De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid

Verwante presentaties


Presentatie over: "Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid"— Transcript van de presentatie:

1 Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid
Netwerk Organisatiebeheersing 31 maart 2009 Thema : Financiële Interne Controle Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid

2 Agenda 09u30 : Inleiding (Willy Verschuere (dep. F&B))
10u00 : Case 1 : “Betere managementbeslissingen op basis van geïntegreerde financiële informatie” (Patrick Devlies (VDAB)) 10u40 Case 2 : “Financiële Interne Controle bij het agentschap VAPH” (Dora Weckhuysen (VAPH)) 11u20 Maturiteitsinschattingen 2008 en auditplanning 2009 IAVA (Eddy Guilliams (IAVA)) 12u00 Afsluiting met broodjeslunch

3 Inleiding Voorgesteld stappenplan
Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen (“fiches” en “commentaren”)

4 1. Stappenplan (1) 10 Stappen Stap 1-8 : Uitvoeringsperiode 2008-2009

5 1. Stappenplan (2) Stap 1 : Bepaal algemene scope en bereik van de zelfevaluatie Vb 1 : Alle diensten en agentschappen van beleidsdomein versus specifieke met afgebakende domeinen Vb 2 : Buitendiensten afzonderlijk van de binnendiensten

6 1. Stappenplan (3) Stap 2 : Stel projectverantwoordelijke(n) en projectteam aan Projectverantwoordelijke met volgende kwalificaties : Algemeen : kent organisatie goed Technisch : controleaspecten, basisbeginselen dubbel boekhouden, uittekenen van processen Persoonlijk : weet van aanpakken, communicatief, durft standpunten innemen maar blijft open ten aanzien van tegenargumenten, analytisch en probleemoplossend Heeft steun van de hoogste leiding

7 1. Stappenplan (4) Stap 3 : Stel evaluatieteam samen
Bedoeling is om de maturiteit op basis van leidraad IAVA zo objectief mogelijk in te schatten, vandaar : Wenselijkheid inbreng van ‘gebruikers’ Meerdere beoordelaars voor een toch wel breed scala van domeinen

8 1. Stappenplan (5) Stap 4 : Uitwerken van een communicatiestrategie
Wie, wanneer en in welke mate informeren? Reden : interne controle is een zaak van iedereen, dus moet iedereen er ook bij betrokken worden.

9 1. Stappenplan (6) Stap 5 : Uitvoeren van de zelfevaluatie
Sterktezwakteanalyse aan de hand van de ‘leidraad voor interne controle – organisatiebeheersing’

10 1. Stappenplan (7) Stap 6 : Bepalen van niveau (risicobewustzijn en bestaande maatregelen) volgens het maturiteitsmodel Met eventuele toevoeging van relevantie

11 1. Stappenplan (8) Stap 7 : Het prioritiseren van de aandachts- of verbeterpunten en wegen van de risico’s naar impact en probabiliteit. Bepalen van ‘risico-apetijt’

12 1. Stappenplan (9) Stap 7 bis (financiën) : Gedetailleerd bepalen van de scope en het bereik van het project of deelprojecten bij financiële processen Inventarisatie financiële processen Mogelijke indelingen : overheidsopdrachten, subsidies, wedden, .., begrotingsstructuur

13 1. Stappenplan (10) Stap 8 : Opstellen van een stappenplan
Aangeven van beheersmaatregelen Bepalen timing voor realisatie Aanduiden van project- en procesverantwoordelijken

14 1. Stappenplan (11) Stap 8 bis (financiën) : Gedetailleerd onderzoek van de adequaatheid van interne controle bij financiële processen  Fiches financiële interne controle

15 1. Stappenplan (12) Stap 9 : Uitvoeren van het stappenplan
Invoeren van de beheersingsmaatregelen Het realiseren van verbeterprojecten in functie van het streefdoel, nl het bekomen van een gedocumenteerd systeem van interne controle

16 1. Stappenplan (13) Stap 10 : het opvolgen van het stappenplan
- Dit is met inbegrip van een periodieke herhaling van de zelfevaluatie voor organisatiebeheersing

17 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (1)
Slaat op stap 8 van het stappenplan fiches per proces opgesteld Vertrekkende vanuit COSO-raamwerk Aangevuld met commentaren

18 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (2)
Thema’s van waaruit vertrokken wordt : Begroting (subthema’s : meerjarenplan en begroting) Vastleggen verplichtingen Registratie (subthema’s : personeelsuitgaven, algemene uitgaven, inkomsten, subsidies, in- en uitgaande geldstromen, diverse)

19 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (3)
Kas- en schuldbeheer (subthema’s : financiering, thesauriebeheer) Financiële rapportering Vrijwaring activa

20 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (4)
COSO-raamwerk Doelstelling geformuleerd per thema Per thema volgende controledoelstellingen : Volledigheid Correctheid Tijdigheid Efficiëntie Effectiviteit Rechtmatigheid Autorisatie

21 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (5)
Iedere entiteit past generieke fiches aan aan eigen situatie : Probabiliteit van risico (invulling : hoog, gemiddeld, laag/nihil) Impact van risico (invulling : hoog, gemiddeld, laag)

22 2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (6)
Beperkingen Houdt minder of geen rekening met de algemene operationele risico’s (vb veiligheid) Houdt minder of geen rekening met andere managementaspecten (vb HRM, ICT, facilitair management) Niet alle facetten van financieel management werden opgenomen (vb interrelaties, financiële beheersaspecten over de ganse Vlaamse overheid heen)

23 Zie website : www.vlaanderen.be/internecontrole
2. Methodologie financiële interne controle toegepast bij de Vlaamse overheid (7) Zie website :

24 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (1) Doelstelling : Realistische en correcte inschatting van de uitgaven en de middelen, rekening houdende met het efficiënt beheer van de middelen en in overeenstemming met de geldende wetgeving

25 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (2) Volledigheid : Doelstellingen en nieuwe beleidsinitiatieven zijn voor iedereen duidelijk Er is een uitgeschreven procedure met duidelijkheid omtrent wie wat budgetteert Er is een systeem voorhanden die alle verbintenissen en mogelijke verplichtingen registreert Er bestaat budgetcontrolling (controle samenhang)

26 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (3) Correctheid Er wordt een verschillenanalyse met het meerjarenplan en de uitvoeringsgegevens van voorgaande ja(a)r(en) gemaakt. De kostendrijvers van de verschillende entiteiten zijn gekend De parameters waarop de begroting is gesteund zijn duidelijk en de metingen waarop men zich steunt zijn betrouwbaar

27 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (4) Er bestaat een accounting manual De aanrekeningsregels zijn gekend door de betrokkenen bij de begrotingsopmaak en worden als dusdanig bij de begrotingsopmaak toegepast Tijdigheid Tijdslijn is in het begrotingsproces aangegeven

28 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.1. Begrotingsopmaak (5) Rechtmatigheid De regelgeving mbt begroting is door de betrokkenen gekend Efficiëntie en effectiviteit Er gebeurt een regelmatige evaluatie van de taken van een dienst alsmede van de gedane uitgaven en ontvangsten Er is een link tussen de te bereiken doelstellingen en de gevraagde en verkregen kredieten.

29 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.2. Meerjarenplanning (naast beheersmaatregelen reeds opgenomen onder begroting) Correctheid Opvolging gevoeligheid output Jaarlijkse bijsturing Effectiviteit Afstemming tussen beleidsdoelstellingen, beheersovereenkomsten en meerjarenplanning

30 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (1) - Volledigheid Vertaling begroting naar een gedetailleerde kasplanning (bv. Per maand) Registratie met normale vervaldatum van alle inkomende facturen Opvolging geregistreerde facturen die nog niet zijn goedgekeurd

31 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (2) Correctheid Opbouw systeem van inningsgedrag Uitwerken interne regeling betalingspatroon (wedden, subsidies, …) Tijdigheid Uitwerken kasplanningsprocedures en communicatie ervan aan alle betrokkenen

32 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.3. Thesauriebeheer (3) Autorisatie Kasplanningsgegevens worden door betrokken diensthoofden of aangestelden aan financieel beheerder bezorgd

33 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.4. Financieringsproces (1) Correctheid Opstellen van een geïntegreerde kasplanning op middellange en lange termijn waarin ook de investeringsplanning is in opgenomen Financieel beheerder houdt permanent overzicht van de lopende contracten (o.a met looptijd, variabiliteit rente)

34 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.4. Financieringsproces (2) Efficiëntie Verwerven van marktkennis (voorwaarden, inschatten van renterisico’s) Autorisatie Bewaken machtiging voor het aangaan van leningen

35 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (1) Volledigheid Er zijn procedures en een systeem voor handen die alle aangegane verbintenissen of te verwachten verplichtingen met financiële weerslag bijhoudt Correctheid Explicitering financiële weerslag in elk dossier Permanent zicht op de nog resterende budgettaire ruimte

36 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (2) Effectiviteit Er wordt bij ieder dossier de link gelegd naar beleidsplan/beheersovereenkomst Rechtmatigheid Juridische check bij iedere (potentiële) verbintenis - Functiescheiding bij uitwerken van procedures aangaan verbintenissen

37 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.5. Aangaan verbintenissen (3) - Autorisatie - Delegatieregels en verantwoordelijkheden liggen duidelijk (gedetailleerd) vast

38 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (1) Volledigheid Controle banksaldo met rekeninguittreksel Permanent bijhouden kasboek met mogelijkheid op onverwachtse controle

39 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (2) Correctheid Debiteuren/crediteuren op abnormaliteiten controleren Wachtrekeningen in het oog houden

40 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (3) Tijdigheid Financiële verrichtingen onmiddellijk registreren  sneller versturen van rappels

41 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (4) Rechtmatigheid Intern financieel protocol voor diensten die met afzonderlijke kassen of bankrekeningen werken

42 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (5) Efficiëntie Debiteurenbeheer is uitgewerkt

43 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.6. Registratieproces – geldstromen (6) Autorisatie Delegatiebesluiten zijn duidelijk uitgewerkt Geldbewegingen op basis van verantwoordingsstukken

44 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (1) Volledigheid Opvolging aan en door derden door te rekenen personeelsuitgaven Opvolging te ontvangen subsidies, te recupereren van de verzekering Vergelijking personeelsuitgaven per maand

45 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces –personeelsuitgaven en –inkomsten (2) Correctheid Goedkeuren personeelslijst door afdelingshoofd Nazicht correcte verwerking van wijzigingen mbt personeel Nazicht berekende bruto-lonen (vb bij prestaties op basis van uren) Goedkeuringsprocedure voor het toekennen van overuren (wanneer zijn overuren toegelaten, hoe worden ze vergoed)

46 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (3) Tijdigheid Achterstallen, correcties worden onmiddellijk aan weddeberekening doorgegeven Loonstaten onmiddellijk in te boeken Deadlines doorgeven laatste wijzigingen zijn gekend

47 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (4) Rechtmatigheid Wervingsprocedure is gekend en in overeenstemming met regelgeving Alle afspraken met betrekking tot onkostenvergoedingen liggen vast Functiescheiding met betrekking tot goedkeuren onkostenvergoeding

48 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.7. Registratieproces – personeelsuitgaven en –inkomsten (5) Autorisatie Niet iedereen kan van alles doorgeven aan personeelsdienst of weddecentrale Bewaken personeelsbudget door maandelijkse vergelijking realiteit met budget. Simulaties bij aanwervingen. Gebruik bankkaarten is geregeld. Toestemming toekennen valt onder bevoegdheid financiële dienst

49 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – Aankopen (1) Volledigheid Alle transacties worden onmiddellijk geregistreerd (zo ook alle binnenkomende aankoopfacturen en aan te vragen of gevraagde creditnota’s) Alle aankoopprocedures zijn duidelijk omschreven en algemeen gekend Er is zicht op de leveringen waarvoor al dan niet reeds factuur werd voor ontvangen

50 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (2) Correctheid Controlling detecteert exceptionele boekingen in de boekhouding Aandacht voor de verplichtingen bijgehouden in randsystemen Gebruik van unieke nummering (vb via gebruik referentie leverancier, unieke identificatie leverancier)

51 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (3) Correctheid Bijhouden logboek wijzigingen aan derdenbestand Technisch en rekenkundig nazicht facturen Overeenstemming bestelling, levering, factuur Centraal ontvangst goederen

52 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (4) Correctheid Duidelijk proces voor afhandeling van retourzendingen Voor elke registratie een verantwoordingsstuk (ook interne bewegingen) Bestaan van een accounting manual

53 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (5) Tijdigheid Geregistreerde niet-goedgekeurde facturen worden onderzocht Alle transacties geboekt overeenkomstig de geldende aanrekeningsregels – toezicht door controlling Bij betaling wordt rekening gehouden met optimale betalingsvoorwaarden

54 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (6) Effectiviteit Doelstellingen zijn duidelijk gedefinieerd Controlling ziet na in welke mate aankopen gelieerd zijn aan het behalen van doelstellingen

55 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (7) Efficiëntie Bij bestellingen wordt steeds nagegaan wat optimale bestelhoeveelheid in relatie tot de noden is Alternatieven worden steeds onderzocht De kwaliteit van de leveranciers wordt beoordeeld en bijgehouden

56 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (8) Rechtmatigheid Er is toezicht op het respecteren wetgeving overheidsopdrachten en eventuele andere regelgeving op normering (van deze laatsten bestaan per ‘product(groep)’ een databank/checklist)

57 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.8. Registratieproces – aankopen (9) Autorisatie Delegaties zijn duidelijk Er bestaat een systeem waarbij kredietoverschrijdingen niet mogelijk zijn (dit geldt in het bijzonder voor projecten/investeringen)

58 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (1) Volledigheid Alle aanvragen worden ingeschreven en op een uniforme wijze bijgehouden Wanneer zich een omstandigheid voordoet die tot recuperatie noopt, wordt dit onmiddellijk berekend en als dusdanig geboekt en gevorderd Er bestaat per subsidie een checklist van de inhoud van een dossier

59 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (2) Correctheid (1) Er bestaat een controle op de berekening van de subsidie Abnormale boekingen in de boekhouding worden gedetecteerd Recuperaties worden gelinkt met oorspronkelijke subsidieuitgave Unieke identificatie van subsidieverkrijgers met schriftelijk document bankrekening

60 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (3) Correctheid (2) Fouten in ingediende dossier worden aan aanvrager gemeld met vraag tot eventuele correctie

61 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (4) Effectiviteit Er zijn duidelijke richtlijnen met betrekking tot de evaluatie van gesubsidieerde projecten en of organisaties Rechtmatigheid Het subsidiereglement is duidelijk en er wordt gecontroleerd dat dit als dusdanig ook wordt gerespecteerd

62 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.9. Registratieproces – subsidies (5) Autorisatie Er bestaat een uitgeschreven proces dat zowel de behandeling van subsidieaanvragen als de behandeling van geschillen, probleemmeldingen beschrijft.

63 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (1) Volledigheid Alle transacties worden zonder uitstel, getrouw en volledig in de boekhouding opgenomen. Van ieder recht bestaat een uitgeschreven procedure

64 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (2) Correctheid (1) Van ieder uitgaand recht bestaat een verantwoordingsstuk (ook interne bewegingen worden verantwoord) Bijzondere aandacht gaat uit naar de rechten die in randsystemen worden bijgehouden (vb facturatie buitenschoolse kinderopvang, belastingen) Boekhouding wordt regelmatig op abnormaliteiten onderzocht

65 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (3) Correctheid (2) Systeem wordt zodanig opgezet dat facturen/kredietnota’s slechts éénmaal kunnen worden geboekt (vb referentie periode) Kredietnota’s worden gelinkt aan oorspronkelijke factuur Er zijn duidelijke regels met betrekking tot niet direct toewijsbare ontvangsten. Wachtrekeningen worden heel strikt opgevolgd.

66 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (4) Tijdigheid Alle transacties worden geboekt volgens de geldende aanrekeningsregels. Deze zijn door alle betrokkenen gekend.

67 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.10. Registratieproces – verkopen en uitgaande rechten (vorderingen) (5) Autorisatie Ieders verantwoordelijkheid in de processen van uitgaande rechten duidelijk vastgelegd. Debiteuren waarmee problemen zijn, zijn identificeerbaar in de ganse organisatie.

68 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (1) Volledigheid Van ieder rapport zijn de doelstellingen, structuur, inhoud en eigenaar duidelijk omschreven, ook in relatie met de verplichte inhoud die door bepaalde regelgeving wordt opgelegd. De ’master’ geeft zijn goedkeuring voor het gebruik van gegevens.

69 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (2) Correctheid Er bestaat voor de belangrijkste rapporten een checklist dat ter controle moet worden afgewerkt. Logische en rekenkundige controles worden uitgevoerd. Het gebruik van omvangrijke spreadsheets waarvan de veranderlijkheid niet afdoende gegarandeerd is, wordt zoveel mogelijk vermeden

70 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (3) Tijdigheid Voor jaarafsluitingen bestaat een draaiboek met de te respecteren data. Voor andere rapporten bestaat een kalender die strikt wordt nageleefd. Bij rapporten met een heel strikt tijdschema (= kort na verstrijken periode) wordt de toelaatbare foutenmarge bepaald

71 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.11. Financiële rapportering (4) Efficiëntie Er wordt regelmatig bij de gebruikers van de rapporten gepolst in welke mate de gerapporteerde gegevens voldoen aan de gebruikerswensen en doelstellingen van het rapport. Indien er een wijziging is in de totstandkoming van een rapport wordt dit bij het eerste aangepaste rapport duidelijk vermeld en het eventuele effect ten opzicht van de vroegere wijze medegedeeld

72 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (1) Onderverdeeld in : Vermogensgoederen Voorraden Kas en bank

73 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (2) vermogensgoederen Definiëren van welke goederen geïnventariseerd worden Eén verantwoordelijke olv leidend ambtenaar (eventueel nog subverantwoordelijken) Procedure voor buitengebruikstelling, verlies of beschadiging (eventueel opmaken vordering) Eén centraal systeem (randsystemen zijn mogelijk) Bijhouden juridische aard van het goed (huur, eigendom, …) Aansluiting met boekhouding Ook nog : ontwerp omzendbrief voor Vlaamse ministeries (nog verder te bespreken binnen werkgroep) !!!

74 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (3) Voorraden Definiëren van de voorraad goederen Voorkeur van permanente voorraad Minimaal 1 x per jaar fysisch geteld

75 3. Voorbeelden van risico’s en beheersingsmaatregelen
3.12. Vrijwaring vaste activa (4) Kas en bank Kasgelden tot minimum beperken Kasgelden boven bedrag x naar bank Dubbele handtekening


Download ppt "Willy Verschuere Departement Financiën en Begroting – Vlaamse overheid"

Verwante presentaties


Ads door Google