De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Effectief Vergaderen Floris Wolswijk 24-07-2013. 2 Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur • Waarom deze cursus? • Wat.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Effectief Vergaderen Floris Wolswijk 24-07-2013. 2 Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur • Waarom deze cursus? • Wat."— Transcript van de presentatie:

1 Effectief Vergaderen Floris Wolswijk

2 2 Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur • Waarom deze cursus? • Wat is mijn achtergrond? • Waarom vergaderen? • Zeven veelgemaakte fouten • Wanneer vergaderen? • Evaluatie Inhoudsopgave

3 Doel cursus

4 4 Optimaliseren van tijdsbesteding omwille de effectieve vooruitgang van onze centrale kernwaarden Doel Tools geven om zo effectief mogelijk te vergaderen Richting en nut geven aan vergaderingen Het tijdsbestek van vergaderingen verminderen De inhoud van vergaderingen optimaliseren

5 Mijn achtergrond met vergaderen

6 6 Jarenlange ervaring als gedreven voorzitter met zowel methodologische kennis/theorie als ook praktijk ervaring • 09/10 – Voorzitter Beleggingsdispuut Borsa Valori • 10/11 – Voorzitter S.F.V. Cedo Nulli • 11/12 – Voorzitter S.F.V. Cedo Nulli • 13 – Voorzitter S.F.V. Cedo Nulli • 13 – Project De Kleine Consultant • 13 – Actief floriswolswijk.com Ervaring

7 Waarom vergaderen?

8 8 De drie voornaamste doelen van vergaderingen zijn 1) het delen van kennis, 2) het nemen van besluiten, en 3) samen tot oplossingen komen Informatieve Vergaderingen •Het doel is om iets te communiceren •Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen Beslissing Nemende Vergaderingen •Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie •Management vergaderingen Samenwerkende Vergaderingen •Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen •Werkmeetings, Brainstormen Waarom vergaderen

9 Zeven veelgemaakte fouten 1. Missen van faciliteiten

10 10 Missen van faciliteiten kan funest zijn voor een effectieve vergadering, door het ontbreken van een ruimte of ondersteunende materialen Ruimte •Geen reservering gemaakt •Luidruchtige omgeving Ondersteunende Materialen •Presentatie mogelijkheid ontbreekt •Presentatie zelf vergeten •Whiteboard afwezig Fout 1: Missen van faciliteiten, fout

11 11 Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Ruimte •Ruim van te voren reserveren van ruimte •Locatie aanpassen aan behoeften van vergadering •Verschillende gebouwen en externe locaties overwegen Ondersteunende Materialen •Beeldscherm kabel altijd paraat hebben •Presentatie op USB meenemen en naar jezelf mailen •Whiteboard stiften altijd op handige plek bewaren Fout 1: Missen van faciliteiten, goed

12 12 Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Fout 1: Missen van faciliteiten, richtlijnen Richtlijnen Reserveer ruim van te voren een ruimte Pas de locatie aan naar de behoefte van de vergadering Zorg voor alle relevante ondersteunende materialen zoals een USB, beeldschermkabel, whiteboard stiften, etc.

13 Zeven veelgemaakte fouten 2. Misvatting van het doel

14 14 Misvatten van het doel zorgt voor verschillende verwachtingen voor deelnemers aan de vergadering Fout 2: Misvatting van het doel, fout Amalia •Informatie delen •“Ik wil jullie graag vertellen over de twee opties waar de commissie aan denkt” Caitlin •Brainstormen •“Pff, ik denk dat Rusland wel een beetje koud is hoor, wat vinden jullie van Marokko?” Bart •Beslissing nemen •“Jongens ik stem voor Macedonië en Albanië voor de studiereis” 8.Studiereis

15 15 Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden Fout 2: Misvatting van het doel, goed 8.Studiereis 8.1.Informatie delen 8.2.Brainstormen 9.NMUN 9.1.Informatie delen 9.2.Beslissing nemen

16 16 Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden Fout 2: Misvatting van het doel, richtlijnen Richtlijnen Verdeel de agendapunten in de drie doelen Begin voornamelijk met informatie delen Geef agendapunten waarbij besloten moet worden voorkeur boven brainstorm punten (ivm cognitieve belasting)

17 Zeven veelgemaakte fouten 3. Ontbreken agenda

18 18 Zonder agenda kan er geen richting worden gegeven aan een vergadering en wordt deze stuurloos zonder einddoel Fout 3: Ontbreken agenda, fout Kaderloos •Alles kan besproken worden, geen grens Stuurloos •De vergadering kan alle kanten op gaan Onduidelijkheid •Geen voorbereidingen mogelijk op punten Structuurloos •Belangrijke en overbodige onderwerpen op zelfde voet

19 19 Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Fout 3: Ontbreken agenda, goed Kader •Afbakening van wat er besproken zal worden, en wat niet! Richting •Specifiek over de richting van onderwerpen Duidelijkheid •Voorbereiding standpunten en inlezen mogelijk Structuur •Belangrijke punten eerst, onbelangrijke punten weggelaten

20 20 Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Fout 3: Ontbreken agenda, richtlijnen Richtlijnen Maak een zo compleet en specifiek mogelijke agenda Verstuur de agenda tijdig Vestuur relevante stukken mee wanneer mogelijk

21 Zeven veelgemaakte fouten 4. Ontbreken van een voorzitter

22 22 Ontbreken van een voorzitter zorgt voor verlies van tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, fout Tijd •De vergadering kan eindeloos doorgaan Snelheid •Iedereen zal bij elk punt zijn zegje willen doen Agenda •Punten worden door elkaar besproken wanneer leiding ontbreekt Actielijst •De actielijst wordt niet actief bijgewerkt/verdeeld

23 23 Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, goed Tijd •De vergadering heeft een duidelijke begintijd en eindtijd Snelheid •Nadat alle informatie is geuit, wordt het punt afgesloten (of volgt een beslissing/brainstorm) Agenda •Punten worden na elkaar besproken in de aangegeven volgorde Actielijst •De actielijst wordt actief bijgewerkt en actiepunten worden aan de juiste personen toegewezen

24 24 Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, richtlijnen Richtlijnen Geef precies aan wanneer de vergadering begint (en begin dan) en geef de eindtijd aan! Geef iedereen genoeg ruimte, maar voorkom herhaling Zorg dat alle actiepunten duidelijk worden verdeeld en dat deze worden bijgehouden

25 Zeven veelgemaakte fouten 5. Compulsieve praters

26 26 Eindeloos praten voegt niks extra toe aan de vergadering en is een verspilling van de tijd van alle aanwezigen Fout 5: Compulsieve praters, fout Het gemaakte punt Argumenten Voorbeeld Elaboratie Verspilde tijd

27 27 Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Fout 5: Compulsieve praters, goed Het gemaakte punt Argumenten Voorbeelde n Het gemaakte punt Argumenten Voorbeelden

28 28 Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Fout 5: Compulsieve praters, richtlijnen Richtlijnen Geef ondersteunende argumenten en eventueel een voorbeeld Vermijd onnodige herhaling en elaboratie Vat bijdragen wel samen (als voorzitter) voor het overzicht

29 Zeven veelgemaakte fouten 6. Afgeleide deelnemers

30 30 Afgeleide deelnemers zorgen voor een onduidelijke vergadering waarbinnen men elkaar niet de verdiende aandacht schenkt Fout 6: Afgeleide deelnemers, fout Multitasken •Iedereen is bezig met twee of meer dingen tegelijk Gedachten afwezig •Men zit met zijn hoofd bij de volgende borrel, vorige vriendje, etc. Multimedia •Mobieltjes trillen, s geven een bliep, etc. Afleiding •De radio verstoort het gesprek en de omgeving is niet rustig

31 31 Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Fout 6: Afgeleide deelnemers, goed Unitask •De vergadering is het enige waar iedereen mee bezig is Gedachten focus •Andere gebeurtenissen worden tijdelijk losgelaten Multimedia •Mobieltjes liggen opgeborgen, de computer staat op stil, etc. Afleiding •De rest van de omgeving is stil en geeft geen aanleiding tot afleiding

32 32 Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Fout 6: Afgeleide deelnemers, richtlijnen Richtlijnen Berg mobieltjes en ander afleidend materiaal voor de vergadering op Bespreek van te voren als er frustraties, persoonlijke omstandigheden, of andere dingen zijn Heb de vergadering in een rustige omgeving zonder afleidingen

33 Zeven veelgemaakte fouten 7. Vergadering uitkomsten

34 34 Uitkomsten (actielijst) van de vergadering wordt niet actief bijgehouden en nageleefd ActielijstUitvoeringFalen Fout 7: Vergadering uitkomsten, fout

35 35 Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang ActielijstUitvoering Vooruitgang Fout 7: Vergadering uitkomsten, goed

36 36 Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang Fout 7: Vergadering uitkomsten, richtlijnen Richtlijnen Bespreek tussen vergaderingen de voortgang over actiepunten Help elkaar waar nodig om actiepunten ruim voor de deadline te behalen Durf om hulp te vragen met het uitvoeren van actiepunten

37 Wanneer vergaderen?

38 38 Vergaderen is noodzakelijk wanneer je 1) informatie moet delen, 2) besluiten moet nemen, en 3) samen tot oplossingen komen Informatie Delen •Het doel is om iets te communiceren •Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen Besluiten Nemen •Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie •Management vergaderingen Samenwerken •Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen •Werkmeetings, Brainstormen Wanneer vergaderen

39 Samenvatting

40 40 Effectieve vergaderingen zijn diegene waarbij iedereen is voorbereid. Er is een agenda, alle faciliteiten zijn er, een voorzitter, een actielijst en een strakke planning van de vergadering. De vergadering geeft naderhand een voldaan gevoel aan alle deelnemers Samenvatting Goede voorbereiding •Faciliteiten •Doel van vergadering AgendaVoorzitter AandachtActielijst

41 Evaluatie

42 42 Wat vonden jullie er van? Was dit genoeg? Wat willen jullie volgende keer zien? Evaluatie

43 43 Handige links over effectief vergaderen • tm tm • Links


Download ppt "Effectief Vergaderen Floris Wolswijk 24-07-2013. 2 Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur • Waarom deze cursus? • Wat."

Verwante presentaties


Ads door Google