De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts +

Verwante presentaties


Presentatie over: "Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts +"— Transcript van de presentatie:

1 Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts +

2 Inleiding  Belang van een goed archief  Lokaal en centraal hand in hand  Van beneden naar boven Operationeel  Definities  Hoe om te gaan met vervanging  Kaders rond bewaren en vernietigen  Aanzet tot vernietiging papieren documenten  Kwaliteit van documenten  Scannen kleur versus zwart wit Afsluiting  inbreng ICT portefeuille overleg (Vaststellen afspraken en verbeterpunten)  Committment  Lunch

3 Voorstellen  Verwachtingen deelnemers (2 min. Voorbereiden)  Digitalisering  Wat te doen met origineel  Huisvesting  Per vestiging en rol woordvoerder  Aanvullen nieuwe of afwijkende inzichten vorige spreker

4  Organisatie ontstaan na 1995  Eigen verantwoordelijkheid beleid Archief en uitvoering  Archief voor 1995 (indien van gemeenten)  Overgedragen gekregen ihkv rechten en functies  Moet ouder dan 20 jaar wel retour gemeenten  Fusie-afspraken (nazien en uitvoeren)  Zie ook  Hermes advies en management | Hermes advies en management | 

5 Rollen: Zorg, beheer en toezicht Belangen:  Bedrijfsvoering  Compliance  Erfgoed Maatschappelijk historische analyse Hot-spots Maatschappelijk domein: wonen

6  Verantwoordelijkheid ICT  Beleid, regie en toezicht op beheer  ICT Diskis inrichting en gebruik (usability)  Advies  div (expertgroep)  Uitvoering in DisKis  Secretariaten  (beleids)medewerkers  Archief / div (expertgroep)

7 Afspraken 1. Lokaal ondernemerschap: samenwerken en niet geforceerd wijzigen 2. Bottom-top en top down 3. Beslissingen vandaag ‘voorbereiden’ 4. Inbrengen ICT portefeuillehoudersoverleg Verbeterpunten 1. Regie op de regelgeving, inrichting en controle op de uitvoering

8

9  Selectielijsten (bsd’s/rio’s)  Selectielijst woningcorporaties Netwerk facilitair managers Aedes Netwerk kwaliteit en visitiatie? Netwerk ICT lijkt te ontbreken  Selectielijst Wonen en voorgangers  Selectielijst gemeenten na 1985  6 algemene criteria

10 1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereidingen bepaling van beleid op hoofdlijnen; 2. Evaluatie van beleid; 3. Verantwoording aan andere actoren van de hoofdlijnen van beleid; 4. (her)inrichting van organisaties belast met het beleid op hoofdlijnen; 5. Wijze waarop beleidsuitvoering in hoofdlijnen plaatsvindt; 6. Waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen, voor zover die in direct verband staan met voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

11 1. Wetgeving 1. Burgerlijke Wetboek, Belastingen (OB), WBP(ersoonsgegevens) 2. Woningwet (nog te toetsen 3. Archiefwet (Vestia bepaalt zelf, historisch belang) 2. Bewaren: 1. Leningovereenkomsten en –voorwaarden 2. Hypotheekakten 3. Volkshuisvestingsverslag/jaarverslag 3. Vernietigen: V 1, 5, 7, Implementatie vereiste: NWD, NA, NC, NE

12 Hoofd-en subonderwerpen  786 categoriën  Geen b/v indicatie meegegeven  Mate van gebruik (toelichting Dave)  Nog te beperkte implementatie in DisKis

13 Afspraken  Toepassen 6 criteria Bewaren  Dus: 1. Beleid = origineel bewaren totdat nieuwe afspraken 2. Financieel = duidelijk (lijst Kees W.) 3. Huren = V 4. Techniek = B/V nog uit te werken  Langer bewaren mag altijd: niet korter Verbetervoorstel: 1. Nader uitwerken 1 en 4 en vaststellen voor 2 en 3 2. Verplichting tot vernietiging 3. Inrichting DisKis verbeteren

14

15  Bewaren = duurzaam bewaren  Vervanging = reproductie in plaats stellen van origineel: origineel vernietigen  Vernietigen = niet meer vindbaar maken  ISO  Nen 2082

16 1. Digitaal wordt gelijkgesteld met papier 2. Digitaal is uitgangspunt: papier ‘waardeloos’  Digital born ‘opslaan’  Digital born ‘geautoriseerd’= terugscannen Nat getekende Uitgaande brieven (doorslag) Geparafeerd brondocument (mutatie systeem)  Papier mag vervangen: Vervanging obv gescand origineel  Scankwaliteit afhankelijk origineel 300 dpi zw/wit, 200 dpi kleur Voorkeur kleurscannen (authentiek, gebruiksgemak) Afspraken: 1. Kleurscanners (in)regelen 2. Standaardinstellingen kleur en zw/wit (in)regelen

17 Hoe om te gaan met originelen na scannen 1. 6 maanden te bewaren (op datum/tijd)  Terug in te korten naar 3 maanden (straks)  Logboek bijhouden van ‘origineel’ na te leveren 2. Lijst van origineel te leveren aan behandelaar  Te tekenen contracten  > A3 (vaak tekeningen)  Slecht leesbare originelen Verbetervoorstel: 1. Digitaal dossier en documentopslag (word, shares) 2. Usability, indexering en terugvindbaarheid

18  Vragen? Voorbereid door: Alex van Leuken, Den-Haag ZO Hans Koppen, Den-Haag ZW Nicolle Oosterhof, Nieuwerkerk a.d. IJssel Annelies Bregman, Nieuwerkerk a.d. Ijssel Frank v.d. Berg, ICT Verstia Groep Dave Hoogendoorn, ICT Vestia Groep André Plat, Hermes advies en management

19  Einde Voorbereid door: Alex van Leuken, Den-Haag ZO Hans Koppen, Den-Haag ZW Nicolle Oosterhof, Nieuwerkerk a.d. IJssel Annelies Bregman, Nieuwerkerk a.d. Ijssel Frank v.d. Berg, ICT Verstia Groep Dave Hoogendoorn, ICT Vestia Groep André Plat, Hermes advies en management


Download ppt "Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts +"

Verwante presentaties


Ads door Google