De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Projectmanagement. Fase 1 Intake met Opdrachtgever Fase 2 Opdrachtgever schrijft Visiedocument Go/no go Fase 3 Haalbaarheidsonderzoek Go/no go Fase 4.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Projectmanagement. Fase 1 Intake met Opdrachtgever Fase 2 Opdrachtgever schrijft Visiedocument Go/no go Fase 3 Haalbaarheidsonderzoek Go/no go Fase 4."— Transcript van de presentatie:

1 Projectmanagement

2 Fase 1 Intake met Opdrachtgever Fase 2 Opdrachtgever schrijft Visiedocument Go/no go Fase 3 Haalbaarheidsonderzoek Go/no go Fase 4 Projectvoorstel Fase 4 Projectvoorstel of Go/no go Fase 5 Teamvorming Go/no go Fase 6 Detailplanning In MS Project en Basecamp Go/no go Fase 6 Detailplanning Go/no go Fase 7 Uitvoering Go/no go Fase 8 Testfase Go/no go Fase 8 Acceptatie Fase 9 Evaluatie en evaluatie delen Fase 10 Afronding Fouten herstellen

3 Agenda Het project Mensen en projecten Onderhandelen Project van begin tot eind Planning Time management Managementsamenvatting maken Competenties Projecthandboek Basissjablonen Voorbeelddocu’s

4 Het Project Criteria / soorten werkimprovisatieprojectmatigroutinematig wanneerAd hocTe voorzienHerhalend resultaatOnzekerRedelijk zekerZeker bekendheidNieuw, plotselingNieuw, planmatigBekendheid vrijheidVeel vrijheidVooraf doordachtNauwelijks vrijheid werkwijzeChaotischGeleidelijk duidelijkerDuidelijk, vaste procedure

5 Het Project Projectkenmerken beginpunt en eindpunt éénmalig gedefinieerd doel een project heeft een opdrachtgever vastgesteld budget (vooraf) multidisciplinair eigen projectorganisatie planning (visiedoc, projectvoorstel, projectaanpak, realisatie, test, acceptatie, bugfix, evaluatie

6 Het Project Aandachtspunten bij projectmatig werken claim voldoende tijd van de opdrachtgever en van de redacties; besluitvorming duurt langer dan je denkt,; spreek vooraf een paar keer met je team en maak ze medeverantwoordelijk voor het eindresultaat, naast hun deelresultaten; doe een project waar je in gelooft; fouten in het begin kunnen dodelijk zijn; werk top-down, van grote lijnen naar details; denk voordat je doet, vooruit en achteruit; accepteer geen wijzigingen zonder de consequenties te bedenken en te bespreken.

7 Het Project (Faseren 1/3) Faseren (go or no go) faseren is nodig om een project beheersbaar te maken Onderstaand de fasering van zowel een klein als groot project Nazorg Realisatie Voorbereiding Nazorg Realisatie Voorbereiding Ontwerp Definitie Initiatie

8 Het Project (Faseren 2/3) Initiatiefase: nog geen project, er is een idee dat getoetst moet worden aan de hand van de criteria uit het visiedoc (eventueel haalbaarheidsonderzoek); Definitiefase: vastleggen wat de eisen en wensen zijn zodat de verwachtingen van het project duidelijk zijn. Het beoogde resultaat wordt vastgelegd. Dit wordt vertaald in een projectvoorstel (globaal IO/FO/TO/planning/doelen) Ontwerpfase: detail beschrijving van de verschillende multidisciplinaire aanpakken, detail planning, afstemming. Het ontwerp geeft aan: dat de opdrachtgever precies weet wat hij krijgt en dat iedereen die meedoet in het project zijn/haar rol kent. Voorbereidingsfase: voorbereidingen treffen zodat ontwerpfase gerealiseerd kan worden

9 Het Project (faseren 3/3) Realisatiefase: hoe beter de voorbereidingen hoe minder problemen. sturen op milestones, dead-lines. Uitvoeren vastgestelde vergaderingen. Mensen motiveren, eventuele processen en procedures invoeren. Contact houden met opdrachtgever. Opleidingen plannen indien nodig. Nazorgfase: bijsturen, verbeteren, evalueren, accepteren, in te plannen tijd die doorgaans nodig is om de puntjes op de i te zetten.

10 Het Project Doelstellingen SMART Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar Realistisch Tijdgebonden

11 Het Project Voorbeelden van doelstellingen die niet voldoende SMART zijn geformuleerd: Een groter publiek trekken naar de website; Cross mediale ondersteuning geven aan een magazine; Het creëren van een community; Web 2.0 toepassen op 3voor12; De Gids digitaal maken; We willen prominent aanwezig zijn als 3voor12 op Lowlands

12 Mensen en projecten Projectgroep (allemaal eindverantwoordelijk voor het slagen van het project voor het geheel en voor zijn/haar specifieke onderdeel) Selectie van projectmedewerkers (intern of extern) op basis van ervaring, deskundigheid en vaardigheden

13 Mensen en projecten Belangrijke contacten: opdrachtgever (klant) stuurgroep(meer info) referentiegroep afdelingshoofden, stakeholders

14 Mensen en projecten Directie Stuurgroep projectgr oep Referentiegroe p

15 Mensen en projecten Acceptatie van de plannen in een vroegtijdig stadium door een redactie en door gebruikers is een voorwaarde voor succesvolle uitvoering en het behalen van het eindresultaat bij de VPRO!

16 Mensen en projecten Projectleiders zijn supermensen kijkend naar onderstaande eisen: lef hebben om een leider te zijn; taakgericht kunnen werken; communicatieve eigenschappen hebben; enthousiast en anderen motiveren; omgaan met conflicten; hoofdzaken van bijzaken onderscheiden (helicopterview) vooruit denken, plannen, regeren; organiseren, delegeren, loslaten en omgaan met onzekerheden.

17 Mensen en projecten Projectleider hoeft niet perse een inhoudsdeskundige te zijn;

18 Mensen en projecten De drie belangrijkste verantwoordelijkheden van de projectleider opgedeeld in drie activiteiten intern gericht management, naar de projectgroep; externgericht management, naar de opdrachtgever; organiseren en beheren van het project.

19 Mensen en projecten Verantwoordelijkheden die hieruit volgen (1/2): zorgen voor een juist plan van aanpak; bekendmaken van het plan van aanpak bij alle betrokkenen; onderhandelen met de opdrachtgever en met de redacties; voortgang rapporteren in Basecamp, middelen volgen in MS Project zorg dragen voor interne en externe communicatie Duidelijkheid vragen van de opdrachtgever Dagelijkse leiding nemen over de planning en het team;

20 Mensen en projecten Verantwoordelijkheden die hieruit volgen (2/2): plannen en voorzitten vergaderingen; zorg dragen voor goede teammotivatie; oplossen van conflicten binnen het team; het team uit de wind halen met externe conflicten; zorgen voor de werkverdeling, milestones, dead-lines en deelprojecten; bewaken van de planning, het budget en de kwaliteit van de op te leveren diensten; omgangsnormen vooraf vaststellen.

21 Mensen en projecten Verschil projectmanager en projectleider manager beheert meerdere projecten.

22 Mensen en projecten Projectleider moet kunnen onderhandelen over o.a.: over projectbudget, veranderingen, grenzen, planning; met leveranciers, projectleden, prijzen, dead-lines;

23 Onderhandel strategieën Vluchten afwachten neuzelen samenwerken Problemen oplossen win-win onderhandelen graag of niet vechten

24 Onderhandelen Escalatie Overeenstemming Overeenstemming en tegengesteld Tegengesteld Beginsituatie MeningsverschilControverseConflict Gedrag probleemoplossenonderhandelenvechten/afdwingen Resultaat de ‘beste’ oplossingwin-win resultaatwin-lose resultaat

25 Onderhandelen (win-win) een kwestie van goed voorbereiden, inleven in een ander, niet te hoge verwachtingen hebben, duidelijk zijn, meer luisteren dan praten en de grenzen van beide partijen kunnen onderzoeken; Bepaal vooraf je strategie (luisteren, bod komen of afwachten...) Probeer niets persoonlijk te nemen en respecteer uw tegenspeler Partij APartij B Openingsbod ABreekpunt A Openingsbod BBreekpunt B Vrijheid van Onderhandelen

26 Onderhandelfasen Voorbereiding Aanloop (betrouwbare relatie opbouw) Opening (voorstellen en argumenten. inzicht in overeenstemmingspunten, respect) Verkenning (alternatieven, werkelijke behoefte zoeken, inleven) Afsluiten (tot elkaar komen in onderhandelgebied

27 Mensen en projecten Projectleden en samenwerking: gemeenschappelijk tot een taakverdeling en planning te komen; gezamenlijke doelen en verantwoordelijkheden te formuleren; elkaar de ruimte te geven voor initiatief; om te gaan met meningsverschillen onderling; om te gaan met kritiek van anderen; te communiceren met elkaar formeel en informeel; elkaar aanspreken op afspraken;

28 Mensen en projecten Iedere projectleider heeft en voorkeurstijl op het gebied van leidinggeven. Deze kan taakgericht, mensgericht of een tussenvorm zijn. taakgericht, meer gericht op de opdrachtgever en de eindresultaten mensgericht, meer gericht op de projectleden en de groepsharmonie Taakgericht Mensgericht

29 Mensen en projecten Succes van het project: samenwerken aandacht voor teambuilding; verwachtingen helder; taakverdeling (verantwoordelijkheid) duidelijk; plan van aanpak en duidelijke planning volgen processen en procedures Teamrollen vastleggen (Belbin)

30 Project: begin tot eind Organiseren van een project: Intake met opdrachtgever en met de redactie die ermee gaat werken Opzetten van een project Visiedoc (aanleiding, doelstelling, motivatie, risico’s, kosten/opbrengsten, beschikbaarheid, bevoegdheden, communicatielijnen en momenten (go no go) Haalbaarheidsonderzoek (go no go) Projectvoorstel (groot project), plan van aanpak (klein project)(go no go) Teamvorming Detailplanning (go no go) Uitvoerfase, testfase, acceptatiefase, evaluatiefase, verbeterfase, afronding

31 Project: begin tot eind Organiseren van een project: Start-up vergadering (kick-off vergadering) bespreken project met alle bijzonderheden (doelen.....) kennismaken (indien onbekenden) omgangsnormen vastleggen!!!! afspraken samenwerken verantwoordelijkheden, bevoegdheden activiteiten en doorlooptijden

32 Project: begin tot eind Organiseren van een project Uitvoering van het project Planning Beheersing Afsluiting

33 Project: begin tot eind Beheersen van projecten aspecten: geld (opbrengsten-kosten) organisatie kwaliteit informatie tijd(planning) Project GeldTijd Organisatie Informatie Kwaliteit GOKIT

34 Project: begin tot eind Beheersen van het projectbudget (G) opdrachtgever stelt budget en koopt hiermee als ware het eindproduct; Kostenverloop tijdens het project moet duidelijk zijn; Opbrengsten (deliverables) moeten ook duidelijk zijn omschreven;

35 Project: begin tot eind Beheersen van de voortgang (T) Afspraken maken over de manier waarop projectmedewerkers hun bestede tijd en middelen rapporteren; Tijdsverantwoording per activiteit omschrijving van de activiteit de bestede tijd de nog te besteden tijd de oorspronkelijk geplande tijd reden van afwijking

36 Project: begin tot eind Bewaking van de kwaliteit (K) Goede kwaliteit beschrijven we als de eigenschappen (specificaties) die vooraf aan het eindproduct zijn gesteld en die de opdrachtgever redelijkerwijs als minimale eis mag verwachten; De kwaliteit verandert gedurende het project door verschillende oorzaken; Voor de bewaking van de kwaliteit kan je tussentijdse kwaliteitsmetingen uitvoeren; Meten op basis van specificaties, als dit mogelijk is Minder duidelijk specificatie, vooraf kwaliteit formuleren (SMART) Websites, stel een drie faseplan op in combi tussen i/o, f/o en t/o

37 Project: begin tot eind Verspreiding informatie en archivering (i) alle medewerkers en externe partijen moeten op de hoogte zijn van wijzigingen in de specificaties, doelen, veranderingen binnen activiteiten, belangrijke beslissingen ter voorkoming van nutteloos werk, demotivatie; in het archief, worden alle documenten (inhoudelijk en beheers)bewaard en is toegankelijk voor alle projectleden, managers en opdrachtgever;

38 Project: begin tot eind Planning vooraf (T) welke activiteiten moeten worden uitgevoerd; hoeveel bestede tijd kost een activiteit (raadpleeg deskundigen); welke volgordelijkheid en afhankelijk hebben de activiteiten; welke resources (mensen en middelen) hebben we nodig; wat en wanneer zijn de milestones en dead-lines; Wat mag de doorlooptijd zijn van de activiteiten

39 Project: begin tot eind Bewaking van het projectdoel (O) Ga goed om met veranderingen die tijdens het project door de opdrachtgever worden aangegeven; te streng: eindresultaat is minder bruikbaar; te soepel: onrust in team en een te zware belasting, doel wordt niet gehaald; Breng de consequenties in kaart (GOKIT) Maakt dit schriftelijk duidelijk aan de opdrachtgever met aanbeveling Opdrachtgever bepaalt keuze en dient te leven met de consequenties eerder benoemd;

40 Project: begin tot eind Bedreigingen tijdens het project (o) Mogelijke bedreigingen waar de projectleider op moet letten: motivatie van het team kan inzakken; de taakverdeling in de groep in onduidelijk; projectleden streven hun eigen doelen na; meningsverschillen of persoonlijke tegenstellingen maken samenwerking onmogelijk; de projectleider staat te veel wijzigingen toe; de besluitvorming is onduidelijk of traag; afdelingsmanagers of andere projectleiders claimen beschikbaarheid; management vindt het project niet meer interessant.

41 Project: begin tot eind Waarom projecten mislukken Eerst vaststellen wat een succesvol project is: als het juiste projectresultaat (doel) wordt opgeleverd met de gewenste kwaliteit; als het project op tijd is afgerond; als het niet meer gaat kosten dan is afgesproken.

42 Project: begin tot eind Waarom projecten mislukken Projectleider is niet capabel; onjuiste planning; een te optimistische planning; te laat beginnen met een activiteit (studenteffect) onvoldoende bekwaamheid bij projectleden; het project wordt tegengewerkt; projectleden hebben veel meer aan hun hoofd; projectmedewerkers willen het ‘te mooi’ maken;

43 Project: begin tot eind Waarom projecten mislukken te late levering van materiaal, applicaties, promotiemateriaal...; er wordt geen rekening gehouden met het herstellen van fouten; vergeten voorbereiding en afwerking in de planning op te nemen; calamiteiten; het doel is onduidelijk; definitiewijzigingen op het gebied van doelstellingen etc; de buitenwereld verandert;

44 De Planning Waarom plannen? Een planning heeft de volgende doelen de totale duur van het project vaststellen (uitgangspunt de eindtijd of begintijd) vaststellen van de gevolgen van een vertraging. Welke activiteiten hebben wel invloed op de eindtijd en welke niet; het bepalen van de kosten van het project; het organiseren van werkzaamheden van de projectmedewerkers; het bewaken van de voortgang van het project.

45 De Planning Meest gebruikte begrippen Activiteit of taak (hoeveelheid werk die tijdens het project uitgevoerd wordt; Doorlooptijd (verschil in tijd tussen begintijd en eindtijd); Benodigde werktijd (benodigde werkuren om een activiteit uit te voeren. Benodigde tijd * uurtarieven = totale kosten); Mijlpaal (is een tussen (product)dat tijdens een project ontstaat. kan als einde van een activiteit of activiteiten ingevoerd worden. Mijlpalen zijn de meetpunten waarmee de planning bewaakt wordt. Dead-line (tussen product dat gehaald moet worden omdat anders de voortgang in gevaar komt, afronding deelprojecten)

46 De Planning Meest gebruikte begrippen Afhankelijke activiteit (een activiteit die pas uitgevoerd kan worden als een andere is afgerond) Kritische activiteit (activiteit die bij verandering in doorlooptijd de geplande eindtijd beïnvloedt; Kritisch pad (de keten van kritische activiteiten. Activiteiten die niet op het kritische pad zitten hebben enige speling. Activiteiten op het kritisch pad wel; Resources (hulpbronnen, mensen en middelen die ingezet worden) Plantechnieken (strokenplanning en netwerkplanning).

47 De Planning Strokenplanning eenvoudige manier van plannen (balkenplanning); Activiteiten weergeven in balk in volgorde van uitvoering; Onderdelen: activiteit, speling en afhankelijkheden;

48 De Planning Eigenschappen van een strokenplanning: overzichtelijk snel te maken makkelijk te delen geeft abstract inzicht en overzicht

49 De planning Maak en strokenplanning van: Afdeling wil haar website moderniseren; De site moet een andere uitstraling krijgen; Gegevens:

50 De Planning CodeOmschrijvingWekenKan pas na aBedenken uitstraling5- bZoeken vormgever3a cZoeken techneut1a dOntwerp uitwerken5b eBouwen van de site15c,d fSamenvoegen ontwerp en techniek2e gTesten3f hAcceptatie4g iOnline zetten3g,h

51 Timemanagement 20% van je tijd maakt 80% resultaat Taakverdeling urgent-niet urgent versus belangrijk- niet belangrijk TijdResultaat 20% 80% 20% Urgent Niet Urgent BelangrijkNiet Belangrijk


Download ppt "Projectmanagement. Fase 1 Intake met Opdrachtgever Fase 2 Opdrachtgever schrijft Visiedocument Go/no go Fase 3 Haalbaarheidsonderzoek Go/no go Fase 4."

Verwante presentaties


Ads door Google