De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Aanbestedingsmethode & Toelichting Openbare EU aanbesteding MOI op basis van Best Value Procurement Nijmegen, 17 mei 2016 – 9:00h 1.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Aanbestedingsmethode & Toelichting Openbare EU aanbesteding MOI op basis van Best Value Procurement Nijmegen, 17 mei 2016 – 9:00h 1."— Transcript van de presentatie:

1 Aanbestedingsmethode & Toelichting Openbare EU aanbesteding MOI op basis van Best Value Procurement Nijmegen, 17 mei 2016 – 9:00h 1

2 2 Welkom bij de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

3 Wie zitten er vandaag aan tafel? 3 Projectteam: Maurits Koning – Operationele voorbereiding Danny Bobbink – Operationele voorbereiding Leo van Dijk – Informatieadviseur Armand Wolthof – Adviseur inkoop en aanbestedingen Bert de Vries – ICT Meldkamer/VRGZ Geïnteresseerden: LiveOP Dhr. Heck *** Intemo Dhr. Hoeks *** Marelko Dhr. Dankers MSA Dhr. Fiers, Keur, Huisman en Biemans *** Arcobel Dhr Bijl Falck Dhr. Floor, Coppens en Stumphius *** Ikbenstil computers Dhr. Bosman *** DatAction Dhr van den Belt, Bonte *** Citygis Dhr. Hoefnagels, Kieboom, Miegies, Phielix *** Idgis Dhr. Assink *** Infopact Netwerkdiensten Dhr Wuister

4 Introductie VRGZ 4 De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) is een organisatie voor brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en voorbereiding en coördinatie op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing. De VRGZ is een van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. De organisatie bestaat uit 5 sectoren (RAV, Brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening in de Regio), GMK (meldkamer) en Veiligheidsbureau) en ondersteunende diensten op de gebied van beleid en bedrijfsvoering. Oppervlakte ca km2 Ruim inwoners Drie vaarwegen (Neder-Rijn, Maas, Waal) Diverse snelwegen (A2, A15, A50 en A73) Goederenspoor (Betuweroute) Regionalisering heden

5 Huidige situatie + aanleiding Huidige situatie  42 voertuigen voorzien van MDT systeem  Gecombineerd MDT- en Navigatiesysteem  DBK Maak & Beheer software  In- en uitbouw Aanleiding aanbesteding  Voldoet ons huidige MDT-systeem nog wel?  Bezuinigingstaakstelling ‘50% minder kosten, per voertuig’  Oprichting taakgroep MDT Doelstellingen Onderzoek Conclusie 5

6 Visie  uniformiteit en eenduidigheid digitale informatievoorziening  regionale aanpak met ketenpartners  ingericht conform VeRA  VRGZ ontwikkeld zicht als regiehouder  leveranciers leveren expertise  meegroeien met landelijke ontwikkelingen 6

7 Perceel 1: Navigatie Projectdoelstellingen  betrouwbaar, up-to-date en toekomstbestendig  efficiënte en intelligente routebepaling  gebruiksvriendelijk en goed afleesbaar  efficiënt uit- en inbouwen  bestaande kabels en antennes mogelijk hergebruiken Scope  uitbouwen inbouwen en implementeren  implementeren en mogelijk omzetten van kaartaanpassingen  aanbieden van systeem updates en upgrades van de software  aanleveren van kaartupdates  realiseren van de benodigde gegevenskoppelingen  afstemmen met de geselecteerde opdrachtnemer MDT-systeem  gedurende contractperiode onderhoud en reparaties Niet in de Scope  installatie van kaartupdates  functioneel beheer  aanschaf en beheer van 3g – 4g data verbinding 7

8 Perceel 2: DBK voorziening Projectdoelstellingen  leveren, installeren en implementeren met zo min mogelijk overlast  stabiele, duurzame en toekomstbestendig  laagdrempelige, gebruiksvriendelijk  beveiligd  minimale beheerlast Scope  leveren, implementeren en beschikbaar stellen  leveren van de licenties  realiseren van de benodigde gegevenskoppelingen  gedurende contractperiode onderhoud en reparaties  ondersteunen/adviseren van de functioneel beheerders en key users  verzorgen van kennisoverdracht  migratie Niet in de Scope  functioneel beheer 8

9 Perceel 3: MDT oplossing Projectdoelstellingen  stabiel, duurzaam en toekomstbestendig  snel beschikken over informatie  gebruiksvriendelijk en laagdrempelig  goed leesbaar  beveiligd  minimale beheerlast  min mogelijk overlast voor de organisatie  bestaande kabels en antennes mogelijk hergebruiken Scope  leveren en inbouwen MDT unit alsmede de software  updates en upgrades van de software  licenties  benodigde gegevenskoppelingen  gedurende de contractperiode onderhoud en reparaties  ondersteunen functioneel beheerders en key users  afstemmen met de geselecteerde opdrachtnemer navigatiesysteem  verzorgen van kennisoverdracht Niet in de Scope  uitbouw bestaande systemen  functioneel beheer  aanschaf en beheer van 3g – 4g data verbinding 9

10 Toelichting procedure 10 Tot zover vragen? Aanbestedingsmethode & toelichting Openbare EU aanbesteding Mobiele operationele informatievoorziening op basis van Best Value Procurement

11 Wat zijn uw ervaringen met Best Value (Procurement)? 11

12 Expertise Feiten:  Klanten zijn geen experts (ze hebben een idee van wat ze denken nodig te hebben);  Klantuitvragen zijn zelden 100% compleet;  Experts moeten meer weten over dienst/product dan de klant;  Experts weten wat de klant nodig heeft (ook al heeft de klant dit niet compleet beschreven);  We zijn dus op zoek naar een expert die ons zijn visie en expertise laat zien. Wat de klant specificeert Wat de klant echt nodig had Wat de consultant specificeert Wat de leverancier installeert 12

13 Onze verwachtingen van een leverancier Pro-actief en verantwoordelijk  Verwachtingen versus Praktijk. Win-Win  Het succes van de leverancier is net zo belangrijk als het succes van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid;  Dezelfde doelen stellen. “Contract”  Contract is een gids;  Als we naar het contract moeten grijpen, hebben we beiden verloren;  We moeten (c.q. willen) dus nooit het contract erbij hoeven halen. 13

14 Scenario 1Scenario 2 Vraag: Als U een “groene cirkel” wilt kopen, in welke van onderstaande scenario’s is dit het makkelijkst te rechtvaardigen of uit te leggen? Wat proberen we te bereiken? 14

15 Wat maakt deze werkwijze ongewoon?  Het is simpel;  We gebruiken logica & gezond verstand;  Extreem efficient: minder beslissingen, minder management, betere resultaten en lage kosten;  Meten is weten;  Win – Win. 15

16 Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 Leverancier 4 Performance Hoog Laag Risico Hoog Laag Performance Hoog Laag Risico Hoog Laag Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 Leverancier 4 Impact van minimum eisen 16

17 Project doelstellingen algemeen  We outsourcen naar experts (niet alleen risico’s verschuiven, maar risico’s minimaliseren);  Minimaliseren van risico’s: Binnen budget (plafond/perceel/6 jaar excl. BTW); Hoge kwaliteit tegen lage kosten; Win – Win.  Minimaliseren management, aansturing en controle van leverancier door VRGZ;  Leveranciers kunnen hun winst verbeteren door efficient(er) te werken. 17

18 32 1 Selectie ConcretiseringUitvoering 0 Pre - kwalificatie - Dominant; - Simpel; - Onderscheidend; - Niet technisch; - Gebaseerd op prestatie- onderbouwing. -Concretisering; -Technische review; -Gedetailleerd plan; -Uitgewerkte oplossing. -Uitvoering -Risicomanagement -Kwaliteitscontrole -Kwaliteitsborging Best Value Inkoopproces 18

19 Wat is dominante informatie  Het is simpel;  Het is accuraat;  Het is beknopt;  Het valt op;  Het vergemakkelijkt ieders besluitvorming;  Het voorspelt de toekomst;  Het is duidelijk te begrijpen tussen partijen;  Het toont aan dat de leverancier begrijpt wat er nodig is;  Het levert een goede onderbouwing van de hun prestatie;  Is verifieerbaar en controleerbaar. 19

20 Dominant versus Niet dominant Niet DominantDominant Wij hebben veel ervaring met soortgelijke opdrachten. Wij hebben voor 10 VR’s vergelijkbare opdrachten uitgevoerd in de afgelopen 24 maanden. Onze prijs is gebaseerd op nacalculatie. De gemiddelde inschrijfsom op basis van vergelijkbare projecten is EUR 390k. Onze projectleider is zeer ervaren.Onze projectleider heeft 10 jaar ervaring en zijn tijd/budget-afwijking per project is kleiner dan 1%. We kunnen referenties geven op verzoek. Onze klanttevredenheid is 9,8. 20

21 Selectiefase (Filters) Filter 1 Project capaciteiten Filter 3 Prioritisering (Identificatie Best Scorende leverancier) Filter 4 Dominantie check Tijd Kwaliteit van de leveranciers Filter 2 Interview Hoog Laag Concretiseringsfase Criteria -Prestatieonderbouwing -Risicodossier -Kansendossier -Prijs -Is de leverancier binnen het prijsplafond gebleven? Criteria -Interview -Prestatie onderbouwing -Risicodossier -Kansendossier -Prijs Dominantie Check -Informatie & beoordelingen dominant 21

22 Prestatieonderbouwing  In de Prestatieonderbouwing geeft de leverancier aan de hand van stellingen (beweringen) aan waarom hij in staat is het project goed uit te voeren en de Scope te realiseren;  Van de leverancier wordt verwacht dat hij zijn stellingen onderbouwt met verifieerbare prestatie-informatie (dominant);  Het gaat derhalve om kwaliteitsonderbouwing, met andere woorden wat zijn de sterke punten van de leverancier gerelateerd aan de projectscope;  Geanonimiseerd;  2-pagina limiet. 22

23  1-pagina - Mijlpalen projectplanning waarin de belangrijkste mijlpalen voor alle projectfasen zijn benoemd;  Geen template - leverancier mag eigen format gebruiken mits 1-pagina limiet niet wordt overschreden. Mijlpalen projectplanning 23

24 Risicodossier & Kansendossier  Het Risicodossier biedt de leverancier de ruimte om risico’s buiten zijn invloedsfeer te benoemen en te behandelen, incl. beheersmaatregelen om het risico te minimaliseren;  Het Kansendossier biedt ruimte om relevante extra toegevoegde waarde aan te dragen. Het richt zich op kansen bovenop de Scope + boven prijsplafond(s). Beide dossiers bieden de leveranciers een mogelijkheid om hun expertiseniveau te tonen en zichzelf te onderscheiden ten opzichte van hun concurrenten Geanonimiseerd 2-pagina limiet risicodossier 1-pagina limiet kansendossier 24

25 1.Risicodossier (niet technisch)  Identificeer de belangrijkste risico’s Leg uit waarom het risico een risico is; Wat is de impact, kostenverhoging, vertraging in oplevering of lagere klanttevredenheid bij VRGZ; Moet een risico zijn gerelateerd aan het project.  Niet technisch / beheermaatregelen Beschrijf het risico niet technisch; Leverancier moet beschrijven welke beheermaatregelen zijn genomen om het risico te voorkomen dan wel te verkleinen qua impact. 2.Kansendossier  Stel iedere kans (toegevoegde waarde bovenop de Scope) voor, die een positieve invloed kan hebben op de planning, kosten of klanttevredenheid. Risicodossier & Kansendossier 25

26 Commerciële aanbieding P1 Navigatie: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar; P2 DBK voorziening: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar; P3 MDT: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar Open format voor aanlevering (zie Negometrix). 26

27 Selectiefase en dossiers samenvattend  Wij zijn op zoek naar leveranciers die vooruit kunnen denken …en zich inzetten in het belang van VRGZ Hoeveel Risico’s en Kansen kunt u indienen?  Prestatieonderbouwing, Risicodossier hebben een limiet van 2 pagina’s per dossier, Kansendossier en projectplanning 1 pagina;  Geen marketing / Geen technische informatie;  Voorkom algemene risico’s of oplossingen (maak uw dossiers projectspecifiek);  Identificeer kansen (en leg uit waarom);  Alle dossiers worden onderdeel van het contract;  De dossiers bieden (hoog presterende) leveranciers een mogelijkheid om hun expertise te laten zien en te bewijzen dat ze geen commodity zijn. 27

28 Dit moet worden voorkomen  Marketingdata Onze organisatie is een marktleider; We zullen onze lange historie inzetten om het project succesvol te maken; We gebruiken ons unieke proces om risico’s op te lossen met de klant.  Te veel vakjargon  Risico’s terug schuiven naar de klant We zullen met klant samenwerken om issues op te lossen; We zullen team- en partnerbijeenkomsten organiseren met de klant.  Algemene risico’s of oplossingen We zullen vooruit plannen om activiteiten te coördineren. 28

29 Interview format  Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal max. 2 sleutelfunctionarissen uitnodigen voor een interview. Dit is geen “bedrijfspresentatie”;  Alle sleutelfunctionarissen worden individueel geinterviewd. Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal geen groepsinterview toestaan, of andere individuen aanwezig laten zijn bij het interview;  Over het algemeen duurt een interview 30 minuten per sleutelfunctionaris;  Een basisset vragen zal worden gebruikt bij het interview;  VRGZ heeft de optie om een toelichting te vragen op basis van de antwoorden (of zal aanvullende vragen stellen ter verduidelijking van een antwoord);  Steutelfunctionarissen mogen niet worden vervangen. Individuen die zijn voorgedragen tijdens het aanbestedingsproces moeten beschikbaar zijn voor het hele project. Indien zij niet beschikbaar zijn, dan kan dat leiden tot uitsluiting van de aanbesteding. 29

30 Evaluatiecriteria voorbeeld P1 30 ScoreWaardevermindering 10 – dominant goed€60.000,-- 8 – redelijk tot goed€45.000,-- 6 – neutraal€30.000,-- 4 – matig tot slecht€15.000,-- 2 – dominant slecht€0,00  Prestatieonderbouwing (Max. waardevermindering € ,--)  Risicodossier (Max. waardevermindering € ,--)  Kansendossier (Max. waardevermindering € ,--)  Interviews (Max. waardevermindering € ,--)  Maximale waardevermindering kwaliteit: € ,--  Commerciele aanbieding / prijs  Gunnen op waarde (fictieve aftrek) Scoremethodiek (voorbeeld)

31 32 1 Selectie ConcretiseringUitvoering 0 Pre - kwalificatie - Dominant - Simpel - Onderscheidend - Niet technisch - Gebaseerd op prestatie- onderbouwing - Concretisering - Technische review - Gedetailleerd plan - Uitgewerkte oplossing. - Risicomanagement - Kwaliteitscontrole - Kwaliteitsborging Best Value Inkoopproces 31

32 Concretiseringsfase: Wat is het/waarom belangrijk? Wat is het? Een periode voorafgaand aan gunning, waarbij er tijd is om het plan van de leverancier in detail door te nemen. Waarom is het belangrijk? Het geeft de leverancier de mogelijkheid om het hele project tot in detail te pre-plannen; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om vervelende verrassingen voor de klant te minimaliseren; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om te bewijzen dat hun aanbieding accuraat is; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om de klant te informeren over risico’s buiten hun controle en daarvoor verantwoordelijk te maken; JA voor verheldering & aanpassing. 32

33 Concetiseringsfase (Deliverables) In de concretiseringsfase zal de leverancier de volgende onderdelen opleveren: 1.Scopedocument; Duidelijke en gedetailleerde Projectscope (wat wordt geleverd en wat wordt er niet geleverd). 2.Risico’s; Alle risico’s (buiten de invloedssfeer) incl. beheersmaatregelen van de leverancier. 3.Gedetailleerd en mijlpalen projectplanning; 4.Activiteiten overzicht leverancier en VRGZ; 5.Wekelijkse Risico Rapport (WRR); 6.Performance criteria (KPI’s); 7.Kosten; 8.Overige: Kansendossier, Risicodossier, etc... 33

34 Concretiseringsfase (Afsluitende presentatie)  Is geen vraag & antwoord overleg; Alle issues zijn opgelost; Alle coördinatie is geregeld; Alle risico’s die buiten de invloedssfeer van de leverancier liggen, zijn geïdentificeerd; Alle kansen zijn besproken.  Deze afsluitende presentatie is erop gericht om alle onderdelen inclusief projectcoördinatie in de concretiseringsfase toe te lichten door de leverancier en door VRGZ te valideren;  Bij een succesvolle afsluitende presentatie zal VRGZ het project gunnen. 34

35 32 1 Selectie ConcretiseringUitvoering 0 Pre - kwalificatie - Dominant - Simpel - Onderscheidend - Niet technisch - Gebaseerd op prestatie- onderbouwing - Concretisering - Technische review - Gedetailleerd plan - Uitgewerkte oplossing. - Risicomanagement - Kwaliteitscontrole - Kwaliteitsborging Best Value Inkoopproces 35

36  Opzet & governance / toezicht;  Risico mitigatie plan (beheersmaatregelen);  Risico’s;  Kosten & Changes;  Planning & mijlpalen project;  Performance criteria & meting.  Een Excel spreadsheet dat onvoorziene projectrisico’s zal monitoren;  De leverancier moet dit rapport wekelijks opleveren (vrijdag);  De eindbeoordeling van Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal sterk beïnvloed worden door het vermogen het Wekelijks Risico Rapport (WRR) tijdig, compleet en accuraat op te leveren; Wekelijks Risico Rapport (WRR) 36

37 Planning tenderproces 37  Uiterste datum stellen van vragen 120 mei 12h  Uiterste datum stellen van vragen 2 3 jun 12h  Uiterste datum NVI 10 jun 12h  Ontvangst aanbiedingen 17 jun 12h  Interviews 7/8 jul  Aanwijzing voorkeursleverancier 15 jul  Voorlopige gunning 30 sep

38 Belangrijk / samenvatting  Identificeer de beste sleutelfunctionarissen die de opdracht gaan uitvoeren (en zorg dat je dat ook kan onderbouwen);  Ga met deze mensen in een kamer zitten en denk na over dit project (van eind tot begin);  Verwerk/beschrijf hun commentaar/ideeën in het risico- en kansendossier;  Verwerk/beschrijf alle prestaties, ideeën gerelateerd aan de projectdoelstellingen in de prestatieonderbouwing;  Geen marketing, hou marketeers buiten het team (risico van mooie plaatjes of nietszeggende logo’s, etc.);  Blijf binnen de pagina limieten (prioriteer zaken);  Hou het simpel en niet technisch (zodat iedereen het begrijpt). 38

39 Vragen 39


Download ppt "Aanbestedingsmethode & Toelichting Openbare EU aanbesteding MOI op basis van Best Value Procurement Nijmegen, 17 mei 2016 – 9:00h 1."

Verwante presentaties


Ads door Google