De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

DMS: Van Livelink naar SharePoint

Verwante presentaties


Presentatie over: "DMS: Van Livelink naar SharePoint"— Transcript van de presentatie:

1 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh

2 Wie zijn wij? Andrea van Zoest Functioneel Beheerder DMS
Autoriteit Financiële Markten Albert Hoitingh Adviseur/consultant SharePoint Sogeti Nederland 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

3 Waar gaan we het over hebben?
Het huidige Livelink De toekomstige situatie Aandachtspunten Geleerde lessen tot nu toe 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

4 Het bestaande Livelink
Sinds 2000 in gebruik als DMS bij de AFM Bevat nu bijna 4 miljoen documenten (objecten) Werkomgeving en digitaal archief (maar nog geen RM) Iedere AFMer heeft toegang tot Livelink ‘Open tenzij’-principe wel veel afschermingen ivm functiescheiding (Chinese walls) 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

5 Het bestaande Livelink
3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

6 Het bestaande Livelink
Mappenstructuur: per afdeling, per gebruiker (personal workspace) en zgn. toezichtdossiers per instelling Gebruik van metadata o.a. voor categorieën inkomende post, uitgaande post en interne documenten Livelink is ontwikkelplatform: d.w.z .veel toepassingen in gebouwd o.a. postverwerkingstools, kenniscentra, signalenmanagement Waarom Livelink uitfaseren? Voorbereiden op die vraag. (zie businesscase, plan? Livelink ligt slecht bij AFM: slecht info terugvinden, gebruikersonvriendelijk keuze voor SP als platform (overall niet alleen als DMS) en daarbinnen past deze keuze SP 2010 volwassen platform 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

7 Waarom de overgang naar SharePoint 2010
Ontevredenheid over Livelink Keuze volledig herontwerp Livelink of nieuw DMS AFM beleid: Microsoft tenzij… SharePoint is al in gebruik voor o.a. intranet DMS functionaliteit in SharePoint 2010 volwassen Goede RM mogelijkheden En waarom nou die overgang naar Livelink? Daar zijn verschillende redenen voor: Veel klachten over Livelink: moeilijk informatie terug te vinden, ingewikkelde folderstructuur, beheer lastig (mn groepen, afschermingen) Keuze was: volledige herontwerp en upgrade Livelink of nieuw DMS AFM heeft beleid MicroSoft tenzij SharePoint is al in gebruik bij AFM voor intranet, projectensites en afdelingssites: ambitie om de samenwerk mogelijkheden daarin uit te breiden: nieuw DMS in SharePoint logische stap DMS in SharePoint 2010 volwassen , gebruikersvriendelijk, goede zoekmogelijkheden Ook goede Records management mogelijkheden in sharePoint 2010 3 april 2017 | Presentatie algemene PowerPoint

8 Microsoft SharePoint 2010 3 april 2017
DMS: Van Livelink naar SharePoint

9 Het toekomstige landschap
In de gewenste eindsituatie is een platform gerealiseerd wat is opgebouwd uit diverse componenten. Microsoft SharePoint 2010 neemt hierin een prominente plaats in. Dit platform vormt de basis voor het DMS en RMA, maar biedt de AFM medewerker ook samenwerkfuncties en een vernieuwd intranet. De AFM heeft ervoor gekozen om een duidelijk onderscheid aan te brengen tussen de werkomgeving (het DMS, intranet en samenwerkfuncties) en het archief (het recordsmanagement gedeelte). Binnen het SharePoint platform wordt een aantal cruciale functies centraal beheerd en aangeboden. Denk hierbij aan een taxonomie van metadata velden en een centrale zoekfunctie. Deze laatste gaat verder dan alleen SharePoint en zal ook het bestaande Livelink doorzoekbaar maken. Het platform kent meerdere koppelingen met andere toepassingen en platformen. Uiteraard zal inkomende en uitgaande post worden opgenomen in het DMS. Een documentgenerator voorziet in het eenduidig kunnen aanmaken van nieuwe documenten en het bestaande Zakenmagazijn gebruikt het DMS en RMA voor het benaderen van zaakgerelateerde documenten en records. De AFM Informatieplattegrond is het centrale beheer platform voor alles wat met informatie, metadata en processen te maken heeft. Het SharePoint platform is hiervan afhankelijk voor (een deel van) haar inrichting, bijvoorbeeld op het gebied van de taxonomie. 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

10 Onze route Inventarisatie van bestaande document type & metadata Interviews Workshops en demonstratie sessies (Impact)Analyse van van bestaande koppelvlakken en toepassingen Onderzoek naar migratie scenario’s Opstellen van gebruikscenario’s Communicatie en vervolgworkshops 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

11 Aandachtspunten Ontwerp Implementatie – technisch en organisatorisch
Metadata, taxonomie en de informatieplattegrond Classificatie en autorisaties Document types Bestaande applicaties Implementatie – technisch en organisatorisch Van folders naar metadata Bestaande werkwijzen Opleiding en begeleiding Migratie 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

12 Migratie – een project apart..
Aandachtspunten Rommel in = rommel uit (opschonen!) Ondersteuning van de medewerker Van folder naar andere structuur Metadata Versies Rechten Tooling Organisatie 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

13 Geleerde lessen, tot nu al
Scope creep Onderschatting Onbekendheid Blijven focussen op huidig platform Betrek de organisatie (business, IT en DIV)! Communicatie Scope creep (dms, rma, collaboration, wikis, kennismanagement, etc…) Onderschatting (het is AFM breed) Onbekendheid (wat is SharePoint?) Blijven focussen op huidig platform (zowel technisch als organisatorisch) Business, IT en DIV Communicatie naar de business: goed vertellen wat je gaat doen, betrokkenheid en draagvlak creëren, trainingen heel belangrijk! 3 april 2017 DMS: Van Livelink naar SharePoint

14 Dank voor uw aandacht Vragen?


Download ppt "DMS: Van Livelink naar SharePoint"

Verwante presentaties


Ads door Google