De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

1 Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem.

Verwante presentaties


Presentatie over: "1 Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem."— Transcript van de presentatie:

1 1 Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem

2 2 •vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert •vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent •vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …” Kennismaking

3 3 Als deelnemer •heb je meer inzicht in elementen die je vergadering efficiënter kunnen maken •leer je je vergaderstijl beter kennen •oefen je vergadervaardigheden •denk je na over de rol van voorzitter in een vergadering •keer je terug met concrete actiepunten Vaardig vergaderen - doelstellingen •individuele- en groepsreflectie •inbrengen van kader •ervaringsoefening aanpak:

4 4 •Een goede vergadering is voor mij … (vul de zin aan op een post-it) Intro

5 5 •informatie bij de groep •probleem ingewikkeld •groep heeft er belang bij •belangrijke onderwerpen •tijd beschikbaar •aanvaarding groep belangrijk •leren van elkaar belangrijk Wanneer vergadering inschakelen?

6 6 Vergadering als systeem

7 7 Effectief vergaderen: basisbouwstenen  Het doel is duidelijk voor iedereen  Consensus over wat we willen bereiken  De meeting is noodzakelijk  Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan  We wijken niet van het doel af Doelen  De juiste mensen zijn aanwezig  Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring  Iedereen is voorbereid  Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op  De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie  De secretaris noteert Rollen  Er is een agenda  We zijn het eens over de organisatie van de vergadering  Duidelijke afspraken  Het beslissings- proces wordt aangepast aan het onderwerp  Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt  De vergadertijd is gestructureerd Procedures  Ik luister  Ik draag actief bij  Ik ben bereid mijn eigen mening in vraag te stellen  Er is een open communicatie met respect en vertrouwen Interactie

8 8 •Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen •Oefening in duo  Maak een diagnose aan de hand van de basisbouwstenen  Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de vergadering •Draai de rollen om Diagnose van een eigen vergadering

9 9 •de vergadering geen zin heeft •het doel van een vergadering niet duidelijk is •de vergadering onvoldoende goed voorbereid is •praktisch-organisatorische elementen niet in orde zijn •je niet met de juiste mensen rond de tafel zit •er een gebrek aan vaardigheden is •er een gebrek aan dossierkennis is •persoonlijke belangen primeren, waardoor onderhandelen aangewezen is •er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is •... Een vergadering kan mislukken als …

10 10 1. Groepsdoel aan de orde stellen 2. Groepsdoel verduidelijken 3. Vragen om door te werken 4. Een gespreksvolgorde voorstellen 5. Naar het onderwerp terug brengen 6. Proberen tot besluitvorming komen 7. Vragen naar heldere werkafspraken Communicatieve functies (1)

11 11 8. Feiten en meningen inbrengen 9. Uitwerken van de inbreng van anderen 10. Samenvatten van de gespreksfases 11. Co ö rdineren wat gezegd is 12. Akkoord gaan met anderen 13. Actief luisteren 14. Vragen om anderen te laten uitspreken Communicatieve functies (2)

12 Aanmoedigen om mee te doen 16. Vragen om op elkaar in te gaan 17. Groepsgevoel formuleren 18. Bemiddelen bij conflict of spanning 19. Waardering uitspreken 20. Zorgen dat iedereen een taak krijgt Communicatieve functies (3)

13 13 13 Procedures (=Efficiëntie) Mensen (=Rollen & Interactie) Doel (=Effectiviteit) Voorzitter Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter

14 14 De 5 V’s van voorzitten en vergaderen Verduidelijken  Wat bedoel je?  Hoezo?  Kun je een voorbeeld geven? … Verbreden  Hoe kunnen we dit nog bekijken?  Zijn er nog andere invalshoeken?  Met wat heeft dit nog te maken?  Wat is de volgende stap? … Verdiepen  Waarom is dat zo?  Wat is er concreet veranderd wanneer het probleem is opgelost? … Verbinden  Hoe sluit wat je nu zegt aan bij wat [naam] vertelde?  Welke standpunten sluiten bij elkaar aan?  Hoe hebben we deze bijeenkomst ervaren? … Verkorten  Wat is de essentie van je idee?  Wie kan dit samenvatten?  Laat ons samenvatten, wie doet wat wanneer? …

15 15 •De goed werkende vergadergroep, opdracht:  Je taak bestaat er in een rangschikking te maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep.  Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen. Oefening

16 16 •Hoe heb je deze vorming ervaren? Afronden

17 17 •titel vergadering •datum, plaats, uur •genodigden •per agendapunt  onderwerp (+ wie voorzit)  bedoeling: informatie, gesprek,...  vragen  suggestie over ‘hoe voorbereiden?’ •wervende stijl Agenda, een voorstel

18 18 •Informeren  informatie geven informatie krijgen  informatie vragen informatie geven  informatie uitwisselen beide •Gesprek voeren  gedachtewisseling mee praten  probleemoplossing mee denken  besluitvorming mee beslissen  beslissingsuitvoering mee uitvoeren Soorten agendapunten

19 19 Effectiviteit van een agenda

20 20 Het diverse werk tussen twee overlegmomenten verslag typen en verspreiden bepaalde informatie verzamelen een kwestie onderzoeken voorbereidende nota’s opstellen verslag brengen aan iemand zoeken naar input van externe overleg X+1 overleg X … tussentijds overleg met subgroep


Download ppt "1 Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem."

Verwante presentaties


Ads door Google