De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Interne communicatie Terugkomsessie Annelies Daniels Stafmedewerker Communicatie.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Interne communicatie Terugkomsessie Annelies Daniels Stafmedewerker Communicatie."— Transcript van de presentatie:

1 Interne communicatie Terugkomsessie Annelies Daniels Stafmedewerker Communicatie

2 Communicatie? Een (heel) klein beetje theorie… RUIS

3 Communicatie gemeentebestuur Extern = met de burger, leveranciers, andere overheden,… Intern = binnen ons gemeentebestuur

4 Interne communicatie: wat? Interne communicatie = informatie delen met iedereen binnen het gemeentebestuur met het bestuur (raadsleden, college) met de andere diensten binnen je eigen dienst

5 Interne communicatie: wat?

6 Interne communicatie En jij? Op welke manieren geef/krijg jij hier informatie?

7 Interne communicatie: hoe? diverse kanalen overleg open houding

8 Kanalen

9 Interne communicatiekanalen Intranet ColleeHaas Docbeheer Telefoon Ad valvas Formulieren en sjablonen

10 Intranet Interne website Kenniscentrum met interne, nuttige en dienstoverschrijdende informatie zoals telefoongidsen, contactpersonen, diensten, handleidingen… Centrale toegangspoort voor allerlei toepassingen zoals de prikklok, reserveren van zalen, personeelsblog… Via de link

11 Intranet

12 Intern nieuws via interactief drieluik Personeelsblog Digitale nieuwsbrief + nieuwsflits Papieren editie ColleeHaas

13 Pijler 1: Personeelsblog Alle nieuws voor en door het personeel: Formeel: personeelszaken, beleidsitems,… Informeel: de mens achter het personeelslid, leuke weetjes, humor,… Interactief: directe communicatie met collega’s Via intranet (banner) of extern via ColleeHaas

14

15 Digitale nieuwsbrief Bij doorklikken op de berichtjes  personeelsblog Wordt verstuurd naar iedereen (ALL) Inschrijven met adres van thuis kan ook! (voor wie op het werk geen pc heeft, een tijdje afwezig is of op pensioen gaat) ColleeHaas

16 Nieuwsflits Vroegere ALL-mail Wordt verstuurd door dienst communicatie Nieuws met hoogdringend karakter ColleeHaas

17 Papieren editie Tweemaandelijks Weerslag belangrijkste nieuws personeelsblog Enkel op inschrijving! Ook te bekijken op de personeelsblog (als pdf- versie) ColleeHaas

18 Docbeheer Softwaretoepassing om documenten beschikbaar te maken via het eigen netwerk Zowel eigen medewerkers als externen kunnen documenten raadplegen of bewerken Mappenstructuur en krachtige zoekfunctie Toekennen van rechten (inzien, bewerken) Via intranet

19 Docbeheer

20 Ken je toestel Afspraken binnen elke dienst over afwezigheid en doorschakelen Telefoonprotocol: ‘Goeiemorgen (tot 12 uur)/Goeiemiddag (na 12 uur), Gemeente Knokke-Heist, [dienst], met [voornaam] + [naam]’. Telefoneren

21 Snel, gemakkelijk, informeel communicatiemiddel Vlotte manier om (gemaakte) afspraken te bevestigen/op te volgen Kopie naar directe chef en ev. betrokken personen: afspraken binnen elke dienst Valkuilen: snel, maar blijvend!

22 Ad valvas Prikbord bedoeld voor iedereen zonder computer Alle belangrijke berichten moeten hier opgehangen worden door de verantwoordelijken

23 Formulieren Formulier dient om gegevens in te vullen binnen een bepaalde procedure (zowel intern als extern gebruik) Verschillende formulieren binnen diensten zelf Formulieren zo veel mogelijk digitaal Formulieren en sjablonen

24 Sjablonen Sjabloon = vast model voorbeelden: brieven, collegedossiers, gemeenteraadsbesluiten, agenda en verslag voor vergaderingen… Bestandslocaties in Word moeten afgesteld zijn op K:\\SjablonenK:\\Sjablonen Formulieren en sjablonen

25 Overleg

26 Overlegfora Managementteamoverleg Diensthoofdenoverleg Kaderoverleg Afdelingsoverleg Stafoverleg Werkoverleg

27 Managementteamoverleg Managementteam = directiecomité als link tussen bestuur en diensten Bereidt beleid voor en stippelt strategie uit Overkoepelend overlegorgaan: bewaakt en stimuleert eenheid tussen diensten

28 Diensthoofdenoverleg Maandelijks voor alle diensthoofden en enkele toegevoegde kaderleden Voorzitter = secretaris Forum voor informatie-uitwisseling, bespreking voorstellen nieuwe projecten, nieuwigheden in de wetgeving…

29 Kaderoverleg 3x per jaar: diensthoofden en middenkader samen Voorzitter = secretaris Forum voor informatie-uitwisseling, bespreking voorstellen nieuwe projecten,…

30 Afdelingsoverleg Overleg tussen diensten binnen één afdeling om wisselwerking en afstemming te stimuleren Voorzitter = afdelingsverantwoordelijke Geen verplicht forum

31 Stafoverleg Verplicht overleg binnen de dienst met kaderpersoneel Voorzitter = diensthoofd Maandelijks forum voor bespreking van beleidsmatige zaken, uitwerking projecten, knel- of verbeterpunten binnen de dienst

32 Werkoverleg Verplicht overleg binnen de dienst met alle medewerkers Minimaal 1 x per maand Feedback van andere overlegfora, doorgeven taakinformatie, bespreking samenwerking binnen dienst,…

33 Open houding

34 Informele communicatie Kennis delen Huisstijl en taalgebruik Open houding

35 Collega’s van je eigen dienst Collega’s van andere diensten Raadsleden en schepenen Informele communicatie

36 Dagelijks overleg: praat met mekaar! Zorg voor een leuke teamsfeer Maak goede afspraken Weet wie waar naartoe is Geef elkaar een boodschap door bij afwezigheid Collega’s van je eigen dienst

37 Praat met collega’s van andere diensten Dagdagelijks: bv. in de refter, op de trap, in de lift… Bij personeelsactiviteiten: - Nieuwjaarsreceptie met afterparty - Personeels- vergadering Informele communicatie

38 Contact met raadsleden en schepenen: titel gebruiken Raadsleden en schepenen

39 Op intranet en docbeheer: handleidingen en richtlijnen voor iedereen Duidelijke afspraken binnen de dienst i.v.m. draaiboeken, documenten, dossiers,… Delen van vakliteratuur, nieuwe wetgeving, algemene informatie, ideeën en kennis uit opleidingen,… Kennis delen

40 De huisstijlgids (‘Kompas’) is onze bijbel: teksten, logo’s, presentaties Gebruik ‘klare’ en verzorgde taal Vragen? Leg je oor te luister bij de dienst communicatie! Huisstijl en taalgebruik

41 Dienst Communicatie Jan Degroote – communicatieambtenaar – T 3133 – Annelies Daniels – stafmedewerker (interne) communicatie – T 3201 – Claus Brusselle – stafmedewerker (externe) communicatie – T 3202 – Waar kan ik terecht?

42 Nog vragen?


Download ppt "Interne communicatie Terugkomsessie Annelies Daniels Stafmedewerker Communicatie."

Verwante presentaties


Ads door Google