De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Project Verbetering Bedrijfsvoering VO Workshop congres 20 maart 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Project Verbetering Bedrijfsvoering VO Workshop congres 20 maart 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Project Verbetering Bedrijfsvoering VO Workshop congres 20 maart 2014

2 Opzet workshop • Korte kennismaking (waarom déze workshop, hoe staat het met de bedrijfsvoering op uw school?) • Korte uitleg over de opzet van het project • Beoordeling van een project-scan • Samenvatting van de projectopbrengsten tot dusver • Afronding van de workshop Doelen - informatie over het project - aandachtspunten voor de eigen bedrijfsvoering

3 Korte kennismaking • Welke school, functie • Waarom gekozen voor déze workshop • Hoe staat het met de eigen bedrijfsvoering, ‘Klaar voor de toekomst’?

4 Opzet van het project • Scan • Besluit toelating • Analyse en advies door tweetal senior adviseurs • Rapport en verbeterplan • Uitvoering verbeterplan • Slotgesprek

5 Activiteiten en resultaten in 2013 • Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) • Voorbereiding en uitvoering tranche 2013 • Productie instrumentarium: scan, werkwijze, analysemodel, lijst documenten en rekentool • Presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad • Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) • Communicatie met leden VO-raad (november 2013) • Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) • Minstens tien trajecten in tranche 2013 (en al aanmeldingen voor 2014) • Eerste algemene conclusies

6 Uitvoering tranche 2013 • Schoolbestuur vult scan in • Projectleiding interviewt invullende bestuurder(s) telefonisch • Besluit ja/nee toelating tot het project • Samenstelling projectduo (expertise/geen band) • Documentstudie, rekentool • Gesprek 1 • Rapport • Gesprek 2 • Eindrapport met PvA • Uitvoering door bestuurders (link met RvT) • Eindgesprek na zes maanden

7 •Financiële functie binnen de organisatie is kwalitatief en kwantitatief goed bezet •Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze medewerkers zijn duidelijk (functiebeschrijvingen) •Binnen de schoolleiding, het bestuur en de Raad van Toezicht is financiële expertise aanwezig •Allocatiemodel is transparant •P&C-cyclus is beschreven en geïmplementeerd •AO/IC is beschreven en geïmplementeerd •Mandaten zijn duidelijk •Inkoopproces ligt vast •Er is procuratieregeling (voor formatie en materiële uitgaven) •Er wordt gewerkt met kaderbrief begroting •Er is een recente risicoanalyse •Werking van de gebruikte systemen is goed •ICT is gewaarborgd •Er is aansluiting tussen personeel en financieel systeem •Kwaliteit van de data is betrouwbaar, o.m. door afspraken over vastlegging (bijv. codering) •Er is integrale managementinformatie •Men beschikt over relevante kengetallen •(Meerjaren)begroting en (meerjaren)formatieplan zijn van goede kwaliteit (onderbouwd door o.m. investerings- en onderhoudsplan) •Organisatiestrategie is duidelijk •Organisatiestructuur is transparant en adequaat •Besturingsmodel is duidelijk en functioneert •Managementstatuut en Toezichtskader functioneren in de praktijk •Rapportages aan CvB en RvT zijn adequaat Management & Organisatie Systemen & Informatievoorziening Kennis & Kunde & Kunde Processen & Procedures Cultuur Analysemodel Project Verbetering Bedrijfsvoering VO, versie 0.1

8 Documentanalyse - organogram - meerjaren beleidsplan - de jaarverslagen van de afgelopen drie jaren - managementletters - de actuele begroting - meerjarenbegroting en meerjarenformatieplan - besturingsmodel met visie op financiële functie - overlegstructuur - liquiditeitsplanning - rapportages - P&C kalender - managementstatuut - mandaat/procuratieregeling - functie-/competentieprofiel belangrijkste financiële functies, - opleidings-, ontwikkelings- en coachingsplan.

9 Instrument berekening kengetallen

10 Aan de slag met de scan • Deelnemers lezen en bespreken in drie- of viertallen een – fictieve – ingevulde scan. • Wat is hun oordeel, is hier sprake van een zwakke bedrijfsvoering en zou dit schoolbestuur moeten worden toegelaten tot het project? • Korte plenaire terugkoppeling

11 Samenvatting opbrengsten tranche 2013 Diversiteit aan casussen • Hoe handelen in transitieproces? • Cruciale functies niet of slecht bezet • Onjuiste beleidskeuzes • Geen borging. Alles hangt aan één persoon • Niet durven kiezen. Alleen maar de kaasschaaf • Louter beheersmatig • Uit de hand gelopen huisvestingsprojecten • Verantwoordelijkheden en competenties/instrumentarium matchen niet • Te kleine school in een te groot gebouw • Nieuw hoofd bedrijfsvoering, waar te beginnen? • Kwetsbare éénpitter

12 Voorlopige conclusies • Project voorziet in behoefte • Projectopzet voldoet • Schoolbesturen waarderen de aanpak • Opbrengst is ook: algemene casussen en leerpunten • Schoolbesturen komen in de problemen door niet, te laat of verkeerd handelen van bestuurders (en managers). Financiële problemen ontstaan (vrijwel) nooit door niet beïnvloedbaar onheil van buiten • Verbeterplannen van schoolbesturen op het terrein van de bedrijfsvoering zijn vaak te weinig concreet en/of worden onvoldoende gericht uitgevoerd • Bestuurders of ‘financials’ die falen qua bedrijfsvoering, lijken elders in de sector gemakkelijk weer aan de slag te komen • Er zijn over het algemeen voldoende cijfers voorhanden binnen de schoolorganisaties, maar de benutting laat te wensen over. Trends en risico’s worden vaak niet herkend in de cijfers • ‘Van rijk naar arm’ kan een schoolbestuur in een paar jaar overkomen

13 Opbrengsten 2013 • Workshopdeelnemers bespreken in drie- of viertallen de opbrengst Herkent men de problemen? Lijkt dit een dwarsdoorsnede van de sector? Hebben zij tips voor het sectorbreed uitdragen van de leerpunten van het project? • Korte plenaire terugkoppeling

14 Afronding van de workshop • Informatie over de tranche 2014 • Overige vragen en opmerkingen

15


Download ppt "Project Verbetering Bedrijfsvoering VO Workshop congres 20 maart 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google