De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

05/07/2002 Organisatieboek FOD Financiën Deel 1: Organisatiestructuur.

Verwante presentaties


Presentatie over: "05/07/2002 Organisatieboek FOD Financiën Deel 1: Organisatiestructuur."— Transcript van de presentatie:

1 05/07/2002 Organisatieboek FOD Financiën Deel 1: Organisatiestructuur

2 p. 2Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Inhoudstafel >Inleiding >Aanpak en werkwijze >Overzicht van de organisatie >Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot de ‘lijndiensten’ –Organisatieschema –Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema –Structurerende factoren >Organisatieschema van de stafdiensten –Belastingen en Invorderingen •Methodologie •Organisatieschema per organisatorische entiteit –Organisatieschema –Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema –Structurerende factoren –Patrimoniumdocumentatie •Methodologie •Organisatieschema per organisatorische entiteit –Organisatieschema –Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema –Structurerende factoren

3 p. 3Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Inleiding

4 p. 4Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Inleiding >Het organisatieboek presenteert een overzicht van de “To-Be” organisatie van de FOD Financiën, inclusief de benodigde personeelsinzet. Het organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1, ‘Organisatiestructuur’, presenteert de structuur van de lijn- en stafdiensten van de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in deze structuur voorkomen. Deel 2, ‘Personeelsinzet’, presenteert voor de betrokken lijn- en stafdiensten de personeelsinzet die nodig is om de “To-Be” processen uit te voeren. >Het organisatieboek staat niet los van de overige rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient te worden gelezen samen met het procesboek en het functieboek. Bij de bespreking van de individuele organisatieschema’s van de lijn- en stafdiensten wordt trouwens telkens aangegeven welke processen en welke functies in de betrokken organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere beschrijving van deze processen en functies zijn terug te vinden in het procesboek en het functieboek, respectievelijk. >De scope van dit organisatieboek omvat de organisatiestructuur en de personeelsinzet die nodig zijn om de processen te voeren zoals deze zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de BPR Coperfin. Hiertoe behoren zowel de functionele processen als de ondersteunende processen, de sturende processen, de processen voor specifieke verwerking en de processen inzake reglementering en werkprocedures. Het betreft, met andere woorden, zowel de lijndiensten als de stafdiensten. >De organisatiestructuur van de horizontale directies en hun afdelingen (P&O, B&B, ICT, Secretariaat & Logistiek) behoren niet tot de scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen deel uitmaken van de huidige Coperfin BPR. >Aan noden van overleg en coördinatie tussen entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten worden, in het bijzonder m.b.t. de fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren en mechanismen te bepalen door het management N1/N2. Doelstelling en scope van het Organisatieboek

5 p. 5Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Inleiding >Deel 1 van het Organisatieboek, ‘Organisatiestructuur’, presenteert de structuur van de lijn- en stafdiensten van de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in deze structuur voorkomen. >Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en werkwijze en een overzicht van de organisatiestructuur van de gehele FOD Financiën, bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking van het organisatieschema van de verschillende lijn- en stafdiensten. >Deze bespreking van de organisatiestructuur is telkens opgebouwd uit 3 onderdelen: –Organisatieschema Dit eerste onderdeel presenteert de organisatiestructuur voor de betrokken organisatorische entiteit. –Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema Het tweede onderdeel presenteert een lijst van de processen en de functies die in de betrokken organisatorische entiteit voorkomen. –Structurerende factoren Het derde en laatste onderdeel beschrijft de elementen die aan de basis liggen van de structuur die aan de betrokken organisatorische entiteit is gegeven. Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek

6 p. 6Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze

7 p. 7Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze >De Coperfin werkgroepen hebben de organisatieschema’s van de diverse entiteiten uitgetekend op basis van een aantal structurerende factoren, d.i. elementen die een belangrijke rol spelen bij het tekenen van een structuur. Deze elementen bepalen, met andere woorden, welke processen of delen van processen en welke functies bij elkaar worden gebracht in een organisatorische entiteit. Deze structurerende factoren worden voor elke organisatorische entiteit in dit Organisatieboek besproken. >Teneinde de ontwikkeling van de organisatieschema’s coherent en consistent te laten verlopen, werden op voorhand een aantal algemene richtlijnen en een basistekening uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden steunen bij de aanvang van de ontwikkeling van de organisatieschema’s. >De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong voornamelijk in: –De Copernicus principes, zoals beschreven in de nota aan de regering “Fundamenten voor de modernisering van de federale administratie” –Het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” (december 2000) –Het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001) –De strategische principes en het procesboek ontwikkeld binnen het kader van Coperfin >Deze algemene richtlijnen worden verder in dit hoofdstuk bondig toegelicht. >De basistekening vindt u in dit document na de bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel van de basistekening was in de eerste plaats bedoeld om de discussies in de verschillende werkgroepen met een concreet basisschema te kunnen starten. Deze basistekening werd door de werkgroepen vervolgens ingevuld naar de specifieke context van de betrokken organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn de organisatie- schema’s en hun verantwoording in dit Organisatieboek. Inleiding (1/2)

8 p. 8Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze >Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de werkgroepen, naast de inachtname van de algemene richtlijnen en de basistekening voor de lijndiensten, voor het toewijzen van de functies aan een organisatieschema, volgende methodiek in 4 stappen gevolgd: –Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende criteria die betrekking hebben op de verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur. –Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies gegroepeerd. –Stap 3: Op basis van deze groepering van functies werden organisatorische entiteiten gedefinieerd. –Stap 4: Aan de hand van groepering en aan de hand van de algemene richtlijnen werd een finaal organisatieschema uitgetekend. >Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk ‘Organisatieschema van de stafdiensten’. Inleiding (2/2)

9 p. 9Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze >In de “Fundamenten voor de modernisering van de federale administratie” wordt er vooral verwezen naar de elementen rond afplatting van de managementstructuur en de herdefinitie van groepen van ambtenaren: –Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van een organisatie. –Waar mogelijk moeten mechanismen zoals multidisciplinaire projectwerking, taakverruiming, teamwerking en netwerking over de grenzen van organisatorische entiteiten in de plaats komen van de bestaande verticale werking. –Het aantal lagen en de grootte van de individuele organisatorische eenheden binnen de verschillende lagen moeten geval per geval door de verantwoordelijke van de organisatorische entiteit bepaald worden en moeten permanent kunnen evolueren in functie van: •Maatschappelijke en strategische meerwaarde van de entiteiten •De inhoud, omvang en complexiteit van de behandelde materie •Beheerde budget •De strategie van de organisatie en het daarmee gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding tussen strategische en operationele departementen, centraal vs. Decentraal, interne controlesysteem, communicatielijnen,…) •Gewenste schaal van organisatorische entiteiten (te bepalen op basis van kritische massa van organisatie-entiteiten, homogeniteit van dienstverleningspakketten, nagestreefde ‘span of control’,…). •Het streefdoel moet zijn om het aantal hiërarchische/leidinggevende lagen tot een minimum te beperken, zonder dat de zaak onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke (i.e. geen te grote ‘span of control’). >Tevens wordt de responsabilisering benadrukt: –Aan de leiding van de organisatie wordt beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de leidinggevende ambtenaar een grote mate van autonomie heeft op het vlak van de organisatie van de entiteit waarvoor hij verantwoordelijk is en de manier waarop hij middelen inzet om de opdracht te vervullen. Algemene richtlijnen

10 p. 10Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze >In de “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” wordt er verwezen naar de volgende algemene richtlijnen: –De vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties) en moet maximaal worden aangepast aan de wensen van de belastingplichtige, steeds rekening houdend met de bedrijfsvoeringkosten en binnen het wettelijk kader. –De fiscale afhandeling moet een maximaal geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de pro-actieve dienstverlening, de verwerking van de aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van de invorderingsmogelijkheden, de inning, de invordering en behandeling van de geschillen die daarop betrekking hebben, maximaal geïntegreerd moeten worden. Dit gebeurt idealiter in werkstations waarbinnen de hele afhandeling gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale informatie uitwisseling. –De entiteit die zich bezighoudt met grondige controles dient deze controles uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is. Algemene richtlijnen

11 p. 11Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze Basistekening (1/3) * : Directeur-Generaal bij Belastingen & Invorderingen; Departementaal Administrateur bij Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie >Afdeling “Dienstverlening aan burgers”: –Typisch functies die betrekking hebben op alle soorten interacties met de belastingplichtige, zowel algemeen als dossiergbonden; –Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen. >Afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”: –Typisch functies die gestandaardiseerde taken vervullen; typisch in grote volumes, sterk te automatiseren en zonder vereiste van interactie met de belastingplichtige verder dan basiscontact; –Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in “back office”, waarmee de balstingplichtige niet bewust mee in contact treedt. >Afdeling “Specifieke behandeling”: –Typisch functies die betrekking hebben op acties door de administratie, op basis van verwerkte en geïnterpreteerde gegevens (op basis van Risicobeheer als typevoorbeeld); –Deze afdelingen worden de afdelingen waar de administratie zelf stappen onderneemt naar de belastingsplichtige toe in functie van opsporingen, controle, actieve bijstandsactie,…

12 p. 12Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze >Opmerkingen bij de basistekening: –Er kunnen meerdere afdelingen “Dienstverlening aan burgers”zijn. –Er kunnen meerdere afdelingen “Specifieke behandeling” zijn. –“Gestandaardiseerde verwerking” wordt een organisatorische entiteit waar nodig. –“Dienstverlening aan burgers” en “Specifieke Behandeling” zijn evenwaardige organisatorische entiteiten. –Er is in principe één gecentraliseerde afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”. Waar relevant moet gekeken worden of deze centralisatie niet op een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren. >Er wordt gewerkt tot op het niveau “Afdelingshoofd / Teamchef” –Organisatie onder dit niveau kan men in feite werkafspraken noemen, die moeten worden overgelaten aan de discretie van de leidinggevenden, eventueel bijgestaan door Managemenondersteuning. –Het is niet ondenkbaar dat een het niveau teamchef voorkomt zonder een niveau afdelingshoofd erboven. –Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is dat vertrokken wordt van het niveau “TEAM” en enkel een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd indien vereist omwille van “span of control”. Basistekening (2/3)

13 p. 13Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Aanpak en werkwijze Basistekening (3/3) 1.Aan de hand van relevante criteria worden functies samengevoegd in logische entiteiten vanaf niveau N-3: >Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of meerdere dimensies van het “Blauwdrukmodel”*: specifieke competenties, procesmatige redenen, specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus (beleidstaken vs. uitvoerende taken), enz. 2.De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte van elkaar gepositioneerd onder de N-3. 3.Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens: >Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd – “horizontale” spreiding >Onder de entiteit een nieuw niveau worden toegevoegd – “verticale” spreiding >Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is. Afplatting van het organogram is steeds een leidend principe geweest. 4.Eens de consolidatie inzake Infrastructuur beëindigd kan er nog een impact van de lokaties van de kantoren op het organogram zijn. Echter: >Het principe moet zijn dat het aantal kantoren geen impact heeft op het aantal teamchefs. >De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog niet verdeeld over de teamchefs. * Refereert naar de ‘Business Integration Blueprint’, Accenture 2001 De werkgroepen hebben, vertrekkende van de basistekening, de volgende stappen doorlopen: N-3 Afdelingen Afdeling Teams N-3

14 p. 14Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Overzicht van de organisatie

15 p. 15Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Legende bij de organisatieschema’s Kader in volle lijn Een organisatorische eenheid met een kader in volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt door een functie met een formeel niveau. Een organisatorische eenheid met een meervuldige kader betekent dat deze entiteit meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het aantal VTE’s. Een organisatorisch eenheid zonder kader groepeert functies die niet worden geleid door een functie met een formeel niveau Meervuldige kader Entiteit zonder lijn …

16 p. 16Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 FOD Financiën Belastingen en invorderingen Voorzitter Directie comité Thesaurie Patrimonium documentatie Cel Beleids- voorbereiding Studie en onderzoek Budget & Beheerscontrole Secretariaat en Logistieke Diensten Personeel & Organisatie ICT BeleidsraadAuditcomité Interne audit PMO

17 p. 17Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Administrateur-Generaal en Stafdiensten onder N1 Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer Algemene Reglementering Internationale Fiscale Zaken Algemene Commentaar Commentaar Douane Algemene Werkmethodes Werkmethodes D&A Opvolging Interne Informatie Externe Informatie Impulsbeheer Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering Afdelingshoofd Communicatie Afdelingshoofd Contact Center PMO Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken Afdelingshoofd Reglementering Afdelingshoofd Commentaar … … Reglementering Inkomstenbelastingen Reglementering Verbruiksbelastingen Reglementering Douane … … … Commentaar Inkomstenbelastingen Commentaar Verbruiksbelastingen … … Werkmethodes P-KMO-GO …

18 p. 18Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Douane & Accijnzen Directeur-Generaal Douane & Accijnzen 5 Afdelingshoofd Operationele expertise Directeur Doelgroepen strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Financiële expertise Directeur Management ondersteuning Teamchef Technische Ondersteuning Teamchef Rapporteren Analyse Permanentie Afdelingshoofd Intelligence 1 Teamchef Informatie- opzoeking Signaal- oriëntatie Federaal Administrateur Onderzoek & Opsporing 1 nationaal centrum Administrateur enig kantoor 1 centrum Teamchef Aangifte- verwerking -Specialist (jurist) -Extern Correspondent (externe instanties) -Toezichtambtenaar -Reglementair bemiddelaar Afdelingshoofd Mobiel Toezicht Afdelingshoofd Klantbehandeling Afdelingshoofd Aangifte- behandeling … Teamchef Aangifte- behandeling Teamchef Vergunningen … Teamchef Klanten- coördinatie & Admin. en Boekh. controle Teamchef Geschillen & Invorderingen Teamchef Verbintenissen/ Aanzuivering/ Rectificatie Teamchef Regiekamer Teamchef Mobiel Toezicht … Teamchef Subregio 2 … Afdelingshoofd Labo Teamchef Ontvangsten/ Uitgaven en Borgtochten … Afsluiting 7 centra Gewestelijk Administrateur D&A Coördinatoren 3 Directeur EOGFL … Afdelingshoofd Regionale O&O eenheid 2 Doelgroepen strategie Doelgroepen- beheer Gegevensbeheer

19 p. 19Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Particulieren Directeur-Generaal Particulieren 5 Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Directeur Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers 9 Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking 9 … Teamchef Front Office … Afdelingshoofd Specifieke Behandeling … Teamchef Specifieke Behandeling (incl.Geschillen) Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking Teamchef Front Office (event. afzonderlijk voor P-KMO) … 1 centrum Federaal Adminstrateur Nationaal Centrum Opsporing … Teamchef Opsporingen 4 … Teamchef Specifieke Behandeling (ev. afzonderlijk voor P-KMO- GO, incl. Geschillen) … Teamchef Dienstverlening (event. afzonderlijk voor KMO-GO) Gewestelijk Administrateur Eupen 1 centrum Afdelingshoofd Opsporingen 18 centra Gewestelijk Administrateur Particulieren … Teamchef Gestandaardiseerde Verwerking …

20 p. 20Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen KMO … Directeur-Generaal KMO 5 Directeur Management ondersteuning Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise … Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers … Teamchef Front Office Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking 9 … Afdelingshoofd Specifieke Behandeling … Teamchef Specifieke Behandeling (incl. geschillen) Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers 9 Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking 9 … Afdelingshoofd Specifieke Behandeling … Teamchef Front Office (event. afzonderlijk voor P-KMO) Gewestelijk Adminstrateur KMO 27 centra Gewestelijk Adminstrateur Buitenlanders 1 centrum Teamchef Dienstverlening … Teamchef Dienstverlening (event. afzonderlijk voor KMO-GO) … Teamchef Specifieke Behandeling (ev. afzonderlijk voor P-KMO- GO, incl. Geschillen) …

21 p. 21Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Grote Ondernemingen Directeur-Generaal GO 5 Directeur Management ondersteuning Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Afdelingshoofd Sector X 10 … Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X … Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil. 8 ) Sector X Afdelingshoofd Gestandaardi- seerde verwerking 7 centra Gewestelijk Administrateur GO Sector X 6/10 … …

22 p. 22Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Invordering Directeur-Generaal Invordering -Extern Correspondents (Rekenhof, Andere Overheden, Thesaurie) Directeur Management ondersteuning Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Teamchef Dienstverlening aan de burger Teamchef Juridische Zaken & Administratieve Geschillen Toezicht- ambtenaren Teamchef Vervaldag- beheer Ontvangsten & Uitgaven … Teamchef Betalings- incidenten & Uitgaven (Ontheffingen) Toezicht- ambtenaren Teamchef Dienstverlening aan de burger Afdelingshoofd Invordering Fraudebestrijding, GO & Buitenland Teamchef Inputbeheer Invordering Toezicht- ambtenaren … Afdelingshoofd Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) … Afdelingshoofd Invordering … Teamchef Invordering Teamchef Invordering Fraude- bestrijding Teamchef Invordering GO Federaal Administrateur Nationaal Centrum Inning 1 centrum Federaal Administrateur Nat. Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO 1 centrum Teamchef Inputbeheer Invordering 14 centra Gewestelijk Administrateur Centrum Invordering Teamchef Juridische Zaken & Administratieve geschillen Teamchef Invordering Buitenland

23 p. 23Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Belastingen & Invorderingen Fraudebestrijding Directeur-Generaal Fraudebestrijding Directeur Management ondersteuning Teamchef Inputbeheer Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding Afdelingshoofd Juridische zaken Teamchef Inputbeheer Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding Afdelingshoofd Juridische zaken Gewestelijk Administrateur Fraudebestrijding 4 centra Federaal Administrateur Nationaal Centum Fraudebestrijding 1 centrum Teamchef voor Zaak- behandeling en Dossier- behandeling …… Teamchef Juridische Zaken … Teamchef voor Zaak- behandeling en Dossier- behandeling …

24 p. 24Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Patrimonium documentatie Administrateur-Generaal en Stafdiensten onder N-1 Adminstrateur- Generaal Patrimonium documentatie Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning Afdelingshoofd Commentaar en Helpdesk Directeur Dienstverlening, strategie en uitvoering Afdelingshoofd Marketing Afdelingshoofd Contact Center Afdelingshoofd Reglementering, Informatie en Impulsbeheer Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging PMO Reglementering Patrimonium Diensten Reglementering Opmetingen en Waarderingen Reglementering Rechtszekerheid Informatie en Impulsbeheer Commentaar Patrimonium Diensten & Opmetingen en Waarderingen Werkmethodes Patrimonium Diensten & Opmetingen en Waarderingen Commentaar Rechtszekerheid Helpdesk Werkmethodes Rechtszekerheid

25 p. 25Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Patrimonium documentatie Departementale Administrateur Rechtszekerheid Departementale Administrateur Opmetingen en waarderingen Departementale Administrateur Patrimoniumdiensten Departementale Administrateur Niet-fiscale Invordering 7 Departementale Administrateur Informatie verzameling en uitwisseling Teamchef Griffierechten (BO) … Teamchef Opmetingen en Waarderingen … Teamchef Spec. Waarderingen Roerende goederen Fotogrammetrie Beursgenoteerde aandelen … Teamchef Patrimonium diensten … Teamchef Roerende Goederen … Teamchef Niet-Fiscale Invordering & Erfloze Nalatenschappen Bijzondere Authentieke Akten 0 centra Project Management Grote Projecten 1 centrum Gewestelijk Administrateur Speciale Opmetingen en Waarderingen … Teamchef Archief (B0) … Teamchef Satelliet (BO/FO) 24 centra Gewestelijk Administrateur Rechtszekerheid 9 centra Gewestelijk Administrateur Opmetingen en Waarderingen 3 centra Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten … Teamchef Speciale Opmetingen … Teamchef Spec. Waarderingen Onroerende goederen Toezichtambtenaar … Afdelingshoofd Patrimoniumdiensten & Roerende Goederen Toezichtambtenaar … Afdelingshoofd Niet-Fiscale Invordering & Erfloze Nalatenschappen … Afdelingshoofd Opmetingen en Waarderingen … Afdelingshoofd Speciale Opmetingen … Afdelingshoofd Archief- & Satelliet- teams … Teamchef Invordering van Rechten (BO/FO)

26 p. 26Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Opmerkingen (1)Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol van het Afdelingshoofd Intelligence zijn. (2)Per regio is het aantal teams bepaald in functie van de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor O&O bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die worden onderscheiden zijn: - Materie 1 = Douanecriminaliteit - Materie 2 = Accijnzencriminaliteit - Materie 3 = Commerciële fraude - Materie 4 = Gemeenrecht (3) De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren) hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name: - Coördinator 1 = Douanecriminaliteit - Coördinator 2 = Accijnzencriminaliteit - Coördinator 3 = Commerciële fraude - Coördinator 4 = Gemeenrecht (4)Hiërarchisch afhankelijk van Federaal Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in centrum P-KMO-GO (5)Bij D&A, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3 centra vanuit de studie gerespecteerd maar de invulling wijzigt (6)Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld over de 6 centra Grote Ondernemingen (7)Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd (8)Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers (9)Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden. (10)Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal

27 p. 27Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Wijzigingen t.o.v. “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” >De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte van het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” (december 2000) en het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001): >Bij Douane & Accijnzen, Particulieren, KMO, en Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3 centra zoals bepaald in het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001) gerespecteerd. De invulling van deze centra is echter gewijzigd ten opzichte van voormeld rapport. >Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht bij Patrimonium documentatie. >Op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité wordt een stafdienst PMO (‘Program Management Office’) voorzien.

28 p. 28Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Sturingsorganen >Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling van de organisatiestructuur van de FOD Financiën is tevens een voorstel uitgewerkt voor de sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen vormen de kern van het management van de FOD Financiën. >Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de volgende pagina.

29 p. 29Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Sturingsorganen Sturingsorgaan niveau FOD (N): FOD Fïnanciën •Voorzitter (N) •Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen •Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie •Administrateur –Generaal Thesaurie •Hoofden van de stafdiensten(B&B, P&O, ICT, Secretariaat en Logistieke Diensten, Studie & Onderzoek, Cel Beleidsvoorbereiding, Strategische PMO) •N-2 bij uitnodiging Sturingsorgaan niveau Administrateur-generaal (N-1): Belastingen & Invorderingen •Administrateur-Generaal (N-1) •Directeurs-Generaal (N-2) •Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening – coördinatie & uitvoering, PMO) Sturingsorgaan niveau •Directeur-Generaal (N-2 binnen B&I) •Departementale Administrateur (N-2 bij Pat.Doc en Thesaurie): Patrimonium documentatie •Administrateur-Generaal (N-1) •Departementale Administrateurs (N-2) •Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening – strategie & uitvoering, PMO) Thesaurie •Administrateur-Generaal (N-1) •Departementale Administrateurs (N-2) Belastingen & Invorderingen •Directeur-Generaal (N-2) •Gewestelijke en/of Federale Administrateurs (N-3) •Hoofden van de stafdiensten (Managementondersteuning en Doelgroepenstrategie*) * Niet bij Fraude Patrimoniumdocumentatie •Departementale Administrateur (N-2) •Gewestelijke Administrateurs (N-3)

30 p. 30Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot de ‘lijndiensten’

31 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen Douane & Accijnzen

32 p. 32Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Douane & Accijnzen Douane & Accijzen N-2 N-3 Onderzoek & Opsporing N-3 Gewestelijke Centra 1 centrum 7 centra Enig kantoor Doelgroepen strategie Doelgroepen beheer Gegevensbeheer Doelgroepen strategie Financiële expertise Operationele expertise Labo EOGFL Management ondersteuning …

33 p. 33Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Douane & Accijnzen De entiteit D&A bevat volgende centra: >De entiteit Onderzoek & Opsporing is de centrale entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar mogelijke belangrijke fraudezaken of fraude mechanismen. De aanleiding is niet direct een resultaat van de verwerking van de aangifte. (zie organisatieschema O&O) >D&A ziet af van het behoud van een centraal centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001) –Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te responsabiliseren door ze alle type controles te laten uitvoeren. De invoering van een performant risicobeheer en de opvoering van de competenties in de gewestelijke N-3 centra maakt dit centrale centrum overbodig. –De gewestelijke administraties krijgen een nationale en internationale bevoegdheid wanneer zij met klanten handelen waarvan de activiteiten zich nationaal of internationaal uitstrekken. Nationale en internationale vergunningen zullen afgeleverd worden op de punten waar de klanten wensen, dit is in principe waar zij hun hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen nodig blijken dan zal een vertaaldienst hiermee belast worden. –Het bepalen van de belastbare waarde van de goederen zal plaatsvinden in de stafdienst operationele expertise. –Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een centrale “Controledienst EOGFL” bestaan. Art. 11 van de VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de verplichting op om te voorzien in controles achteraf door een dienst die onafhankelijk is van de diensten die de controles uitvoeren vóór de betaling van de steun aan de landbouwers. Deze entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een team dat rechtstreeks rapporteert aan de “Specifieke dienst EOGFL”, die deel uitmaakt van de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en coördineert ook de controles van Economische zaken.

34 p. 34Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Douane & Accijnzen >Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de ondersteuning van de elektronische en internationale aangiftes. –“In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A op te nemen.” (Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001) –De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in belangrijke mate beïnvloed door de processen inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide processen onder de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen. –Anderzijds is een centralisatie van de ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra georganiseerd. –Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij problemen voordoen dan kan contact opgenomen worden met een nationaal centrum dat instaat voor het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor eventuele problemen met internationale aangiftes. >De entiteit D&A beschikt over 7 gewestelijke centra. –“Douane & Accijnzen voert overal in het land zijn activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij een lokale aanwezigheid noodzakelijk is. Ze onderscheidt zich door haar specifieke opdracht als beheerder van goederenstromen. Het geheel van haar activiteiten is sterk in elkaar verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een integratie van de verschillende onderdelen van het proces binnen het centrum en dus een polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan binnen het centrum het gehele proces geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de beslissing nemen over welke acties dienen uitgevoerd te worden voor een bepaalde belastingplichtige, en de diensten die ze ook effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum bevinden, dan kan de coördinatie tussen beide vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de manager van het centrum voor het eindresultaat verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan sturen die een invloed hebben op dit eindresultaat.” (Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)

35 p. 35Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 Enig Kantoor Administrateur enig kantoor N-3 Teamchef aangifteverwerking Teamchefs Ontvangsten/Uitga- ven en Borgtochten -Specialist (jurist) -Extern Correspondent (externe instanties) -Toezichtambtenaar -Reglementair bemiddelaar Afsluiting …

36 p. 36Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 D&A >Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de ondersteuning van de elektronische en internationale aangiftes. >“In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A op te nemen.” (Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001) –De frequentie van het ontstaan van schulden per aangifte bij D&A is veel malen hoger dan bij de andere fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van aangegane verbintenissen is specifiek voor D&A. –Typisch voor D&A is ook dat de inning meestal gekoppeld is aan een borgstelling. Deze borgstelling die als objectief heeft het risico te reduceren, onder meer indekking tegen niet betaling, wordt overigens ook opgevolgd voor transacties die niet tot inning leiden. –Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er een aantal specifieke interacties met andere douane administraties en de Europese Unie, onder meer voor onderlinge afrekeningen. De boekhouding van D&A staat overigens onder toezicht van de Europese Unie.

37 p. 37Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Aangifteverwerking >Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften >Algemene interactie – specifieke interactie: help desk electronische aangifte –Dossierbeheerder –Applicatie assistent

38 p. 38Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Aangifteverwerking >Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op: –Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen. –De specifieke interactie “help desk electronische aangifte ” richt zich op het bijstand verlenen van klanten die moeilijkheden ondervinden bij het doorsturen van hun electronische aangiften. Dit kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als op initiatief van de administratie. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties van D&A. Deze gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. In het proces worden ook de regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is een ééduidige interpretatie aangewezen. Indien er zich bij deze electronische interactie technische of functioneel inhoudelijke problemen voordoen kan de klant deze help desk contacteren of zal de help desk zelf de klant contacteren en de nodige bijstand verlenen. Dit gecentraliseerd en enig contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het internationaal aangiftenverkeer. –Processen: Betrokken functies worden hier samengebracht om taken uit te voeren van een gelijke aard. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de aangiftebehandeling. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn typische front office functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid is belangrijk voor een snelle oplossing van de problemen.

39 p. 39Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten >Ontvangsten –Reglementair bemiddelaar –Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en junior onderzoeker) –Junior dossierbeheerder –Dossierbeheerder –Junior gegevensbeheerder >Uitgaven –Dossierbeheerder –Ontvanger –Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en junior onderzoeker) –Reglementair bemiddelaar >Borgtochten –Senior dossierbeheerder –Specialist (Jurist) >Invordering –Extern Correspondent externe instanties –Toezichtambtenaar –Reglementair bemiddelaar

40 p. 40Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten >Het proces “Ontvangsten” richt zich op: –Het proces “Ontvangsten” behandelt de verwerking van alle betalingen (de verschillende belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz...) (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in belangrijke mate beïnvloed door het functioneren van het proces inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide processen onder de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen. –Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor efficiënter wordt, het contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra georganiseerd. –Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de borgstellingen en de uitgaven. >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk) : –Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken van elektronisch aangifte en betalingsverkeer. –Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking. –Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn typische back office functies.

41 p. 41Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten >Het proces “Uitgaven” richt zich op: –Het proces “Uitgaven” verzekert de correcte afhandeling van alle bedragen die de federale overheid verschuldigd is betreffende belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen, boetes en toebehoren, enz... en de vergoedingen voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten, vergoedingen voor de bewaring van in beslag genomen goederen, enz... (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken van electronisch aangifte en betalingsverkeer. –Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking. –Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn typische back office functies.

42 p. 42Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten >Het proces “Borgtochten” richt zich op: –Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane & Accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces. –De activiteitenblok “aanvaarden van de borgtocht” dient om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is om de borgtocht goed te keuren. De borgtocht wordt in deze activiteitenblok ook formeel aanvaard of afgewezen. –De activiteitenblok “opzegging van de borgtocht” dient aan een borgtocht een einde te stellen indien de borg in gebreke blijft (initiatief van D&A) of om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de borgtocht een einde te stellen indien de belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De beeindiging van de borgtocht wordt in deze activiteitenblok ook formeel aanvaard of afgewezen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om de formele aanvaarding en opzegging van de borgtochten. De eenvormigheid in de aanpak is hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam deze activiteiten te concentreren. Het gaat hier overigens om een centrale ondersteuning van de lokale activiteiten die zich hierdoor op het inhoudelijke kunnen concentreren. Daar de borgtochten genomen worden als waarborg voor het nakomen van de financiële verplichtingen is de link met het proces ontvangsten vanzelfsprekend. –Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met kennis van vormvereisten en voorwaarden voor borgtochten –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: / >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan eventueel overwogen worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.

43 p. 43Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Afsluiting >Afsluiten –Dossierbeheerder –Junior gegevensbeheerder

44 p. 44Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Afsluiting >Het proces “Afsluiting en verificatie” richt zich op: –Het proces “Afsluiting en verificatie” verzekert een controle op de coherentie, de juistheid en de rechtmatigheid van de boeking van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen voor een relevante, tijdige en juiste rapportering over deze verrichtingen aan het management en de controlerende overheden. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun financiële verplichtingen en rechten. –Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking. –Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn typische back office functies. Door hun beperkte aantal en de specificiteit van hun controlefunctie worden zij als staffunctie voorzien.

45 p. 45Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 centra Douane & Accijnzen Afdelingshoofd Klantbehandeling Afdelingshoofd Mobiel Toezicht Gewestelijk Administrateur D&A N-3 Afdelingshoofd Aangiftebehandeling N-3 Teamchefs Mobiel Toezicht Teamchef Geschillen & invorderingen Teamchef Vergunningen en audit Teamchefs Klantencoordinatie & Admin. en Boekh. Controle … Teamchef Regiekamer N-3 Teamchefs Aangiftebehandeling Teamchef Verbintenissen/aanz- uivering/rectificatie Doelgroepen strategie Gegevensbeheer Doelgroepen- beheer … …

46 p. 46Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Vergunningen >Vergunningen –Starterscoördinator –Dossierbeheerder >Uitwerken dienstverleningsmodellen –Analist >Administratieve en Boekhoudkundige Controle –Senior beheerder planning –Senior analist ICT doorlichting –Senior analist doorlichting –Senior gegevensbeheerder >Algemene interactie –Informatie-ambtenaar

47 p. 47Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen >Het proces “Vergunningen” richt zich op: –Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de waarborg van de naleving van de wetgeving. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling. –Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze contacten maken het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen. –Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt de nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een nog betere kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen van een borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd. –Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens de loopduur van het project is de samenwerking met de klant intens.

48 p. 48Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: In het betrokken proces staat het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met de klanten centraal. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie ten voordele van risicoreductie staan hierbij centraal. –Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office profielen. •De starterscoordinator heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van vergunningen gepast zijn. •De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de vergunningen voldaan is.

49 p. 49Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op: –Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn. Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen

50 p. 50Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen >Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op: –Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Hoofdobjectief van dit proces in het kader van vergunningen is het uitvoeren van een voorafgaande audit op de systemen van de klant nadat een goed inzicht bestaat van in de bestaande risico’s. Het auditrapport dat er uit voortvloeit zal aanbevelingen doen voor aanpassingen ten einde de risico’s te reduceren. Aangezien het hier gaat om activiteiten om die het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er integrerend deel van uitmaken worden zij in deze entiteit ondergebracht. >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Het proces ondersteunt de afsluiting van vergunningen en haar activiteiten maken er integrerend deel van uit. –Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de klanten bevinden hebben zij eerder een back office profiel.

51 p. 51Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen >Het proces “Algemene interactie” richt zich op: –Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden. –Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. –Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). –Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een praktisch volledige back office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De informatie-ambtenaar is een front-office functie.

52 p. 52Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Vergunningen –Senior coördinator bedrijfsrisico’s –Coördinator bedrijfsrisico’s >Administratieve en Boekhoudkundige Controle –Senior beheerder planning –Senior Inspecteur (expert boekhouder) –Inspecteur (boekhouder) –Senior analist ICT doorlichting –Senior gegevensbeheerder >Borgtochten –Coördinator bedrijfsrisico’s –Dossierbeheerder

53 p. 53Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Het proces “Vergunningen” richt zich op: –Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de waarborg van de naleving van de wetgeving. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling. –Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. (entiteit vergunningen) Deze contacten maken het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen. –Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt, wordt de nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een nog betere kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen van een borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd. –Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er projecten uit voortvloeien. Tijdens de loopduur van het project is de samenwerking met de klant intens.

54 p. 54Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: In het betrokken proces is het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met de klanten de hoofdzaak. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie ten voordele van risicoreductie staan hierbij centraal. –Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office profielen. •De starterscoordinator (entiteit vergunningen) heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van vergunningen gepast zijn. •Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op het risicobeheer (entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle). Hij zal er overigens continu op toezien dat de voorschriften van de formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij verantwoordelijk is worden nageleefd.

55 p. 55Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op: –Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Hoofdobjectief van dit proces is het uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige controles. Het dient om enerzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken met de aangiften en anderzijds de realiteit van de goederenstromen te vergelijken met de bedrijfsadministratie. –Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders. –De verantwoordelijken voor de controles worden in het zelfde team opgenomen als de klantencoordinatoren die verantwoordelijk zijn voor het bepalen van controleprogramma’s van hun klanten. Dit maakt dat de expertise geconcentreerd wordt in hetzelfde team, dat de communicatie tussen beide profielen optimaal kan verlopen en dat de proactieve en reactieve aanpak continu op mekaar kunnen worden afgestemd. –Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de klant bevinden om de afstanden voor de verplaatsingen te beperken. –De profielen uit deze entiteit zullen overigens bij voorkeur ingeschakeld worden voor de risicobeheer projecten waarbij het gaat om opstellen van risicoprofielen en bepalen van controleaanpak.

56 p. 56Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: De entiteit vergunningen enerzijds en anderzijds de entiteit Klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle hebben beiden tot doel een maximale rechtshandhaving te realiseren door bevordering van het compliancegedrag. Door de twee benadering (faciliteren enerzijds en anderzijds contoleren) te verdelen over twee entiteiten onder gezamenlijk management kunnen beide entiteiten zonder vrees voor belangenconflicten beide stimulansen voor compliancegedrag maximaal aanwenden. Het afdelingshoofd bewaakt de uiteindelijke doelstelling een maximale risicodekking bieden tegen minimale totale kosten. –Processen: De taken binnen dit proces worden uitgevoerd binnen een entiteit waar zich gelijkaardige taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk risicoreductie. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met risicobeheer (inschatting en afdekking) en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –Alhoewel het hier vooral over back office activiteiten gaat, worden hier 2 profielen in één entiteit samengebracht waarvan de ene een meer front-office karakter heeft dan de andere. •Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op proactieve risicoinschatting en reductie. Hij zal er continu op toezien dat de voorschriften van de formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij verantwoordelijk is worden nageleefd. •Bij de controleurs ligt de nadruk meer op het achteraf nagaan of de gemaakte afspraken inderdaad worden nageleefd.

57 p. 57Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle >Het proces “Borgtochten” richt zich op: –Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane & Accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces. –Het activiteitenblok “bepalen en berekenen van de borgtocht” dient om de borg vast te stellen in functie van de inschatting van de mate waarin de belastingplichtige aan het formaliteitenstelsel zal kunnen voldoen, de inschatting van de schulden die kunnen voortvloeien uit de activiteiten van de belastingsplichtige en het beoordelen van zijn solvabiliteit. –Het activiteitenblok “beheren van de borgtocht” dient om de borgtocht aan te passen op basis van de evaluatie ervan ten aanzien van de evolutie van de activiteiten en het gedrag van de belastingplichtige. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om het bepalen en eventueel aanpassen van de borgtochten. Aangezien de borgtocht een belangrijke vorm van afdekking van de risico’s is wordt deze activiteitenblokken in deze entiteit uitgevoerd. –Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: / >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan eventueel overwogen worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.

58 p. 58Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Aangiftebehandeling >Verzamelen en beheren pre arrival gegevens en aangiften –Junior gegevensverwerker –Dossierbeheerder

59 p. 59Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Aangiftebehandeling >Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op: –Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen. –Het activiteitenblok “ontvangen van aangiftegegevens” omvat het electronisch, schriftelijk of manueel ontvangen van gegevens die nodig zijn om het gekozen formaliteitenstelsel te kunnen toepassen. –Het activiteitenblok “valideren van aangiftegegevens” omvat het nazien van de juistheid, de coherentie en de volledigheid van de gegevens voor het gevraagde formaliteitenstelsel.(Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties van D&A. Het is de bedoeling om dit zo veel mogelijk electronisch te laten verlopen. Voor deze entiteit hebben de betrokken activiteitenblokken betrekking op het capteren van de schriftelijke en mondelinge aangiftes. Dit zal ontmoedigd worden maar blijft in de toekomst mogelijk. –Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale verwerking. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met aangiftebehandeling en kennis van douane en accijzen formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten gesitueerd worden.

60 p. 60Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering >Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften –Junior Gegevensverwerker –Dossierbeheerder

61 p. 61Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering >Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op: –Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen. –Het activiteitenblok “aanzuiveren” omvat alle activiteiten voor het opvolgen en vaststellen van de uiteindelijke realisatie van het gekozen formaliteitenstelsel. –Het activiteitenblok “beheren van verbintenissen” omvat het aanvaarden en registreren van verbintenissen teneinde de goederenstroom niet te hinderen en het opvolgen van deze verbintenissen. –Het activiteitenblok “behandelen van aanvragen tot rectificatie” omvat alle activiteiten die betrekking hebben op corrigeren en annuleren van aangiftes en het aanvragen van de de terugbetalingen en kwijtscheldingen van de schulden die ermee samen gaan. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Alle activiteiten die een tussenkomst vergen binnen het aangifteproces van specifieke kennis van de D&A formaliteitenstelsels worden verzameld in ee gespecialiseerde entiteit per gewestelijke administratie. –Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale verwerking. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met aangiftebehandeling en kennis van douane en accijzen formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten gesitueerd worden.

62 p. 62Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Regiekamer >Mobiel Toezicht –Senior beheerder planning –Beheerder planning

63 p. 63Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Regiekamer >Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op: –Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op goederen- en verkeersstromen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Deze lokal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht te interpreteren, te plannen, toe te wijzen aan de adequate teams en ze op te volgen. –Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders. –Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de afstanden voor de verplaatsingen te beperken. >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: De controleopdrachten worden gestuurd vanuit het riscobeheer en veroorzaken zo weinig mogelijk hinder voor de klanten. –Processen: end-to-end proces gericht: de regiekamer heeft het globale overzicht van de status van de lopende opdrachten. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis van de bestaande controlemodellen en controle technieken. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies zijn back-office functies.

64 p. 64Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Mobiel Toezicht >Mobiel Toezicht –Junior onderzoeker –Junior onderzoeker (hondenbegeleider) –Inspecteur –Inpecteur (scanner operator)

65 p. 65Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Mobiel Toezicht >Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op: –Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op goederen- en verkeersstromen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Deze lokaal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht uit te voeren en erover te rapporteren. –Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders. –Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de afstanden voor de verplaatsingen te beperken. >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Volgens de D&A strategische principes worden deze opdrachten zoveel mogelijk uitgevoerd zonder hinder te veroorzaken voor de klant. Het is dus de bedoeling om zich zo snel mogelijk te verplaatsen naar de klant of naar de logistieke rustpunten van de goederen. –Processen: functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard, specifieke verwerking, back-office. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis van controlemodellen en technieken van mobiel toezicht. –Faciliteiten en infrastructuur: veldwerk, groepering van specifieke behoeften inzake infrastructuur (vervoermiddelen om zich te verplaatsen) –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Back office entiteit die zich zo dicht mogelijk bij de klant moet bevinden ten einde de hinder van de controles voor de klant te beperken.

66 p. 66Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Geschillen en Invorderingen >Administratieve en Boekhoudkundige Controle –Dossierbeheerder –Specialist >Invorderingen –Dossierbeheerder –Ontvanger –Junior gegevensbeheerder –Specialist >Bewarende maatregelen –Ontvanger >Inputbeheer –Analist –Onderzoeker –Junior onderzoeker

67 p. 67Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Geschillen en Invorderingen >Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op: –Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. –De activiteitenblokken “administratieve geschillen” dienen om de geschillen over de vaststellingen of beslissingen te beslechten en indien blijkt dat dit niet kan in de schoot van de administratie ze voor de burgelijke (fiscale) rechter te brengen. –De activiteitenblokken “strafrechtelijke geschillen” dienen om de vastgestelde onregelmatigheden te bestraffen en indien ze niet in de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld door middel van een minnelijke regeling (transactie) de veroordeling door de strafrechter (correctionele rechtbank) te vorderen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces als aparte entiteit/team op te nemen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het afhandelen van geschillen met klanten. Met het oog op het garanderen van de onpartijdigheid waarmede de beslissing over het administratief beroep moet worden omringd, mag de dienst die op gedecentraliseerd niveau over het administratief beroep beslist, niet tussenbeide komen in de totstandkoming van de beschikking die wordt aangevochten. Dit heeft tot gevolg dat het team Geschillen en Invorderingen niet kan worden opgenomen als team onder één van de entiteiten Klantbehandeling, Aangiftebehandeling of Mobiel Toezicht maar zich naast de betreffende teams moet situeren. –Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het afhandelen van de geschillen. Voor een aantal materies moet een advies ingewonnnen worden van de cel operationele expertise op niveau n-2, vooraleer over het administratief beroep wordt beslist. Op die wijze wordt een grotere garantie op een uniforme toepassing van de Europese wetgeving in de individuele dossiers en een centraal overlegpunt met de Europese Commissie, gerealiseerd. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met afhandeling van geschillen. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies bevinden zich in de back office.

68 p. 68Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Geschillen en Invorderingen >De processen “Invorderingen” richten zich op: –Het proces “inputbeheer invordering” dient om aan de hand van de veelheid van inlichtingen die binnenkomen of verzameld worden, na te gaan of de solvabiliteit van de belastingschuldigen van die aard is dat in het proces “invordering” specifieke accties dienen genomen te worden. –Het proces “bewarende maatregelen” bestaat uit het waarborgen van de rechten van de schatkist voor nog vast te stellen rechten. –Het proces “Invordering” omvat het uitvoeren van een aantal procedures met als doel enerzijds de nog verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz., voor de federale staat en andere overheden (inclusief supranationale overheden) te recupereren en anderzijds het ten gelde maken van in beslag genomen, verlaten of aan de douane afgestane goederen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): –Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het invorderen van verschuldigde bedragen bij de klanten. De gemakkelijk uitwisseling van informatie over de klanten met de andere entiteiten binnen de gewestelijke administratie is hiervoor belangrijk. Aangezien dit overigens meestal gepaard gaat met een geschillenprocedures worden deze functies in een zelfde afdeling opgenomen. –Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden. –Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met gegevensbeheer, taxatie, invorderingstechnieken en kennis van formaliteitenstelsels. –Faciliteiten en infrastructuur: / –Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties. >Verhouding tussen front-office en back-office: –De betrokken functies bevinden zich in de back office.

69 p. 69Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 Onderzoek & Opsporing Afdelingshoofd Intelligence 1 Federaal Administrateur Onderzoek & Opsporing Teamchef Technische Ondersteuning (1)Kenniscoördinator kan een rol van het afdelingshoofd Intelligence zijn (2)Per regio is het aantal teams bepaald door de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke materies waarvoor O&O bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies, die worden onderscheiden, zijn: - Materie 1 = Douanecriminaliteit - Materie 2 = Accijnzencriminaliteit - Materie 3 = Commerciële fraude- Materie 4 = Gemeenrecht (3)De 4 zaakcoördinatoren hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name: - Zaakcoördinator 1 = Douanecriminaliteit - Zaakcoördinator 2 = Accijnzencriminaliteit - Zaakcoördinator 3 = Commerciële fraude - Zaakcoördinator 4 = Gemeenrecht Teamchef Subregio 2 Teamchef Rapporteren en analyse Perma- nentie Signaal- oriëntatie Zaakcoördinatoren 3 Teamchef informatie- opzoeking Afdelingshoofd Regionale O&O eenheid (2) Afdelingshoofd Regionale O&O eenheid

70 p. 70Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies Intelligence >Inputbeheer –Coördinator (kennis) => dit kan een rol zijn van het afdelingshoofd Intelligence –Senior analist –Junior analist –Junior gegevensbeheerder –Inlichtingenanalist Regionale O&O eenheid >Zaakbehandeling –Senior projectbeheerder –Projectbeheerder –Junior projectbeheerder –Senior onderzoeker –Onderzoeker >Dossierbehandeling –Senior projectbeheerder –Projectbeheerder –Junior projectbeheerder –Inspecteur –Gegevensanalist –Senior onderzoeker –Senior onderzoeker (technische assistentie) –Onderzoeker

71 p. 71Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de staffunctie N3 “zaakcoördinatie” Zaakcoördinatie >Zaakbehandeling –Coördinator (zaak/materie)

72 p. 72Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren (1/3) Per afdeling/team: relevante blauwdrukelementen >Afdeling Intelligence •Strategie:verschaft intern en extern intelligence-producten en –diensten •Cultuur: deze afdeling heeft een dienstverlenende cultuur –Team rapporteren & analyse (met teamchef): •Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (rapporteren en analyses maken) •Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen –Team informatie-opzoeking (met teamchef): •Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit •Competenties: medewerkers hebben dezelfde technische en generieke competenties •Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen –Team signaaloriëntatie (zelfsturend): •Strategie: dit team heeft een oriënterende opdracht •Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit •Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen –Team permanentie (zelfsturend): •Strategie: medewerkers gebruiken hetzelfde interactiekanaal (telefoon) •Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit •Competenties: medewerkers hebben allemaal dezelfde technische en generieke competenties

73 p. 73Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren (2/3) Per afdeling: relevante blauwdrukelementen >Regionale O&O eenheid •Strategie: deze afdeling heeft een uitvoerende opdracht, met name uitvoeren van onderzoek en opsporingsoperaties (inclusief de ondersteuning van de uitvoering door het team ‘technische ondersteuning) •Cultuur: deze afdeling heeft een repressieve cultuur •Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde regio –Team subregio (met teamchef): •Competenties(technisch) : medewerkers binnen het team zijn gericht op het in goede banen leiden en uitvoeren van onderzoeksactiviteiten en delen bepaalde inhoudelijke specialisaties in een bepaalde materie (aantal per materie hangt af van het belang van de materie in de subregio) •Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde subregio –Team technische ondersteuning (met teamchef): •Strategie: dit team heeft als opdracht, het uitvoeren van onderzoek en opsporingsoperaties te ondersteunen •Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (op het terrein de technische ondersteuning en qua deskwerk de operationele analyse) •Competenties: medewerkers met dezelfde technische specialisatie hebben gelijke technische en generieke competenties, enerzijds de technische ondersteuning op het terrein en anderzijds aan de desk de operationele analyse •Uitrusting: medewerkers gebruiken hetzelfde technische materiaal (terrein) of dezelfde IT-toepassing (desk)

74 p. 74Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren (3/3) Per team: relevante blauwdrukelementen >Zaakcoördinatie als staffunctie N3: –Competenties: De 4 zaakcoördinatoren in dit team hebben een inhoudelijke specialisatie, ze hebben dezelfde generieke competenties, maar hebben meer kennis van bepaalde materie (zie slide met organisatoeschema) –Proces: Dit team vormt de schakel tussen signaalorëntatie en de regionale (n-4) O&O afdelingen met hun subregio teams –Strategie:Dit team is sturend en is dus een staffunctie van het n-3 niveau, het team neemt eigenlijk taken van de N3 over in de vorm van delegatie –Centraal: Dit team bevindt zich bij voorkeur centraal waar ook signaalorëntatie gesitueerd is Opmerking: Er werd aan het DIRCOM een nota voorgelegd over ‘zaakcoördinatie’ bij O&O. De hoofdlijnen daarvan zijn: >Complexiteit en opdrachten O&O: O&O werkt binnen 22 verschillende wetgevingen, die vele diverse materies betreffen. Het is nodig de aanpak van zaken binnen elk van deze wetgevingen nationaal te coördineren. –Deze taak vergt een zekere gespecialiseerde kennis van de wetgeving alsook van de ontwikkelingen binnen het vakdomein. –Daarenboven worden 'verantwoordelijken' van bepaalde domeinen regelmatig opgeroepen om deel te nemen aan (inter)nationale werkgroepen met als doel info uitwisselen om de aanpak in de strijd tegen de fraude te optimaliseren alsook (supra)nationationale afspraken maken over de aanpak van lopende onderzoeken. >Inhoud en nut van de functie ‘zaakcoördinator’: Door het creëren van de functie ‘zaakcoördinator’, met onderstaande taken, worden de problemen van de AS IS-situatie in de TO BE-situatie als volgt opgelost: –Taak 1 : Het voorbereiden van de zaakstrategie in grote lijnen, rekening houdend met de eigenheid van de te behandelen materie, leidt tot een homogene aansturing van de zaken binnen een bepaalde materie over het hele land –Taak 2 : Het opvolgen van de actualiteit en de behaalde resultaten inzake lopende zaken, binnen elk van de materies, leidt tot het leveren van toegevoegde waarde in (inter)nationale werkgroepen op basis van know-how en actuele inzichten –Taak 3 : Het vergaren van specifieke externe informatie over de materie en de ontwikkelingen inzake regelgeving leidt tot diepgaande, gespecialiseerde kennis van de vakdomeinen en tot een meer effectieve en efficiënte operationele werking. >Zaakcoördinatie in staf van N3 : Gezien de inhoud van de functie (op hoog niveau aansturen van werkprocessen) en de aanzienlijke indirect-specifieke werklast (voortvloeiend uit o.a. veelveeldige (inter)nationale contacten), wordt de functie als staffunctie aan de N-3 toegevoegd. De N-3, die het takenpakket delegeert, blijft zo wel zelf de finale verantwoordelijke.

75 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen Particulieren

76 p. 76Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Particulieren N-2 N-3 18 centra1 centrum Directeur-Generaal Particulieren N-3 Gewestelijk Administrateur Particulieren Directeur Management ondersteurning Gewestelijk Administrateur Eupen Federaal Administrateur Nationaal Centrum Opsporing Directeur Doelgroepen strategie …

77 p. 77Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Particulieren De entiteit Particulieren richt zich op: >Particulieren als doelgroep: –“Het identificeren van de particulieren als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep Particulieren (relatief eenvoudige aangiften, regelmaat in aangiften enz.) geven invulling aan de bijhorende dienstverleningsstrategie. De dienstverlening is hierbij gebaseerd op een klantenprofiel dat wordt gevoed met relevante klanteninformatie. Het inzicht in de belastingsituatie van de particulier maakt het mogelijk om de dienstverlening aan deze doelgroep te optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst te genereren”. (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau) >Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep Particulieren als volgt worden afgebakend: –Loon- en weddentrekkers, vervangingsinkomsten, gepensioneerden & renteniers, bedrijfsleiders*, vennoten* en bestuurders* (als overgangsmaatregel). >De entiteit Particulieren beschikt over 19 Gewestelijke Administraties (N-3 functies): –18 centra met algemene bevoegdheid inzake het bijstaan van het doelgroepsegment “Particulieren” in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen geschillen te behandelen”. –1 polyvalent centrum (Eupen), dat ressorteert onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent centrum bedient in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen zowel de Particulieren, de KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit de taalspecifieke vereisten en de lage werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk arrondissement. –1 nationaal centrum opsporingen, dat hiërarchisch afhankelijk is van de Directeur-Generaal N-2 Particulieren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel de nationale als lokale opsporingsactiviteiten aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer.

78 p. 78Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 … Organisatieschema N-3 Centra Particulieren Afdelingshoofd Gestandaardiseerde verwerking Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers Afdelingshoofd Specifieke behandeling Gewestelijk Administrateur Particulieren … N-3 Teamchef Specifieke behandeling (incl. Geschillen) … Teamchef Front Office … Teamchef Gestandaardisee rde verwerking

79 p. 79Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers” >Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens –Informatie-ambtenaar >Algemene interactie/specifieke interactie –Informatie-ambtenaar –Senior Informatie-ambtenaar

80 p. 80Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op: –Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst (op het vlak van de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties). Dit betekent o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt en waar relevant, gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) –In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op alle soorten interacties met de belastingplichtige, zowel algemeen als dossiergebonden. –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren waartoe de belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen. >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’. –Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’. –Proces ‘algemene interactie en specifieke interactie’. –Opmerking: het betreft hier de front office functies vanuit het proces specifieke interactie: het ontvangen van materiële fouten en het opvangen van de reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel. Deze fouten en reacties worden opgelost in de back office (entiteit specifieke behandeling). Vanuit het proces algemene interactie worden de algemene interacties face to face opgevangen en waar mogelijk opgelost. –Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke algemene en specifieke interacties. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

81 p. 81Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op: –Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het uniek dossier zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ heeft tevens tot doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter beschikking zijn met betrekking tot deze belastingplichtigen (natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te verzamelen en te beheren. Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen. –Binnen het activiteitenblok ‘identificeren van belastingplichtige en wijzigingen’ zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvragen voor verandering van gegevens, aanvragen voor bijkomende informatie, … (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De verschillende types interacties die in het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijzigingen’ voorkomen kunnen afgehandeld worden via het contact center, maar ook via de front-office functies bij de entiteit Particulieren die zich situeren in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

82 p. 82Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie’ richt zich op: –Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3) –Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s per type interactie voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de doelgroep Particulieren worden onderscheiden: •Vraag tot inzage dossier. •Vraag status behandeling. •Afleveren van attesten. •Vraag tot akkoord. •Vraag tot uitstel. •Hulp bij reactie op taxatie-voorstel. •Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. –Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de fysieke front-office functies. –De functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" zijn operationeel, overkoepelend en staan dicht bij het terrein. Ze kunnen dus idealiter in de centra uitgevoerd worden (uit scoring van staffuncties). Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. (uit stuurgroep 18/3 - CRM interactieprincipes). De functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" worden dus uitgevoerd in de front office kantoren. Waar mogelijk moet een burger bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). Vooral voor niet- dossiergebonden interacties moet gestreefd worden naar een geïntegreerde dienstverlening. (uit stuurgroep 18/3 - CRM interactieprincipes). –De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

83 p. 83Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De communicatie naar de belastingplichtige wordt maximaal geïntegreerd en wordt, waar relevant, gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst. Processen: –Integratie van activiteiten en taken inzake afhandeling van fysieke contacten met de belastingplichtige Particulier. Competenties: –Groepering van gelijklopende generieke competenties. Faciliteiten en infrastructuur: –Groepering van fysieke contacten met de belastingplichtige Particulier in eenzelde locatie. –Koppeling van de plaats waar de fysieke contacten met de belastingplichtige plaatsvinden en de plaats waar de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zich bevinden (fucties binnen proces nazicht fungeren als back office functies voor specifieke interacties). Applicaties en uitrusting: –/. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

84 p. 84Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies Informatie-ambtenaar en senior informatie-ambtenaar bevinden zich in de front office. –De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren is beperkt tot de fysieke front- office functies. –De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’. –Met de huidige stand van de automatisering van het aangifte- en verwerkingsproces bij de doelgroep Particulieren, zal de fysieke bereikbaarheid van de controlekantoren van groot belang blijven. Het beschikbaar blijven van de vele controlekantoren voor de doelgroep Particulieren, beïnvloedt de ‘span of control’ van een centrummanager. Mochten de mogelijkheden van automatisering van het aangifte- en verwerkingsproces voor Particulieren tenvolle benut worden, dan ontstaat de mogelijkheid om centra Particulieren in de toekomst samen te voegen (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau). >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Geen specifiëring. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

85 p. 85Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking” > Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Gegevensbeheerder –Junior Dossierbeheerder >Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling –Gegevensbeheerder –Junior Dossierbeheerder

86 p. 86Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op: –In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier meestal taken die : •Grote volumes dossiers behandelen. •Sterk te automatiseren zijn. •Enkel een basisinteractie met de belastingplichtige vereisen. –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren die in ‘back office’ zit, nl. waar de belastingplichtige niet bewust mee in contact treedt. >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. –Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’. –Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’. –Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed – aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen anomalieën’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

87 p. 87Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier. –In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de belastingplichtige plaats. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’. zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling ‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor Particulieren. –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden. –De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren. –De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de functies in het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

88 p. 88Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op: –Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed – aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen anomalieën’ zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling ‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor Particulieren. –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden. –De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

89 p. 89Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Het geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken. Processen: –Integratie van verschillende verwerkingsprocessen voor de verschillende types belastingen. Competenties: –Groepering van gelijklopende generieke competenties. Faciliteiten en infrastructuur: –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden. Applicaties en uitrusting: –Groepering rond specifieke applicaties mbt. geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

90 p. 90Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies Junior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder bevinden zich in ‘back office’. –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden. >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Geen specifiëring. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

91 p. 91Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Specifieke behandeling” >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Specialist >Algemene interactie –Junior Inspecteur –Inspecteur –Specialist >Nazicht –Beheerder Planning –Junior Inspecteur –Inspecteur –Specialist

92 p. 92Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op: –Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de grondige controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) –In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op acties die door de administratie worden genomen ten aanzien van de belastingplichtige, dit op basis van verwerkte en geïnterpreteerde gegevens. –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren waar de administratie Particulieren zelf stappen onderneemt naar de belastingplichtige toe in functie van bijstand, nazicht en eventueel opsporing. >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. –Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’. Uit een standpunt ingenomen tijdens het oplossen van een anomalie of een reactie van een BP kan een geschil komen. Dit geschil wordt behandeld in de afdeling ‘Specifieke behandeling’. –Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor Particulieren’. –Opmerking: het betreft hier de back office functies bij de stroomschema’s ‘specifieke interacties voor Particulieren’ die door de afdeling specifieke behandeling worden opgenomen. –Proces ‘nazicht fiscale situatie’. –Opmerking: het betreft hier de functies binnen alle activiteitenblokken van het proces nazicht fiscale situatie. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

93 p. 93Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een enig dossier. –In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de belastingplichtige plaats. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De front-office functies zullen de reacties van de belastingplichtige Particulier opvangen met betrekking tot vastgestelde materiële fouten, het taxatievoorstel dat ze van de administratie mochten ontvangen, …. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’. –De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de functies uit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

94 p. 94Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ richt zich op: –Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s per type interactie voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de doelgroep Particulieren in het kader van specifieke behandeling worden onderscheiden: •Vraag tot inzage dossier. •Vraag tot akkoord. •Vraag tot uitstel. •Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier. •Vraag status behandeling (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. –Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de fysieke front-office functies. –De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

95 p. 95Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op: –Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen. –Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. –De belangrijkste doelstelling voor dit proces is vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van het taxatieproces, o.m. door de gebruikte controleprocedures te objectiveren. Hiervoor worden de bijstands- en nazichtsactiviteiten op het terrein best gecoördineerd in eenzelfde organisatorische entiteit. –Vanuit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zal een continue verbetering van het risicobeheersingproces nagestreefd worden door het verlenen van feedback omtrent de selectiemotieven en de behaalde resultaten i.v.m. die selectiemotieven. Door het samenbrengen van de bijstands- en nazichtsactiviteiten in eenzelfde organisationele entiteit wordt een eenduidig aanspreek- en coördinatiepunt gecreëerd voor de functies binnen risicobeheer. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

96 p. 96Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Grondige controles worden best polyvalent uitgevoerd op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is. Processen: –Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand, nazicht en eventueel opsporing ten aanzien van de belastinplichtige Particulier. –Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand en nazicht over de verschillende types belastingen heen. Competenties: –Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht. Faciliteiten en infrastructuur: –/ Applicaties en uitrusting: –/ >Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling –De functies binnen de activiteitenblokken ‘behandeling van adminstratieve en gerechtlijke geschillen’ zijn binnen de entiteit Particulieren geïntegreerd in de teams specifieke behandeling. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

97 p. 97Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies Junior Gegevensbeheerder, Specialist, Inspecteur, Junior Inspecteur, Beheerder planning bevinden zich in de back-office. –Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. –De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie. >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Specifiëring met betrekking tot risicobeheer. –In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. –Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen. –Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

98 p. 98Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 Centrum Eupen Gewestelijk Administrateur Eupen N-3 … Teamchef Specifieke behandeling (event. afzonderlijk voor P- KMO-GO – incl. geschillen) Teamchef Dienstverlening (event. afzonderlijk voor KMO-GO) Teamchef Front Office (event. afzonderlijk voor P-KMO) … … Teamchef Gestandaardiseerde verwerking

99 p. 99Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “Eupen” >Nog te bepalen

100 p. 100Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de entiteit “Eupen” >Voor de belastingplichtige Particulieren in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen wordt het polyvalent centrum Eupen opgericht, dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent centrum bedient zowel de Particulieren, de KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit de taalspecifieke vereisten en de lage werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk arrondissement. >De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Eupen is vooral geënt op de organisatiestructuur van een gewestelijke administratie KMO.

101 p. 101Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 N3 KMO Organisatieschema N-3 Centrum Opsporingen Federaal Administrateur Nationaal Centrum Opsporingen N-3 Teamchef Opsporingen … Afdelingshoofd Opsporingen

102 p. 102Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “Opsporingen” >Risicobeheer –Junior Onderzoeker –Onderzoeker –Junior Inspecteur –Junior Projectbeheerder –Intern Correspondent >Nazicht fiscale situatie –Junior Onderzoeker –Onderzoeker –Junior Inspecteur –Junior Projectbeheerder –Intern Correspondent

103 p. 103Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de entiteit “Opsporingen” >De beslissing is genomen om de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen hiërarchisch onder de Directeur-Generaal van de N-2 Particulieren te situeren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel de nationale als lokale opsporingsactiviteiten aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer. >De teamchefs Opsporingen zijn hiërarchisch afhankelijk van de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen. De teams Opsporingen bevinden zich fysiek evenwel in de kantoren van de afdelingen ‘Specifieke behandeling’ van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen. >De Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen zal op ‘contract-basis’ (= service-level agreements) samenwerken met zijn collega’s Gewestelijk Administrateurs van de respectievelijke entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen, maar ook met Risicobeheer en Fraudebestrijding. In deze ‘service level agreements’ zal concreet worden vastgelegd op welke manier en met welke timing bepaalde concrete vaststellingen op het terrein moeten worden uitgevoerd. >Op termijn zullen de opsporingsteams hiërarchisch worden geïntegreerd in de afdelingen ‘Specifieke behandeling’ van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen.

104 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen KMO

105 p. 105Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 KMO Directeur-Generaal KMO N-2 N-3 Gewestelijk Administrateur KMO 27 centra Directeur Management Ondersteuning Gewestelijk Administrateur Buitenlanders 1 centrum Directeur Doelgroepen Strategie …

106 p. 106Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 KMO >De entiteit KMO richt zich op: –De KMO’s als doelgroep “Het identificeren van de Kleine- en Middelgrote Ondernemingen als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep KMO geven invulling aan de bijhorende dienstverleningsstrategie. Deze strategie heeft tot doel de dienstverlening aan de belastingplichtige te optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst te genereren”. (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau) >Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep KMO als volgt worden afgebakend: –Alle dossiers die niet bij P of GO worden ingedeeld. Het gaat dus in hoofdzaak om kleine en middelgrote ondernemingen, zelfstandigen en VZW’s. >De entiteit KMO beschikt over 28 Gewestelijke Administraties (N-3 functies): –27 centra met algemene bevoegdheid “Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “KMO” in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) –1 centrum voor de buitenlanders Voor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal en tevens polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien dat onder dit centrum tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office) zullen ressorteren. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

107 p. 107Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 KMO Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking (*) Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers Afdelingshoofd Specifieke Behandeling Gewestelijk Administrateur KMO … …… N-3 Teamchef Specifieke Behandeling (incl. Geschillen) Teamchef Dienstverlening Teamchef Front Office … … (*): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden

108 p. 108Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers” >Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens –Informatie-ambtenaar –Senior Informatie-ambtenaar >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Junior Dossierbeheerder >Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling –Junior Dossierbeheerder >Algemene/specifieke interactie KMO –Dossierbeheerder –Junior Informatie-ambtenaar –Informatie-ambtenaar –Senior Informatie-ambtenaar >Uitwerken dienstverleningsmodellen –Analist

109 p. 109Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op: –Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën (naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.). “De entiteit KMO als partner van de belastingplichtige:…In dit kader plaatst de entiteit KMO zich tegenover de belastingplichtigen als een partner die hen helpt in het vervullen van hun verplichtingen door hen met informatie en hulp bij te staan op het vlak van deze verplichtingen..” (Uit het Strategisch kader van het programma KMO) –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO waartoe de belastingplichtige zich kan richten bij vragen. “Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst.. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.” (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’. Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’. –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’ Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

110 p. 110Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 –Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’. Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ –Proces ‘algemene interactie’. Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke specifieke interacties. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

111 p. 111Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van de belastingplichtige die een wijziging komt melden aan de front-office. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

112 p. 112Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

113 p. 113Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op: –“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

114 p. 114Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op: –Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren… (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling “Dienstverlening aan de burger”: •Vraag tot inzage in het dossier •Vraag voor specifieke informatie •Vraag voor een attest •Afleveren van een vergunning •Vaststellen van schade •Vraag tot ruling •Vraag voor toekennen van uitstel •Hulp bij het invullen van een aangifte >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de re-actieve – dossiergebonden - interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. –De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden. –Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. –Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). –Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een praktisch volledige back office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

115 p. 115Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op: –Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

116 p. 116Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van belang is worden in deze afdeling samengebracht. Processen: – Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: – Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

117 p. 117Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel front-office functies als back- office functies (‘account-managementteams’). –De functie Junior Informatie-ambtenaar, Informatie-ambtenaar en Senior informatie-ambtenaar bevinden zich in de front office. –De functies Junior dossierbeheerder, Dossierbeheerder, Junior Informatie-ambtenaar, en Senior Informatie-ambtenaar bevinden zich in de back-office Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

118 p. 118Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers” >De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ – KMO wijkt op het volgende punt af van de entiteit Particulieren: –De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel een front-office als een afzonderlijke back-office. Enerzijds wordt verantwoord door de omvang van deze afdeling waardoor een zekere kritische massa kan gegarandeerd worden in elk van de centra, anderzijds is voor de bijstand en ondersteuning een zekere lokale kennis van de betrokken belastingplichtigen vereist voor een goede werking. Binnen de Directie-generaal P, hebben beide argumenten minder gewicht en is dan ook voor een andere invulling gekozen. >Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor KMO’s: –Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl. proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te kunnen komen tot een ruling. –In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van KMO, een tweede gedeelte wordt behandeld in de directie bijstand aan belastingplichtigen en controle.

119 p. 119Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 KMO (*): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking (*) Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers Afdelingshoofd Specifieke Behandeling Gewestelijk Administrateur KMO … …… N-3 Teamchef Specifieke Behandeling (incl. Geschillen) Teamchef Dienstverlening Teamchef Front Office ……

120 p. 120Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking” >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Junior Gegevensbeheerder

121 p. 121Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op: –In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt. >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’, evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen –Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’. Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen - Opmerking: de scanningoperaties in het kader van de BPR Secretariaat en logistieke diensten kunnen eventueel aan deze entiteit toegevoegd worden. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

122 p. 122Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan worden.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn, worden in deze afdeling ondergebracht. –Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

123 p. 123Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op: –“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt...” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te wijzen: –De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn, worden in deze afdeling ondergebracht. –Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

124 p. 124Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling. Processen: – Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur: –Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale verwerking te doen Applicaties en uitrusting: – Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

125 p. 125Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functie Junior Gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

126 p. 126Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking” >De afdeling ‘Gestandardiseerde verwerking’ – KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren: –De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze activiteiten in de Directie-generaal KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ ondergebracht.

127 p. 127Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 KMO (*): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking (*) Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers Afdelingshoofd Specifieke Behandeling Gewestelijk Administrateur KMO … … … N-3 Teamchef Specifieke Behandeling (incl. Geschillen) Teamchef Dienstverlening Teamchef Front Office … …

128 p. 128Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Specifieke behandeling” >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Specialist* >Algemene interactie KMO –Specialist *Deze functies zijn hier ondergebracht maar horen functioneel thuis bij ‘Dienstverlening aan de burgers’ >Nazicht van de fiscale situatie –Beheerder Planner –Junior Inspecteur –Inspecteur –Senior Inspecteur –Specialist

129 p. 129Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op: –het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden ook binnen deze afdeling behandeld. “Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is… (Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook … doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..” (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’. –Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor KMO’. Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier, –Proces ‘nazicht fiscale situatie’. Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

130 p. 130Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen: –De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’ aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

131 p. 131Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op: –Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren… (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”: •Vraag tot inzage in het dossier •Vraag om gehoord te worden •Vraag voor toekennen van uitstel >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

132 p. 132Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op: –Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen: –Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’ –Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisationele entiteit. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

133 p. 133Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze afdeling Processen: –Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen. Competenties: –De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling ondergebracht om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit. Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: – >Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling –Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal KMO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

134 p. 134Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies Specialist, Inspecteur (alle types), Beheerder Planning bevinden zich in de back-office. –De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slechts voor een beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’ >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen. –Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

135 p. 135Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling” >De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren: –De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ worden bij de Directie-generaal in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.

136 p. 136Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 Buitenlanders (**): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden Afdelingshoofd Gestandaardiseerde Verwerking (**) Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers Afdelingshoofd Specifieke Behandeling Gewestelijk Administrateur Buitenlanders … N-3 … Teamchef Specifieke Behandeling (event. afzonderlijk voor P-KMO-GO – incl. geschillen) Teamchef Dienstverlening (event. afzonderlijk voor KMO-GO) Teamchef Front Office (event. afzonderlijk voor P-KMO) … … Opmerking: Moet nog verder bepaald worden

137 p. 137Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “Buitenlanders” >Nog te bepalen

138 p. 138Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren functies binnen de entiteit “Buitenlanders” >Het centrum buitenlanders richt zich op: –Voor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal en tevens polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien dat onder dit centrum tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office) zullen ressorteren (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau) >De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Buitenlanders is vooral geënt op die van een gewestelijke administratie KMO.

139 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen Grote Ondernemingen

140 p. 140Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen N-2 N-3 Directeur-Generaal Grote Ondernemingen Directeur Management ondersteuning Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Gewestelijk Administrateur GO Sector X 7 centra

141 p. 141Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen >De entiteit Grote Ondernemingen richt zich op: –Grote Ondernemingen als doelgroep: “De onderkenning en afbakening van de doelgroep Grote Ondernemingen is van belang kijkend naar het significante aandeel dat deze groep heeft in het totaal van de belastingopbrengsten. Door het ontwikkelen van een doelgroepstrategie kan vervolgens de dienstverlening aan de belastingplichtigen geoptimaliseerd worden en kan bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst gegenereerd worden. Een optimale dienstverleningsstrategie voor deze doelgroep kan bovendien een positief effect hebben op internationale grote ondernemingen die overwegen zich in België te vestigen”. (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau) >Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep GO als volgt worden afgebakend: –Uitgegaan wordt van de notie groepen van ondernemingen. Voorgesteld wordt om voor de grote ondernemingen NIET meer uit te gaan van de boekhoudkundige norm. Momenteel wordt een norm gezocht zodat het totaal aantal grote ondernemingen overeenkomstig is met het aantal dat bepaald werd in het rapport “bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau” volgens de boekhoudkundige norm. >De entiteit GO beschikt over 7 Gewestelijke Administraties (N-3 functies) georganiseerd per sector: –7 centra met algemene bevoegdheid “Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “GO”, opgesplitst per sector in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) –Ieder centrum fungeert als enig contactpunt voor de toegewezen grote ondernemingen in België. De opvolging en de bijstand van de grote ondernemingen zal gebeuren door account-managers en account-management teams die hun afspraken hoofdzakelijk op de sites van de respectieve ondernemingen kunnen vastleggen.

142 p. 142Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Afdelingshoofd Sector X Organisatieschema N-3 GO N-3 Afdelingshoofd Sector X … Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X … Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.) Sector X Afdelingshoofd Gestandaardiseerde verwerking * Gewestelijk Administrateur GO Sector X

143 p. 143Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 GO Gestandaardiseerde verwerking N-3 Afdelingshoofd Sector X … Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X … Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.) Sector X Afdelingshoofd Gestandaardiseerde verwerking * Gewestelijk Administrateur GO Sector X

144 p. 144Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking” >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Junior gegevensbeheerder

145 p. 145Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op: –In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Gote ondernemingen waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt. –De scanningoperaties kunnen eventueel toegevoegd worden aan deze entiteit in het kader van de BPR Secretariaat en Logistieke diensten. >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’, evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen –Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’. Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

146 p. 146Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan worden.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn, worden in deze afdeling ondergebracht. –Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

147 p. 147Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ richt zich op: –“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt...” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ aan deze entiteit toe te wijzen: –De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn, worden in deze afdeling ondergebracht. –Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden. Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

148 p. 148Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling. Processen: – Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur: –Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale verwerking te doen Applicaties en uitrusting: – Structurerende factoren binnen de afdeling “gestandaardiseerde verwerking”

149 p. 149Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functie Junior gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’. >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Geen specifiëring. Structurerende factoren binnen de afdeling “gestandaardiseerde verwerking”

150 p. 150Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ – Grote ondernemingen wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren: –De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze activiteiten in de Directie-generaal Grote Ondernemingen in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ ondergebracht. Structurerende factoren binnen de afdeling “gestandaardiseerde verwerking”

151 p. 151Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 GO “Dienstverlening aan de burgers” N-3 Afdelingshoofd Sector X Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X … Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.) Sector X Afdelingshoofd Gestandaardiseerde verwerking … Gewestelijk Administrateur GO Sector X

152 p. 152Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers” >Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens –Informatie ambtenaar –Senior informatie-ambtenaar >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Junior dossierbeheerder >Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling –Junior dossierbeheerder >Algemene interactie en specifieke interactie –Dossierbeheerder –Account manager –Informatie-ambtenaar –Senior Informatie-ambtenaar >Uitwerken dienstverleningsmodellen –Analist

153 p. 153Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op: –Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën (naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.). “…dat de administratie zijn acties oriënteert naar de onderneming en zorgt dat haar processen aangepast zijn aan de belastingplichtige…. het nemen van initiatieven ten opzichte van de belastingplichtigen stimuleren, om hen te begeleiden en om zich ervan te verzekeren dat ze voldoen aan hun fiscale verplichtingen op tijd en op een correcte manier.” (Uit het Strategisch kader van het programma GO) –Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) GO waartoe de belastingplichtige zich kan richten bij vragen. “Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst.. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.” (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’. Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’. –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’ –Opmerking: De afdelingshoofden dienstverlening bevinden zich allemaal in Brussel. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

154 p. 154Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 –Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’. Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ –Proces ‘Algemene interactie en specifieke interactie’. Opmerking: het betreft hier de behandeling van specifieke interacties die binnen het kader van dienstverlening kunnen voorkomen. Een aantal specifieke interacties kunnen eveneens voorkomen binnen het kader van een specifieke behandeling en zullen dan behandeld worden binnen de entiteit Specifieke behandeling. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

155 p. 155Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van de belastingplichtige die een wijziging meldt. Dit zijn taken die behoren tot de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

156 p. 156Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

157 p. 157Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op: –“Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

158 p. 158Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op: –Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren… (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”: •Vraag tot inzage in het dossier •Vraag voor specifieke informatie •Vraag voor een attest •Afleveren van een vergunning •Vaststellen van schade •Vraag tot ruling •Vraag voor toekennen van uitstel •Hulp bij het invullen van een aangifte >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de re- actieve – dossiergebonden - interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

159 p. 159Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op: –Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

160 p. 160Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van belang is worden in deze afdeling samengebracht. Processen: – Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: – Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

161 p. 161Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit GO omvat zowel front-office en back-office activiteiten. De front-office activiteiten worden opgenomen door de functie Dossierbeheerder en Accountmanager en kunnen uitgevoerd worden in een front-office infrastructuur van vergaderzaaltjes en ontvangsruimtes. Er zijn geen loketten. >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Geen specifiëring. Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

162 p. 162Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers” > Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor GO’s: –Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl. proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te kunnen komen tot een ruling. –In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van GO, een tweede gedeelte wordt behandeld in de afdeling Bijstand aan de burger en Controle.

163 p. 163Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 GO – “Specifieke behandeling” N-3 Afdelingshoofd Sector X … Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.) Sector X Afdelingshoofd Gestandaardiseerde verwerking * … Gewestelijk Administrateur GO Sector X

164 p. 164Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “Specifieke behandeling” >Verzamelen en beheren fiscale gegevens –Specialist * >Algemene interactie – specifiek –Specialist >Nazicht –Beheerder planning –Senior inspecteur –Inspecteur –Onderzoeker –Specialist >* Deze functies zijn hier ondergebracht, maar horen functioneel thuis bij dienstverlening aan de burger

165 p. 165Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op: –het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden ook binnen deze afdeling behandeld. “Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is… (Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook … doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..” (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’. Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’. –Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor GO’. Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier, vraag om gehoord te worden en de vraag om uitstel. –Proces ‘nazicht fiscale situatie’. Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

166 p. 166Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op: –“Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen: –De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’ aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

167 p. 167Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op: –Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren… (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”: •Vraag tot inzage in het dossier •Vraag om gehoord te worden •Vraag voor toekennen van uitstel >Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen: –De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

168 p. 168Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op: –Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen: –Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’ –Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisatorische entiteit. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

169 p. 169Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze afdeling Processen: –Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen. Competenties: –De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling ondergebracht om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit. Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: – >Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling –Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal GO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

170 p. 170Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verhouding tussen front-office en back-office: –De functies specialist, Inspecteur (alle types), beheerder planning bevinden zich in de back-office. –De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slecht voor een beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’ >Specifiëring betreffende organisatie staffuncties: –Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen. –Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie wordt opgenomen in de gewestelijke administraties. Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

171 p. 171Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling” >De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - GO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren: –De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ worden bij de Directie-generaal P in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal GO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.

172 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen Invordering

173 p. 173Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Invordering Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO Invordering Nationaal Centrum Inning N-3 Centrum Invordering 1 centrum14 centra1 centrum -Extern Correspondenten Rekenhof -Extern Correspondenten Andere Overheden -Extern Correspondenten Thesaurie Directie Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Directie Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer N-2 N-3

174 p. 174Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >De administratie invordering dient te zorgen voor: –"· Boeken van de betalingen. – · Inning van de BTW. – · Inning van de voorheffingen (roerende-, onroerende-, en bedrijfsvoorheffing) en van de voorafbetalingen – · Inning van de gelijkgestelde taksen (verkeersbelastingen, taks op spelen en weddenschappen, taks op de automatische ontspanningstoestellen). – · Inning van de met zegel gelijkgestelde taksen. – · Inning van de inkomstenbelastingen. – · Behandeling van de geschillen die voortvloeien uit de drie bovenvermelde processen. – · Dienstverlening aan de belastingplichtige (afleveren attesten en certificaten). – · Verzamelen van informatie voor de invordering. – · Uitvoeren van de verschillende invorderingsprocedures. – · Behandelen van de geschillen die voortvloeien uit het proces Invordering. " –(uit Programmafiches voor de BPR's Inning en Invordering) >Dit gebeurt in 16 centra: –1 Nationaal Centrum Inning: Hier dient een maximale graad van informatisering nagestreefd te worden. –14 Centra Invordering voor de invordering: Hiervoor dienen specifieke competenties uitgebouwd te worden: "De multifiscale benadering van invordering houdt in dat de centra Invordering polyvalent zijn en alle aspecten van een opdracht van het begin tot het einde behandelen. De centra Invordering worden derhalve niet gestructureerd naar type belasting of sector." (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau) –1 Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding Buitenlanders & GO: Dit centrum is gespecialiseerd in de behandeling van fraudedossiers, georganiseerd onvermogen, grote ondernemingen en belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn. Organisatieschema (N-2) Invordering

175 p. 175Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Extern Correspondenten >Uitgaven –Extern Correspondent Andere overheden (Behandelen van de uitgaven) –Extern Correspondent Thesaurie (Behandelen van de uitgaven) >Verificatie en afsluiting –Extern Correspondent Rekenhof (Dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige) >Invordering –Extern Correspondent Rekenhof (Controle)

176 p. 176Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op: –Het consolideren van dossiers die aan een externe instantie moeten overgemaakt worden (Rekenhof, Thesaurie, andere overheden). –Het verdedigen van deze dossiers. –Het onderhouden van goede contacten, overleg, coördinatie,... met deze externe instanties. >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. –Processen: gelijkaardige taken bestaande uit het consolideren van dossiers die daarna moeten verdedigd worden met externe instanties –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties bestaande uit een combinatie van enerzijds grondige inhoudelijke kennis en anderzijds goede communicatieve eigenschappen (onderhandelen, overtuigen,...) >Front office versus back office: –Deze entiteit is een front-office structuur maar voor een zeer exclusieve doelgroep. Processen en functies binnen de entiteit Extern Correspondenten

177 p. 177Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Invordering Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO Invordering Nationaal Centrum Inning N-3 Centrum Invordering 1 centrum14 centra1 centrum Directie Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Directie Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer N-2 N-3 -Extern Correspondenten Rekenhof -Extern Correspondenten Andere Overheden -Extern Correspondenten Thesaurie

178 p. 178Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum Inning Federaal Administrateur Nationaal Centrum Inning N-3 Teamchef Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) Teamchef Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven … … -Toezichts- ambtenaren Afdelingshoofd Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)

179 p. 179Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen het team Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven >Ontvangsten –Junior Gegevensbeheerder (Vervaldagbeheer, behandelen van overschrijvingen, behandelen van de betalingen met cheques, betaalkaarten, enz., behandelen voorafbetalingen, beheer van de comptabiliteit) –Dossierbeheerder (beheer van de comptabiliteit, behandelen klachten) >Uitgaven –Junior Gegevensbeheerder (Behandelen van de uitgaven) >Verificatie en afsluiting –Junior Gegevensbeheerder (Dag-, maand- en jaarafsluiting) –Dossierbeheerder (Dag-, maand- en jaarafsluiting) >Invordering –Junior Gegevensbeheerder (De invordering bewerkstelligen)

180 p. 180Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) >Ontvangsten –Junior Dossierbeheerder (Behandelen van overschrijvingen, behandelen van de betalingen met cheques, betaalkaarten, enz., behandelen ontvangsten voorafbetalingen) –Dossierbeheerder (Behandelen van overschrijvingen, behandelen van de klachten) >Uitgaven –Junior Dossierbeheerder (Behandelen van de uitgaven) –Dossierbeheerder (Behandelen van de uitgaven, behandelen klachten) –Ontvanger (Behandelen van de uitgaven)

181 p. 181Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) >Ontvangsten –Reglementair bemiddelaar (Behandelen van de klachten) –Dossierbeheerder (behandelen klachten) >Uitgaven –Reglementair bemiddelaar (Behandelen van de uitgaven) –Dossierbeheerder (behandelen klachten) >Verificatie en afsluiting –Reglementair bemiddelaar (Dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige)

182 p. 182Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Toezichtsambtenaren >Verificatie en afsluiting –Toezichtsambtenaar (Dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige)

183 p. 183Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor het team Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven >Deze entiteit richt zich op: –Het geautomatiseerd ontvangen en boeken van alle betalingen ivm belastingen en taksen –Het automatisch verzenden van de aanmaningen –Het automatisch doorgeven aan invordering van de te vervolgen dossiers –Het automatisch aanwenden van teruggaven op openstaande schuldvorderingen –Het automatisch terugbetalen van belastingteruggaves aan belastingplichtigen en derden –Het automatisch terugbetalen van teveel betaalde sommen of ten onrechte betaalde bedragen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Processen: gelijkaardige taken: groepering van taken die (bijna) volledig kunnen geautomatiseerd worden. –Competenties: concentratie van competenties rond automatische gegevensverwerking binnen eenzelfde entiteit >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur: het betreft de geautomatiseerde massaverwerking

184 p. 184Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) >Deze entiteit richt zich op: –Het manueel verwerken van alle betalingsincidenten –Het behandelen van de terugbetalingen in geval van schulden >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: het groeperen van de werkzaamheden rond ”het behandelen van de overschrijvingen met ongestructureerde mededeling” heeft als strategisch doel het centraliseren van alle manuele verwerkingen –Processen: het manueel verwerken van alle betalingsincidenten en het behandelen van de terugbetalingen kunnen gemakkelijk gegroepeerd worden. Piekbelasting kan op deze manier op een consistente manier worden opgevangen –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties rond manuele verwerking van overschrijvingen >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur –Burgers met vragen en/of klachten worden opgevangen bij de gemeenschappelijke front-office bij inning en invordering

185 p. 185Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de afdeling Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen) >Deze entiteit richt zich op: –Nazicht en ondertekening ter ontlasting van nalatigheidsinteresten, vervolgingskosten en de berekening van de moratoriuminteresten –Nazicht en ondertekening van de ordonnancering –Behandelen en beslissen over klachtendossiers >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: De nieuwe wetgeving over het statuut van de rekenplichtige en het basisprincipe van interne controle goedgekeurd op de Ministerraad van 1 maart 2002 dat een scheiding voorziet tussen bewarende en registrerende functies (cfr. art. 12 à 14 van het voorontwerp van KB tot regeling van het statuut van de rekenplichtige). De reglementair bemiddelaar is een aparte functie (ordonnateur voor betaling). –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

186 p. 186Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit Toezichtsambtenaren >Deze entiteit richt zich op: –Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof –Het uitoefenen van controles en verificaties op de boekhouding >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een controlerende functie (Rekenhof) –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

187 p. 187Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Invordering Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO Invordering Nationaal Centrum Inning N-3 Centrum Invordering 1 centrum14 centra1 centrum Directie Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Directie Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer N-2 N-3 -Extern Correspondenten Rekenhof -Extern Correspondenten Andere Overheden -Extern Correspondenten Thesaurie

188 p. 188Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Afdelingshoofd Invordering Organisatieschema regionale (N-3) Centra Invordering Gewestelijk Administrateur Centrum Invordering N-3 Teamchef Invordering … … Teamchef Dienstverlening aan de Burger - Toezichts- ambtenaren Teamchef Inputbeheer Invordering Teamchef Juridische Zaken & Administratieve Geschillen

189 p. 189Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Dienstverlening aan de Burger >Ontvangsten –Informatie-ambtenaar (Behandelen van de betalingen in geld, per bankkaart en per cheque) >Specifieke interacties (Afleveren van een attest, Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke informatieaanvraag) –Informatie-ambtenaar >Algemene interacties –Senior Informatie-ambtenaar –Informatie-ambtenaar

190 p. 190Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Invordering –Reglementair Bemiddelaar (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase, Geschillen in de gerechtelijke fase) -Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase) –Specialist (Invordering bewerkstelling, Geschillen in de gerechtelijke fase) –Dossierbeheerder (Geschillen in de gerechtelijke fase) >Bewarende maatregelen –Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter en nemen van bewarende maatregelen, Het inhouden van een belastingkrediet) >Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel voor invorderingsactie >Specialist (jurist)

191 p. 191Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Invordering >Invordering –Projectbeheerder (Invordering bewerkstelligen) –Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen; Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase) –Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen) –Junior Gegevensbeheerder (Administratief assistent: Invordering bewerkstelligen) –Ontvanger (Invordering bewerkstelligen) >Bewarende maatregelen –Ontvanger >Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel voor invorderingsactie >Dossierbeheerder >Senior Dossierbeheerder

192 p. 192Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Inputbeheer Invordering >Inputbeheer invordering –Junior onderzoeker –Onderzoeker –Analist >Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel voor invorderingsactie >Onderzoeker

193 p. 193Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Toezichtsambtenaren >Invordering –Toezichtsambtenaar

194 p. 194Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Dienstverlening aan de Burger >Deze entiteit richt zich op: –De front-office activiteiten –De relatie met de klanten CRM –Deze entiteit zal ook personen met terreinkennis aanleveren voor het proces uitwerken dienstverleningsmodellen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Cultuur: klantgericht –Infrastructuur: indeling volgens ambtsgebied (dicht bij de klant) –Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger (scheiding van de front-office en de back-office) >Front office versus back office: –Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren –Gemeenschappelijk frontoffice voor de processen van Inning en van Invordering –Deze frontoffices zullen op dezelfde plaatsen gehuisvest worden als de frontoffices van P en KMO zodat de burger een volledige dienstverlening kan krijgen.

195 p. 195Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Deze entiteit richt zich op: –Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair bemiddelaar) –Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar) –Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers –Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties –Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie –Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen door Invordering –Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

196 p. 196Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Invordering >Deze entiteit richt zich op: –Het bewerkstelligen van de invorderingen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Processen: taken i.v.m. acties in invorderingsdossiers worden gegroepeerd in deze entiteit –Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur. –Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het afleveren van attesten als er schulden zijn.

197 p. 197Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Inputbeheer Invordering >Deze entiteit richt zich op: – Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses – Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens >Criteria per dimensie van de blauwdruk: – Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit – Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek – Cultuur: proactief onderzoekswerk >Front office versus back office: – Deze entiteit is een back-office structuur.

198 p. 198Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de entiteit Toezichtsambtenaren >Deze entiteit richt zich op: –Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof –Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een controlerende functie (Rekenhof) –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

199 p. 199Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Invordering Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO Invordering Nationaal Centrum Inning N-3 Centrum Invordering 1 centrum14 centra1 centrum Directie Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Directie Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer N-2 N-3 -Extern Correspondenten Rekenhof -Extern Correspondenten Andere Overheden -Extern Correspondenten Thesaurie

200 p. 200Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO Federaal Administrateur Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO N-3 Afdelingshoofd Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland Teamchef Invordering Fraudebestrijding Teamchef Dienstver- lening aan de Burger -Toezichts- ambtenaren Teamchef Invordering GO Teamchef Inputbeheer Invordering Teamchef Juridische Zaken & administratieve geschillen Teamchef Invordering Buitenland

201 p. 201Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Dienstverlening aan de Burger >Ontvangsten –Informatie-ambtenaar (Behandelen van de betalingen in geld, per bankkaart en per cheque) >Specifieke interacties (Afleveren van een attest, Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke informatieaanvraag) –Informatie-ambtenaar >Algemene interacties –Senior Informatie-ambtenaar –Informatie-ambtenaar

202 p. 202Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Invordering –Reglementair Bemiddelaar (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase, Geschillen in de gerechtelijke fase) -Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase) –Specialist (Invordering bewerkstelling, Geschillen in de gerechtelijke fase) –Dossierbeheerder (Geschillen in de gerechtelijke fase) >Bewarende maatregelen –Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter en nemen van bewarende maatregelen, Het inhouden van een belastingkrediet)

203 p. 203Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland >Invordering –Projectbeheerder (Invordering bewerkstelligen) –Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen; Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase) –Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen) –Junior Gegevensbeheerder (Administratief assistent: Invordering bewerkstelligen) –Ontvanger (Invordering bewerkstelligen) >Bewarende maatregelen –Ontvanger

204 p. 204Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams Inputbeheer Invordering >Inputbeheer invordering –Junior onderzoeker –Onderzoeker –Analist

205 p. 205Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit Toezichtsambtenaren >Invordering –Toezichtsambtenaar

206 p. 206Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Dienstverlening aan de Burger >Deze entiteit richt zich op: –De front-office activiteiten –De relatie met de klanten CRM >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Cultuur: klantminded –Infrastructuur: één enkel contactpunt voor de klanten van Grote Ondernemingen en Buitenland –Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger (scheiding van de front-office en de back-office) >Front office versus back office: –Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren –Gemeenschappelijk front-office voor de processen van Inning en van Invordering –Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders

207 p. 207Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Deze entiteit richt zich op: –Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair bemiddelaar) –Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar) –Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers –Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties –Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie –Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen door Invordering –Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken & Administratieve Geschillen >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

208 p. 208Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland >Deze entiteit richt zich op: –Het bewerkstelligen van de invorderingen van belastingen en taksen gevestigd door "Fraudebestrijding", gevestigd door "Grote Ondernemingen", of gevestigd door het centrum KMO “Buitenlanders” voor belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Processen: taken i.v.m. acties in specifieke invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote Ondernemingen, Buitenland) worden gegroepeerd in deze entiteit –Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties in specifieke invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote Ondernemingen, Buitenland) >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur. –Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het afleveren van attesten als er schulden zijn. –Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders.

209 p. 209Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de teams Inputbeheer Invordering >Deze entiteit richt zich op: – Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses – Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens >Criteria per dimensie van de blauwdruk: – Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit – Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek – Cultuur: proactief onderzoekswerk >Front office versus back office: – Deze entiteit is een back-office structuur.

210 p. 210Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de entiteit Toezichtsambtenaren >Deze entiteit richt zich op: –Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof –Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een controlerende functie (Rekenhof) –Competenties: groepering van gelijkaardige competenties >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back-office structuur.

211 05/07/2002 Organisatieschema Belastingen & Invorderingen Fraudebestrijding

212 p. 212Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding N-2 N-3 Gewestelijk Administrateur Fraudebestrijding Directeur-Generaal Fraudebestrijding Management ondersteuning Federaal Administrateur Nationaal Centum Fraudebestrijding

213 p. 213Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding >De entiteit Fraudebestrijding richt zich op: –Het bestrijden en integraal behandelen van de zwaarste fraudegevallen “Om op een effectieve wijze diegenen aan te pakken die zich aan hun verplichtingen willen onttrekken, is de structuratie van Fraudebestrijding en Invordering als entiteiten apart van de doelgroepentiteiten aangewezen. …Dit betreft het detecteren, onderzoeken en behandelen van bijzondere fraudezaken die een bepaalde doelgroep overstijgen of die niet direct een gevolg zijn van een aangifte. Deze entiteit behandelt ook haar eigen geschillen…” (Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”) “Doelmatigheid van het onderzoek: Dit principe geeft de bijzondere rol van Fraudebestrijding aan in het geheel van de bestrijding van de fraude. Naast de andere instanties op Belgisch en internationaal vlak, staat ze in voor het blootleggen en vervolgen van de grote, georganiseerde, fiscale fraude, binnen haar bevoegdheden als fiscale administratie…” “Imago en zichtbaarheid van de rol van Fraudebestrijding:…In dit kader onderscheidt Fraudebestrijding zich van de andere fiscale entiteiten doordat het de zwaarste fraudegevallen en de grote internationale fraude behandelt en een sterke relatie onderhoudt met het gerecht, die een nog sterkere repressieve rol heeft en over uitgebreidere mogelijkheden beschikt…” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) >Er is geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien –“Vanwege de verschillende oriëntatie, namelijk de eerder repressieve in plaats van een dienstverlenende rol van Fraudebestrijding, is er geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien” (Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

214 p. 214Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding >De entiteit Fraudebestrijding beschikt over 5 Gewestelijke administraties (N-3 functies): –4 centra met algemene bevoegdheid inzake fraudebestrijding en waarvoor de actieradius samenvalt met de parketten-generaal (met dien verstande dat Mons en Liège samen slechts 1 centrum Fraudebestrijding verantwoorden). –1 nationaal centrum exclusief bevoegd voor carrousselbestrijding en desgevallend fenomenen die aan opgesomde karakteristieken voldoen.

215 p. 215Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum Fraudebestrijding N-3 Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding Federaal Administrateur Nationaal Centrum Fraudebestrijding Teamchef Inputbeheer Afdelingshoofd Juridische zaken Teamchef Juridische Zaken * Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers Teamchefs* voor Zaakbehandeling en Dossierbehandeling ……

216 p. 216Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling ‘Inputbeheer’ >Inputbeheer Fraude –Junior Gegevensbeheerder –Inlichtingenanalist –Analist

217 p. 217Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Inputbeheer’ >De afdeling ‘Inputbeheer’ richt zich op: –Het verwerken van signalen en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. Door de oriëntatie van de binnenkomende signalen speelt deze afdeling een aansturende rol voor het geheel van Fraudebestrijding. “Kwalitatief vooronderzoek: …enerzijds zal Fraudebestrijding zelf actief op zoek gaan naar zware fraudegevallen, anderzijds dient ze ook in staat te zijn om de aangeleverde informatie, inlichtingen en aanwijzingen uit verschillende bronnen … efficiënt te filteren om die zaken eruit te distilleren waar een groot fraude risico mogelijk aanwezig is en die zij verder dient te onderzoeken. Het spreekt voor zich dat risico-analyse in de toekomst een belangrijke input zal vormen voor de entiteit Fraudebestrijding” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) –Deze afdeling zal ook de rol spelen van een aanspreekpunt om de informatie-uitwisseling vergemakkelijken met partijen buiten de FOD Financiën. “Uitbouw, verspreiding en gebruik van kennis:… het structureren van de beschikbare gegevens, het onderkennen van mechanismen, het blootleggen van de mate van verspreiding ervan, het uitwerken van de beste bestrijdingsmethode …of het delen van de kennis hieromtrent met de andere partijen betrokken in de bestrijding van de fraude…” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) >Specifiëring na DIRCOM van 30 april ll. betreffende organisatie staffuncties: –Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In het proces ‘Inputbeheer Fraude’ situeert zich de voornaamste link tussen Fraudebestrijding en Risicobeheer. Om deze link te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen. –Andere optie is om de functie junior onderzoeker of onderzoeker toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.

218 p. 218Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Inputbeheer’ >Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen: –Proces ‘Inputbeheer Fraude’

219 p. 219Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Inputbeheer’ >Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ richt zich op: –Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ dient om signalen te verwerken en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan leiden tot het opstarten van ‘Zaakbehandeling’ en ‘Dossierbehandeling’. Enerzijds is deze aansturende rol van dit proces gebaseerd op een oriëntatie van de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf elementen onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse en screening van de beschikbare gegevens op mogelijke fraudegevallen. (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) >Criteria om dit proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen : –Binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’ kunnen 2 functionele gebieden onderscheiden worden. Enerzijds, de binnengekomen signalen bekijken in het licht van het oordeel voor het opstarten van een mogelijke zaak en anderzijds, het uitvoeren van analyses op ingezamelde gegevens om ondersteuning te kunnen bieden bij het selecteren van mogelijke zaken of om gestelde vragen te kunnen beantwoorden. Beide aspecten behoren tot doelstellingen van de afdeling ‘inputbeheer’ –De meeste signalen komen binnen op lokaal niveau. Gezien de belangrijke relatie met het gerecht zal dit gebeuren op niveau van het ambtsgebied van een parket-generaal, waarop de ambtsgebieden van de centra Fraudebestrijding zijn afgestemd. Om de beste opvolging van de binnenkomende signalen garanderen, worden deze gecentraliseerd. Dit heeft tot gevolg dat een afzonderlijke afdeling wordt opgezet in elk van die ambtsgebieden die dus zal instaan voor het capteren van deze gegevens en het geven van een gepast gevolg eraan. –De functies die betrokken zijn in dit proces dienen voor hun activiteiten in hoofdzaak opzoekingen en analyses te verrichten. Omwille van de gelijkaardigheid van taken en middelen die gebruikt worden bij deze activiteiten, wordt het proces in zijn geheel toegewezen aan deze afdeling.

220 p. 220Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Inputbeheer’ >Criteria om het proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ realiseert de strategische principes waarvoor de afdeling ‘inputbeheer’ wordt ingericht. Het gaat om het kwalitatief vooronderzoek en de uitbouw, de verspreiding en het gebruik van kennis. Processen: –Door het proces ‘Inputbeheer Fraude’ in zijn geheel onder te brengen bij de afdeling ‘Inputbeheer’ kan een grotere responsabilisering voor het eindresultaat gerealiseerd worden. Competenties: –De functies die ondergebracht worden in deze afdeling worden gekenmerkt door het feit dat hun competenties zich situeren op het vlak van het analyseren en structuren van informatie. Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: –

221 p. 221Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum Fraudebestrijding * Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers N-3 Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding Federaal Administrateur Nationaal Centrum Fraudebestrijding Teamchef Inputbeheer Afdelingshoofd Juridische zaken Teamchef Juridische Zaken Teamchefs* voor Zaakbehandeling en Dossierbehandeling ……

222 p. 222Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ >Zaakbehandeling Fraude –Junior Gegevensbeheerder –Senior Projectbeheerder –Junior Analist >DossierbehandelingFraude –Junior Gegevensbeheerder –Projectbeheerder –Senior Inspecteur –Inspecteur

223 p. 223Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties fraudebestrijding’ >De entiteit ‘Operaties Fraudebestrijding’ richt zich op: –het bepalen en opvolgen van de algemene strategie voor de behandeling van een zaak. “Doelmatigheid van het onderzoek:…kort op de bal spelen door, waar nodig, snel op gedetecteerde fraudes in te spelen, de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op te volgen (met name op gebied van de invorderingsmogelijkheden) en recht naar de essentie te gaan, binnen een allesomvattend zicht op de fraudebestrijding…” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) –het afhandelen van de volledige “taxatie” activiteiten voor de afzonderlijke dossiers die binnen het kader van de zaak worden behandeld, binnen de strategie die op zaak niveau is uitgetekend. “Doelmatigheid van het onderzoek: … Het gaat hier dus niet om het onderzoeken van de volledige fiscale toestand, maar enkel om die aspecten die voor een effectieve behandeling nodig zijn. Al deze acties situeren zich in een allesomvattend kader van fraudebestrijding.” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) >Het behandelen van deze zaken en de bijhorende dossiers gebeurt best binnen een projectmatige aanpak. –Naar gelang van de aard of de omvang van de fraudezaak zullen verschillende competenties en verschillende aantallen dienen ingezet te worden. Een multidisciplinaire aanpak is nodig waarbij de competenties afhankelijk van de noden kunnen worden ingezet in een bepaalde zaak of dossier. Dit vertaalt zich in een groep van medewerkers voor zaakbehandeling en dossierbehandeling die naargelang de behoeften van de zaak/dossiers worden ingezet (Inspecteur, senior inspecteur en projectbeheerder met een bepaalde specialisatie). De rapporteringslijnen worden bepaald door de rol die de functie vervult in een specifieke zaak/dossier en wisselen per zaak/dossier. “Doordat Fraudebestrijding minder gebonden is aan een af te werken schema (hetgeen wel het geval is bij de doelgroep entiteiten die alle aangiften moeten verwerken), wordt het ook makkelijker om de interne organisatiestructuur ad-hoc aan te passen en zo beter te kunnen inspelen op tendensen of bijzondere opdrachten.” (Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

224 p. 224Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties fraudebestrijding’ >Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen: –Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen. –Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen.

225 p. 225Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ >Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op: –“Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak en van de proportionele inzet van middelen in vergelijkking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties…” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Dit proces omvat het uittekenen van een strategie voor het geheel van de zaak, het opstarten van individuele dossiers en het opvolgen van de resultaten in deze dossiers om eventueel de strategie van de zaak bij te sturen. >Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen : –Binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ –De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal te garanderen op het niveau van de zaak en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling.

226 p. 226Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ >Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op: –“Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze door te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de andere dossiers in deze zaak.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Dit proces omvat de volledige “taxatie” afhandeling van een dossier in het kader van een fraudezaak inclusief de behandeling van de geschillen. >Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen : –Binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ –De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal resultaat te garanderen op het niveau van het individuele dossier en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling. –Deze afdeling groepeert ook de functies met een fiscaal-technisch controle profiel. Door deze bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling tussen de betrokken functies gefaciliteerd worden.

227 p. 227Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ >Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –De keuze voor projectwerking bij de behandeling van fraudezaken draagt ertoe bij dat alle functies waaruit de teams zullen samengesteld worden om zaken/dossiers te behandelen, best in dezelfde afdeling worden ondergebracht. Dit vergemakkelijkt het samenstellen van gepaste teams en het uitklaren van de rapporteringlijnen. De betrokken medewerkers hebben dan alleen rapporteringlijnen in het kader van een bepaalde zaak. –De groepering van ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ maakt het mogelijk het belangrijkste deel van de afhandeling van een zaak in dezelfde organisatorische eenheid te houden. Dit maakt het makkelijker de verantwoordelijken te responsabiliseren voor het eindresultaat. Processen: –Omwille van de sterke relaties tussen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden beide processen in dezelfde afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst in het licht van een effectieve en snelle afstemming tussen de activiteiten in beide processen. Competenties: –De functies betrokken in de processen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ die onder ‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst worden, onderscheiden van de andere functies door hun fiscaal- technische controle profiel. Deze gelijkaardige competentie context van deze functies heeft meegbracht dat ze gegroepeerd werden in dezelfde afdeling om de kennisuitwisseling tussen deze functies te faciliteren Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: –

228 p. 228Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-3 Nationaal Centrum Fraudebestrijding * Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers N-3 Afdelingshoofd Operaties Fraudebestrijding Federaal Administrateur Nationaal Centrum Fraudebestrijding Teamchef Inputbeheer Afdelingshoofd Juridische zaken Teamchef Juridische Zaken Teamchefs* voor Zaakbehandeling en Dossierbehandeling ……

229 p. 229Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’ >Zaakbehandeling Fraude –Specialist >DossierbehandelingFraude –Specialist

230 p. 230Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’ >De afdeling ‘Juridische Zaken’ richt zich op: –het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten, evenals op het opvolgen van de andere juridische activiteiten die op deze taxaties betrekking hebben. “Kwalitatieve onderzoeksresultaten: … Dit wil zeggen dat alle activiteiten worden afgestemd om tot met succes verdedigbare conclusies en een effectieve bestraffing van de betrokkenen te komen en dat dit resultaat, dat pas bereikt wordt op het einde van het volledige proces, de rode draad is die doorheen het onderzoek loopt. Dit is vooral van belang bij zware en georganiseerde fraude waar de hoofdbetrokkenen zich (juridisch) sterk wapenen om eventuele zwakheden in de wetgeving en de werking van de fiscale entiteiten uit te buiten.” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) –het vrijwaren van de invorderingsmogelijkheden en het opvolgen van de juridische activiteiten die op deze invorderingsacties betrekking hebben “Doelmatigheid van het onderzoek: …de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op te volgen (met name op gebied van de invorderingsmogelijkheden)… Dit betekent dat, wanneer de zaak het rechtvaardigt, er op korte termijn tussenbeide kan gekomen worden om de rechten van de schatkist te vrijwaren, om diezelfde reden zullen ook de invorderingsmogelijkheden tijdens de loop van het onderzoek opgevolgd worden.” (uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding) >Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen: –Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist –Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist

231 p. 231Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op: –“Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak en van de proportionele inzet van middelen in vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties…” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten van de schatkist en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de zaak/dossiers tot een goed einde te brengen. >Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen : –De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden. Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’

232 p. 232Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op: –“Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze door te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de andere dossiers in deze zaak.” (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”) –Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten van de schatkist, het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de zaak/dossiers tot een goed einde te brengen. >Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen : –Deze functies spelen een belangrijke rol in de geschilprocedure waar zij tijdens het administratief bezwaar een onafhankelijk standpunt dienen in te nemen over het bezwaar van de belastingplichtige. Om een eenduidig standpunt naar buiten te brengen en zoveel mogelijk een consistentie en éénvormigheid van deze beslissingen te garanderen, worden deze functies bijeengebracht in dezelfde afdeling - ‘Juridische Zaken’. –De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden. Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’

233 p. 233Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk): Strategie: –Vanwege het belang van een consistente en éénvormige vertaling van het beleid in concrete standpunten, wordt ervoor gekozen om de functies die het standpunt innemen tijdens het administratief bezwaar, bij elkaar te houden in een aparte afdeling. Processen: – Competenties: –Deze medewerkers hebben specifieke competenties die door in een vast verband te werken, beter kunnen ontwikkeld worden. Dit zal de informatie-uitwisseling tussen de leden voor wat hun specifieke kennisdomein betreft, vergemakkelijken en een grotere eenheid van beleid inzake geschillen bevorderen. Faciliteiten en infrastructuur: – Applicaties en uitrusting: – Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’

234 05/07/2002 Organisatieschema Patrimonium documentatie Patrimoniumdiensten Niet-Fiscale Invordering

235 p. 235Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering Patrimoniumdiensten N-2 N-3 Centrum Patrimoniumdien- sten 3 centra0 centra Niet-Fiscale Invordering

236 p. 236Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-3) Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten Teamchef Patrimonium diensten … N-3 Teamchef Roerende Goederen … Departementale Administrateur Niet-Fiscale Invordering Teamchef Niet-Fiscale Invordering & Erfloze Nalatenschappen … Project Management Grote Projecten Bijzondere Authentieke Akten Afdelingshoofd Niet- Fiscale Invordering & Erfloze Nalatenschappen Afdelingshoofd Patrimoniumdiensten & Roerende Goederen … … Toezichtambtenaar N-2

237 p. 237Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Verwerven van onroerende goederen –Senior Projectbeheerder –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior Gegevensbeheerder >Vervreemden van onroerende goederen –Senior Projectbeheerder –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior Gegevensbeheerder >Opstellen en verlijden van authentieke akten –Senior Projectbeheerder –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior Gegevensbeheerder >Behandelen van onenigheden –Junior Projectbeheerder –Junior Gegevensbeheerder –Specialist Processen en functies binnen de teams “Patrimoniumdiensten” >Operationele expertise –Junior Gegevensbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior projectbeheerder >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist >In staf bij de Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie voorzien: -Toezichtambtenaar

238 p. 238Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “Roerende Goederen” >Realisatie van roerende goederen –Senior Projectbeheerder –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior Gegevensbeheerder –Technisch Medewerker >Operationele expertise –Junior Gegevensbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior projectbeheerder >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist >In staf bij de Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie voorzien: -Toezichtambtenaar

239 p. 239Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen” >Niet-Fiscale Invordering –Senior Projectbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Dossierbeheerder –Ontvanger –Junior Gegevensbeheerder –Informatie-ambtenaar –Vertaler >Vereffenen van Erfloze Nalatenschappen –Senior Projectbeheerder –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior Gegevensbeheerder >Behandelen van onenigheden –Senior Dossierbeheerder –Junior Gegevensbeheerder –Specialist >Operationele expertise –Junior Gegevensbeheerder –Gegevensbeheerder –Junior projectbeheerder >In staf bij de Departementale Administrateur Niet- Fiscale Invordering (N2) is de volgende functie voorzien: -Toezichtambtenaar

240 p. 240Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “Project Management Grote Projecten” >Verwerven van onroerende goederen –Senior Projectbeheerder

241 p. 241Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Opstellen en verlijden van authentieke akten –Junior Projectbeheerder –Gegevensbeheerder Processen en functies binnen de entiteit “Bijzondere Authentieke Akten”

242 p. 242Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren teams “Patrimoniumdiensten” >Deze entiteit richt zich op: –Vewerven van onroerende goederen (inclusief onteigening) •Project management van grote projecten wordt hier niet uitgevoerd –Vervreemden van onroerende goederen –Opstellen en verlijden van authentieke akten (behalve de bijzondere akten) >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie : het groeperen van de diensten rond onroerende goederen en authentieke akten bij de teams Patrimoniumdiensten heeft als strategisch doel het positioneren van die teams als de professionele immobiliënagentschappen van en voor de overheden en als ‘overheidsnotaris’ –Processen : gelijkaardige taken en procesverloop; de drie processen zijn aan elkaar gebonden (proces “opstellen en verlijden van authentieke akten” is ook een subproces van de twee andere processen); gelijkaardige opdrachtgevers/klanten (overheden) –Competenties: gelijklopende functies met gelijkaardige competenties (immobiliënmarkt); concentratie van competenties rond onroerende goederen en authentieke akten binnen hetzelfde team –Faciliteiten en infrastructuur: de opdrachtgevers doen beroep op de drie processen; het is dan ook efficiënter om bij slechts één locatie te moeten komen om hun “client manager” (=junior projectbeheerder) te ontmoeten voor hun verschillende opdrachten; verkoopzalen op een optimale manier toewijzen –Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties: STATCO, TPNN, TP 380, LOCO CAD NET bis, GIS >Front office versus back office: –De opdrachtgevers komen niet naar de teams (of zelden), maar de client manager gaat naar de opdrachtgever. De drie processen hebben dus geen front office nodig  back office structuur –Integratie van front office en back office met andere types teams binnen of buiten Patrimonium Documentatie is niet opportuun –Verkoopzaal voor de openbare verkoop van onroerende goederen

243 p. 243Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op: –Realisatie van roerende goederen •Verkoop van roerende goederen •Recyclage van roerende goederen •Vernietiging van roerende goederen •Uitlening van roerende goederen •Realiseren van waarden >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie : het groeperen van de diensten rond de realisatie van roerende goederen bij de teams Roerende Goederen heeft als strategisch doel het positioneren van die teams als professionele leverancier van patrimoniumdiensten met betrekking tot roerende goederen van en voor de overheden (= roerend goed-behandelaar). –Processen : realisatie van roerende goederen vraagt een speciale verwerking die niet kan vergeleken worden met de andere opdrachten toevertrouwd aan de entiteit Patrimoniumdiensten. –Competenties: specifieke competenties (kennis van processen en technieken van realisatie van roerende goederen en kennis van de roerend goed-markt en van de afvalverwerking); concentratie van competenties rond roerende goederen binnen hetzelfde team. De teams “Roerende Goederen” worden de “centre of excellence” voor de realisatie van roerende goederen van en voor de overheden: de overheden die zich willen ontdoen van roerende goederen, kunnen ze toevertrouwen aan de terzake deskundige ambtenaren van de entiteit patrimoniumdiensten. –Faciliteiten en infrastructuur: beperking en optimale verdeling van het aantal stockageruimten en de transportfaciliteiten voor de roerende goederen. >Front office versus back office: –Geen specifieke front office nodig  back office structuur –Verkoopzaal voor de verkoop van de roerende goederen –Stockageruimte voor de roerende goederen –Verkoopzaal kan ook de stockageruimte zijn Structurerende factoren teams “Roerende Goederen”

244 p. 244Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op: –Niet-Fiscale Invorderingen •Inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen •Inning en invordering van penale boeten •Inning en invordering van de betalende diensten van Opmetingen & Waarderingen –Vereffenen van erfloze nalatenschappen >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie : het groeperen van de inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen bij de teams Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen heeft als strategisch doel het positioneren van die entiteiten als de professionele innings- invorderingskantoren in naam en voor rekening van de federale en niet-federale overheden en als vereffenaars van de erfloze nalatenschappen die toekomen aan de Staat –Processen : proces “Vereffenen van erfloze nalatenschappen” is een specifiek proces met laag volume dat makkelijk met het proces Inning en Invordering van Niet-Fiscale Schuldvorderingen kan gegroepeerd worden –Competenties: groepering van de competenties van inning en invordering en meer bepaald solvabiliteitsonderzoek (niet-fiscale invordering) en vermogensonderzoek (erfloze nalatenschappen) –Faciliteiten en infrastructuur: nabijheid met (griffies van) de politierechtbanken en met de schuldenaren >Front office versus back office: –Niet-fiscale Invordering: volledige front-office structuur met loket (betalingen in geld) en individuele kantoren (afbetalingsplanmodaliteiten) –Erfloze nalatenschappen: geen front office nodig  back office structuur –Integratie met front office Fiscale Entiteiten is niet opportuun wegens gewenste scheiding van fiscale en niet-fiscale schulden Structurerende factoren teams “Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen”

245 p. 245Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op het ondersteunen en sturen van grote projecten met betrekking tot de verwerving van onroerende goederen. Deze entiteit is samengesteld uit een klein team van Senior Projectbeheerders die gaan samenwerken met andere teams op het terrein door het beheer van grote verwervingsprojecten ter hand te nemen. >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Competenties: het opbouwen en centraliseren van competenties rond project management van grote projecten >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back office structuur Structurerende factoren entiteit “Project Management Grote Projecten”

246 p. 246Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten. Deze entiteit is samengesteld uit een gespecialiseerde team voor het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten. >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Competenties: opbouwen en groepering van specifieke competenties voor het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten (statuten van vennootschappen,…) >Front office versus back office: –Deze entiteit is een back office structuur –Deze entiteit zal voornamelijk bestaan uit de functies Junior Projectbeheerder en Gegevensbeheerder van het proces “Opstellen en Verlijden van Authentieke Akten” Structurerende factoren entiteit “Bijzondere Authentieke Akten”

247 05/07/2002 Organisatieschema Patrimonium documentatie Opmetingen en Waarderingen

248 p. 248Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Opmetingen en Waarderingen Centrum Speciale Opmetingen en Waarderingen Opmetingen en Waarderingen N-2 N-3 Centrum Opmetingen en Waarderingen 9 centra1 centrum … Beursgenoteerde aandelen

249 p. 249Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-3) centra Opmetingen en Waarderingen Gewestelijk Administrateur Opmetingen en Waarderingen N-3 Teamchef Opmetingen en Waarderingen … Afdelingshoofd Opmetingen en Waarderingen …

250 p. 250Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-3) centrum Speciale Opmetingen en Waarderingen Gewestelijk Administrateur Speciale Opmetingen en Waarderingen N-3 Fotogrammetrie … Teamchef Speciale Opmetingen Teamchef Speciale Waarderingen Onroerende Goederen … Teamchef Speciale Waarderingen Roerende Goederen Afdelingshoofd Speciale Opmetingen …

251 p. 251Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Waarderen van onroerende goederen –Gegevensbeheerder –Senior Beheerder Planning –Documentalist –Dossierbeheerder –Senior Dossierbeheerder >Beheren van het kadastraal plan –Gegevensbeheerder –Senior Beheerder Planning –Senior Inspecteur –Dossierbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Technisch Deskundige (Tekenaar Courante Opmetingen) –Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke Opmetingen) –Technisch Medewerker (Technisch en Administratief Agent) –Technisch Medewerker (Totaal station en GPS Operator) Processen en functies binnen de teams “opmetingen en waarderingen” >Behandeling van onenigheden –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder (Technische Onenigheden) >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist

252 p. 252Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “speciale opmetingen” >Beheren van het kadastraal plan –Gegevensbeheerder –Senior Beheerder Planning –Senior Inspecteur –Senior Dossierbeheerder –Projectbeheerder –Technisch Deskundige (GPS Beheerder) –Technisch Deskundige (Tekenaar Courante Opmetingen) –Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke Opmetingen) –Technisch Medewerker (Technisch en Administratief Agent) –Technisch Medewerker (Totaal station en GPS Operator) >Operationele expertise –Projectbeheerder >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist

253 p. 253Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “speciale waarderingen onroerende goederen” >Waarderen van onroerende goederen –Gegevensbeheerder –Senior Beheerder Planning –Documentalist –Projectbeheerder >Behandeling van onenigheden –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder (Technische Onenigheden) >Operationele expertise –Projectbeheerder –Senior Analist >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist

254 p. 254Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “speciale waarderingen roerende goederen” >Waarderen van roerende goederen –Gegevensbeheerder –Senior Beheerder Planning –Documentalist –Dossierbeheerder –Senior Dossierbeheerder >Behandeling van onenigheden –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder (Technische Onenigheden) >Operationele expertise –Senior Dossierbeheerder >Uitwerking dienstverleningsmodellen –Analist

255 p. 255Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “beursgenoteerde aandelen” >Entiteit beursgenoteerde aandelen –De activiteiten van deze entiteit hebben betrekking tot het verzamelen van gegevens en documentatie over de waarde(n) van beursgenoteerde aandelen en dit in het kader van de controle van de waarde van zulke aandelen aangegeven in de successie aangiften. Het betreft dus geen waardering en behoort aldus niet tot het functioneel proces “waardering van roerende goederen”. –Deze entiteit zal bestaan uit een aantal medewerkers gespecialiseerd in het opzoeken en controleren van gegevens. –Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de functionele processen voorzien.

256 p. 256Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de entiteit “fotogrammetrie” >Entiteit fotogrammetrie –De activiteiten van de entiteit zijn zeer specifiek en behoren niet tot het functioneel proces “beheren van het kadastraal plan”. –Deze entiteit zal bestaan uit een aantal specifieke experten in fotogrammetrie. –Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de functionele processen voorzien.

257 p. 257Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams “opmetingen en waarderingen” >Deze entiteit richt zich op: –Waarderen van onroerende goederen •locatieve – venale – constructie waarde van onroerende goederen voor de welke er lokale referenties bestaan - gekende lokale markt* –Beheren van het kadastraal plan •Opmetingen (juridische mutaties en fysische mutaties gepaard aan waardering) •Voorafgaandelijke cadastratie >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: groepering van alle waarderingen en opmetingen voor de welke er lokale referenties bestaan (kennis van de lokale markt) –Processen: groepering van de processen waarderen van onroerende goederen en beheren van het kadastraal plan door het feit dat ze nauw samenhangen; groepering van (volume) activiteiten rond meest voorkomende goederen –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond waardering en opmeting van “lokaal gekende” goederen; waardering en opmeting kunnen voor deze goederen gebeuren door eenzelfde persoon met objectief van enig bezoek –Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid (meest aantal antennes) door het feit dat goederen meer voorkomen en door het feit dat de dossierbeheerders dichter bij de “lokale markt” moeten zijn >Front-office: interacties met de burger moeten voorzien worden door –Integratie van front-offices van Opmetingen en Waarderingen en Rechtszekerheid •Gebruik van front-office structuur met loket en individuele kantoren –Niet-permanente aanwezigheid kan voorzien worden * Voor de controle van aangegeven waarde van versierend huisraad gelinkt aan onroerend goed (successie) die niet op forfaitaire basis kunnen uitgevoerd worden, wordt beroep gedaan op de entiteit Speciale Waarderingen Roerende Goederen

258 p. 258Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams “speciale opmetingen” >Deze entiteit richt zich op: –Beheren van het kadastraal plan •Speciale (grote) opmetingen (kwaliteitsacties) •Afpalingen (betalende diensten) •Plaatsing van GPS punten >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Competenties: groepering van gelijklopende “specialistische” technische competenties rond opmetingen van specifieke goederen en kwaliteitsacties; groepering van technische functies (GPS beheerder – Totaal station en GPS operators) –Faciliteiten en infrastructuur: minder lokale aanwezigheid (minder aantal antennes) en dus groter ambtsgebied in vergelijking met teams “opmetingen en waarderingen” door het feit dat het eerder over projecten gaat; geen volume en courante activiteiten zoals bij teams “opmetingen en waarderingen” –Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (GPS en Totaal station) >Front-office: –Interacties met de burger moeten beperkt voorzien worden door het gebruik van front-offices voorzien voor entiteiten “opmetingen en waarderingen” van de centra opmetingen en waarderingen

259 p. 259Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams “speciale waarderingen onroerende goederen” >Deze entiteit richt zich op: –Waarderen van onroerende goederen •locatieve – venale – constructie waarde op aanvraag van de centra opmetingen en waarderingen van onroerende goederen voor de welke er geen lokale referenties bestaan – niet-gekende lokale markt >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” kennis van de markt voorhanden zijn en waarvoor “nationale” of “specialistische” kennis nodig zijn –Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering van onroerende goederen en ontwikkeling van mathematische mberekeningsmodellen; deze entiteit zal eveneens ondersteuning bieden aan de “lokale” antennes –Faciliteiten en infrastructuur: nationale overkoepelende bevoegdheid >Front-office: –Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur

260 p. 260Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams “speciale waarderingen roerende goederen” >Deze entiteit richt zich op: –Waarderen van roerende goederen die niet gebonden zijn aan het onroerend goed (o.a. niet-genoteerde aandelen, intellectuele rechten, apotheken, kunstwerken, …) >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” competenties voorhanden zijn –Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering van roerende goederen (meer richting boekhouding) –Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid door het feit dat goederen minder voorkomen >Front-office: –Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur

261 p. 261Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit “beursgenoteerde aandelen” >Deze entiteit richt zich op hoofdzakelijk op het verzamelen van documentatie en gegevens ter controle van de waarde van beursgenoteerde aandelen (binnenland en buitenland) aangegeven in successie aangiften >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Processen: groepering van deze controle activiteiten (systematische en (volume) aanpak) –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (opzoekings- en controle werk) –Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau >Front-office: geen front-office activiteiten

262 p. 262Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de entiteit “fotogrammetrie” >Deze entiteit richt zich op de specifieke fotogrammetrische activiteiten. >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Competenties: groepering van zeer gespecialiseerde technische competenties rond fotogrammetrie –Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau –Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (fotogrammetrie) >Front-office: geen front-office activiteiten

263 05/07/2002 Organisatieschema Patrimonium documentatie Rechtszekerheid

264 p. 264Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) Rechtszekerheid Rechtszekerheid N-2 N-3 Centrum Rechtszekerheid 24 centra …

265 p. 265Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema (N-2) en (N-3) Rechtszekerheid Gewestelijk Administrateur Rechtszekerheid N-3 Departementaal Administrateur Rechtszekerheid N-2 Teamchef Archief (BO) Teamchef Satelliet (BO/FO) Teamchef Invordering van Rechten (BO/FO) Teamchef Griffierechten (BO) Afdelingshoofd Archief-, Satellietteams Toezichtsambtenaar Toezichts- ambtenaar Toezichts- ambtenaar … … … … …

266 p. 266Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de “Archiefteams” >Bewaren en bijwerken Patrimonium Documentatie: –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Senior Documentalist >Leveren van Patrimoniuminformatie: –Senior Dossierbeheerder –Senior Documentalist >Behandelen van onenigheden: –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Specialist >Operationele expertise: –Senior Dossierbeheerder –Senior Inspecteur >Algemene interactie & Specifieke interactie PI: –Gegevensbeheerder –Informatie-ambtenaar –Senior Informatie-ambtenaar –Dossierbeheerder >Uitwerking Dienstverleningsmodellen: –Analyst

267 p. 267Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de “Satellietteams” >Leveren van Patrimoniuminformatie: –Gegevensbeheerder –Senior Documentalist >Vorderen van “Successierechten”: –Gegevensbeheerder –Senior Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Senior Inspecteur >Vorderen van “Registratie-, Hypotheekrechten en bijdragen”: –Senior Dossierbeheerder –Gegevensbeheerder –Senior Inspecteur >Behandelen van onenigheden: –Gegevensbeheerder –Senior Dossierbeheerder –Specialist >Operationele expertise: –Senior Dossierbeheerder –Senior Inspecteur >Algemene interactie & Specifieke interactie PI: –Gegevensbeheerder –Informatie-ambtenaar –Dossierbeheerder >Uitwerking Dienstverleningsmodellen: –Analyst

268 p. 268Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen de teams “Invorderen van Rechten” >Vorderen van “Successierechten”: –Senior Dossierbeheerder

269 p. 269Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Processen en functies binnen het team “Griffierechten” >Vorderen van “Onmiddellijk geïnde griffierechten”: –Senior Inspecteur –Inspecteur –Gegevensbeheerder

270 p. 270Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de “Archiefteams” >Deze teams richten zich op: –Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie: •Alle documenten die waar publiciteit aan moet gegeven worden en die betrekking kunnen hebben op patrimoniuminformatie dat in de databank zou kunnen bewaard worden, komen in dit proces binnen –Leveren van Patrimoniuminformatie: •Indien er een opzoeking vereist is in de passieve archieven –Vorderen van bijdragen: •Heffing van de bijdragen die verschuldigd zijn voor de dienstverlening uit proces ‘Bewaren en bijwerken patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van patrimoniuminformatie’. De inning vindt plaats in de satellietteams onder het proces ‘Vorderen van registratierechten, hypotheekrechten en bijdragen’. –Behandelen van onenigheden: •Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de archiefteams behandeld worden –Processen out of scope: •Deposito & Consignatiekas •Beheer van de archieven >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: het groeperen van de archieven hypotheek, registratie en kadaster heeft als strategisch doel het consulteren en het beheer van de passieve arhieven te centraliseren op één locatie. Er wordt de mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in te zetten om pieken in andere teams op te vangen.

271 p. 271Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de “Archiefteams” –Processen: groepering van de processen ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ welke mogelijk een opzoeking in de passieve archieven vereisen. Het proces ‘Vorderen van bijdragen’ is een subproces van de bovenvermelde processen. –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (m.b.t. patrimoniumdocumentatie) voor zowel de Senior Documentalist, Senior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder –Faciliteiten en infrastructuur: in functie van de aard van de processen en het procesverloop wordt er verwacht dat de professionelen voor 90% electronisch contact opnemen. Het ‘archiefteam’ fungeert voor bepaalde diensten als backoffice voor de satellietteams. Samenvoegen van huidige archiefteams is niet mogelijk omdat de archiefteams: •qua VTE’s te groot zullen worden; •de integratie van de huidige hypotheek-, registratie- en kadasterarchieven met zich meebrengen. De opslagruimte en het gewicht zal aanzienlijk toenemen. >Front-office versus Back-Office –Geen front-office voorzien omdat: •Op iedere locatie van een archiefteam een satellietteam wordt voorzien •De grootste en belangrijkste doelgroep, de professionelen, de gelegenheid krijgen om rechtstreeks in contact te komen met de back-office –Electronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam

272 p. 272Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de “Satellietteams” >Deze entiteit richt zich op: –Leveren van Patrimoniuminformatie •Indien het eenvoudige opzoekingen betreft, waarvoor geen archieven nodig zijn –Vorderen van ‘Registratie-, hypotheekrechten en bijdragen’ •Heffing en inning van registratie- en hypotheekrechten voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ •Inning van de bijdragen voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ –Vorderen van ‘Successierechten’ •Heffing en inning van successierechten, recht van overgang bij overlijden, rechten in opschorting, ongenoegzaamheden en restituties –Behandelen van onenigheden: •Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de satellietteams behandeld worden –Processen out of scope: •Veroordelingsrechten •Zegelrechten >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: het groeperen van bovenstaande dienstverlening heeft als strategisch doel dat het fiscale volledig gescheiden verloopt ten opzichte van het overschrijven en de archieven (juridisch). Bij een eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn. Aan elk archiefteam kunnen meerdere satellietteams worden gelinkt. Er wordt de mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in te zetten om pieken in andere teams op te vangen.

273 p. 273Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de “Satellietteams” –Processen: groepering van de fiscale processen; groepering van processen met een grote interactie met de burger –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond enerzijds het vorderen van rechten en anderzijds de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ –Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid waardoor grotere bereikbaarheid voor de burger >Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door –Een front-office structuur per locatie (op een locatie kunnen meerdere satellietteams zitten) –Integratie van front-offices van ‘Opmetingen en Waarderingen’ en ‘Rechtszekerheid’ (eventueel zelfs met andere fiscale entiteiten) –Elektronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam is noodzakelijk –Indien de totaliteit van de interactietijd te klein is, zullen medewerkers afwisselend zowel FO- als BO-taken uitvoeren

274 p. 274Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor de teams “Invorderen van Rechten” >Deze entiteit richt zich op: –Proces ‘Vorderen van rechten’ •Invorderen van successierechten –Processen out of scope: •Invorderen van veroordelingsrechten >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: het groeperen van de invordering voor de successierechten voor de drie regio’s (omwille van de verschillende fiscale wetgeving). Bij een eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn –Processen: wordt als activiteitenblok van het proces successierechten eruit gelicht en gegroepeerd op een hoger niveau –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond invordering –Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één centrum per Gewest (3). Het volume is van die aard dat een lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is >Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door –Front-office structuur –Mogelijke integratie van front-offices van Patrimoniumdiensten en Rechtszekerheid in Oostkantons

275 p. 275Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 >Deze entiteit richt zich op: –Vorderen van onmiddellijk geïnde griffierechten •Periodieke ondersteuning op de heffing •Controle op de heffing •Controle op de inning •Inning van de griffierechten >Criteria per dimensie van de blauwdruk: –Strategie: het centraliseren van de inning van de griffierechten; pro-actieve samenwerking met de primaire inner van de griffierechten (de griffies) –Processen: specifiek sterk geautomatiseerd proces –Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond griffierechten –Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één nationaal centrum. Het volume is van die aard dat een lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is >Front-office: Geen front office omdat er enkel interactie met professionelen (griffies) gebeurt Structurerende factoren voor het team “Griffierechten”

276 p. 276Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema van de stafdiensten

277 05/07/2002 Belastingen en Invorderingen Subtitel één of twee regels

278 p. 278Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Inhoudstafel Belastingen en Invorderingen >Methodologie >N-1 Directie Dienstverlening coördinatie en uitvoering –Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen en Controle –Afdeling Communicatie –Afdeling Contact Center –Afdeling Voorafgaande afspraken >N-1 Directie Functionele expertise en ondersteuning –Afdeling Reglementering –Afdeling Commentaar –Afdeling Werkmethodes en Opvolging –Afdeling Informatie en Impulsbeheer >N-2 Directie Management ondersteuning –Afdeling Operationele expertise –Afdeling Functionele expertise –Afdeling Labo >N-2 Directie Doelgroepenstrategie –Afdeling Doelgroepenbeheer –Afdeling Gegevensbeheer >N-2 Stafdiensten per pijler

279 p. 279Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren voor staffuncties volgend uit de generieke processen: Methodologie >Voor het toewijzen van functies aan entiteiten op het organogram, werden volgende stappen genomen (zie volgende slides): –Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende criteria, beschreven in de volgende slides. De criteria hebben betrekking op verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur. –Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies ‘geclustered’. –Stap 3: Overleg tussen de verschillende consultants heeft ertoe geleid verschillende organisatorische eenheden te definiëren en op de clustering map toe te wijzen. –Stap 4: Aan de hand van het cluster overzicht en aan de hand van de goedgekeurde richtlijnen werd een organisatievoorstel uitgetekend

280 p. 280Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 1: Scoring criteria

281 p. 281Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 1: Scoring criteria

282 p. 282Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 1: Scoring criteria

283 p. 283Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 1: Scoring criteria

284 p. 284Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 2 : Clustering van functiegroepen •Overkoepelend •Geconcentreerd •Dicht bij terrein •Operationeel •Overkoepelend •Geconcentreerd •Coördinerend •Sturend •Conceptueel •Operationeel •Per pijler •Sturend •Conceptueel •Per pijler

285 p. 285Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Afdeling Contact Center Afdeling Operationele expertise Afdeling Financiële expertise Afdeling Gegevensbeheer Afdeling Doelgroepenbeheer Afdeling Bijstand aan belastingplichti- gen en Controle Directie FEO •Overkoepelend •Geconcentreerd •Dicht bij terrein •Operationeel •Overkoepelend •Geconcentreerd •Coördinerend •Sturend •Conceptueel •Operationeel •Per pijler •Sturend •Conceptueel •Per pijler Afdeling Communicatie Methodologie Stap 3: Organisatorische eenheden op de clustering map

286 p. 286Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Methodologie Stap 4: Organisatieschema Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering Afdelingshoofd Communicatie Afdelingshoofd Contact Center Directeur-Generaal P/KMO/GO/Invordering Directeur Doelgroepen Strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Directeur Management ondersteuning Afdelingshoofd Operationele expertise Afdelingshoofd Financiële expertise Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken PMO Directeur-Generaal Fraudebestrijding Directeur Management ondersteuning Directeur-Generaal Douane & Accijnzen 5 Afdelingshoofd Operationele expertise Directeur Doelgroepen strategie Afdelingshoofd Doelgroepen- beheer Afdelingshoofd Gegevensbeheer Afdelingshoofd Financiële expertise Directeur Management ondersteuning Afdelingshoofd Labo Directeur FEOGA (*) (*) P, KMO, GO en Invordering vormen gescheiden entiteiten. Voor de grafische leesbaarheid worden ze hier samengebracht Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer Algemene Reglementering Internationale Fiscale Zaken Algemene Commentaar Commentaar Douane Algemene Werkmethodes Werkmethodes D&A Opvolging Interne Informatie Externe Informatie Impulsbeheer Afdelingshoofd Reglementering Afdelingshoofd Commentaar … … Reglementering Inkomstenbelastingen Reglementering Verbruiksbelastingen Reglementering Douane … … … Commentaar Inkomstenbelastingen Commentaar Verbruiksbelastingen … … Werkmethodes P-KMO-GO … Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning

287 p. 287Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-1 Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten N-1 Administrateur- Generaal Belastingen en Invorderingen Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering Afdelingshoofd Communicatie Afdelingshoofd Contact Center Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken

288 p. 288Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Structurerende factoren binnen de Directie Dienstverlening-coördinatie en uitvoering –De strategie rond de interactie met een doelgroep wordt bepaald binnen de doelgroepentiteit. De Directie Dienstverlening - Coördinatie en Uitvoering moet zorgen voor de initiëring en coördinatie van de initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. Dienstverlening is dus opgezet als “federaal” model. –De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Deze directie staat in voor de uitbating van call center en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

289 p. 289Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1 11/07/2002 Organisatieschema N-1 Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten N-1 Administrateur- Generaal Belastingen en Invorderingen Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering Afdelingshoofd Communicatie Afdelingshoofd Contact Center Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken