De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

.1 Toelichting project studentmobiliteit: Mobility Online Inge Broekman 18 april 2016.

Verwante presentaties


Presentatie over: ".1 Toelichting project studentmobiliteit: Mobility Online Inge Broekman 18 april 2016."— Transcript van de presentatie:

1 .1 Toelichting project studentmobiliteit: Mobility Online Inge Broekman 18 april 2016

2 Strategie UT. 2

3 Studentmobiliteit Iedereen heeft wel een vage notie bij studentmobiliteit, maar wat bedoelen we hiermee?  Werknaam studentmobiliteit, processen die te maken hebben met studenten: inkomend en uitgaand.  Voorbeelden van inkomend: aanmelden, toelating, controle of een student aan voorwaarden voldoet, ondersteuning visa, huisvesting, beurzen en financiële afwikkeling;  Bij uitgaand: stage, vakken volgen of afstuderen buiten de UT. Dit kan zowel in binnen- als buitenland zijn. Er komt meer bij kijken: autorisatie, verzekering en financiële afwikkeling, maar ook toetsen van voorwaarden.. 3

4 Project studentmobiliteit fase 1: 2014: informatieanalyse Informatieanalyse (september t/m december 2014) Identificatie problemen:  Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer inefficiënt  Management informatie is onvoldoende beschikbaar  Het proces van aanmelding voor een internationale student duurt te lang  Aansturing student mobiliteit op UT niveau versnipperd  Uitfasering systemen SMS en RIO.. 4

5 Project studentmobiliteit fase 2: 2015: pakketselectie Op basis van criteria (bewezen pakket; in productie bij meer gebruikers): MoveOn (QS Unisolution – Duitsland) Mobility Online (SOP – Oostenrijk) Osiris (CACI – Nederland). 5

6 Beoordelingscriteria  Gebruikerservaringen (releasebeleid, openstaande problemen, wensen, plannen, achteraf succesvol?)  Functionaliteit (requirements, specifiek managementinfo, interfaces);  Doelstelling en opzet van het pakket (doelstelling, modulen, wanneer op markt, releasebeleid, versies en aantallen in gebruik)  Leverancier (omvang, continuïteit, visie, doelgroep, plannen);  Techniek (software, standaard, eisen gebruiker, inzicht DB);  Implementatie (testomgeving, conversie, opleiding, maatwerk, consultancy, problemen bij implementatie, tips);  Cloud?, consequenties maatwerk, beveiliging, performance, zelf overzichten maken?)  Kosten (licentie, consultancy, overig eenmalig, jaarlijks) 6

7 Aanbeveling pakket, ervaringen elders Aanbeveling van projectgroep aan stuurgroep: Kies voor Mobility-Online van SOP ERVARINGEN ELDERS  Succes hangt voornamelijk af van de tijd die wij beschikbaar hebben  Wijk zo weinig mogelijk af van de standaard. Flexibiliteit van de pakketten is mooi maar ook een valkuil  Geen data migratie: begin met een schone lei.  Gefaseerde invoer: niet alles in één keer willen doen.. 7

8 Project studentmobiliteit fase 3: 2016: Mobility Online  Stuurgroep vergadering 4 augustus 2015 is ‘Eindrapport Studentmobiliteit’ besproken;  Besluit:  Eerst randvoorwaarden invullen, o UT-breed gebruik; o Beperken aantal uitzonderingen; o Middelen en tijd vrij maken vóór start.  Dan pas starten met implementatie.  Doelstellingen: Implementatie, Veilig stellen data, ’knowledge database’. Initiële implementatie ’credit mobility’.  Start fase 3: januari

9 Projectorganisatie

10 Scope. 10

11 Architectuur. 11

12 Totaal overzicht planning. 12

13 Bril nodig? Of liever de hoofdlijnen? ResultatenPlanning, weeknr Datum Inkoop Mobility Online afgerond,429/01/2016 Go live Mobility Online outgoing stages en afstuderen 2310/06/2016 Go live bijbehorende MO-BU2815/07/2016 Go live Mobility Online outgoing exchange studenten voor vakken 4328/10/2016 Go live bijbehorende MO-BU4511/11/2016 Go live fase 1 MO-KS3502/09/

14 Projectgroep  Deelnemers: voorzitters van de werkgroepen en andere collega’s.  Communicatie project krijgt speciale aandacht; o Website, nieuwsberichten via nieuwe medewerkersportal; o Aangestuurd via projectgroep; o Diverse presentaties: Platform-Internationalisering, Fainco overleg, CES/SAS-BOZ, afstemming met mobiliteitsoverleg.  Projectgroep vergadert momenteel maandelijks;  Urenregistratie door zowel project- als werkgroepleden.. 14

15 Werkgroep Inkoop: afgerond  Contract van SOP is aangepast zodat rekening wordt gehouden met bewerkingsovereenkomst;  Bewerkingsovereenkomst SURF is uitgangspunt: aanpassing audit moeten we zelf (samen met evt collegae gebruikers) betalen;  Duitse universiteiten hebben vorig jaar audit laten uitvoeren. We kunnen daar evt navraag doen;  Deze werkgroep is klaar.. 15

16 Werkgroep Invoering Mobility Online – 1/4  Focus in 2016 op inrichting uitgaande, 2017 op inkomende mobiliteit.  Gerald Mauberger van SOP: 23 en 24/2 key-user-cursus;  Vanaf vrijdag 18/3 wekelijkse conference call met Mauberger;  Normaliter wordt bij een implementatie vooraf uitgewerkt: hoe systeem te gebruiken en welke procedures.  Mauberger: in dit geval starten met de basisgegevens en het eerste applicatieformulier. En van daaruit naar de gewenste situatie.  Anders dan gebruikelijk, maar Mauberger heeft de nodige implementaties met dit pakket gedaan. Dus we volgen zijn advies;  Gestart met aanleveren van de ’masterdata’: Contact Details, Bilateral Agreements, Study fields en Partner Institutions (bedrijven/ partnerinstellingen).. 16

17 Werkgroep Invoering Mobility Online – 2/4  Workflow/pipeline: in hoofdlijnen uitgewerkt, detaillering later op advies SOP. We hebben drie invalshoeken:  schema inventarisatie,  schema BPMN,  standaard SOP workflow/pipeline;  We hebben twee ‘groeilijsten’: ‘aandachtspunten implementatie’ en ‘terminologie’. Over die laatste:  Courses: vakken buiten de UT.  Assignment: al het andere: placement (stage), thesiswork (afsudeeeropdracht), traineeship (stage), internship (stage), graduation (afstudeeropdracht), graduation (bacheloropdracht).. 17

18 . 18

19 Werkgroep Invoering Mobility Online – 3/4. 19  Eerste forms: zijn opgesteld; eerste templates gevuld;  AppliForm.png: Application form voor de student;  Confirmation.png: bevestiging naar de student (na invullen application form);  Pipeline1.png: Pipeline voor de coördinator (overzicht);  Pipeline2.png: Pipeline voor de coördinator (na inzoomen op lijst met ingevulde formulieren internship);  Workflow.png: Workflow voor de student (lijst met uitgevoerde en nog uit te voeren taken).

20 . 20 ’Application Form’ (in te vullen door de student)

21 Mail ter bevestiging (aan student). 21

22 Pipeline (coördinator). 22

23 Pipeline (coördinator - zoom). 23

24 Workflow (van student).24

25 Werkgroep Invoering Mobility Online – 4/4  Techniek:  Afgerond  LDAP koppeling;  Mail interface (vanuit MO mail ‘namens UT’ versturen);  Lopend:  stamgegevens LDAP naar Mobility Online.  Opstartfase  OSIRIS-interface (studenten en misschien stamgegevens?);  HR-interface.. 25

26 Werkgroep Mobility Online Knowledge system  Twee vergaderingen geweest: nog in ‘aftastfase’;  Starten met gegevens uit OSIRIS;  Hierna ranking gegevens;  Volgende stappen nog niet besproken;  Er is gesproken over een eerdere poging tot een vergelijkbaar systeem.. 26

27 Werkgroep Mobility Online Back Up. 27 Start zodra er een testomgeving beschikbaar is.

28 Enkele opvallende punten  Betrokkenheid is bijzonder groot, dat is super belangrijk. Maar levert ook discussies op;  Standaardisatie inrichting is een probleem. Werkprocessen per opleiding verschillend en bereiken uniforme aanpak met (min. draagvlak) belangrijk;  Uniformiteit brongegevens is een probleem. Opleidingen: crohonaam? Website naam? Of toekomstige (Engelse) naam?  ISCED codes? Gebruikte codes voor partners: voor Erasmus is het duidelijk, niet-Erasmus verschillende codes gehanteerd in Osiris, in decos/join, etc.;  Werkwijze is anders dan bij ‘conventionele’ pakket-implementaties. Consultant zit op grote afstand en andere werkwijze;  Waar gaan we nog meer tegen aan lopen?. 28

29 Project- en werkgroepleden  Stuurgroepleden: Erik van den Bosch (LISA), Jan Evers (S&B), Jolanda van der Laar (EWI), Martin de Nobel (BMS), Hans Oeloff (CES)-voorzitter, Joyce Pasman (CES-IM), Hans Punt (CES-SAL).  Projectgroepleden: Dorien van de Belt (CTW), André Brands (LISA), Inge Broekman (CES)-voorzitter, Jelle Ferwerda (CTW), Inge van Haare (BMS), Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES-IM), Hans Westerik (LISA)-projectleider.. 29

30 Project- en werkgroepleden  WG Inkoop: René Belt (FB), Hans Bezemer (LISA), Henri Hondorp (LISA).  WG Implementatie: Dorien van de Belt (CTW)-voorzitter, André Brands (LISA), Inge Broekman (CES), Simon Engelberts (ITC), Betty Folkers (TNW), Belinda Jaarsma (EWI), Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES- IM), Laura Klaver (BMS), Ellen van Oosterzee (CTW), Daphne Spaan/Leonie ten Have (CES-IO), Hans Westerik (LISA)-projectleider.  WG Knowledge system: André Brands (LISA), Marloes Castañeda (CES-AO), Jelle Ferwerda (CTW)-voorzitter, Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES-IM),  WG Back Up: André Brands (LISA), BO collega CES (tbd) en een nader aan te wijzen ontwikkelaar.. 30

31 Dat dit project een daverend succes mag worden!!!. 31


Download ppt ".1 Toelichting project studentmobiliteit: Mobility Online Inge Broekman 18 april 2016."

Verwante presentaties


Ads door Google