Welkom Info avond Vrijwilligers ZLF 2016. Stichting ZLF 2016 Welkomstwoord.

Presentatie over: "Welkom Info avond Vrijwilligers ZLF 2016. Stichting ZLF 2016 Welkomstwoord."— Transcript van de presentatie:

1 Welkom Info avond Vrijwilligers ZLF 2016

2 Stichting ZLF 2016 Welkomstwoord

3 Bedoeling van deze bijeenkomst

4 Programma: Zondag 17 juli: Sponsorschieten Vrijdag 22 juli: Vrienden van Limburg Live Zaterdag 23 juli: Zillertal meets Voasje Zondag 24 juli: ZLF dag Maandag 25 juli: Vrijwilligersavond ZLF

5 Vrijwilligers ( niet vrijblijvend)

6 Verzekering: Evenementenverzekering  Aansprakelijkheidsverzekering € 2.500.000  Materiaaldekking (brand en storm)€ 850.000  Onkostendekking (risico afgelasting)€ 150.000 Opmerkingen:  Diefstal is niet gedekt; wel diefstal na beroving (nachtwacht aanwezig)  Niet gedekt is schade aan natuur door loden kogels!  Tribune is meeverzekerd indien opgebouwd door erkende tribunebouwer.

7 Verzekering 2: Vrijwilligersverzekering (via gemeente Nuth)  Ongevallen en persoonlijke eigendommen  Aansprakelijkheidsverzekering  Rechtsbijstandsverzekering Opmerkingen:  Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd; aanmelding vooraf niet nodig  Bedoeld voor iedere vrijwilliger die in organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht.

8 Veiligheid

9

10 Coördinatie: Marc Verkissen Lei Knubben Baancommandant: Louis Minnen Terrein en Techniek :

11 Opbouwen Feestterrein: Vanaf maandag 11 juli Iedere dag vanaf 9 uur Opbouw in 2 fases, Fase 1: sponsorschieten Fase 2: ZLF weekend Enkele vrijwilligers hebben zich aangemeld voor opbouw en afbreek werkzaamheden. Iedere hulp is van harte welkom! Vele handen maken licht werk!!

12 Personeel Voorstellen: Hub Göertz (voorzitter) Hub Zeijen (secretaris) Inez Zeijen, Saskia Knubben, Marco Giesbers, Esther Starmans, Math Franssen, John Giesbers.

13 Het ZLF-2016 slaagt alleen met:  Deelname van een 59-tal enthousiaste verenigingen.  Goed weer.  Gastvrije en opgewekte vrijwilligers!

14 VOORBEREIDING GESTART VANAF SEPTEMBER 2015. Doelstelling werkgroep Personeel. Het verkrijgen van circa 400 vrijwilligers ter invulling diverse taken vastgelegd door de werkgroepen Terrein & Techniek, Optocht Verkeer & Veiligheid, Financiën en Catering & Drank. En …….. : dat is gelukt !

15 WAT WORDT DE VRIJWILLIGERS GEBODEN. Onderdeel uit maken van het grootste schuttersfeest 2016 in Nederland. Veel lol en plezier en het aanbieden van Vaesraadse gastvrijheid aan onze gasten. Maandag 25 juli een feestavond voor alle vrijwilligers.

16 WETENSWAARDIGHEDEN VRIJWILLIGERS. Meldpunt Personeel: GSM nummers: 06-21836633 Robert Zeijen 06-55536777 Saskia Knubben Altijd aan en afmelden bij de personeelsunit. Deze personeelsunit bevindt zich op het feestterrein. De medewerkers Personeel zullen zorgen voor een correcte registratie van de aan en afgemelde vrijwilligers.

17 WETENSWAARDIGHEDEN VRIJWILLIGERS. Aanmelden uiterlijk 30 minuten voor aanvang werkzaamheden bij de personeelsunit. (Zie hiervoor werkschema ZLF-2016 22, 23 en 24 juli 2016.) Eenieder ontvangt bij aanmelding bij de personeelsunit een T-shirt en een ZLF-badge. Afmelden aansluitend aan de geplande werkzaamheden bij de personeelsunit (gepland tijdvenster) (Zie werkschema ZLF-2016 22, 23 en 24 juli 2016.)

18 WETENSWAARDIGHEDEN VRIJWILLIGERS. Bij afmelding dient alléén de ZLF-badge weer ingeleverd te worden bij de personeelsunit. Het T-shirt mag je houden, bij meerdere keren ingepland krijg je telkens een nieuw T-shirt. Bij afwezigheid (Bijvoorbeeld ziekte.) Uiterlijk 2 uur voor aanvang geplande werkzaamheden afmelden bij het meldpunt personeel. Vrijwilligers niet wonende in Vaesrade ontvangen een gratis entreebewijs i.v.m. het legaal kunnen passeren van de entreeposten.

19 TEVENS Ben netjes, verzorgd en opgewekt. Tijdens het werk is het niet toegestaan om alcoholische dranken of drugs van welke aard dan ook te gebruiken. Ben collegiaal. (Help, in overleg, een ander indien de drukte van werkzaamheden dat vereist.) Volg, indien noodzakelijk, de aanwijzingen van BHV-er herkenbaar aan veiligheidsvest, politie, ambulancepersoneel en/of brandweer op. Ben in het bezit van een geldig legitimatiebewijs. Personeel ingedeeld op entreeposten krijgen een lunchpakket. De overige vrijwilligers krijgen eetbonnen welke alleen geldig zijn bij onze eigen catering. Dus niet bij de Grillkoning of Chapeau catering.

20 VRAGEN ???

21 Drank en Catering Welkom

22 Voorstellen toezichthouders werkgroep: Toezicht grote tent : Arie van Prooijen Toezicht buitenbuffetten, schiettent en externe partijen : Ron Lendi Toezicht food: Mia Zeijen, Wilma van Loon en Lea Teerds

23 Werkwijzen Catering en drank Uitgangspunten: Zoveel mogelijk drank en eten verkopen Goede kwaliteiten leveren Eerlijke schutterskost Veilig voedsel Goed werkende teams Juiste sturing en coördinatie

24 Werkwijze catering Twee gedeeltes: 1. Externe partijen 2. Eigen catering

25 Chapeau catering: broodjes frikandel, hamburger, kroket, bokworst en frites. Grillkoning: Grote ronde bbq grill met onder andere halve meter worst, krakauer, etc. Op vers afgebakken broodjes. De partijen werken gewoon ook met onze consumptiebonnen 1. Externe partijen

26 ijskraam schepijs ijskraam softijs snoepkraam Deze partijen werken niet met consumptiebonnen

27 2. Eigen catering: Verkoop broodjes ham, kaas Soep, koffie, thee en chips Verzorging van de lunchpakketten

28 Zondag: 5 Tappunten in de grote feesttent 2 Tappunten in tapcontainer tegen de grote feesttent 2 Buitenbuffetten met elk 2 tappunten 3 Tappunten VIP-/biertent Werkwijze drank: Sponsorschieten: VIP-/biertent met 2 tappunten Vrijdag en zaterdag: 5 Tappunten in de grote feesttent 2 Tappunten in tapcontainer tegen de grote feesttent

29 Ieder tappunt heeft: 1 tapper 1 spoeler 1 frisdrank 3 loopbuffet Iedere 2 tappunten 1 drankaanvoerder

30 Hoe gaan we met elkaar om? Coördinator stimuleert en controleert. Het aanspreekpunt bij problemen Coördinator kan tappunten sluiten en personeel wisselen waar nodig op drukte en kwaliteit Je helpt elkaar en spreek elkaar aan Je straalt plezier uit!

31 Algemene tips en regels: Begin uitgerust aan je klus Geen alcohol nuttigen tijdens de werkzaamheden Badge op betekend "vrije" consumptie houd dit zelf binnen de perken. We vertrouwen op ieders eerlijkheid geen badge = betalen! We ruimen als team onze werkplek op. Meld je 15 minuten voor aanvang met t-shirt en badge bij de coördinator

32 Algemene tips en regels (vervolg) Niet roken op je werkplek Beperk mobiele telefoon gebruik tot het noodzakelijke Werk hygiënisch en schoon Vriendelijk en rustig blijven, en bij drukte je niet gek laten maken

33 Algemene tips en regels (vervolg): Ben alert dat alle bonnen ingenomen zijn, ook bij obers Wees flexibel Je bent het visitekaartje van het ZLF Werkplek niet verlaten Bij vragen of problemen richt je tot de coördinator

34 Verantwoord drank gebruik: Instructie verantwoord drankgebruik - geen alcohol onder de 18 jaar - vrijdag en zaterdag leeftijd zichtbaar d.m.v. polsbandjes - zondag bij twijfel ook een polsbandje bij de bonnenverkoop laten halen met legitimatie

35 Vragen ?

36 Financiën Welkom

37 Algemeen: Constante bezetting eigen unit. Werkgroep Financiën is herkenbaar aan een legitimatiebewijs met foto. Alleen de mensen van de werkgroep kunnen tussendoor geld afromen Minimaal 30 minuten voor aanvang melden in de personeelsunit. Vanuit daar wordt u begeleid naar de unit financiën. Entreeposten: 45 minuten voor aanvang.

38 Kassa’s: Tijdens het weekend is een pinautomaat aanwezig voor het kopen van consumptiebonnen. Wij gaan geen bank spelen en geld laten pinnen. Hebben een creditcard formaat in de kleur wit en kunnen we ook breekpenningen noemen. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor het kloppend, goed en netjes houden van zijn kassa unit en geldlade. Na afloop wordt het geld en de penningen samen met iemand van de werkgroep geteld. Aan de kassa’s kunnen ook polsbandjes voor toiletgebruik gekocht worden.

39 Bereikbaarheid: Via portofoons kunnen entreeposten en kassa’s contact houden met de unit Financiën. Bij geen gehoor bereikbaar via mobiele telefoonlijst krijgen jullie die dag mee

40 Entrees: Vrijdag & Zaterdag Iedere bezoeker dient in het bezit te zijn van een entreekaart of online ticket. De online tickets zijn voorzien van een barcode die ter plaatse gescand wordt. Er worden polsbandjes uitgereikt van 18+ en 18-. De mensen die ingedeeld zijn onder het kopje Entree dienen de bezoekers de polsbandjes OM te doen.

41

42 Zondag: Ingang 1 Rozenstraat/Vaesrader Bosweg Ingang 2 Naanhofsweg Ingang 3 Vaesrade nabij Café oud Voasje Ingang 4 Hommert Entreeposten feestweide Ingang p1 Ingang p2

43 Betaalde entree, de volgende personen krijgen gratis toegang: Schutters in volledig uniform Schutters met een Federatiebewijs. Genodigden met een entreekaart of button Vrijwilligers met een entreekaart Bewoners Vaesrade met een entreekaart Partners van eigen leden met een entreekaart Kinderen onder de 12 jaar

44

45 Tips: Denk slim na bij het teruggeven van wisselgeld. Bijvoorbeeld men wilt 40 bonnen is € 72,- er wordt betaald met € 80,-. Vraag dan € 2,- zodat je € 10,- kan teruggeven.

46 Naar afloop van deze avond willen wij de vrijwilligers van kassa’s en entreeposten optocht vragen zich te verzamelen bij Ger Lendi. Daar kunt u met alle leden van onze werkgroep kennis maken en krijgt u nog specifieke instructies. Onze slogan is: Vertrouwen is goed, controle is beter!

47 Vragen ?

48 Optocht, Verkeer & Veiligheid Welkom

49 Diverse aanvoerroutes - Aanrijroutes bussen - Aanrijroutes bezoekers - Aanrijroutes materiaalwagens, jury en genodigden Plaatsing schootsveldwachters Plaatsing evenementenregelaars Plaatsing parkeerwachters

50 Locatie parkeerweiden en fietsenstallingen Diverse betaalde entrees - de volgende personen krijgen gratis toegang - thuiszorg en overige zorg voorzien van legitimatiebewijs Communicatie tussen de diverse groepen

51

52

53

54

55 Vragen ?