De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Rapportering en security Plan van aanpak vanuit de nieuwe context Wout Van der Auwermeulen, Luk Verschooren Gijs Martens Afdeling HR Technologie & Data.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Rapportering en security Plan van aanpak vanuit de nieuwe context Wout Van der Auwermeulen, Luk Verschooren Gijs Martens Afdeling HR Technologie & Data."— Transcript van de presentatie:

1 Rapportering en security Plan van aanpak vanuit de nieuwe context Wout Van der Auwermeulen, Luk Verschooren Gijs Martens Afdeling HR Technologie & Data HRBP-netwerk, 19/02/2016 Agentschap Overheidspersoneel

2 Context en generieke aanpak

3 Context (1) o Aanleiding: o Dienstencentrum personeelsadministratie 1/1/16 o 91 overgekomen o Takenpakket: o Instroom, loopbaan, uitstroom, welzijn, loonverwerking o Incl. adviesverlening, masterdata, rapportering, security o Voorstel van generieke aanpak: o Mbt ‘rapportering & security’ o Voor wie: o In eerste instantie: ‘DC PA-entiteiten’ o Evenzeer entiteiten waarvan pers.adm. later overkomt

4 Aangesloten bij Vlimpers, niet-DCPA Aangesloten bij Vlimpers, DCPA Vooropgesteld toepassingsgebied Vlimpers, nota VR

5 Context (2) o Afdeling ‘HR Technologie & Data’ (HRTD) o Afdeling HRTD (op dit moment): 35 pers. o Team Applicatiebeheer (Chris Logghe) (5) o Team Dienstverlening (Nele Eggermont) (12) o Team Rapportering & Beleidsinformatie (Gijs Martens) (9) o Beleidsinformatie (Gijs Martens) o Rapportering (Wout Van der Auwermeulen) o 1 Security Officer (Luk Verschooren) o 3 Business Analisten o 2 voor Personeelpunt o 6 overgekomen vanuit andere entiteiten, 5 vanuit Ago zelf o 8 andere personeelsleden werken (tijdelijk) mee

6 Generieke aanpak (1) o Twee centrale vragen: onderling verweven o Wie mag welke informatie zien & wijzigen ? o Wie kan welke informatie waarvoor gebruiken ? o Vertrekpunt : o Eén afgestemde en overkoepelende aanpak o Focus op toekomst met gestage opbouw o Beoogde meerwaarde: o Voor ons: efficiënte organisatie (cfr. nota’s VR) o Voor jullie: versterking van HR BP-rol (exclusieve infotoegang & meer rapportering ifv ‘evidence based HR’)

7 Generieke aanpak (2) o Principes: Niet alleen: o Gestroomlijnd over entiteiten o Enkel gemeenschappelijke noden o Juridisch sluitend Maar ook: o Transparantie over aanbod o Inhoudelijk onderling afgestemd o Onderlinge vergelijkingsmogelijkheden

8 Deze presentatie o Achtereenvolgens: o Security en toegangsbeheer o Rapportering o Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen o Startpunt: o Inhoudelijke dialoog o Afgestemde en gefaseerde uitvoering

9 Vragen ?

10 Security & toegangsbeheer

11 Security en toegangsbeheer Orafin? Andere? Ntb Fase 1 Fase 2 o Toegang tot (toegangsbeheer) verschillende systemen o en security in verschillende systemen o Alignering systemen, geïntegreerd, afgestemd met AIV o DCPA entiteiten: Schakel o Niet-DCPA ent: Flamingo o Nog niet-aangesloten ent.

12 Toegang tot Vlimpers o Via overkoepelend platform Vo Gebruikersbeheer (Webidm) o Rol van ‘lokale beheerder’ – IT. Zeker voorzien binnen de entiteit! o d=1865 d=1865

13 Security in Vlimpers o Rolafbakening van oa het profiel “HR in de entiteit”. o Komen tot uniformiteit <> uitzondering in de praktijk met vacaturemarkt o Samen dossier onderbouwen o Kadert binnen informatieveiligheidsbeleid ism veiligheidsconsulente AgO o Privacywetgeving: proportionaliteit, finaliteit en transparantie o Security = wat (in leesrechten) en wie

14 Security in Vlimpers - Persoons- en functiegeg.- Vormingscoördinator - Salarissen en afwezigheden - Organisatieontwikkeling - Medische controle (ziekte)- Bedrijfseigend. en telewerken - Veiligheid en gezondheid- Talent Ploeg en Leren Wat: - Contactpersoon in noodgeval, gezinsleden - Arbeidshandicap, staatsburgerschap - Schulden, bankrekening, klachten, tucht - PLOEG: inhoud evaluatie consulteren ? Break-out sessie

15 Security in Vlimpers Vervolg wat. Staat mogelijks los van profiel “HR in de entiteit” maar zijn wel rollen bij de entiteit: o Doublure/aanspreekpunt o werkstromen ziektebeheer en in/uit/doorstroom o Prikklokverantwoordelijke o EHBO verantwoordelijke o Vormingscoördinator (ikv taakverdeling) o Beheerder werkgeversplatform

16 Security in Vlimpers o HR BPs krijgen asap toegang o HR specialisten worden opgevraagd door HR BP AgO o Wie: enkel data van de eigen organisatie o Delegatiemogelijkheden (informatieveiligheid garanderen; geen wachtwoorden doorgeven) en verantwoordelijkheden o Informed consent o Beleidscluster Personeelsadministratie

17 Toegang tot Cognos o Nodige rechten in het Vo Gebruikersbeheer, opnemen met lokale beheerder o Al dan niet wachtwoordreset o Huidige werkwijze: - HR in de entiteit: toegang aanvragen in Schakel - Cognos studio gebruiker binnen entiteit (met licentie) aanvragen mbv toegangsformulier (momenteel via AIV)

18 Security in Cognos o Vergelijkbaar als Vlimpers: wat en wie o Welke type rapporten – managementportaal en rapportenshop

19 Vragen ?

20 Rapportering

21 Situatie vandaag  3 types van rapportering:  Operationele rapportering voor DC PA:  Absolute prioriteit op dit moment  Beleidsrapportering:  Continuering van bestaande rapportering  Besparingen, vergrijzingskost & stakingen  Entiteitsrapportering:  Ad hoc vragen via Schakel => tegengesteld aan principes  Veel vragen onderling gerelateerd: gebundeld opgenomen  Communicatieproblemen (technisch – functioneel)  Op deze manier niet houdbaar

22 Voorstel generieke aanpak (1)  Geen opgelegd aanbod maar vanuit jullie doorgegeven behoeften  Voorstel:  Elke strategische werkgroep HRBP bepaalt de behoeften aan generieke entiteitsrapportering  Ondersteund vanuit beleidsanalisten:  Technische doorvertaling van behoeften  Terugkoppeling vanuit rapportering  Op basis van beschikbare bronnen:  Bevraging juli/aug 2015  Analyse van schakelcases voorjaar 2016

23 Voorstel generieke aanpak (2) WerkgroepHR BeleidstrekkerHR-Beleidsanalisten Instroom, personeels- bewegingen & uitstroom Jonas VinckenIlse Vanderweyen LeiderschapBrunhilde BormsMaxime Loose Loopbaan & beloningsbeleidRonny VerstraeteMaxime Loose Organisatieontwikkeling Helena De Clercq & Radek Sidorski Ilse Vanderweyen Talent & OntwikkelingSandra LaufMaxime Loose WelzijnJessy Van Dousselaere ? PersoneelsadministratieLieve Vandecasteele Luk Verschooren (toegangsbeheer) Overzicht (verdere info volgt):

24 Voorstel generieke aanpak (3)  Opmaak entiteitsrapporten: Op basis van aangegeven behoeften in WG Wisselwerking tussen HR-rapporteur, beleids- analist en HR Beleidstrekker Terugkoppeling naar Werkgroep ifv feedback  Bij akkoord: Terbeschikkingstelling in Rapportenshop Ontsluiting via extranet/WGsplatform (VP)  Voor aanpassingen: analoge werkwijze

25 Voorstel generieke aanpak (4)  Eén uitzondering: weddebudgetrapportering  Versnelde opstart wegens grote vraag/behoefte  Adhv aparte (technisch gerichte) werkgroep  In afstemming met DCPA-entiteiten  Indien interesse, aansluiting mogelijk  Terugkoppeling naar HRBP’s voorzien  Onder leiding van beleidsanalist:  Generieke basis met simulatiemogelijkheden  Op basis van analyse van bestaande rapporteringen in de verschillende beleidsdomeinen

26 Voorstel generieke aanpak (5)  Geleidelijke uitbouw entiteitsrapportering  In afwachting:  Bestaand aanbod in rapportenshoprapportenshop  Daarop voortbouwen voor generieke enti- teitsrapporten  Toegangen aangevraagd voor HRBP’s  Tot opstart werkgroepen:  Ad hoc-rapporteringsvragen mogelijk langs Schakel  Zo goed mogelijk proberen op te vangen

27 Rapportenshop

28 Vragen ?

29 Gebruik van personeelsdata in eigen randsystemen

30 Aanleiding o Problematiek op dit moment: o Geen overzicht over wie welke Vlimpers-data aanwendt waarvoor o Niet afgestemd met VTC o Niet transparant => Juridische risico’s o Vaak op oneigenlijke wijze o Via rapportering o Via Vlimpers-exports  impact op systeemperformantie  Dringende nood aan betere governance

31 Voorstel van aanpak (1) o Ons uitgangspunt: o Dit moet mogelijk blijven o Maar dan wel: o Voorafgaand gecheckt op conformiteit (Ago) o Via de juiste weg (Magda) o Op de technisch minst belastende wijze (ETL/XML) o Principes: o Stapsgewijs: eerst entiteiten aangesloten DCPA o Met voldoende overgangsperiode o Heldere rolverdeling én praktische toelichting

32 Voorstel van aanpak (2) o Traject: o Ago rondt voorbereiding af met Magda-team o Ago organiseert infosessie ism Magda-team o In geval van enkel data over eigen entiteit: o Elke entiteit vraagt toelating bij Magda-team o Begeleiding aanvragen ifv conformiteit met Ago- veiligheidsbeleid o In geval van entiteitsoverschrijdende data: o Machtiging nodig van VTC o VTC: afweging tussen finaliteit, proportionaliteit en transparantie o Bij toelating/machtiging: Magda-team zorgt ICT- technisch voor overeenkomstige aanlevering

33 Voorstel van aanpak (3) o Praktisch: o Na afronding voorbereidingen o Communicatie vanuit HRBP-coordinatie o Vraag aan HRBP’s: o Zorgen voor (IT-)afvaardiging op infosessie o Ifv opstart aanvraag nadien o Doorlooptijd: o Van analyse tot ‘go live’ o Normaal gezien 3 maand

34 Vragen ?

35 Samengevat

36 Ons streven o Enkel HRBP’s en HR Specialisten: o Hebben toegang tot individuele gegevens o Kunnen op hun behoeften afgestemde generieke rapportering opzoeken en nakijken o Kunnen hierover vragen stellen o Hiervoor nood aan: o Onderling afgestemd toegangsbeheer o Generieke rapportering die bij behoeften aansluit o Transparant overzicht over afgetoetste datadoorstroming naar randsystemen

37 Onze werkcontext o Team Rapportering & Beleidsinformatie: 3 VTE beleidsanalisten + 0,5 VTE rondvragen 3 VTE rapporteurs (2 pers. van 0,5 VTE) 1 VTE rapporteur bij Ag Info Vlaanderen Ad hoc-ondersteuning vanuit team Dienstverlening o Implicaties: o Capaciteit zal ritme bepalen waarmee aanpak zal uitgevoerd kunnen worden o Wij werken verder aan randvoorwaarden (bundelen/uitbreiden van rapporteringscapaciteit)

38 Binnen welke termijn ? o Eén datum van inwerkingtreding: o Na inwerkingtreding: o Overige toegangen buiten doelgroep afgesloten o Andere rapporten buiten rapportenshop afgesloten o Eerst voor DCPA-entiteiten o Ten laatste najaar 2017 o Extra toegangen voor HR in de entiteit worden wél op korte termijn opgenomen


Download ppt "Rapportering en security Plan van aanpak vanuit de nieuwe context Wout Van der Auwermeulen, Luk Verschooren Gijs Martens Afdeling HR Technologie & Data."

Verwante presentaties


Ads door Google