Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus Voordat u begint: Deze cursus is de vijfde in een serie over het beheer en de opslag van berichten in Outlook. De online cursussen "Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag", "Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen" en "Uw postvak beheren IV: Oude berichten archiveren" bieden een fundament voor deze onderwerpen.  [Opmerking voor de cursusleider: zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Macromedia Flash-animaties: deze sjabloon bevat Flash-animaties. Deze worden afgespeeld in Microsoft® Office PowerPoint® 2007 en eerdere versies, tot en met PowerPoint Als u deze sjabloon echter wilt opslaan in PowerPoint 2007, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot) (De bestandstypen worden weergegeven in het dialoogvenster Opslaan als, naast Opslaan als type). Waarschuwing: als u de sjabloon opslaat in een PowerPoint 2007-bestandsindeling, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet bewaard in het opgeslagen bestand. Tevens: het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie Macromedia Flash-animaties bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK]. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

2 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
De inhoud van de cursus Overzicht: Opgeslagen berichten terugvinden Les: Opgeslagen berichten gebruiken De les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

3 Overzicht: Opgeslagen berichten gebruiken
U kunt mappen maken op uw computer voor het opslaan van , afspraken en andere Outlook-items, in plaats van dat u deze bewaart op een server. Een Outlook-bestand van dit type wordt een persoonlijk archief (.pst) genoemd omdat u het kunt opslaan op uw eigen computer. En PST-bestanden in Outlook kunnen net als andere bestanden worden geopend, gesloten, verplaatst of gekopieerd. In deze cursus leert u hoe u dit kunt doen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

4 Cursusdoelstellingen
Persoonlijke mappen of Archiefmappen weergeven in het navigatiedeelvenster om toegang te verkrijgen tot uw opgeslagen berichten. Problemen vermijden door enkele aanbevolen procedures te volgen voor veelgebruikte taken zoals het maken van back-upbestanden of archieven van uw en voor het op eenvoudige wijze herkennen van de inhoud van die bestanden of archieven. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

5 Opgeslagen berichten gebruiken
Les Opgeslagen berichten gebruiken

6 Opgeslagen berichten gebruiken
Berichten worden bewaard in een PST- bestand op uw computer, ongeacht of u werkt met Persoonlijke mappen of Archief gebruikt als methode voor het opslaan van . En dergelijke berichten wijken niet af van andere berichten. Zo kunt u deze bijvoorbeeld doorsturen of beantwoorden en u kunt opgeslagen berichten doorzoeken als u bijvoorbeeld uw geheugen wilt opfrissen over een project waaraan u hebt gewerkt of over een beslissing die u hebt genomen. Om deze taken te kunnen uitvoeren op uw opgeslagen berichten, moet u het PST-bestand openen in het navigatiedeelvenster. De volgende paar dia's gaan over het openen van het PST-bestand. Tip: als u niet vertrouwd bent met de opslagmethoden Persoonlijke mappen en Archief, kunt u een beschrijving van beide vinden in eerdere cursussen in deze serie. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

7 Een PST-bestand openen in Persoonlijke mappen of Archiefmappen
Als u berichten wilt zoeken die u hebt opgeslagen in een PST-bestand, opent u Persoonlijke mappen of Archiefmappen in het navigatiedeelvenster door op het plusteken ernaast te klikken. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. Dit is een geschikt moment om te vermelden dat u ook met PST-bestanden kunt overdrijven. Als u ervoor kiest om meerdere PST-bestanden te gebruiken, is het een goede zaak om het aantal geopende bestanden op minder dan 10 te houden (en zich bewust te zijn van hun grootte). Als u meer dan 10 bestanden tegelijk hebt geopend of als u echt grote PST-bestanden hebt geopend, wordt Outlook traag bij het opstarten en bij het zoeken naar berichten (later in deze cursus zullen we nader ingaan op zoeken). [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Als u de gewenste map niet ziet in het navigatiedeelvenster, moet u het PST-bestand openen. De stappen worden weergegeven in de animatie. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

8 Een PST-bestand openen in Persoonlijke mappen of Archiefmappen
Als u berichten wilt zoeken die u hebt opgeslagen in een PST-bestand, opent u Persoonlijke mappen of Archiefmappen in het navigatiedeelvenster door op het plusteken ernaast te klikken. Als u de gewenste map niet ziet in het navigatiedeelvenster, moet u het PST-bestand openen. Wijs in het menu Bestand de opdracht Openen aan en klik vervolgens op Outlook-gegevensbestand. Nadat u het gewenste PST-bestand hebt geselecteerd (in de afbeelding wordt Archiefmappen getoond), wordt dit weergegeven onder Alle items. Dit is een geschikt moment om te vermelden dat u ook met PST-bestanden kunt overdrijven. Als u ervoor kiest om meerdere PST-bestanden te gebruiken, is het een goede zaak om het aantal geopende bestanden op minder dan 10 te houden (en zich bewust te zijn van hun grootte). Als u meer dan 10 bestanden tegelijk hebt geopend of als u echt grote PST-bestanden hebt geopend, wordt Outlook traag bij het opstarten en bij het zoeken naar berichten (later in deze cursus zullen we nader ingaan op zoeken). [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

9 Het waarschuwingsbericht Openen met omzeilen
Eén groot verschil tussen PST-bestanden en andere typen bestanden is dat u een PST-bestand niet kunt openen door erop te dubbelklikken. Als u dit probeert, ziet u een bericht dat lijkt op het volgende. Het kan frustrerend of verwarrend zijn als u een waarschuwingsbericht krijgt waarin wordt gesuggereerd dat u op Openen met moet klikken. Dit kunt u vermijden door simpelweg te onthouden dat u een PST-bestand altijd opent vanuit Outlook en via het menu Bestand, zoals beschreven in de vorige sectie. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

10 Sluit het bestand wanneer u klaar bent
U kunt zo veel PST- bestanden tegelijk openen als u zelf wilt in het navigatiedeelvenster. Zoals eerder aangegeven, wordt Outlook traag als er te veel PST-bestanden tegelijk worden geopend. Als u de inhoud van een PST-bestand niet langer hoeft te bekijken, kunt u het verwijderen uit het navigatiedeelvenster. Zo veel PST-bestanden als u wilt? Hier volgt een voorbeeld: mogelijk leest u gearchiveerde berichten van jaren geleden in één PST-bestand en berichten over een actueel project in een ander. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

11 Sluit het bestand wanneer u klaar bent
U kunt zo veel PST- bestanden tegelijk openen als u zelf wilt in het navigatiedeelvenster. Doe dit door er met de rechtermuisknop op te klikken en vervolgens op "Persoonlijke mappen" sluiten,  "Archiefmappen" sluiten of Sluiten te klikken voor de unieke naam die u hebt gegeven aan uw PST-bestand. Later in deze cursus zult u zien waarom unieke namen een goed idee zijn. En een gesloten PST-bestand kan altijd opnieuw worden geopend via de eerder beschreven stappen. Als een PST-bestand wordt gesloten, wordt het niet weergegeven in Outlook. De inhoud of de locatie op uw computer veranderen echter niet. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

12 Een PST-bestand kopiëren om een back-up te maken
Als uw computer vastloopt of als u geen toegang hebt tot de server, zouden back-ups van uw belangrijke berichten op een andere locatie zoals een cd goed van pas komen. Hiervoor kunt u zorgen door een PST-bestand te kopiëren. U kunt dan het gekopieerde bestand (en de berichten die het bevat) naar een andere computer of naar een cd verplaatsen. Als u een kopie maakt, kunt u ook gemakkelijk bestanden delen met, bijvoorbeeld, een nieuwe medewerker of degene die een project van u overneemt. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

13 Een PST-bestand kopiëren om een back-up te maken
Voordat u dit kunt doen, moet u Outlook sluiten. Klik met de rechtermuisknop in Windows verkenner en klik vervolgens op Kopiëren. Verplaats de aanwijzer naar de locatie waar u de kopie van het bestand wilt plakken, klik met de rechtermuisknop en klik vervolgens op Plakken. Het resultaat: het gekopieerde bestand wordt onder de oorspronkelijke bestandsnaam en het woord " Kopie" gekopieerd, zodat u weet dat het een kopie is. Tips: de Snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat meer informatie over het programma voor het maken van back-ups: Er is een hulpprogramma, het hulpprogramma voor het maken van back-ups in Outlook Persoonlijke mappen, dat u kunt downloaden om u te helpen een back-up te maken van PST-bestanden. Aangezien we het hebben over kopieën, is er nog iets waar u rekening mee moet houden: als u het PST-bestand naar een cd of vergelijkbaar opslagapparaat hebt gekopieerd, moet u het naar een andere computer kopiëren voordat Outlook op die computer toegang kan krijgen tot de berichten in het PST-bestand. Outlook kan geen berichten op een cd lezen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

14 Een PST zoeken op uw computer
Dus het idee van het kopiëren van een PST- bestand om een back-up te maken van uw berichten om om deze naar een andere computer te verplaatsen staat u wel aan. Maar hoe vindt u het bestand dat u wilt gaan kopiëren? Gebruik, voordat u Outlook sluit om te beginnen met het maken van uw kopie, het dialoogvenster Accountinstellingen om de bestandsnaam en de locatie te bepalen van het PST-bestand dat u wilt kopiëren. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

15 Een PST zoeken op uw computer
Vergeet niet dat een PST-bestand een Outlook- gegevensbestand is. En het zoeken van het bestand vormt uw eerste stap bij het beheren hiervan. De opdracht waarop u klikt in het menu Bestand, is dus   Gegevensbestandsbeheer. Selecteer, voordat u Outlook sluit, het bestand dat u wilt kopiëren en klik op Map openen, zoals weergegeven in de afbeelding. Vervolgens kunt u Outlook sluiten. De map met het PST-bestand blijft open zodat u het bestand kunt kopiëren. Tip: hier volgt nog een reden om uw PST-bestanden unieke namen te geven. Als u de bestanden bekijkt in Windows Verkenner, helpen unieke namen u bij de identificatie. Het is niet nodig deze stappen uit uw hoofd te leren. Zij zijn tevens opgenomen op de Snelzoekkaart, waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

16 Meer over het zoeken van PST-bestanden
Nu we u hebben laten zien hoe gemakkelijk het is, moeten wij nog vermelden dat de methode via Gegevensbestandsb eheer ook een nadeel heeft. Voordat u via die methode de locatie van een bestand kunt bekijken, moet het bestand worden geopend in Outlook. Als u dus een PST-bestand hebt gesloten of op zoek bent naar een PST-bestand dat u onlangs naar uw computer hebt gekopieerd maar nog niet geopend in Outlook, moet u mogelijk enig speurwerk verrichten buiten Outlook. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

17 Meer over het zoeken van PST-bestanden
En soms lijkt het wel alsof PST-bestanden onzichtbaar zijn als u hiernaar gaat zoeken buiten Outlook. Dat komt doordat een aantal van de locaties waar Outlook PST-bestanden opslaat gewoonlijk verborgen zijn in Windows. Als u deze bestanden wilt bekijken in Windows Verkenner, moet u de optie in Windows voor het weergeven van verborgen bestanden en mappen gebruiken. In de afbeelding wordt het dialoogvenster weergegeven waarmee dit kan worden gedaan in Windows Vista. Verwijzingen naar volledige instructies voor alle versies van Windows kunt u vinden in de Snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

18 Voorkom problemen: Deel 1 (Sluiten, sluiten)
Het opslaan van gegevens in een PST- bestand kan veel voordelen hebben. Maar als u niet zorgvuldig te werk gaat bij het verplaatsen, hernoemen of kopiëren van een PST-bestand, wordt mogelijk een foutbericht zoals dit weergegeven. Teneinde later problemen in Outlook te voorkomen, volgt u deze richtlijn: sluit een PST-bestand voordat u het verplaatst, hernoemt of kopieert eerst vanuit het navigatiedeelvenster en sluit vervolgens Outlook. Dit bericht kan, bijvoorbeeld, worden weergegeven als u Outlook start nadat u een PST-bestand hebt verplaatst of hernoemd. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

19 Voorkom problemen: Deel 2 (Eén persoon tegelijk)
Komt u dit bekend voor? In dat geval ontvangt u echter de waarschuwing dat het PST-bestand niet kan worden geopend. De meest waarschijnlijke oorzaak is dat iemand anders het bestand reeds heeft geopend en u dus heeft buitengesloten. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

20 Voorkom problemen: Deel 2 (Eén persoon tegelijk)
Hoe kan dat gebeuren? Hoewel u de beste prestaties krijgt met PST-bestanden die zijn opgeslagen op uw eigen computer, is het mogelijk om een PST-bestand te openen dat zich op elke willekeurige andere computer in uw netwerk bevindt. Onthoud, om problemen te voorkomen, dat PST-bestanden slechts door één persoon tegelijk kunnen worden gebruikt, op één computer tegelijk. Voorwaarden: het is mogelijk om een PST dat is opgesloten op een willekeurige andere computer te openen als u over de juiste machtigingen beschikt en als niemand anders het PST-bestand heeft geopend. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

21 Meerdere PST-bestanden tegelijk doorzoeken
Nieuw in Outlook is de mogelijkheid om te zoeken in meerdere PST-bestanden tegelijk. Elk PST-bestand kan samen met elk ander PST-bestand worden doorzocht. Dit betekent dat u een bericht waarvan u niet meer precies weet waar u het hebt opgeslagen eenvoudig kunt terugvinden via één enkele zoekactie. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

22 Meerdere PST-bestanden tegelijk doorzoeken
Hoe? Zorg ervoor dat de gegevensbestanden die u wilt doorzoeken geopend zijn. Als dat het geval is, worden zij weergegeven in het navigatiedeelvenster. Selecteer Alle items als locatie voor uw zoekactie en selecteer vervolgens de bestanden die u wilt doorzoeken. Alle items wordt tevens boven aan het deelvenster Direct zoeken weergegeven, zodat u duidelijk kunt zien dat u meerdere bestanden doorzoekt. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

23 Suggesties voor oefeningen
Open PST-bestanden. Wijzig de mapnamen die worden weergegeven in het navigatiedeelvenster. Doorzoek meerdere PST-bestanden. Beheer uw gegevensbestanden. Sluit de mappen met voorbeeldgegevens. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

24 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 1 Stel dat u, bij het starten van Outlook, een bericht ontvangt dat een bepaald PST-bestand niet is gevonden. Wat is daarvan waarschijnlijk de oorzaak? (Kies één antwoord.) Het bestand is verplaatst, hernoemd of verwijderd (en is niet eerst gesloten vanuit Outlook). Het blijft verborgen door opties in Windows. Het PST-bestand is te groot. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

25 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 1: antwoord Het bestand is verplaatst, hernoemd of verwijderd (en is niet eerst gesloten vanuit Outlook). Voordat u een PST-bestand verplaatst, hernoemt of verwijdert, moet u het eerst sluiten in het navigatiedeelvenster van Outlook. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

26 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 2 Hoeveel mensen kunnen hetzelfde PST-bestand tegelijk openen? (Kies één antwoord.) Eén. Twee. Geen specifiek aantal (het is afhankelijk van wie over de juiste machtigingen beschikt). Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

27 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 2: antwoord Eén. PST-bestanden kunnen maar door één persoon tegelijk worden geopend. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

28 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 3 Wat is de juiste manier om een PST-bestand te openen? (Kies één antwoord.) Gebruik de opdracht Openen in het menu Bestand in Outlook. Geef verborgen bestanden weer en dubbelklik vervolgens op het PST-bestand in Windows Verkenner. Klik met de rechtermuisknop in Windows verkenner, klik op Openen met en kies Outlook. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

29 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Testvraag 3: antwoord Gebruik de opdracht Openen in het menu Bestand in Outlook. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

30 Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken

31 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het openen, sluiten, verplaatsen en kopiëren van PST-bestanden in Outlook U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online Training-cursus met de titel Uw postvak beheren IV: Berichten ophalen, delen of er een back-up van maken. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Adobe Flash Player vanaf de Adobe-website. Waarschuwing bij het opslaan van de Flash-animaties: de Flash-animaties worden afgespeeld in PowerPoint 2000 en latere versies. Als u deze sjabloon echter wilt opslaan in PowerPoint 2007, slaat u deze op in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot) (De bestandstypen worden weergegeven in het dialoogvenster Opslaan als, naast Opslaan als type). Als u de sjabloon opslaat in een PowerPoint 2007-bestandsindeling, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx)of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet bewaard in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, klikt u op Diaovergang en werkt u ten slotte met de opties die worden weergegeven. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.