De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Werken met het nieuwe planningssysteem E-learning module voor Agents.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Werken met het nieuwe planningssysteem E-learning module voor Agents."— Transcript van de presentatie:

1 Werken met het nieuwe planningssysteem E-learning module voor Agents

2 Programma: Inleiding Unamic/HCN heeft onlangs gekozen voor nieuwe planningssoftware. Een hele verandering voor de planners maar ook voor de rest van ons bedrijf. Voor jullie verandert de manier waarop je verlof kan aanvragen, diensten kan ruilen enz. Dat kan in een module die ‘Infothek’ heet. Deze training is bedoeld om jou wegwijs te maken in Infothek. We proberen dit te doen aan de hand van een aantal hoofdstukken, namelijk: Het programma starten Beschikbaarheid beheren Het rooster lezen Verlof aanvragen Diensten ruilen Tijdzone instellen Je wachtwoord veranderen

3 Programma starten Infothek bestaat uit 2 onderdelen. 1 voor het nakijken en/of wijzigen van je beschikbaarheid 1 voor het bekijken van je rooster, diensten ruilen en verlof. Na het inloggen wordt jou de keuze voorgelegd naar welk onderdeel je wilt gaan. Eerst zullen we uitleggen hoe je bij Infothek komt en inlogt.

4 Programma starten Start je internetbrowser en ga naar Kijk je vanaf thuis dan hoef je alleen de juiste link te kiezen. Kijk je vanaf het werk dan zal je de link wellicht moeten kopieëren /gebruiken in een unamic omgeving. Bij beiden kan er gevraagd worden nogmaals in te loggen, het aanmeldscherm ziet er zo uit.

5 Het programma starten Standaard is de login naam je personeelsnummer. Het wachtwoord is je geboortedatum Let op: Heb je meermaals geprobeerd met de verkeerde gebruikersnaam of een fout wachtwoord aan te melden, dan wordt je gebruikers-account geblokkeerd. Deblokkeren van je account kan via je TL.

6 Programma starten Op heb je twee keuzes.www.werkenbijunamic.nl/mijnrooster Je kan naar het onderdeel voor rooster, verlof en ruilen gaan of naar het onderdeel om je beschikbaarheid te bekijken en/of aan te passen. Als eerste wordt het onderdeel behandeld waar je jouw beschikbaarheid kan bekijken en/of aanpassen. Beschikbaarheid Infothek

7 Beschikbaarheid Met het nieuwe planningssysteem komt er ook een nieuwe manier om jouw beschikbaarheid op te geven, dit is het puntensysteem. Dit puntensysteem zorgt er voor dat je jouw beschikbaarheid flexibelere kan opgeven zonder allerlei eisen waar je je aan moet houden.

8 Je komt bij dit onderdeel van de portal nadat je voor ‘mijn beschikbaarheid aanpassen’ hebt gekozen. Het opgeven van de beschikbaarheid begint met het aangeven hoeveel uur je wilt werken bij ‘Wensuren’. Daarna geef je aan vanaf wanneer de beschikbaarheid moet gelden. Door ‘Gebruiken’ te drukken haal je dan jouw beschikbaarheid op zoals deze nu bekend is. Beschikbaarheid

9 De portal laat nu 3 nieuwe onderdelen zien, je huidige beschikbaarheid boven, je aan te passen beschikbaarheid onder en als laatst de punten/urentotalen. Beschikbaarheid

10 Elk kwartier wat je beschikbaar kan staan is een aantal punten waard. Door jezelf beschikbaar te stellen verzamel je de punten bij ‘Verkregen BP’. Jezelf beschikbaar stellen doe je door kwartieren aan/uit te klikken. Je moet dan minstens het aangegeven minimum aan punten halen om je beschikbaarheid door te kunnen geven. (dit minimum staat bij ‘Minimum BP’) Verder zie je het aantal uur wat je nu beschikbaar bent bij ‘Totaal Beschikbare Uren’. Heb je genoeg punten en uren dan kan je de beschikbaarheid vastzetten met de knop ‘Bevestigen’. Let op: Een verandering in beschikbaarheid gaat in vanaf de datum die jij op geeft. Je kan alleen een datum kiezen die minstens 2 weken in de toekomst ligt. Zo voorkomen we dat je een beschikbaarheid opgeeft voor weken die nu al gepland zijn of gepland worden. Beschikbaarheid

11 Een beschikbaarheid aanpassen kan je doen door kwartieren aan of uit te klikken. Heb je jouw beschikbaarheid ingevuld en kan je deze bevestigen dan gaat de beschikbaarheid in vanaf de datum die je eerder hebt ingesteld. Wil je verder in de toekomst een beschikbaarheid invoeren? Kies dan de datum in de toekomst en vul dan je beschikbaarheid in. Deze nieuwe beschikbaarheid overschrijft dan je oude vanaf de datum die jij hebt gekozen. Begin daarom ook met het invoeren van de eerst geldende beschikbaarheid en werk zo verder naar de toekomst. Dan voorkom je dat beschikbaarheden elkaar overschrijven.

12 Infothek startpagina Naast de beschikbaarheidsmodule kon je eerder ook kiezen voor Infothek. De aankomende pagina’s zullen we de verschillende menupunten behandelen van Infothek. Startpagina Infothek In het bovenste gedeelte van het Infothek -programmavenster bevindt zich de menubalk met de menupunten: Mijn kalender Vakantie/afwezigheid Diensten ruilen Tijdzones Wachtwoord Na de start is de pagina 'mijn kalender' geopend. Om een andere pagina van Infothek te openen, kies je dit per muisklik uit de menubalk.

13 Infothek Startpagina/Mijn Kalender

14 Infothek Startpagina Op de pagina ‘Mijn kalender' kun je jouw rooster inzien. Op de pagina ‘Vakantie/afwezigheid' opent je kalender voor vakantiedagen en andere vormen van afwezigheid. In dit menupunt kun je wensen voor afwezigheid aangeven en ingewilligde afwezigheidwensen inzien. Op de pagina ‘Diensten ruilen' opent het gedeelte voor diensten ruilen. In dit menupunt kan je over aangeboden diensten informeren, eigen diensten te ruil aanbieden en eventueel aangeboden ruilingen accepteren. Op de pagina tijdzone kan je de voor jou van toepassing zijnde tijdzone kiezen. Op de pagina ‘Wachtwoord ' opent het venster voor het veranderen van je wachtwoord.

15 Infothek startpagina We zullen de mogelijkheden bespreken van de verschillende pagina’s. We beginnen met de startpagina zelf ofwel ‘Mijn Kalender’

16 Mijn Kalender

17 De planner zal na het roosteren de geroosterde periode beschikbaar maken. Jouw diensten worden dan zichtbaar in Mijn Kalender. Je ziet per periode (van 1 week) wat je geroosterde diensten zijn. De datum zie bovenaan de periode staan, dikgedrukt in de blauwe balk. Je kan hier niet alleen zien wat je start en eindtijden zijn maar ook waarop je bent geroosterd. De pauzes kan terug vinden in het overzicht onder de knop dienstrooster.

18 Mijn Kalender Tip: Als je op een dienst klikt zal er extra informatie zichtbaar zijn in de informatieregel over je gekozen dienst. Deze informatieregel staat onderaan de pagina. Door naar beneden te scrollen zie je de andere periodes die door de planner beschikbaar zijn gemaakt. Bij het ‘Dienstrooster’ onder aan de pagina kan je een overzicht van jouw roostering opvragen in text formaat. Hier staan eventueel geroosterde pauzes ook in. ‘Jaaroverzicht’ geeft een overzicht van de op jouw naam geregistreerde afwezigheid. (verlof, ziek, te laat enz) ‘Wensrooster gebruiken we op dit moment nog niet’.

19 Vakantie/Afwezigheid Als tweede punt op het menu hebben we ‘Vakantie/Afwezigheid’. Hier kan je jouw verlofaanvragen indienen en bekijken. Omdat procedures rond verlof niet altijd even bekend zijn komen eerst de belangrijkste regels nog even. Menubalkplaatje met link naar beschikbaarheid?

20 Vakantie/Afwezigheid Normaal verlof vraag je aan bij de planner. Deze kijkt of jouw verlofaanvraag ingewilligd kan worden en zo ja, regelt de verdere administratie van dit verlof. Bijzonder verlof vraag je aan bij je TL. Verlof vraag je minstens 2 weken van te voren aan. Bijzondere periodes worden geïnventariseerd, denk hierbij aan zomervakantie/kerstvakantie. Verlof aanvragen voor deze periode kan niet via de reguliere weg. Verlof waar je nog geen antwoord op hebt gehad is niet automatisch goedgekeurd. Heb je nog geen antwoord gehad, ga even langs bij de planner of TL. Menubalkplaatje met link naar beschikbaarheid?

21 Vakantie/Afwezigheid Verlofbriefje van een medewerker Hiermee kun je een persoonlijk verlofbriefje maken. Hierin staat op hoeveel vakantiedagen je recht hebt in het rapportjaar, hoeveel vakantiedagen al ingewilligd zijn, hoeveel dagen aangevraagd zijn en hoeveel dagen er nog over zijn. Het verlofbriefje is in drie stukken verdeeld: medewerker ingewilligde vakantie aangevraagde vakantie

22 Vakantie/Afwezigheid In het verlofscherm heb je een aantal elementen. Het grootste gedeelte is gereserveerd voor het jaaroverzicht. Hier zie je in 1 blok waar verlof is aangevraagd en toegewezen. Aan de rechterkant (bovenin) zie je de ‘modus’ waar je in werkt. Deze staat normaal op informeren maar je kan kiezen voor verwijderen om een verlofaanvraag in te trekken. Hier komen we later op terug. In de informatiebalk helemaal onderop kan je de details van je geselecteerde aanvraag snel zien, bijvoorbeeld of een aanvraag akkoord of nog in afwachting van beoordeling is.

23 Verlof procedure In principe verandert er niets aan de procedure zoals je deze nu al kent. Door Infothek kunnen wij alleen een groot gedeelte automatiseren. Regulier verlof kan via Infothek aangevraagd en automatisch toegewezen worden. Als er genoeg ruimte is wordt jouw aanvraag dus direct goedgekeurd. Een aanvraag die akkoord heeft gekregen wordt dan onderstreept. Andere vormen van verlof zoals bijzonder verlof, zwangerschap, ouderschap, kraamverlof gaan buiten Infothek om. Toegewezen bijzonder verlof zie je wel terug in je verlofkalender. Dit is dan onderstreept. Let op: op de gebruikelijke aanvraagperiodes want deze blijven gewoon staan.

24 Verlof aanvragen Een verlofaanvraag begint met het kiezen (aanklikken) van de eerste dag van je gewenste verlofperiode. Hierdoor opent zich een scherm waar je jouw verlofwens kan invoeren. Als je slechts 1 dag verlof wilt of een gedeelte dan kan je dat ook aanvragen via dit scherm.

25 Verlof aanvragen Nadat je op ‘Invoeren wens’ hebt gedrukt wordt er gekeken of je aanvraag direct akkoord kan krijgen. Dit zie je dan op je scherm verschijnen. (Verlof dat akkoord is wordt dan onderstreept/gearceerd.) Mocht er al te veel verlof zijn uitgegeven voor die dag(en) dan gaat de aanvraag langs de planner om beoordeeld te worden. De planner zal dan goed- of afkeuren en dit zie je later terug in Infothek. Normaliter is de aanvraag binnen een week behandeld door de planner. Verlof welke is afgekeurd herken je aan de letters ‘NG’ ofwel ‘niet goedgekeurd’. Soms kan het zijn dat perioden grijs zijn. Deze kan je dan ook niet selecteren. Dit zijn speciale periodes geblokkeerd door de planner. Verlof aanvragen voor zulke dagen gaat dan centraal via een inventarisatie. Denk hier aan de zomervakantie periode.

26 Verlof aanvraag annuleren Je kan een aanvraag annuleren door de verwijdermodus te kiezen in het overzichtsscherm. Hierna kan je jouw verlof selecteren waarna je kan kiezen of je de hele periode wil weg halen of alleen een enkele dag. Na een bevestiging wordt je verlof geannuleerd. Verlof welke is goedgekeurd of binnen een gepubliceerde periode kan niet meer geannuleerd worden maar wel geruild.

27 Diensten Ruilen De derde optie in het hoofdmenu is ‘Diensten ruilen’ Op deze pagina kan je diensten ruilen, overnemen of weg geven. Menubalkplaatje met link naar beschikbaarheid?

28 Diensten Ruilen Op de pagina ‘Diensten ruilen' kan je jouw diensten met anderen ruilen. Zowel diensten als vrije dagen kunnen geruild worden. Als vrije dag geldt een dag waarop je niet geroosterd bent of waarop je verlof hebt gekregen. Let op: Je kunt bij 'diensten ruilen' alleen diensten ruilen waar zowel de aanbieder als de ruiler allebei geschikt voor zijn. Zo zal je bijna altijd kunnen ruilen met iemand binnen je eigen team maar zal je diensten van een ander project (waarvoor je niet gekwalificeerd bent) niet zien in het ruilscherm.

29 Diensten Ruilen

30 Na het openen staat de kalender met de huidige datum (vet gemarkeerd) in beeld. In het programmavenster van 'diensten ruilen' staan links je eigen diensten opgesomd. Klik op een dienst (die van jou of een ander) om meer details in de informatieregel te kunnen lezen. Deze zie je onderin het scherm. Verlof van een ander, in welke vorm dan ook, zie jij altijd als ‘afwezig’.

31 Diensten Ruilen Met de knop 'tegenaanbiedingen voor ruilen weergeven' aan de rechterrand van een dagcel kun je de dialoog 'tegenaanbod doen en accepteren' openen, waarin je alle tegen aanbiedingen ziet staan. Let op: Als je alleen informatie wilt over de bestaande tegenaanbiedingen, verlaat dan de dialoog 'tegenaanbod doen en accepteren' met 'annuleren', anders zal Infothek jouw dienst (automatisch) ruilen met het eerste aanbod in het rijtje tegenaanbod. Je kan alleen diensten ruilen die binnen dezelfde week vallen.

32 Diensten Ruilen

33 Dienst ter ruil aanbieden Vergelijking werktijd weergeven Commentaar invoegen Ruilaanbod terugtrekken X Aanstaande ruil herroepen Verklaring verschillende knoppen

34 Diensten Ruilen Het ruilproces bestaat uit drie stappen: het doen van een aanbod het doen van een tegenaanbod het accepteren van een tegenaanbod We zullen hier alle knoppen bespreken van dit menupunt en tegelijkertijd daarmee de meest logische handelwijze beschrijven. Tip: Door met de muis over een knop te bewegen, kun je in een tooltip een korte beschrijving van de functie lezen.

35 Diensten Ruilen Diensten ruilen - Ruilaanbod aanleggen Dit is de pijl naar rechts naast de dienst die je wilt ruilen. Hiermee kun je jouw dienst of vrije dag bij 'diensten ruilen' te ruil aanbieden. Er verschijnt een dialoog, waarin je nadere details over het ruilen in moet voeren.

36 Diensten Ruilen In de keuzelijst staan alle dagen van de planningsperiode. De dag waarop het ruilaanbod valt is standaard uitgekozen en staat ter informatie nog eens boven het veld. Markeer de dagen die voor ruilen in aanmerking komen. Houdt de toets [Ctrl] ingedrukt om meerdere tegelijkertijd uit te kiezen.

37 Diensten Ruilen Zodra je jouw dienst ter ruiling aanbiedt zie je gelijk welke diensten van collega’s voor een ruil beschikbaar zijn. Zie je een geschikte ruil staan dan vink je deze aan en druk je op ‘OK’. Nu wordt jouw dienst aangeboden bij de betreffende agent.

38 Diensten Ruilen Voor de volledigheid wordt je nog een ‘voor en na de ruil’ overzicht getoond. Hier kan je alles nog eens nakijken. Vanaf nu wordt je ruilaanbod bij andere medewerkers zichtbaar in de dialoog 'tegenaanbod doen en accepteren'.

39 Diensten Ruilen Ruilaanvraag terugtrekken Het kan natuurlijk zijn dat je een ruilaanvraag wilt intrekken. Je kan dit doen via de ‘intrek-button’ Dit is het groene kruisje naast je dienst als deze is aangeboden ter ruiling. Hiermee trek je jouw ruilaanbod van een dienst of vrije dag terug. Er verschijnt een bevestigingsdialoog. Als je het aanbod terug wilt trekken, bevestig je met 'ja'. Het programmavenster past zich aan en de knop 'ruilaanbod aanleggen' verschijnt in beeld. Klik op 'nee' als het aanbod moet blijven bestaan. Er verschijnt een tooltip als je met de muis over een button gaat. Hierin staat bij het ruilaanbod de aangeboden dag van de ruil en de gewenste.

40 Tijdzones De vierde optie in het hoofdmenu is ‘Tijdzones’. Als jij in Paramaribo of Turkije werkt dan zal je de tijdzone aan moeten passen. Dit kan via dit scherm en de aanpassing hier wordt dan overal in de Infothek doorgevoerd. Menubalkplaatje met link naar beschikbaarheid?

41 Wachtwoord De vierde optie in het hoofdmenu is ‘Wachtwoord’. Hier kan je jouw wachtwoord beheren. Een geblokkeerd wachtwoord kan je via je TL of planners laten deblokkeren. Menubalkplaatje met link naar beschikbaarheid?

42 Einde training In de toekomst hopen we nog meer mogelijkheden beschikbaar te maken voor jullie. Bijvoorbeeld: Het op elk moment kijken waar nog extra uren gewenst zijn en dan jezelf ‘inroosteren’ op deze momenten. We houden jullie op de hoogte! Bedankt voor het volgen van deze training. Je kan nu omgaan met ‘Infothek’, de nieuwe webportal van Invision. Mocht je nog vragen hebben dan kan je die altijd stellen aan je TL of planner.


Download ppt "Werken met het nieuwe planningssysteem E-learning module voor Agents."

Verwante presentaties


Ads door Google