De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke."— Transcript van de presentatie:

1 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke

2 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 2 Dagindeling

3 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 3 INLEIDING

4 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 4 SAP R/3 informatiemodel Grootboek Controlling SD (Voorraadbeheer) PP Debiteuren Materiaalstam CO Inkoop FI TR Cash Management Verkoop & Distributie Verkoop & Distributie MM (Productie Planning) (Productie Planning) Crediteuren Vaste Activa Vaste Activa MM Inkoop AR AA AP

5 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 5 Overzicht aankoopproces Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur

6 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 6 Terminologie Vestiging –Vakgroep, dienst of directie Inkooporganisatie –Vakgroep, dienst of directie –Elke vestiging heeft één inkoopgroep, nl. zichzelf Inkoopgroep –Afhankelijk van vakgroep, dienst of directie –Voor elke vakgroep, dienst of directie waarvoor geen afzonderlijke inkoopgroepen gecreëerd zijn, moet men van de standaard inkoopgroep (000) gebruik maken Centraal versus decentraal –Centraal: directie financiën (DFIN) –Decentraal: vakgroepen, diensten en andere directies

7 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 7 LEVERANCIER STAMGEGEVENS

8 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 8 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Leverancier MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

9 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 9 Inleiding (1) Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan leveranciers opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van leverancier stamgegevens verzamelen en bijhouden. Leveranciersoorten –Externe leveranciers (rekeninggr. ‘CREX’): externe aankopen Nummering: 2XXXXXXXXX (bv ) –Intern leveranciers (rekeninggr. ‘CRIN’): interne aankopen Nummering: vestigingscode (bv. CA60) –Bankrekeningen vakgroep/dienst (rekeninggr. ‘BRVD’): voorschotten Nummering: 3XXXXXXXXX (bv ) Soorten leverancier stamgegevens (zie volgende slide)

10 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 10 Inkoop gegevens  Inkoopgegevens  Partnerrollen  Inkoopgegevens  Partnerrollen Inkoop gegevens  Inkoopgegevens  Partnerrollen  Inkoopgegevens  Partnerrollen Geldig voor inkoop en boekhouding (éénmaal te creëren voor RUG) Geldig voor inkoop en boekhouding (éénmaal te creëren voor RUG) Geldig voor de boekhouding (éénmaal te creëren voor RUG) Geldig voor de boekhouding (éénmaal te creëren voor RUG) Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Bedrijfs- nummer Algemene gegevens  Adres  Besturing  Betalingsverkeer (Bankgegevens)  Adres  Besturing  Betalingsverkeer (Bankgegevens) Boekhoud gegevens  Rekeningbeheer  Betalingsverkeer  Rekeningbeheer  Betalingsverkeer RUGRUG Inkoop gegevens  Inkoopgegevens  Partnerrollen  Inkoopgegevens  Partnerrollen LEVERANCIER STAMGEGEVENS

11 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 11 Inleiding (2) Leveranciers worden per inkooporganisatie aangemaakt. Elke vakgroep die in SAP een bepaalde leverancier wenst te gebruiken, moet deze crediteur eerst voor de eigen inkooporganisatie gecre ë erd hebben. Verzorgen van leverancier stamgegevens gebeurt zowel centraal als decentraal. –Creatie: decentraal kunnen met uitzondering van de bankgegevens alle gegevens aangemaakt worden. Centraal zullen door DFIN de bankgegevens toegevoegd worden. –Wijzigen: decentraal kunnen enkel de inkoopgegevens gewijzigd worden. Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de inkoopgegevens horende bij zijn eigen leveranciers.

12 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 12 Inleiding (3) Gebruik leverancier stamgegevens –Uitgangspunt: men heeft een bepaalde leverancier nodig voor de eigen inkooporganisatie –Controle: zoek de leverancier op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie –Mogelijk gevallen: Leverancier bestaat niet in SAP Creëer de leverancier voor de eigen inkooporganisatie Leverancier bestaat in SAP, maar niet voor de eigen inkooporganisatie Breid de leverancier uit naar de eigen inkooporganisatie Leverancier bestaat in SAP voor de eigen inkoooporganisatie Onderhoud de leverancier voor de eigen inkooporganisatie Praktisch gebruik (zie volgende slide)

13 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 13 LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP Creatie leverancier LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP Creatie leverancier LEVERANCIER NODIG Opzoeken leverancier 1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie? 1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie? Algemene geg. Boekhoud geg. Inkoop geg. Algemene geg. Boekhoud geg. Inkoop geg. Inkooporganisatie Werkwijze Te creëren XK03 (Weergeven leverancier) Transactie XK01 (Creëren leverancier) LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Uitbreiden leverancier LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Uitbreiden leverancier LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Onderhouden leverancier LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG. Onderhouden leverancier XK01 (Creëren leverancier) Inkoop geg. XK02 (Wijzigen leverancier) Wijzigen waar nodig Startscherm Leveranciersnr. Inkooporganisatie STAP 1 STAP 2 PRAKTISCH GEBRUIK

14 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 14 Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Bedrijfsnummer Inkooporganisatie Rekeninggroep Naam Straat/huisnummer Postcode/plaats Land Betalingsconditie Betalingswijze OPTIONELE VELDEN Telefoon/Fax BTW-ID nummer...

15 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 15 K : Buitenlandse cheque O : Buitenlandse overschrijving C : Binnenlandse cheque B : Binnenlandse overschrijving BETALINGSWIJZEN Meerdere betalingswijzen zijn niet toegestaan!

16 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 16 SAP transacties

17 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 17 Demo Creatie leverancier

18 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 18 Begeleide oefening Uitbreiden leverancier

19 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 19 Demo Onderhouden leverancier

20 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 20 Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden leverancier

21 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 21 Demo Wijzigen, weergeven, blokkeren/deblokkeren & verwijderen leverancier

22 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 22 ARTIKEL STAMGEGEVENS

23 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 23 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Artikel MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

24 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 24 Inleiding (1) Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan artikels opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van artikel stamgegevens verzamelen en bijhouden. Artikelsoorten –Specifiek materiaal (NLAG) en specifieke dienst (DIEN): frequent nodig en/of rapportage op artikelniveau is vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA ) –Algemeen materiaal (ZLAG) en algemene dienst (ZIEN): niet frequent nodig en rapportage op artikelniveau is niet vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA ) –Overkoepelend materiaal (ZOVE) en overkoepelende dienst (ZOVD): raamcontracten en interne orders Nummering: 8XXXXXXX (bv ) –Verantwoording project (ZPRO): kosten van projecten Nummering: 9XXXXXXX (bv ) Soorten artikel stamgegevens (zie volgende slide)

25 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 25 Verkoopgegevens  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst Verkoopgegevens  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst Inkoop- en boekhoudgegevens  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1 Inkoop- en boekhoudgegevens  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1 Nodig voor aankoop en verkoop (altijd te creëren) Nodig voor aankoop en verkoop (altijd te creëren) Nodig voor verkoop (te creëren bij verkoop per verkooporganisatie) Nodig voor verkoop (te creëren bij verkoop per verkooporganisatie) Nodig voor aankoop (te creëren bij aankoop per vestiging) Nodig voor aankoop (te creëren bij aankoop per vestiging) Algemene gegevens  Basisgegevens 1 Inkoop- en boekhoudgegevens  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1  Inkoop  Inkoopbesteltekst  Boekhouding 1 Verkoopgegevens  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst  Verkooporg.geg. 1  Verkooporg.geg. 2  Vestigingsgegevens  Verkooptekst ARTIKEL STAMGEGEVENS

26 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 26 Inleiding (2) Artikels worden per vestiging aangemaakt. Elke vakgroep die in SAP een bepaald artikel wenst te gebruiken, moet deze eerst voor de eigen vestiging gecreëerd hebben. Onderhoud van artikel stamgegevens kan zowel centraal als decentraal. –Specifieke en algemene artikels: kunnen zowel centraal als decentraal aangemaakt worden. –Overkoepelende artikels: kunnen enkel centraal aangemaakt worden. –Verantwoording project: kunnen slechts door een beperkt aantal gebruikers aangemaakt worden. Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de eigen specifieke en algemene artikels die het gebruikt.

27 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 27 Inleiding (3) Gebruik artikel stamgegevens –Uitgangspunt: artikel voor aankoop nodig binnen de eigen vestiging –Controle: zoek de artikel op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen vestiging –Mogelijke gevallen: Het artikel bestaat niet voor de eigen vestiging, de algemene én verkoop- én aankoop- én boekhoudgegevens ontbreken Creëer het artikel voor aankoop Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, maar de aankoop- en boekhoudgegevens van het artikel ontbreken Breid het artikel uit naar aankoop Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, en alle gegevens voor inkoop zijn aanwezig Onderhoud het artikel voor aankoop Praktisch gebruik (zie volgende slide)

28 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 28 ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING Creatie artikel ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING Creatie artikel ARTIKEL NODIG Opzoeken artikel 1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop? 1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop? Algemene geg. Inkoop geg. Boekhoud geg. Algemene geg. Inkoop geg. Boekhoud geg. Vestiging Werkwijze Te creëren MM03 (Weergeven artikel) Transactie MM01 (Creëren artikel) ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOP Uitbreiden artikel ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOP Uitbreiden artikel ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOP Onderhouden artikel ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOP Onderhouden artikel MM01 (Creëren artikel) Inkoop geg. Boekhoud geg. MM02 (Wijzigen artikel) Wijzigen waar nodig Startscherm Artikelnummer Vestiging STAP 1 STAP 2 PRAKTISCH GEBRUIK

29 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 29 Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Branche Artikelsoort Vestiging Artikelomschrijving Basishoeveelh. eenh. Goederengroep Belastingsindicator Waarderingsklasse Standaardprijs OPTIONELE VELDEN Brutto/netto gewicht Bestelhoeveelh. eenh. Inkoopgroep Inkoopbesteltekst...

30 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 30 GELDIGE COMBINATIES WAARDERINGSKLASSEN Rekeningbepaling GOEDERENGROEPEN Rapportage GOEDERENGROEP - WAARDERINGSKLASSE

31 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 31 SAP transacties

32 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 32 Demo Creatie artikel

33 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 33 Begeleide oefening Uitbreiden artikel

34 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 34 Demo Onderhouden artikel

35 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 35 Oefening Creatie/uitbreiden/onderhouden artikel

36 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 36 Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen artikel

37 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 37 INFORECORDS

38 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 38 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Inforecord MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

39 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 39 Inleiding (1) Het inforecord wordt gebruikt als referentie document, bijvoorbeeld bij de aanmaak van bestellingen. Hierin worden extra condities bijgehouden over één artikel bij één leverancier. Het inforecord moet eerst als stamgegeven opgenomen worden in SAP alvorens ernaar gerefereerd kan worden. Voorbeelden van prijscondities –Nettoprijs en brutoprijs –Kortingen en toeslagen –Staffels –Prijzen per periode Soorten inforecord stamgegevens (zie volgende slide)

40 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 40 Inkoopgegevens  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities Inkoopgegevens  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities Algemeen geldig (éénmaal te creëren) Algemeen geldig (éénmaal te creëren) Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Geldig voor één inkooporganisatie (te creëren per inkooporganisatie) Algemene gegevens  Algemene gegevens  Tekstoverzicht  Algemene gegevens  Tekstoverzicht Inkoopgegevens  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities  Inkooporg.geg. 1  Inkooporg.geg. 2  Condities INFORECORD STAMGEGEVENS

41 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 41 Inleiding (2) Inforecords versus raamcontract Opmerkingen –Inforecords worden per inkooporganisatie/vestiging aangemaakt. –Onderhoud van inforecords kan zowel centraal als decentraal. –Inforecords kunnen op tweeërlei wijzen gecreëerd en bijgehouden worden: automatisch door SAP en manueel door gebruikers.

42 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 42 Inleiding (3) Gebruik van inforecords –Uitgangspunt: inforecord nodig binnen de inkooporganisatie/vestiging –Controle: zoek het inforecord op en ga na of het inforecord reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging –Mogelijke acties: Het inforecord bestaat niet voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Creëer het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Het inforecord bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Onderhoud het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging Praktisch gebruik (zie volgende slide)

43 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 43 INFORECORD NODIG Opzoeken inforecord Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging? Werkwijze Te creëren ME13 (Weergeven inforecord) Transactie INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Creatie inforecord INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Creatie inforecord Algemene geg. Inkoop geg. Algemene geg. Inkoop geg. Inkooporganisatie Vestiging Inkooporganisatie Vestiging ME11 (Creëren inforecord) Startscherm INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Onderhouden inforecord INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST. Onderhouden inforecord ME12 (Wijzigen inforecord) Wijzigen waar nodig Inkooporganisatie Vestiging Inkooporganisatie Vestiging STAP 1 STAP 2 Decentraal is het uitbreiden van inforecords niet van toepassing PRAKTISCH GEBRUIK

44 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 44 Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Leveranciersnr. Artikelnr. Vestiging Inkooporganisatie Infotype Geplande levertijd Inkoopgroep Normale hoeveelh. Nettoprijs OPTIONELE VELDEN Verkoper Telefoon Offertenr Staffels...

45 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 45 SAP transacties

46 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 46 Demo Creatie inforecord

47 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 47 Begeleide oefening Onderhouden inforecord

48 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 48 Demo Wijzigen, weergeven & verwijderen inforecord

49 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 49 REGISTRATIE BESTELLING

50 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 50 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Bestelling Vrijgaveprocedure bestelling MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

51 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 51 Inleiding (1) Een vakgroep, dienst of directie wenst een aantal goederen of diensten aan te kopen. Men moet hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens opgeslagen zijn (verplicht!). Eventueel kan men ook naar extra condities verwijzen (optioneel). Documentsoorten De keuze van leverancier (intern of extern) wordt door SAP gecontroleerd. OnvangstRetour Interne bestelbon (IB): aankopen bij een interne leverancier +- Externe bestelbon (NB): aankopen bij een externe leverancier +-

52 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 52 Inleiding (2) Rubricering Bestelbedrag naar Vast actief (rubricerinstype ‘A’) Balans Kostenplaats (rubricerinstype ‘K’) Resultatenrekening WBS element (rubricerinstype ‘P’)Project Order (rubricerinstype ‘F)Intern order Gerefereerd inkoopdocument –Zonder referentie –Inforecords –Raamcontracten –Andere bestelbonnen

53 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 53 Inleiding (3) Men is verplicht om altijd een bestelbon aan te maken. De bedoeling is dat er reeds bij de bestelling een bestelbon in SAP gecreëerd wordt. Elke bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure (zie verder voor details) Voordelen om een bestelbon onmiddellijk aan te maken in SAP: Budgetcontrole: het systeem controleert of er voldoende budget is om de bestelling te kunnen betalen. Indien niet dan krijgt men hiervan een melding. Budgetreservatie: het systeem reserveert bij registratie uit het beschikbaar budget de nodige geldelijke middelen voor betaling van de bestelling. Vrijgave: elke bestelbon moet vrijgegeven worden. Bij vrijgave wordt men hiervan verwittigd door SAP en kan de bestelling aan de leverancier doorgegeven worden.

54 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 54 Inleiding (4) VERPLICHTE VELDEN Document soort Leveranciersnr. Inkooporganisatie Inkoopgroep Bedrijfsnummer Artikelnr. Rubriceringsgegevens Bestelhoeveelheid Leveringsdatum Nettoprijs OPTIONELE VELDEN Contactpersoon RUG Verkoper Extra condities Teksten Goed. ontvangst GO – ongewaard....

55 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 55 SAP transacties

56 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 56 Demo Creatie externe bestelbon voor vast actief

57 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 57 Begeleide oefening Creatie interne bestelbon voor kostenplaats

58 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 58 Oefening Creatie externe bestelbon voor project

59 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 59 Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen bestelling

60 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 60 Demo Wijzigen & weergeven bestelling

61 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 61 WORKFLOW BESTELLING

62 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 62 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Bestelling Vrijgaveprocedure bestelling WORKFLOW MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

63 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 63 Vrijgave bestelling Elke bestelling is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. Vooraleer een bestelbon afgeprint en verzonden kan worden naar de leverancier, dient deze eerst vrijgegeven te worden door de bevoegde personen. Na vrijgave op alle niveaus –Wordt de bestelbon automatisch afgeprint –Kan de bestelbon niet meer gewijzigd worden Aantal vrijgaveniveaus (zie volgende slide) is afhankelijk van –Het bestelde bedrag –De budgethouder

64 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 64 VRIJGAVENIVEAUS VOOR DE BESTELBON

65 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 65 Workflow Een workflow werd opgezet voor het verwerken van bestelbonnen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure voor bestellingen. SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP voor workflow items Voorbeeld workflow (zie volgende slide) SAP transactie

66 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 66 SCHEMA WORKFLOW Uitprinten door SAP in vakgroep/dienst/directie ZAP Vrijgave bestelbon NIVEAU 3 Besteller Creatie bestelling Wijzigen bestelling NIVEAU 1 Budgethouder Vrijgave bestelbon NIVEAU 2 OK NOK OPSLAAN VB. BESTELBON Bestelbedrag: 6000 EURO Budgethouder: niet ZAP-lid

67 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 67 Demo Workflow bestelling

68 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 68 GOEDEREN- BEWEGING

69 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 69 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Goederenbeweging MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

70 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 70 Inleiding (1) Tijdens de visuele kwaliteitscontrole worden de geleverde artikelen nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon. Een goederenontvangst moet steeds (verplicht!) worden gecreëerd met referentie aan een eerder gemaakte bestelbon. Soorten goederenbewegingen (opgeslagen in ‘artikeldocumenten’) –Goederenontvangst (bewegingssoort ‘101’): ontvangst correcte artikels –Storno (bewegingssoort ‘102’): omkeren foutieve ingave goederenontvangst –Retourbestelling + retourbeweging (bewegingssoort ‘161’): terugsturen foutieve artikels na goederenontvangst Verplicht indien in de bestelling de indicator ‘Goederenontvangst’ aangevinkt staat –Implicaties op ingave factuurontvangst –Implicaties op vrijgaveprocedure factuurontvangst

71 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 71 Inleiding (2) VERPLICHTE VELDEN Bestelbonnr. OK-code Ontvangen hoeveelh. OPTIONELE VELDEN Teksten Offertenr Eindleveringsteken...

72 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 72 SAP transacties

73 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 73 Demo Volledige ontvangst

74 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 74 Demo Storno

75 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 75 Oefening Onvolledige ontvangst

76 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 76 Oefening Storno

77 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 77 Demo Retourbestelling

78 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 78 Oefening Retourbestelling

79 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 79 REGISTRATIE AANKOOPFACTUUR

80 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 80 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur registreren MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

81 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 81 Inleiding (1) Tijdens de logistieke factuurcontrole wordt de ontvangen factuur nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon en de bijhorende artikeldocumenten. Bij de creatie van een factuur dient men steeds (verplicht!) te refereren aan een eerder gemaakte bestelbon. Soorten aankoopfacturen –Factuur: ontvangst factuur –(Storno: omkeren na boeking van foutieve factuuringave) –Creditnota: ontvangst creditnota na retourbestelling of foutieve factuur Uitbreiding creditnota: scenario’s (zie volgende slide)

82 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 82 SCENARIO’S CREDITNOTA Transactie: ME21NTransactie: MIGOTransactie: MIR7 Goederenontvangst ONTVANGST FOUTIEVE FACTUUR Bestelbon Factuur (foutief) Creditnota (correctie) Koppelen Goederenontvangst (ontvangst foutieve art.) Goederenontvangst (ontvangst foutieve art.) Bestelbon Factuur Creditnota Koppelen TERUGZENDEN FOUTIEVE ARTIKELS Retourbeweging (terugzenden foutieve art.) Retourbestelbon Goederenontvangst (ontvangst foutieve art.) Bestelbon Factuur Andere toewijzing Retourbeweging (terugzenden foutieve art.) Retourbestelbon 1 3 2

83 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 83 Inleiding (2) Wijzen van opslaan –Voorlopig opslaan (bij onderbreking) –Geregistreerd document opslaan (na simulatie bij fouten) –Volledig opslaan (volledig registreren) –Boeken (er wordt een financiëel document aangemaakt in SAP) We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt (zie verder). Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er afwijkingen zijn met de bestelbon (zie verder).

84 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 84 Inleiding (3) VERPLICHTE VELDEN Bedrijfsnr. Operatie Documentdatum Referentienr. Bedrag (incl. BTW) BTW Betalingscondities Factuur ref. (voor CN) Bestelbonnr. OPTIONELE VELDEN Additionele kosten Notities Betalingsblokkering Boeking OK indicator...

85 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 85 SAP transacties

86 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 86 Demo Registreren aankoopfactuur zonder prijs/hoeveelheid afwijkingen

87 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 87 Oefening Registreren aankoopfactuur met prijsafwijking

88 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 88 Demo Creditnota

89 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 89 Begeleide oefening Afhandelen voorlopig opgeslagen factuur

90 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 90 Demo Wijzigen & weergeven aankoopfactuur

91 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 91 WORKFLOW AANKOOPFACTUUR

92 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 92 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.) Aankoopfactuur Aankoopfactuur doorboeken Bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur WORKFLOW

93 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 93 Doorboeken geregistreerde aankoopfactuur We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt. Stap 1: Inkoop (decentraal door vakgroepen, diensten of directies) –Ingeven van ontvangen facturen/creditnota’s in SAP –Registreren document + vermelden SAP-registratienummer op de factuur/creditnota -> De factuur kan nog niet betaald worden! Stap 2: Crediteurenadministratie (centraal door DFIN) –Opvragen en nakijken geregistreerde documenten –Boeken document -> De factuur kan betaald worden!

94 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 94 Vrijgave aankoopfactuur Een geregistreerde factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er zich afwijkingen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Vooraleer een factuur met afwijkingen door de boekhouder geboekt kan worden, moet deze door de budgethouder vrijgegeven worden. Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen –Bij een prijsverschil op positie niveau (0-tolerantie) –Bij een hoeveelheidsverschil (0-tolerantie) (uitz. deelfacturen) –Bij factuurontvangst zonder goederenontvangst, waar een goederenontvangst in de bestelbon verplicht werd 1 Vrijgave niveau: de budgethouder

95 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 95 Workflow Een workflow werd opgezet voor het verwerken van aankoopfacturen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s. SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP voor workflow items Voorbeeld workflow (zie volgende slide) SAP transactie

96 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 96 SCHEMA WORKFLOW Boeken door SAP Boekhouder Doorboeken aankoopfactuur NIVEAU 3 Besteller Registeren aankoopfactuur Wijzigen aankoopfactuur NIVEAU 1 Budgethouder Vrijgave aankoopfactuur NIVEAU 2 OK NOK GAF AF

97 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 97 Demo Workflow aankoopfactuur

98 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 98 RAPPORTAGE

99 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 99 Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedure bestelling Vrijgaveprocedure aankoopfactuur Aankoopfactuur Stamgegevens Bestelling Goederenbeweging Betaling Leverancier Artikel Inforecord Raamcontract Aankoopfactuur registreren Aankoopfactuur doorboeken Vrijgaveprocedur e bestelling Vrijgaveprocedur e aankoopfactuur RAPPORTAGE MM (Decentr.) AP (Centraal) SD (Decentr.)

100 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 100 Inleiding (1) SAP biedt verschillende rapportage mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kan men lijsten opvragen en analyses maken van artikels, bestellingen, etc.. Rapportage is mogelijk op elk moment in het aankoopproces –Leverancier stamgegeven –Artikel stamgegeven –Inforecord –Raamcontract –Bestelling –Goederen ontvangst –Logistieke factuurcontrole

101 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 101 Inleiding (2) Types van rapportages –Lijstweergaven –Evaluaties –Standaardanalyses Belangrijkste output mogelijkheden –Weergave op scherm –Weergave op papier –Schrijven naar bestand Bijkomende sessie rapportage

102 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 102 SAP transacties

103 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 103 Demo Artikel overzicht, bestelling algemene evaluatie

104 E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 104 EINDE Herhaling - Vragen


Download ppt "E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke."

Verwante presentaties


Ads door Google