vinden in de (tussen)producten Hoe: o invullen tabel (zie oefening) Aandachtspunten: o rol Q-coördinator o onderscheid in toetsmaatregelen (wat wanneer toepassen; in welke mate) o benodigde hoeveelheid tijd Hier geef ik aan: voor welk product welke toetsmaatregel op welk moment en wie daarbij is betrokken

27 27 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Toetsmaatregelen [5] Welke toetsmaatregelen zijn er? Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken zijn en wie verantwoordelijk is. Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden tot de (klant- en acceptant-) requirements

28 28 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Toetsmaatregelen [5] In te vullen tabel in hfst. 4.2:

29 29 Workshop Inrichten Projecten Testparagraaf [5] Waarom: o om te voorkomen dat testen een sluitpost wordt, moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid o bovendien moet je vroeg beginnen met testen, zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen Is dit nou Testvisie? Ook voor het testen moet ik een paragraaf invullen in het PvA: welke activiteiten voor testen (voorbereiden èn uitvoeren) wie doet het wie is verantwoordelijk wanneer gebeurt wat

30 30 Workshop Inrichten Projecten Testparagraaf: Hoe? [5] Hoe: o hangt af van fase/scope van project o sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie de volgende producten oplevert: testaanpak mastertestplan o zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden wanneer welke concrete testactiviteiten moeten worden voorbereid en uitgevoerd Aandachtspunten: o testen is circa 50% van projectbudget! o plan testen tijdig; bijstellen kan altijd nog! o gebruik Handboek Kwaliteit in Projecten o gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.

31 31 Workshop Inrichten Projecten Overige Q-maatregelen [5] Aandachtspunten: o afspraken met Q-borger: rapportages informatieuitwisseling monitoring audits assessments o vastleggen verantwoordelijkheden/ rolafbakening Nog meer Q? Overdrijven ze niet een beetje?

32 32 Workshop Inrichten Projecten Bijwerken Risico Fact Sheets [6] Aandachtspunten: o bouw voort op de eerder gemaakte risico analyses o kijk niet alleen naar procesrisico’s, maar ook naar productrisico’s o signaleren van een risico betekent niet dat dit ook werkelijkheid wordt; het betekent alleen dat je alert bent op mogelijke verstorende of belemmerende factoren en vooraf nadenkt over wat je daar aan kunt doen o risico’s analyseren & managen doe je gedurende het hele project Risico’s? Die zijn er niet in mijn project! Wie is hier nou ‘t risico?

33 33 Workshop Inrichten Projecten voorbeeld RFS [6]

34 34 Workshop Inrichten Projecten Regelen personele resources [7] Aandachtspunten: o nu zet je de papieren capaciteit om in èchte mensen met specifieke mogelijkheden, wensen, eigenschappen en beperkingen: pas je begroting en planning daarop aan o houd een intake o durf ook nee te zeggen tegen mensen o claim extra middelen of doorlooptijd als minder geschikte mensen instromen o besteed aandacht aan: opleiding training coaching o en de doorbelasting daarvan! Het blijven de mensen die het doen

35 35 Workshop Inrichten Projecten Relatie met HAP [7]

36 36 Workshop Inrichten Projecten Relatie met opleidingen [7] PL gaat samen met HAP na of in te zetten medewerkers voldoende kennis in huis hebben Zo nee: opleidingsplan/-afspraken maken + risico vastleggen op RFS Geldt ook voor externen Houdt ook rekening met benodigde Upgrade/CMM- kennis Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2):

37 37 Workshop Inrichten Projecten Regelen (materiële) hulpmiddelen [8] Aandachtspunten: o ken de procedures! o maak gebruik van checklisten o regel dit ook snel voor latere instromers o ……. Dit is het echte regelwerk: al die kleine vervelende dingen, waarvoor je eindeloos aanvragen moet indienen, met van die formulieren in 10-voud, waar je steeds achteraan moet jagen om een reactie te krijgen! Of gaat dat nu ook verBETERen?

38 38 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Wat valt er allemaal te regelen? Maak een checklist van te regelen zaken (3 min) Wissel bevindingen uit (3 min) Tel het aantal gevonden regelzaken

39 39 Workshop Inrichten Projecten Inrichten Projectdossier [9] Aandachtspunten: o projecten leiden = informatie beheersen o = dingen kunnen aantonen o = zaken kunnen terugvinden o = zaken voor elke bevoegde toegankelijk hebben o = overzicht creëren, hebben en houden Nee hoor, ik vind altijd alles terug, maar ….. even niet vandaag!

40 40 Workshop Inrichten Projecten Oefening: onderdelen projectdossier [9] maak een index voor je eigen projectdossier (3 min) wissel ervaringen uit met elkaar (2 min) welke verschillen hebben jullie onderling?

41 41 Workshop Inrichten Projecten Vaststellen projectorganisatie en wijze informatieverstrekking [10] Wat moet er worden georganiseerd? o Valt hier ook het regelen van informatiestromen onder? Zo ja, welke? o Wat houdt projectgebonden SCM in? Hè Hè, eindelijk wordt er hier iets georganiseerd

42 42 Workshop Inrichten Projecten Organigram [10] CtM PjM KlantAcMPgMIPL Q-borging Projectteam ontwerp- team bouw- team test-teaminv.-team project = proces = organisatiewijze

43 43 Workshop Inrichten Projecten Overlegstructuren [10] Welke overlegstructuren gebruiken jullie in projecten? Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie daarbij?

44 44 Workshop Inrichten Projecten Overlegstructuren [10] De officiële:

45 45 Workshop Inrichten Projecten Overlegstructuren [10] De projectspecifieke: CtM PjM Q-borger Projectteam ontwerp- team bouw- team test- team inv.- team project

46 46 Workshop Inrichten Projecten Interne SCM [11] Aandachtspunten: o Invullen rol SCM-coördinator o gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklist o registreren Change Requests/problemen o opslag (tussen)producten o hanteer 10 bouwstenen voor SCM!

47 47 Workshop Inrichten Projecten Vaststellen in/externe communicatie [11] Ha, alweer een nieuwsbrief! Communicatieplan omgevingsanalyse informatieanalyse: wie moet waarom wat wanneer weten in welke vorm en frequentie CtMr

48 48 Workshop Inrichten Projecten The Final Touch: samenstellen Plan van Aanpak [12] [2] [5] [7][4] [3] [10] [11] [8] [6] [9] Plan van Aanpak Zijn we nu klaar of begint het nu pas?

49 49 Workshop Inrichten Projecten Of is er nog iets nodig? Ja: de review van het PvA! En wel door: projectteam Q-borger klant(vertegenwoordiger) overige externe betrokkenen Conform Par. 4.2 PvA!!!

50 50 Workshop Inrichten Projecten Voorbereiden Project CtM Offerte [1][2] [3] [4][5] [6] Voortgang Afronden Project

51 51 Workshop Inrichten Projecten Voorbereiden project: Overzicht activiteiten Plannen Voorbereiden project Formuleren project- opdracht Risico- analyse Begroting tbv offerte Planning tbv offerte Intake requirements Denk om het juiste detailniveau

52 52 Workshop Inrichten Projecten Formuleren Projectopdracht [6] Aandachtspunten: o free format document o contract als basis o bevat alle relevante info voor start projectinrichting o incl. klant requirements (document) o bijlagen zijn essentieel Zonder opdracht geen project! Dit is eigenlijk mijn taak als CtMr, maar ik laat me graag bijstaan door de (beoogd) projectleider, met al zijn kennis en ervaring

53 53 Workshop Inrichten Projecten Samenvatting Doel werken in projecten: AFSPRAKEN NAKOMEN! Voorbereiden project: o als ondersteuning CtM-team o detailniveau aangepast aan behoefte in offerte o bij voorkeur zelfde methodiek voor begroten/plannen offerte en project o zonder opdracht geen project! Inrichten project o eerst stapsgewijs/itererend voorbereiden o dan pas sjabloon PvA invullen o sjabloon is wel checklist bij inrichting

54 54 Workshop Inrichten Projecten Afsluiting Toets op leerpunten/doel workshop Vragen / opmerkingen o verschillen met de oude werkwijze? Suggesties Evaluatieformulier

55 55 Workshop Inrichten Projecten Timetabel 4u (alleen voor docent!) 1. Inleiding o introductie + agenda+uitdelen materiaal o kennismaking + inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen o projectmatig werken/afbakening workshop/opzet handboek Pauze 1 2. Inrichten project o overzicht Inrichten Project o activiteiten en resultaten plannen inrichten zelf accepteren projectopdracht (incl. discussie) begroten en plannen (9 sheets) kwaliteitsparagraaf (7 sheets + oefening) resterende activiteiten (16 sheets) o eindresultaat: het Plan van Aanpak Pauze 2 3. Voorbereiden Project o overzicht Voorbereiden Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: de projectopdracht 4. Afsluiting o resterende vragen/opmerkingen+terugkoppelen naar inventarisatie o evaluatie/verbetersuggesties 0:00-0:55 0:00-0:10 0:10-0:25 0:25-0:55 0:55-1:05 1:05-3:00 1:05-1:20 1:20-2:50 o 1:20-1:25 o 1:25-1:35 o 1:35-2:05 o 2:05-2:25 o 2:25-2:50 2:50-3:00 3:00-3:10 3:10-3:40 3:10-3:20 3:20-3:35 3:35-3:40 3:40-4:00 3:40-3:55 3:55-4:00

56 56 Workshop Inrichten Projecten Timetabel 3u (alleen voor docent!) 1. Inleiding o introductie + agenda o kennismaking + inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen o projectmatig werken/afbakening workshop/opzet handboek Pauze 1 2. Inrichten project o overzicht Inrichten Project o activiteiten en resultaten plannen inrichten zelf accepteren projectopdracht (incl. discussie) begroten en plannen (9 sheets) kwaliteitsparagraaf (7 sheets + oefening) resterende activiteiten (16 sheets) o eindresultaat: het Plan van Aanpak Pauze 2 3. Voorbereiden Project o overzicht Voorbereiden Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: de projectopdracht 4. Afsluiting o resterende vragen/opmerkingen+terugkoppelen naar inventarisatie o evaluatie/verbetersuggesties 0:00-0:45 0:00-0:05 0:05-0:20 0:20-0:45 0:45-0:55 0:55-2:10 0:55-1:05 1:05-1:50 o 1:05-1:07 o 1:07-1:10 o 1:10-1:30 o 1:30-1:45 o 1:45-2:00 2:00-2:10 2:10-2:20 2:20-2:50 2:20-2:25 2:25-2:45 2:45-2:50 2:50-3:00 2:50-2:55 2:55-3:00


Download ppt "1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten."

Verwante presentaties


Ads door Google