De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Taken op maat van beschikbare tijd Ontwikkeling van een instrument om werkdruk in kaart te brengen en te beheren/beheersen' Huget Désiron ET – Eur. Reg.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Taken op maat van beschikbare tijd Ontwikkeling van een instrument om werkdruk in kaart te brengen en te beheren/beheersen' Huget Désiron ET – Eur. Reg."— Transcript van de presentatie:

1 Taken op maat van beschikbare tijd Ontwikkeling van een instrument om werkdruk in kaart te brengen en te beheren/beheersen' Huget Désiron ET – Eur. Reg. Ergonome Drs. Arbeid & Gezondheid Arbeids Consulting Team bvba Inleiden: Wie zijn wij ? ACT en Familiehulp Ik zal kort vertellen vanuit welke probleemervaring wij vertrokken zijn, en wat de doelstellingen zijn van het instrument is dat wij ontwikkeld hebben. Huget gaat dieper in op de theoretische basis en het proces van het ‘ontwikkelen van zo’n instrument’. (eventueel aan het einde: demo met cliëntsituatie  als er tijd genoeg is: daarom zou ik dit niet bij het begin aankondigen)

2 Overzicht Doelstelling project Taken Op Maat van beschikbare tijd
The making of… Probleemanalyse Voorstelling instrument (versie voor verzorgenden) Verduidelijking aan de hand van een casus 2

3 Doelstelling Doelstelling is preventie van ziekteverzuim door verminderen van werkdruk bij basiswerkers. Hoe ? Door het afstemmen van draagkracht en draaglast. TOM- score ‘Basisfoto’ van de arbeidsbelasting is daarvoor de 1e stap (zie casus Gilbert) Naar de cliënt toe: objectivering van de taken/tijd  middel om goede afspraken te maken en tijdsdruk te vermijden. Naar de medewerker toe: objectivering van de risico’s op belasting Aan de hand van de TOM –score wordt het mogelijk om de draaglast af te stemmen op de individuele draagkracht (zie casus Anita)

4 Projectstructuur Projectteam: Stuurgroep:
3 basiswerkers CPBW 1 bediende CPBW (=continuïteitsverantwoordelijke) 1 sectorverantwoordelijke 1 PIT – coach 1 stafmedewerker ZDV 1 stafmedewerker HRM 1 preventieadviseur Stuurgroep: 1 manager ZDV 1 manager HRM 1 manager PIT 1 ZR directeur Advisering door hoofd IDPB Projecteigenaar: directeur HRM Projectmedewerker Partnerorganisatie: ACT Desiron bvba Projectstructuur toelichten Wat betekent het feit dat dit een ESF project is ? Middelen Oproep 89  werkbaar werk (kwaliteit van de arbeid) is de doelstelling van de oproep van ESF. Dit geldt voor alle medewerkers en vooral ook voor personen uit kansengroepen (verduidelijken wat de doelstelling van het ESF is – héél kort) Innovatieproject  vereist de ontwikkeling van een instrument of methodiek Voorwaarden: testing, … Partnerschapsovereenkomst met ACT Désiron Expertise op gebied van ergonomie

5 The making of…. Maatwerk
Betrokkenen betrekken Uitvoerders Team-leaders PBW & hiërarchische lijn Management Aanreiken van wetenschappelijke en theoretische informatie op maat en tempo van projectgroep Iedereen werkt met zelfde info Iedereen kan vragen stellen Verwerking van info Neuzen in dezelfde richting

6 The making of… Maatwerk
Participatieve aanpak : Alle geledingen in de organisatie hebben hun eigen …. Rol Inzichten Weerstanden Meenemen wat er al in organisatie is aan : Kennis Methodes Materiaal / instrumenten Accepteren van uiteindelijke resultaat Kunnen Willen Durven

7 Maatwerk voor Familiehulp door :
Participatieve ergonomie: Ervaringsdeskundigheid Betrekken van de betrokkenen In kaart brengen van : Arbeidsbelasting via Aanwezige kennis Aanvullende informatie Arbeidsbelastbaarheid via Overleg met preventiedienst Inbreng personeel Werkbare en geloofwaardige methodiek voor inschatten van taken op maat binnen de beschikbare tijd & bestaande structuur/cultuur

8 Innovatief omwille van :
Meenemen van alle bedrijfsgeledingen (incl. PA, Q, HR, …) Toepassen van holistische benadering (gekend in zorgsituaties) op situatie personeel Benutten van instrumenten gericht op bedrijfsgerichte setting in zorggerichte aanpak (out of the own box thinking…)

9 Kennisachtergrond Wetenschappelijke basis
Ergonomie (model van Van Dijk) Begripsinhouden Arbeidsinhoud Arbeidsbelasting Arbeidsomgeving Arbeidsverhoudingen Arbeidsomstandigheden Stress & psychosociale belasting

10 Kennisachtergrond Instrumenten Ervaringsdeskundigheid
Eigen aan de organisatie BEL-score / zorgprotocol Knipperlichtmeter Evalueren van deelaspecten: Houdingsbelasting (OWAS) Tijdsbesteding (MMO) Taakanalyse (Dul) Tijdsinschatting (MTM) Ervaringsdeskundigheid Eigen mensen Anderen in zorgsector (lijsten tijdsregistratie NL)

11 Probleemomschrijving
Uit de bevraging die er is geweest in het eerste deel van het project bleek dat ‘werkdruk’ 1 van de belangrijkste oorzaken is van het ziekteverzuim van de verzorgenden. Deze resultaten zijn een bevestiging van het PROXIMA – onderzoek dat in … is uitgevoerd. Gevolgen hiervan zijn: kortdurend en langdurig ziekteverzuim verzoorzaakt door zowel psychische als fysieke klachten. Psychische klachten: burn out, demotivatie, vervreemding van de cliënt, … Fysiek: rugklachten, … (62% van de verzorgenden kampt volgens het PROXIMA onderzoek op geregelde basis met rugklachten  oorzaken zijn niet alleen fysiek van aard maar ook stress en werkdruk spelen een belangrijke rol) Complex probleem en daarom zijn we begonnen met (alvorens hiermee aan de slag te gaan) probleemanalyse en literatuurstudie gedaan.

12 Probleemomschrijving
Uit de bevraging die er is geweest in het eerste deel van het project bleek dat ‘werkdruk’ 1 van de belangrijkste oorzaken is van het ziekteverzuim van de verzorgenden. Deze resultaten zijn een bevestiging van het PROXIMA – onderzoek dat in … is uitgevoerd. 2e TO DO – lijstje op zaterdag  Hoe vaak maak je niet zo’n lijstje aan het begin van de dag (ik alleszins) en daarop zet je dan alles dat moet gebeuren (naar de winkel, poetsen, strijken, …) om dan op het eind van de dag vast te stellen dat je maar drie of vier zaken gedaan hebt. Resultaat: frustratie, teleurstelling, stress,… Het had al geholpen als je op de verschillende agendapunten of taken een tijd had geplakt – dan had je er rekening mee gehouden en misschien al kunnen op anticiperen. Vertaald naar de situatie van de verzorgenden in Familiehulp: zorgprotocol is hun ‘TO – DO lijstje’. Ook voor hen is het heel frustrerend en teleurstellend om weer eens niet alle TO DO’s afgewerkt te krijgen omdat er te weinig tijd is. Het TOM – instrument wil daar een oplossing voor aanbieden.

13 Probleemomschrijving
Centraal element: afstemming taken/tijd Maar er is méér: Cfr. Karasek Fysiek belastende cliëntsituaties Psychisch belastende cliëntsituaties  Vraag: “Welke elementen in de cliëntsituatie zorgen ervoor dat risico op de ‘ervaring van werkdruk’ verhoogt ?” Voorbeeld tijdsmetingen die de basiswerkers uit projectteam zelf gedaan hebben: dit maakte duidelijk dat tijd niet alles is In het begin van ons project hebben we hierop gefocust bij de probleemanalyse: welke elementen in de cliëntsituatie …” In de literatuur en in de dagelijkse praktijk zijn we op zoek gegaan naar die elementen die ervoor zorgen dat de werkdruk verhoogt. Dit was een voortdurende wisselwerking. Gestart met een ‘open vraag’ – gekoppeld aan de literatuur – van daaruit verder gewerkt en gezocht of er bijkomende elementen waren  resultaat = oplijsting van items die onder te verdelen zijn in verschillende categorieën. Aanduiding: hier is een specifiek kenmerk van de thuiszorg: de ‘werkomgeving’ is steeds wisselend – naargelang de cliëntsituatie 4 A’s van kwaliteit van de arbeid: Inhoud Omstandigheden Verhoudingen Voorwaarden  In elk van deze zitten elementen die het ‘risico op belasting verhogen’

14 Probleemomschrijving
“Welke elementen in de cliëntsituatie zorgen ervoor dat risico op de ‘ervaring van werkdruk’ verhoogt ?” Draaglast in specifieke cliëntsituatie 4 A’s (Kwaliteit van de arbeid) Arbeidsinhoud Arbeidsomstandigheden Arbeidsverhoudingen Arbeidsvoorwaarden Fysieke belasting Psychosociale belasting Organisatorische belasting Belasting door werkomgeving 4 A’s van kwaliteit van de arbeid (definities opzoeken): Inhoud Omstandigheden Verhoudingen Voorwaarden In elk van deze zitten elementen die het ‘risico op belasting verhogen’ Tegelijkertijd merkten we ook dat er verschillende soorten ‘belasting’ zijn in de cliëntsituatie en dat we die niet allemaal op 1 hoopje kunnen gooien. Situatie kan fysiek zwaar zijn maar niet psychosociaal zwaar  samen zorgt dit voor gemiddelde belasting. MAAR als een verzorgende terecht komt in vier situaties die fysiek belastend zijn is er wel een probleem. Dit zouden we er niet uit kunnen halen als we de opdeling weglaten. Voorbeelden zoeken van items

15 Probleemomschrijving
Resultaat probleemanalyse: Tijdsdruk is een centraal onderdeel van werkbelasting maar dit laatste is zéker niet te herleiden tot tijdsdruk. Oplijsting van items (kenmerken van de cliëntsituatie) die het risico op belasting verhogen en de ‘ervaring van werkdruk’ met zich meebrengen.  = basis voor het TOM - instrument Samenvatting geven Zijn er nog vragen over dit stukje ? Dit is dus heel kort uitgelegd de probleemstelling waarmee wij te maken hebben gehad. De afzonderlijke items zijn het resultaat van onze probleemanalyse én de basis van het instrument Tijdsdruk is evenzeer 1 van die items  Beheersbaar maken door ervoor te zorgen dat taken en tijd op mekaar afgestemd zijn De andere elementen kunnen in kaart gebracht worden + ‘spreiding nodig’ OF soms andere stappen.

16 Instrument Taken op Maat
Wat is het NIET ? Het is geen methode om te bepalen hoeveel tijd een verzorgende krijgt per taak. Het is dus ook zeker niet de bedoeling zoals in Nederland dat dit op één of andere manier geregistreerd wordt (cfr. minutenregistratie waarop veel protest komt)

17 Instrument Taken op Maat
Wat is het NIET ? Vastleggen van de tijd die een verzorgende krijgt per taak  cfr. minutenregistratie in Nederland Allesomvattend  we meten enkel draaglast in cliëntsituatie (afstemming op verzorgende gebeurt achteraf) Vervanging van het menselijk contact  Overleg tussen cliënt en aanpassingen aan de praktijksituatie zijn uitgangspunt. Statisch  Bedoeling is dat het instrument wijzigt doorheen de tijd na herijkingen of overleg met verzorgenden.

18 Instrument Taken op Maat
Wat is het WEL ? Objectivering van de draaglast per cliëntsituatie met als doel: Naar de medewerker toe  = middel om af te stemmen op de individuele draagkracht (door het vermijden van alarmerende cliëntsituaties of te zorgen voor evenwicht) Naar de cliënt toe  = middel om te bepalen of de eisen die gesteld worden realistisch zijn of niet Basisfoto van de belasting in een gegeven cliëntsituatie 3e stap tijdens of vlak na intake Foto’s zoeken Doelstelling is duidelijk afgebakend en beperkt tot wat het is Criteria(geformuleerd door projectteam bij aanvang en verder verfijnd na verloop van tijd) ‘Basisfoto’ van de werkbelasting in een specifieke cliëntsituatie We willen zowel ‘preventief’ als ‘curatief’ kunnen werken In eerste instantie in te vullen door SV bij intake – vervolgens aan te vullen in overleg met de basiswerkers Link met taken moet duidelijk zijn Zoveel mogelijk gebruik maken van wat er al is: BEL – zorgprotocol – items maatwerk Het instrument mag niet te lang zijn Het instrument moet toegankelijk zijn Rekening houden met het onderscheid ZORG/PIT

19 Instrument Taken op Maat
TOM-score is een ‘basisfoto’ van de werkbelasting van de verzorgende in één specifieke cliëntsituatie Door het invullen van een vragenlijst en takenfiche voor elke cliëntsituatie komt men tot deze score. Deze samengestelde score bestaat uit 5 kerncijfers die elk naar een bepaald type belasting verwijzen: Samenvatting bovenaan met scores rood – oranje – groen om in één oogopslag te zien waar eventuele problemen zich situeren.  We schatten ‘het risico op belasting in !!!!’ en proberen dit te objectiveren 19

20 Instrument Taken op Maat
20

21 Instrument taken op maat
Versie voor verzorgenden (ook voor huishoudhulpen wordt instrument ontwikkeld) Prototype in Excel: Tabblad 1: BEL-score + andere gegevens die reeds worden verzameld ivm de cliëntsituatie Tabblad 2: Zorgprotocol Tabblad 3: Tijdsinschatting Tabblad 4: TOM-score

22 Stap 3: Tijdsinschatting (afstemming taken/tijd)
Structuur intake Stap 1: BEL-score (= meten graad van zorgbehoevendheid) Stap 2: Taakafspraken Maken (= zorgprotocol) Stap 4: TOM-score van de cliëntsituatie Taken in combinatie met tijd en zorgbehoevendheid leveren indicatie voor belasting in de situatie Zorgbehoevendheid levert indicatie voor uit te voeren taken Algemene score Subscores: Huishoudelijke ADL Lichamelijke ADL Sociale ADL Geestelijke gezondheid TOM-score van de situatie: Fysieke belasting Psychosociale belasting Organisatorische Belasting door de werkomgeving Taken Toilet Was Strijk Verstelwerk Tijdsinschatting frequentie standaardtijd per taak Linken in Excel: omzetting in TOM-score Linken in Excel Linken in Excel: omzetting in TOM-score

23 Verduidelijking adhv een casus
Casus : Gilbert (cliënt van Familiehulp sinds 2004 na plotse dood van zijn vrouw) Situatieschets / zorgbehoefte: blind sinds enkele jaren hulp in het huishouden, bij het eten en toezicht bij het nemen van zijn medicatie nogal veeleisend vaak neerslachtig omwille van het verlies van zijn vrouw en het gebrek aan sociale contacten sinds hij blind is geworden. Woning is serviceflat in de binnenstad (file/parkeerprobleem)  verzorgenden komen vaak te laat  bron van ergernis voor : Verzorgende zelf Gilbert Gebruik van het instrument toelichten ondertussen: Stap 1: Invullen van de BEL-score en cliëntgegevens uit het maatwerk Stap 2: Invullen van het zorgprotocol Stap 3: Invullen van het tabblad ‘tijdsinschatting’ Vul het aantal beurten in per week. Kolom ‘aantal keer’ (= aantal keer dat taak per week uitgevoerd moet worden) nakijken. Indien het voorspelde aantal niet overeenkomt met de realiteit kan dit worden aangepast. Drie aandachtspunten hierbij: Onderhoud (vb. indien niet wekelijks alle vloeren onderhouden moeten worden – 0,5) Verzorging kledij Maaltijden Kolom gecorrigeerde tijd: indien er ‘verzwarende’ of ‘verlichtende’ factoren zijn kan de tijd per taak worden aangepast. Aandachtspunten: Toilet (indien men niet volledig gewassen dient te worden – verlaging naar 10 minuten) Avondmaal (indien dit een broodmaaltijd betreft ipv warme maaltijd – verlaging naar 15 minuten) Boodschappen (vb. winkel is naast de deur, betreft enkel naar de bakker gaan,…) Tijd afspreken met cliënt (bovenaan), zich hiervoor baserend op de berekening door het instrument. Indien dit niet lukt: in onderling overleg taken schrappen in zorgprotocol of afspreken dat bepaalde zaken maar tweewekelijks dienen te gebeuren (vb. onderhoud vloeren). STAP 4: Invullen van de TOM-score Wordt grotendeels vooraf berekend op basis van de informatie die reeds in voorgaande stappen is ingegeven. Blauwe vlakken overlopen en de vlakken invullen die kunnen ingevuld worden op basis van de inschatting bij intake / herijking. Opmerking: het is normaal dat men bij intake over bepaalde items te weinig informatie heeft. In zo’n geval gaan we er vanuit dat het item de belasting niet verhoogt. Het instrument is dynamisch; wanneer later in overleg met de verzorgenden blijkt dat er problemen of andere indicaties zijn, wordt dit aangepast door de SV zodat de ‘basisfoto arbeidsbelasting’ als het ware scherper gesteld wordt. .

24 Tabblad 1: BEL - score

25 Tabblad 2: zorgprotocol

26 Tabblad 3: tijdsinschatting

27 Tabblad 4: TOM – score

28 Toepassingsmogelijkheden
Tijdsinschatting  zorgen voor goede afstemming taken/tijd In overleg met cliënt wordt een objectieve maatstaf benut om te bepalen of eisen realistisch zijn of niet. ‘Bewaken’ van de draaglast in een specifieke cliëntsituatie Indien niet zijn er verschillende mogelijkheden: Tijd aanpassen (vb. 10 u ipv 6u) Taken schrappen (vb. niet koken – hiervoor wordt andere oplossing gezocht in cliëntsysteem) Frequentie van taken aanpassen (vb. om de twee weken onderhoud vloeren ipv elke week) Ruimer kader ESF: jobbehoud, reïntegratie van zieke medewerkers, 50+ medewerkers langer aan het werk houden (preventie van ziekte en ziekteverzuim, vat krijgen op en verminderen van de werkdruk, arbeidsreïntegratie en jobbehoud, …)

29 Toepassingsmogelijkheden
TOM-score  Evenwicht draagkracht en draaglast bewaken Preventief: bij de opmaak planning Bij tijdelijke of verminderde draagkracht Oorzaken opsporen bij signalen van verhoogde draaglast

30 Vb: gebruik bij opmaak planning
30

31 Belangrijkste troeven
Beperkte tijdsinvestering Biedt zicht op de werkomgeving en de mogelijkheden om verbetering aan te brengen Communicatiemiddel tussen intaker en degene die de planning opmaakt Digitaal (integratie in bestaande software-applicaties mogelijk) Continuïteit waarborgen Het geeft zicht op de werkomgeving van de medewerker en biedt mogelijkheden om verbeteringen aan te brengen. Communicatiemiddel tussen intaker en degene die de planning opstelt (indien niet dezelfde persoon). Digitaal: integratie in het maatwerk en in de GWP mogelijk Beperkte tijdsinvestering door het digitaal invullen en doordat de informatie gehaald wordt uit de BEL en het zorgprotocol. Continuïteit waarborgen bij vervanging van de sectorverantwoordelijke: de informatie die in de TOM-scores vervat zit is nu enkel gekend in hoofde van de individuele verantwoordelijke.

32 Verdere stappen Versie verzorgenden = afgewerkt
Implementatie opzetten Versie huishoudhulpen finaliseren: HHH zorg HHH dienstencheques (andere aanpak nodig) Extern FOD WASO erkenning (Prijs van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk, Thema 2011 : tweede prijs in categorie “projecten”) Disseminatie (ESF) – instrument ontwikkeld voor de sector Evaluatie en bijsturen (borgen & evolueren…)

33 Dank U Voor uw aandacht


Download ppt "Taken op maat van beschikbare tijd Ontwikkeling van een instrument om werkdruk in kaart te brengen en te beheren/beheersen' Huget Désiron ET – Eur. Reg."

Verwante presentaties


Ads door Google