3e Jaarcongres Public Finance 23 september 2008. Inhoud Historie Strategie & Visie Thema’s Sprekers Jaarcongres Public Finance Public Finance Award 2008.

Presentatie over: "3e Jaarcongres Public Finance 23 september 2008. Inhoud Historie Strategie & Visie Thema’s Sprekers Jaarcongres Public Finance Public Finance Award 2008."— Transcript van de presentatie:

1 3e Jaarcongres Public Finance 23 september 2008

2 Inhoud Historie Strategie & Visie Thema’s Sprekers Jaarcongres Public Finance Public Finance Award 2008 Doelstellingen Marketingcampagne Jaarcongres Public Finance 2008 Uitnodigingstraject: van uitnodigen tot bijwonen Jaarcongres Public Finance Voorstel Jaarcongres Public Finance 2008 Planning Sponsorpropositie details Disclaimer

3 Historie In 2006 nam Alex van Groningen het initiatief om het Jaarcongres Public Finance te organiseren. 2006: 150 deelnemers, waarvan 60% doelgroep. 2007: 200 deelnemers, doelgroepverhouding is 65/35. In 2007 vond het jaarcongres voor de tweede maal plaats. Er waren rond de 200 deelnemers waarvan 65% in de functie van controller, financieel manager of financieel directeur binnen non-profit of overheidsorganisaties. Vele top financials hadden een inhoudelijk bijdrage.

4 Strategie & Visie Om het succes van het Jaarcongres Public Finance te waarborgen zullen wij de komende jaren het format verder innoveren, waarde toevoegen aan de content en het congres verankeren in de community op operationeel niveau. Voor de komende jaren betekent dit dat wij de public finance community qua content en netwerk gaan internationaliseren, een platform bieden voor crossfunctionele discussies en in verschillende onderdelen van het programma sectorfocus gaan opnemen. In 2008 zullen wij een overkoepelend strategisch thema benoemen om de deelnemers duidelijke integrale lijnen aan te kunnen bieden. In het programma is er de mogelijkheid om expertsessies op te nemen om zo netto community te ontsluiten en thought leadership te claimen. Na afloop van het congres is er een besloten VIP Diner.

5 Thema’s Jaarcongres Public Finance 2008 Het jaarcongres bestaat uit een dagprogramma waarbij tijdens de plenaire sessies de nadruk ligt op inspiratie en tijdens de parallelsessies op kennisoverdracht. Tijdens het avondprogramma ligt de nadruk op entertainment. Thema’s Impact van veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving: hoe publieke organisaties bedrijfsmatig te werk gaan Hoe finance kan bijdragen aan een effectieve en klantgerichte dienstverlening? Hoe richt je SSC’s optimaal in? Human Capital / Talent Management Op welke manier creëer je betere managementrapportages? Valkuilen bij implemenatie van nieuwe software Hoe kan de financiële functie waarde toevoegen aan risk management?

6 Jaarcongres Public Finance 2008: Sprekers Voor het uitnodigen van topfinancials binnen de overheid en non profit sector voor deelname aan het programma of tijdens rondetafels hanteren wij het volgende proces: Initiële contentmatrix wordt afgestemd tijdens 1 e partnerbijeenkomst in mei 2008 Uitnodiging aan desbetreffende financials wordt verstuurd op basis van contentmatrix Er wordt een bilaterale call of meeting gepland om rol af te stemmen met de sprekers en panelleden Er wordt een conference call gehouden met sprekers en panelleden om content, performance en praktische zaken nader af te stemmen

7 Public Finance Award 2008 De Public Finance Award honoreert gevoerde financiële projecten bij non- profit en overheidsorganisaties die impact hebben gehad op de gehele organisatie. Om de Award transparant te maken en meer te onderbouwen is de procedure vooraf aangekondigd in de TFM special. Eveneens wordt er een driekoppige jury (bijvoorbeeld: Tom Groot (Professor/Head Dept Accounting/ARCA,Vrije Universiteit Amsterdam) Fred Vlotman (Hoogleraar Management Accounting, Universiteit van Tilburg) en Jan Bletz (hoofdredacteur CFO magazine)) samengesteld. Wij zullen deze lijn doortrekken en de procedure verder optimaliseren.

8 Marketingcampagne De campagne heeft als belangrijkste doel om een groep van circa 200- 250 financiële topmensen vanuit de overheid en non profit sector te kunnen ontvangen op het jaarcongres. De doelgroep van het jaarcongres en de marketingcampagne is de financial binnen non-profit en overheidsorganisaties. Het doel van de campagne is om deze doelgroep op diverse manieren en meerdere malen te wijzen het jaarcongres. In totaal worden er duizenden brochures verspreid, meerdere printcampagnes in verschillende bladen zoals CFO Magazine en het Tijdschrift Financieel Management. Honderden financials worden (na)gebeld door de sponsors en de organisatie. Er vindt een grootschalige onlinecampagne plaats. Drie maanden voor aanvang start de marketing. Het zwaartepunt valt +/- zes weken voor aanvang van het event. Voor dit evenement wordt met mediapartners gewerkt zoals CFO Magazine en Tijdschrift Financieel Management.

9 Uitnodigingstraject: van uitnodigen tot bijwonen Jaarcongres Public Finance Om er zeker van te zijn dat de juiste mensen als gast van de sponsors op het Jaarcongres Public Finance aanwezig zijn, is het uitnodigingstraject van cruciaal belang. Wij adviseren daarom het volgende: Benoem een projecteigenaar voor het Jaarcongres Public Finance Selecteer tijdig de juiste doelgroep: topfinancials binnen de overheid en non profit sector (houd rekening met 50% respons op uitnodigingen); Start tijdig met het uitnodigingsproces, idealiter drie à vier maanden voorafgaand aan het evenement met een persoonlijke email (brief wordt gefaciliteerd door de organisatie) Nodig relaties eveneens uit met behulp van de brochure en de Special TFM Bel uw relaties persoonlijk na. Dit verhoogt de respons aanzienlijk Benadruk het belang van de aanwezigheid van uw relaties bij dit evenement (reduceren van no-show) Lever tijdig de complete gegevens van uw gasten (inclusief functietitel, e-mailadressen en voornamen) bij de organisatie aan De organisatie is graag van dienst bij het optimaliseren van het uitnodigingstraject.

10 Platinum Platinum sponsorship Jaarcongres Public Finance inclusief: - Tien kaarten voor eigen medewerkers, ad 1.950 euro per kaart - 40 kaarten voor relaties, ad 650 euro per kaart - 2/1 fc advertentie in de TFM Special - Zichtbaarheid op de dag zelf middels logodragers - Besloten expertsessie of rondetafelsessie - Cases voordragen voor Public Finance Award - 200 exemplaren van de TFM Special Investering: 25.000 euro

11 Gold Gold sponsorship Jaarcongres Public Finance inclusief: - Vijf kaarten voor eigen medewerkers, ad 1.950 euro per kaart - 20 kaarten voor relaties, ad 650 euro per kaart - Zichtbaarheid op de dag zelf middels logodragers - Cases voordragen voor Public Finance Award - 150 exemplaren van de TFM Special Investering: 10.000 euro

12 Silver Silver sponsorship Jaarcongres Public Finance inclusief: - Twee kaarten voor eigen medewerkers, ad 1.950 euro per kaart - Acht kaarten voor relaties, ad 650 euro per kaart - Zichtbaarheid op de dag zelf middels logodragers - Cases voordragen voor Public Finance Award - 100 exemplaren van de TFM Special Investering: 5.000 euro

13 Planning 20 mei 2008, deadline inschrijven sponsoring 20 mei 2008, deadline aanleveren suggesties genomineerde Public Finance Award 2008 17 juni 2008, HTML vooraankondiging Jaarcongres Public Finance 14 juli 2008, programma rond 15 juli 2008, aanleveren advertentie voor de TFM special 5 augustus 2008, start uitnodigen relaties met HTML-uitnodiging 12 augustus 2008, brochure verschijnt 19 augustus, TFM Special verschijnt 2 september 2008, aanleveren n.a.w. gegevens van relaties 23 september 2008, 3e Jaarcongres Public Finance 2008

14 Propositie PlatinumGoldSilver Aantal1020Onbeperkt Investering25.000 euro10.000 euro5.000 euro Exclusiviteit brancheIn overleg (alleen op Platinum niveau) Nee Deelname aan besloten VIP Diner3.000 euro Wat krijgt u aan exposure vooraf? Interview TFM Special (september)Nee, mogelijk vanaf 5.000 euro 2/1 FC advertentie in Special (september) JaNee, mogelijk vanaf 5.000 euro Logo op de brochureJa, voorpaginaJa, binnenwerk Bedrijfsprofiel in de brochure20 woorden binnenwerk10 woorden binnenwerkNee Logo in advertenties100%50%25% Logo op www.public-finance.nlJa, homepageJa, subpage

15 Propositie PlatinumGoldSilver Wat krijgt u aan exposure op de dag zelf? Aandragen thema’s/sprekers voor het programma Ja Inspraak programmaJaNee Lid panel parallelsessie (niet commercieel) JaNee Invulling Expertsessie *gelimiteerd Mogelijk ad 4.000 euro Nee Journalist bij de expertsessieMogelijk ad 3.000 euro Nee Tafel tijdens het besloten diner5.000 euro Gefaciliteerde stand Positie op volgorde van inschrijving Ja (groot)Ja (middelgroot)Ja (klein) Logo op de dag op schermenJa, 100%Ja, 50%Ja, 25% Logo op gezamenlijke gadgetJa, gratisMogelijk ad 500 euroMogelijk, ad 500 euro Vrijkaarten voor relaties40208 Vrijkaarten voor eigen medewerkers1052

16 Propositie Extra opties PlatinumGoldSilver LCD scherm bij gefaciliteerde stand500 euro Sponsoren petit fours (1 optie) 2.500 euro N.v.t. Sponsoren van de borrel (1 optie) 2.500 euro N.v.t. Sponsoren van verse vruchtensapjes (1 optie) 2.500 euro N.v.t. Sponsoren van exclusieve cappuccino en espresso (1 optie) 2.500 euro n.v.t. Internet lounge sponsoring (1 optie)2.500 euro N.v.t. Gratis exemplaren TFMOp aanvraag Wat krijgt u na afloop? Adressen van deelnemersJaMogelijk ad 1.500 euro

17 Disclaimer Redactionele content Sponsors onderschrijven dat het Jaarcongres Public Finance een redactioneel event is waarbij de organisatie een strikte scheiding wil toepassen tussen commercie en inhoud. Het Jaarcongres Public Finance is succesvoller als ook kritiek en problemen alle ruimte krijgen. Verder is het zo dat programma's dynamisch en in wisselwerking met het publiek tot stand komen, en niet van te voren met 100% zekerheid is te garanderen dat bepaalde sponsors veel beter uit de verf komen dan anderen. De TFM Special De redacteur van de special behoudt zich het recht voor artikelen te weigeren c.q. aan te passen indien de artikelen niet voldoen aan de opzet die ook wordt toegepast bij het Tijdschrift Financieel Management. Hierbij blijft de sponsor wel verplicht om het volledige overeengekomen sponsorbedrag te betalen. Eigen verantwoordelijkheid Sponsors zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van materialen en gegevens zoals advertenties, artikelen voor in de special, (voor)namen en (e-mail)adressen van deelnemers, artikelen, hand-outs. Indien de organisatie niet op tijd kan beschikken over de materialen, dan vervalt daarmee de verplichting van de organisatie om betreffende diensten en producten te leveren. Hierbij blijft de sponsor wel verplicht om het volledige overeengekomen sponsorbedrag te betalen. Annulering niet mogelijk Na een definitieve schriftelijke toezegging (per brief of e-mail) en/of ontvangst van het ondertekende opdrachtformulier is annulering niet mogelijk. Bevestiging Eerst na bevestiging door Alex van Groningen (Mando Vroling) komt de sponsorovereenkomst tot stand.