Jaarverslag 2016 Ondernemingsraad Zorggroep Solis

Presentatie over: "Jaarverslag 2016 Ondernemingsraad Zorggroep Solis"— Transcript van de presentatie:

1 Jaarverslag 2016 Ondernemingsraad Zorggroep Solis

2 Inhoudsopgave Ondernemingsraad 1. Inleiding en terugblik 2016 3
2. De OR in cijfers 4 3. In gesprek met de OR 5 4. Missie en Visie van de OR 6 5. Nieuwe samenstelling van de OR 7 6. Samenstelling OR in 2016 8 7. Commissies en OR-werkgroepen 9 8. Scholing OR 10 9. Meepraten en meedoen in de OR 11 10. Vooruitblik 12 11. Colofon 13

3 1. Inleiding en Terugblik op 2016
Ondernemingsraad 1. Inleiding en Terugblik op 2016 In 2015 zaten we in een sneltrein. Instappen mag, maar weet waar je aan begint! In 2016 zitten we in een boemeltrein. De grote reorganisatie is wel zo’n beetje klaar en hele grote dingen staan er niet voor de deur. De Ondernemingsraad heeft tijd genomen om op sommige stations stil te staan om na te denken over onze rol. Doet onze mening er iets toe? Helpt het als we onze mond open doen? Bereiken we het juiste? We hebben begin van het jaar 2 teambuilding-dagen gehad, waarin we gekeken hebben naar onze individuele kwaliteiten en rollen. We hebben één OR-lid laten gaan. Dat zorgde voor een stukje disbalans, dat we hebben gerepareerd door samen te oefenen met het formuleren van meningen en het leren meepraten in een vergadering. We hebben afscheid genomen van de voorzitter van de Raad van Bestuur, dhr. J. Portengen. Dhr. P. Smoorenburg neemt het voorzitterschap tijdelijk van hem over. Voor de OR is dit het begin van een nieuwe samenwerking, die “anders” is dan we gewend zijn. “Kanteling van werktijden” is voor de ondernemingsraad het onderwerp geweest, waarbij we op de verschillende locaties gesproken hebben met medewerkers. Aan de hand van het roosterspel hebben we gehoord wat er leeft op het gebied van werktijden en roosters. Samen met HRM hebben we een prachtig kader kunnen maken dat in 2017 geïmplementeerd gaat worden. Welke stations we nog meer aangedaan hebben, op het gebied van instemming, advisering en initiatief, kun je lezen in het jaarverslag 2016. Veel leesplezier! Martine Schenk, Voorzitter OR

4 2. De OR in cijfers in 2016 OR-vergaderingen 8
Ondernemingsraad OR-vergaderingen 8 Benen op tafel overleg met Raad van Toezicht en Bestuurder 2 Overlegvergaderingen (met bestuurder en manager HRM) 7 OR-cursus (in voor- en najaar) 2 x 2 (dagen) klik hier voor: Adviesaanvragen klik hier voor: Instemmingsaanvragen klik hier voor: Initiatieven OR klik hier voor: Informatie aan de OR Naast de gebruikelijke Overlegvergaderingen met de bestuurder gaat de OR in op de wens van de Raad van Toezicht om in het voor- en najaar een “benen op tafeloverleg” te houden. In twee informele bijeenkomsten is de OR met de heer Webers en mevrouw Vis van de Raad van Toezicht en met Peter Smoorenburg en Franc Schafrat in gesprek over tal van onderwerpen, die wat allen betreft van belang zijn voor onze organisatie. Deze gesprekken verdiepen de relatie tussen de Raad van Toezicht en de OR. OR besluit in afstemming met Raad van Toezicht en bestuur, dat er in de Art. 24 vergaderingen voldoende ruimte zal zijn om de aangehaalde banden een vervolg te geven. klik hier voor: Wat houdt de Artikel-24 vergadering in?

5 3. In gesprek met de OR Ondernemingsraad
Naast advies- en instemmingsaanvragen ontvangt de OR ook informatie over bepaalde onderwerpen. De OR kan hierbij een klankbord zijn voor de bestuurder. De bestuurder komt in bepaalde gevallen met zaken, waarvan hij wil weten hoe de OR en dus de medewerkers daar tegenover staan. Onze bestuurder hecht hier zeker waarde aan, omdat dit ook voor hem een manier is om de mening en gevoelens die leven onder de medewerkers te peilen. Ook de OR kan onderwerpen aandragen waar de leden, in het belang van jullie allen, meer over willen weten. Formeel heeft de OR in deze trajecten geen zeggenschap. In 2016 is de OR druk geweest met de voorbereidende acties voor het opstellen van een Kader Kanteling Werktijden. OR-leden zijn hiervoor naar netwerkbijeenkomsten geweest, waarin besproken werd aan welke eisen en voorwaarden dit Kader moet voldoen. Vervolgens heeft de OR medewerkersbijeenkomsten gehouden, waarin door middel van het zelfroosterspel met medewerkers gesproken is over hun wensen en ideeën rondom de roostering. Aan de hand daarvan heeft het dagelijks bestuur van de OR in samenwerking met de manager HRM een concept Kader Kanteling Werktijden opgesteld. Dit is vervolgens ter commentaar aan een aantal medewerkers, o.a. planners, leidinggevenden en HRM- adviseurs voorgelegd. Vervolgens zijn de opmerkingen meegenomen en is het definitieve concept aan de bestuurder voorgelegd. Na goedkeuring in het MT heeft onze bestuurder aangegeven verder te willen gaan op basis van dit Kader Kanteling Werktijden.

6 Missie / Visie van de Ondernemingsraad van Zorggroep Solis
Wij zorgen samen met de bestuurder voor een gezonde, sociale, klant- en medewerkersvriendelijke organisatie. Wij zijn het zuivere geweten van de organisatie: open, toegankelijk, respectvol. Wij voeden en ondersteunen elkaar. Wat wij ons als doel stellen is : onze zichtbaarheid vergroten, waarbij wij zowel onze kwetsbaarheid als onze kracht laten zien. Het OR-doel, om zo zichtbaar mogelijk te zijn, is in behoorlijke mate behaald, bijvoorbeeld middels de bijeenkomsten met medewerkers inzake de Kanteling Werktijden en de verkorte OR-verslagen op Intranet. Tevens streefde de OR ernaar, zo veel mogelijk een verschil te maken voor medewerkers en organisatie. Ook hieraan heeft de OR vanwege alle ontwikkelingen, meer en diepgaander gehoor weten te geven. Sta jij achter deze OR-missie ?

7 5. Nieuwe samenstelling OR
Ondernemingsraad 5. Nieuwe samenstelling OR Reglementair is het in februari 2016 tijd voor OR-verkiezingen. Volgens de reglementen bestaat een voltallige OR uit 11 leden. En in februari 2016 komt de zittingsperiode van 4 jaar tot een eind. Dus zijn eind 2015 voorbereidingen getroffen voor te houden verkiezingen begin En in de organisatie is bekend gemaakt, dat medewerkers (die minimaal 6 maanden in dienst zijn van Zorggroep Solis op de verkiezingsdatum, 9 februari 2016) zich verkiesbaar kunnen stellen. Naast de reeds zittende OR-leden melden 4 nieuwe OR-leden zich aan: Henriëtte van Eunen, Saskia ten Hoopen, Jorien Michailidis en Yvonne Peters. Omdat in totaal niet meer dan 11 OR-leden zich hebben aangemeld, worden zowel de oude als de nieuwe OR-leden zonder verkiezingen geïnstalleerd in de Overlegvergadering van 9 februari Hierna gaat de OR dus weer met 11 leden aan de slag. De nieuwe OR-leden ontvangen een WOR-beginnerscursus (WOR = Wet op de Ondernemingsraden). Hierin wordt in basis aan hen geleerd, welke rechten je als OR hebt, zoals het adviesrecht en het instemmingsrecht. De OR is blij met deze versterking van de gelederen.

8 6. Samenstelling OR in 2016 Ondernemingsraad Martine Schenk-Smit
(voorzitter) Verpleegkundige (De Bloemendal) Renate Arends (vicevoorzitter) Roosterplanner G&V Hermien Poll EVV-er Dagbehandeling PW Janssen Marjolein Wentink Ergotherapeut Ortis Brenda Braamhaar Medewerkster HR Karla Hofman (lid tot september 2016) Casemanager Dementie Thea Klein-Geltink Verpleegkundige ANWD Jorien Michailidis (nieuw lid per januari ‘16) Verpleegkundige G&V en de Bloemendal Yvonne Peters Verzorgende IG Groote & Voorster Henriëtte van Eunen Receptiemedewerkster Groote & Voorster, PW Janssen Saskia ten Hoopen Verpleegkundige SVT Klik hier voor: Vergaderschema 2016

9 7. OR-Commissies en OR-werkgroepen
Ondernemingsraad 7. OR-Commissies en OR-werkgroepen OR-Commissies en OR-werkgroepen: In de eerste helft van 2016 wordt nog volop met commissies en OR-werkgroepen gewerkt. Er is bijvoorbeeld een vaste financiële OR-commissie, waarin OR-leden deelnemen, die hierin een workshop hebben gevolgd en dus aparte afspraken met de bestuurder hebben inzake de Begroting en de financiële stand van zaken. In de 2e helft van 2016 evalueert de OR o.a. de eigen werkwijzen en komt daarbij tot de conclusie, dat behandeling van advies- en instemmingsaanvragen, specifiek door OR- werkgroepen niet langer wenselijk is. Belangrijk is, dat een instemming door de hele OR gedragen wordt en niet door een klein deel van de OR. Besloten wordt daarom de OR-werkgroepen voor behandeling van aanvragen op te heffen. Indien ad hoc noodzakelijk is, dat een kleine groep zich extra verdiept in een bepaald onderwerp of een bepaalde kwestie, dan wordt op dat moment een OR-groep gevormd, die hier speciaal in duikt. Alle OR-leden blijven verantwoordelijk voor behandeling van onderwerpen en de besluitvorming hierin. Deskundigheden: Financiële Commissie Marjolein Brenda Thea CAO/Wet en Regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen Renate, Saskia, Karla, Henriëtte Financiëel/economisch Marjolein, Thea, Brenda, Jorien Arbeidsomstandigheden (o.a. veiligheid), Sociaal Beleid/regelingen>> personeel (communicatie naar medewerkers). Hermien, Yvonne, Martine

10 : WOR-cursus voor 4 nieuwe OR-leden, plichten en rechten OR Ondernemingsraad 8. OR-Scholing Op 19 en 20 april 2016 doet de OR een actieve training, die o.a. gericht is op teambuilding. De OR heeft nieuwe leden en doel is om elkaar beter te leren kennen en uit te vinden, welke capaciteiten en talenten de OR-leden gezamenlijk in huis hebben en waar nog aan gewerkt dient te worden. Hiervoor worden o.a. Belbinlijsten toegepast. Er vindt een vergroting van de verbinding plaats, die weer zorgt voor meer eenheid en doelmatigheid in de vergaderingen. Training vindt plaats onder leiding van Louise Vinke. Op 1 en 2 november 2016 wordt de OR-najaarscursus gehouden. Hierin worden de werkvormen van de OR onder de loep genomen. OR komt bijvoorbeeld tot de conclusie, dat de OR-werkgroepen niet meer tot hun recht komen en besluit om deze op te heffen. Tevens wordt met Peter Smoorenburg en Franc Schafrat gesproken over de functionaliteit in de Overlegvergaderingen en wat hieraan nog verbeterd kan worden. Er worden verwachtingen naar elkaar uitgesproken en nieuwe afspraken vastgelegd. De OR heeft weer een stap voorwaarts gemaakt.

11 Adviesaanvragen Ondernemingsraad Adviesaanvragen:
Goedkeuring vaststellingsovereenkomst voorzitter Raad van Bestuur (drs. J. Portengen) Hiervoor belegt de OR een extra OR-vergadering. OR geeft een aantal aandachtspunten mee, en adviseert positief. Per wordt de overeenkomst door alle partijen ondertekend. De communicatie in de organisatie wordt uitgevoerd naar de wensen van de OR. Herbenoeming lid gezamenlijke klachtencommissie en benoeming nieuw lid op voordracht CCR. De bestuurder vraagt om advisering van de OR, ook al heeft de OR hierin geen formeel adviesrecht. De OR geeft aan, achter de keuze te staan van de (her)benoemde leden. In februari 2016 ontvangt de OR de formele reactie van de heer Smoorenburg op het in november 2015 uitgebrachte OR-advies inzake tranche 2a facilitair. Daarin geeft hij aan, gehoor te hebben gegeven aan de OR-wens, medewerkers voor kerst 2015 over de ontslagbesluiten te informeren. Tevens geeft hij aan, het verzoek van de OR om een medewerker verantwoordelijk te maken voor het aannemen van de maaltijden in het kader van borging van HACCP-normen, in de verdere uitwerking van de plannen mee te nemen. Ook andere aandachtspunten van de OR worden serieus genomen. In het voorjaar van 2016 zijn de formele ontslagaanvragen afgerond. Klik op groene pijl om terug te gaan

12 Instemmingsaanvragen
Ondernemingsraad Instemmingsaanvragen Instemmingsaanvragen: Rapportage plan van aanpak RI&E Spikvoorde Rapportage plan van aanpak RI&E de Bloemendal Aangepaste privacyreglement zoals in MT vastgesteld Memo “zelfevaluatie” Memo ‘functies in de zorg en generiek functiehuis” De dynamische RI&E WGA eigen risicodragerschap Klik op groene pijl om terug te gaan

13 Initiatieven OR Ondernemingsraad
Initiatieven van de OR en van medewerkers naar OR: Medewerkers Hospice uiten grote ongerustheid omtrent bezuinigingsmaatregel aan OR. OR koppelt dit door. Evelien Bussink gaat in gesprek met medewerkers en zij komen samen tot een oplossing. Mail medewerker PW Janssen inzake sluiting personeelsrestaurant PW Janssen. Kan OR hier iets aan doen? OR geeft aan dat sluiting onvermijdelijk is en verder geen stappen onderneemt. Ideeën kunnen in de lijn aangedragen worden bij Ivan Witteveen of de eigen leidinggevende. Brief medewerker PW Janssen aan dhr. Portengen over vertrek van zorgassistenten op afdeling Oxe. OR blijft aandringen op oog houden voor menselijke maat. Verder is het aan bestuurder om hierop te reageren. OR legt voorstel/ongevraagd advies neer aan bestuurder over vergoedingenbeleid bij studie. OR werkgroep gaat hierover met manager HRM in gesprek. OR wordt geïnformeerd over de vervolgstappen. Kader Kanteling Werktijden. Het dagelijks bestuur OR gaat n.a.v. de ingezamelde info vanuit de organisatie met manager HRM zitten om tot een voorstel te komen voor dit Kader. Dit voorstel wordt in december ter goedkeuring aan de bestuurder voorgelegd. Klik op groene pijl om terug te gaan

14 Informatie ontvangen over:
Ondernemingsraad Informatie ontvangen over: V&V en Thuiszorgregelingen cao VVT harmoniseren voor pijler Wijkzorg. Reiskosten pijler Wijkzorg invoering standplaats Opleidingsbegroting 2016 Notitie vergoeding geaccrediteerde scholingen specialisten ouderengeneeskunde Memo evaluatie vakantiekrachten d.d Notitie “Verklaring omtrent Gedrag” Beperkte sluiting van de dagbehandeling PW Janssen Aangepaste reglement vergadering Raad van Toezicht Rapportage incidentmeldingen 2015 In werking stellen van opnamestop cliënten met langdurige opnamewens Voorstellen inzet eigen mobiele telefoon bij ECD Flexibilisering personeel (opgesteld door: Franc Schafrat) Stand van zaken risico privacy (inventarisatie en genomen/te nemen stappen) Memo Privacywetgeving d.d Praktische vertaalslag voor medewerkers CCR Jaarverslag Opheffing productiestop Terugtreding Kees Vedder als manager Revalidatie Evaluatie RI&E Spikvoorde Evaluatie RI&E Groote & Voorster Evaluatie RI&E St. Jurriën Vervolg Waardigheid en Trots voorstel Versie 1 Aangepaste versie Missie en Visie Memo werkwijze bij vakantie, feestdagen en ziekte Memo Banenafspraak en quotumwet Participatiewet Voorgenomen besluit Raad van Bestuur intrekking aangescherpte aanstellingenbeleid. Klik op groene pijl om terug te gaan

15 OR VERGADERSCHEMA 2016 Ondernemingsraad
Data overleg Soort overleg Locatie/tijd 19 januari OR-vergadering (regulier) Blauwe Zaal, PW Janssen 26 januari Agenda-overleg met bestuurder Kantoor dhr. Portengen Diepenveenseweg 11.00 – uur 9 februari Overlegvergadering OR/bestuurder De Bloemendal, familiekamer (6e etage) 13.30 – uur 8 maart St. Jurriën, De Draak 22 maart Kantoor dhr. Smoorenburg Diepenveenseweg 10.00 – uur 5 april Overlegvergadering OR/bestuurder Diepenveenseweg, vergaderzaal 1 13.30 –16.30 uur 26 april Locatie de Bloemendal de Ontmoeting 10 mei uur 24 mei Groote & Voorster, De Bagijnenhof (2e etage) uur 7 juni 14 juni 28 juni Overlegvergadering OR/bestuurder ARTIKEL 24 5 juli Groote & Voorster, De Smidse uur VAKANTIEPERIODE JULI-AUGUSTUS. 30 augustus 12.00 – uur Locatie PW Janssen Blauwe Zaal – uur 13 september 4 oktober Groote & Voorster, De Smidse (1e etage) uur 11 oktober Agenda-overleg met bestuurder (reservedatum) Kantoor dhr. Portengen Diepenveenseweg 8 november ART. 24 vergadering Diepenveenseweg, Vergaderzaal 1 28 november Kantoor dhr. Portengen, Diepenveenseweg uur 29 november Locatie Groote & Voorster, de Smidse , – 16.00 13 december Diepenveenseweg, vergaderzaal 1 Klik op groene pijl om terug te gaan

16 Artikel 24 vergadering. Ondernemingsraad
In eerdere afspraken van OR met bestuurder en Raad van Toezicht is vastgelegd, dat een afvaardiging van de Raad van Toezicht twee maal per jaar in een Artikel 24 vergadering wordt uitgenodigd. Deze Artikel 24 vergaderingen worden jaarlijks gehouden in juni en in november. In deze 2 Overlegvergaderingen worden de Artikel 24 onderwerpen besproken, evenals de op dat moment aan de orde zijnde onderwerpen. Er zijn ook afspraken gemaakt inzake het aanschuiven van een 2e roulerend lid van de Raad van Toezicht en de procedure bij verhindering. In de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) staat vermeld, dat de uitgenodigde leden van de Raad van Toezicht verschijningsplicht hebben bij deze vergaderingen. De OR kijkt in 2016 terug op nuttige afstemming met de Raad van Toezicht, waar de OR veel van opgestoken heeft en goed van gedachten heeft gewisseld met de afvaardiging van de Raad van Toezicht. Contactpersoon vanuit de Raad van Toezicht voor de OR is mevrouw L.L. (Like) Vis. Naast de Artikel 24 vergadering kan de afvaardiging van de Raad van Toezicht, indien nodig of gewenst, in andere OR- of Overlegvergaderingen aanschuiven. In 2016 is dat gebeurd in de ingelaste OR-vergadering op 23 maart 2016 ter toelichting van de vaststellingsovereenkomst Voorzitter Raad van Bestuur. In beide Artikel 24 vergaderingen wordt in ieder geval door de Bestuurder de algemene stand van zaken besproken. In beide vergaderingen, waarin de Art. 24 agendapunten aan de orde komen, worden eveneens afspraken vastgelegd op welke wijze en welke momenten door de Bestuurder de OR betrokken wordt bij advies- en instemmings-plichtige onderwerpen. Dit zijn dan doorgaans de onderwerpen, die ook de goedkeuring van de Raad van Toezicht vergen. In de juni-vergadering wordt het jaarverslag van Zorggroep Solis besproken. Eveneens komt dan het OR-jaarverslag aan de orde. In de november-vergadering licht de Bestuurder de Beleids- en Kaderbrief toe aan de OR en geeft hij een vooruitblik op de Begroting. Klik op groene pijl om terug te gaan

17 9. Meepraten en meedoen in de OR!
Ondernemingsraad 9. Meepraten en meedoen in de OR! Je werkt met hart en ziel in de gezondheidszorg. De ene keer loopt het lekker, de andere keer gaat het minder. Er speelt van alles in de organisatie. Financiële problemen, samenwerking met anderen, gevolgen voor medewerkers. Je wilt graag meepraten. Voor jezelf, maar ook voor collega’s. Wat kun je daaraan doen? Heb je als individuele werknemer invloed op het beleid van zo’n grote organisatie en onderdelen daarvan? Het antwoord? JA. Als lid van de Ondernemingsraad kun je wel degelijk meepraten over en meewerken aan veranderingen. Door krachten te bundelen staan we samen sterk. Blijf dus niet langer aan de zijlijn staan en grijp je kans! De OR is nu voltallig, maar je kunt ook als niet OR-lid een afspraak maken om aan te schuiven in een OR-vergadering over een onderwerp, dat jou bezighoudt. Of je kunt buiten de vergadering om in gesprek gaan met OR-leden. Wat is er te doen als OR-lid? De belangrijkste taken van de OR bestaan uit: Behartigen van de belangen van alle werknemers Adviseren van de werkgever op sociaal, organisatorisch en financieel economisch gebied Instemming verlenen op het gebied van personeelsbeleid en sociaal beleid Voorstellen indienen bij de werkgever Toezien dat de CAO afspraken worden nagekomen Toezien dat alle bepalingen en regels van de Arbowet worden nageleefd en de wetten die daarmee in verband staan zoals bij de Arbeidstijdenwet. Luisteren naar en informeren van de medewerkers. Je ziet dat er veel werk verzet moet worden, Onze inbreng doet ertoe en wordt serieus genomen. Maar dan moet ons medezeggenschapsorgaan goed bemensd zijn. Voor wat hoort wat: Lid zijn van een OR kost tijd en energie maar daar staat ook iets tegenover: Je wordt een vastgesteld aantal uren uitgeroosterd voor je OR-werk. Je hebt recht op tenminste vijf OR-scholings- dagen per jaar. Je vergroot je betrokkenheid bij de organisatie. Je kunt een kijkje in de keuken nemen van de Raad van Bestuur en de managers. Je kunt er héél veel van leren. Je werkt aan je persoonlijke ontwikkeling. Begin 2017 is er één vacature in de OR. Meer informatie nodig? Neem contact op met de ambtelijk secretaris of een OR-lid.

18 Ondernemingsraad 10. Vooruitblik Het jaar 2017 staat voor ons in het teken van samenwerking. Met elkaar, met de bestuurder en de werkvloer. Hoe kunnen we processen goed laten verlopen. Hoe krijgen we de dialoog met elkaar. In onze scholing gaan we hier uitgebreid naar kijken en gaan we leren “on the job” om constructief te vergaderen. We willen vooraan staan als het gaat om nieuwe ontwikkelingen binnen Solis. We willen in werkgroepen meedenken en ervaren wat er op de werkvloer leeft. Zo kunnen we de belangen van jullie beter behartigen en wordt het een plan, dat breed gedragen wordt in de organisatie. Genoeg uitdagingen lijkt mij! Martine Schenk Voorzitter OR

19 11. Colofon Ondernemingsraad Zorggroep Solis BV Postbus 5014
7400 GC Deventer Voor informatie over het jaarverslag of over de OR: Ambtelijk secretaris OR: Lizzy Kool De ondernemingsraad van Zorggroep Solis is verantwoordelijk voor de uitgave van het OR-jaarverslag 2016. Teksten: Martine Schenk en Lizzy Kool Foto’s: uit archief Zorggroep Solis en door Lizzy Kool.