Workshop Inkoop bdKO 31 mei 2012 Nico Keller & Gert Walhof Organisatie Captise.

Presentatie over: "Workshop Inkoop bdKO 31 mei 2012 Nico Keller & Gert Walhof Organisatie Captise."— Transcript van de presentatie:

1 Workshop Inkoop bdKO 31 mei 2012 Nico Keller & Gert Walhof Organisatie Captise

2 Persoonlijke Introductie Nico Bronswerk Refac Thomassen International Ammeraal productie Ferney Holland Otis Avebe Philips ETG Howden TwenceNevi docent 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO2

3 Persoonlijke introductie Gert 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO3 &

4 Context o Jonge branche o Branche van belang o Van arbeidsmarktvoorziening naar begeleiden jonge kinderen in hun ontwikkeling o Van sterke groeimarkt naar krimp o Van focus op kwantiteit naar focus op kwaliteit 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO4

5 Context 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO5

6 Inkoop 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO 6 Waardeketenmodel Porter

7 Inkoop een definitie INKOOP = Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van het bedrijf tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden (Arjan van Weele) Alles waar een factuur tegenover staat! (Jan Telgen) 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO7

8 Inkoop bijdrage o Kosten en besparingen: o Externe leveranciers o Proceskosten o Kwaliteit o Innovatie o Risicobeheersing 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO8

9 Inkoop het belang 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO9

10 Inkoop belang 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO10

11 Model 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO11

12 Algemeen Beleid & Inkoop Beleid o Doelstellingen, middelen, organisatie en tijdpad o Doelstellingen inkoop moeten bijdragen aan organisatiebeleid o Zelf doen of uitbesteden 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO12

13 Algemeen Beleid & Inkoop Beleid 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO13 Treacy en Wiersema

14 Algemeen Beleid & Inkoop Beleid 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO14 MSU-Model (Monczka)

15 Klanten & leveranciers o Wie is de klant? o De klant van de (interne) klant 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO15 Interne klant Leveran- ciers markt Proces

16 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO16

17 Control o Doelstellingen en prestaties o Inzet mensen & middelen o Inzicht in contracten o Inzicht in verplichtingen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO17

18 Randvoorwaarden o Organisatie & personeel o Inkoopkennis & kunde o Zelf doen, samen of uitbesteden o Methoden & procedures o Wie mag verplichtingen aangaan o Hoe komt een specificatie tot stand o Altijd 3 offertes? o Informatievoorziening o Elektronisch inkopen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO18

19 Bijdragen aan vragen sector o Kosten o Extern o Intern o Flexibilisering o Kwaliteit o Innovatie 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO19

20 Het begint met inzicht 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO20

21 Alleen is maar alleen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO21 BedrijfsuitoefeningBedrijfsvoering Samen tenderen Samen kennis ontwikkeling en delen Gezamenlijke resources

22 Vragen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO22

23 Pauze 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO23

24 Persoonlijke Introductie Nico Bronswerk Refac Thomassen International Ammeraal productie Ferney Holland Otis Avebe Philips ETG Howden TwenceNevi docent 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO24

25 En dan nu de praktijk De basis wordt gevormd door de verschillende anonieme financiële gegevens die ontvangen zijn. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO25

26 De teneur is Onbalans van de inkoop omzet Versus de inkoop proceskosten 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO26

27 Grove verdeling totale kosten o Personeel70% o Huisvesting (incl. afschrijving)15% o Overige lasten (incl. afschrijving)14% o Rente – en buitengewone lasten 1% Bron: Sectorrapport Kinderopvang 2010 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO27

28 Kernwoorden o Flexibiliteit o Marktvraag kunnen volgen o Kostenbeheersing o Prijzen/tarieven omlaag o Proceskosten verminderen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO28

29 Wat staat u te doen? 1.Verzamelen van data 2.Analyse van de data 3.Mogelijke oplossingen 4.Best haalbare kiezen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO29

30 Personeelslasten o Ingeleend (tarieven/condities) o Tijdelijke contracten (verlengen of niet) o Vaste krachten (koesteren) o Opleidingen (gezamenlijk/in compagny) o Representatie (wat is echt nodig) Bij ongewijzigd volume betekent dit 5% besparen en een 3% hogere marge 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO30

31 Huisvesting huur o Einde huurcontracten in kaart brengen o Krimp: eerst aflopende contract opzeggen o Onderhandelen over verlagen huur o Overtollige ruimte onderverhuren o Alternatieve, goedkopere locaties zoeken o Energie tarieven (aansluiten bij collectief) o Bezwaar maken tegen OZB aanslagen o Bezwaar tegen afvalstoffenheffing etc. 10% besparen is 1.5% hogere marge! 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO31

32 Huisvesting eigendom o Overtollige ruimte onderverhuren o Goedkopere locaties zoeken o Energie tarieven (collectieve contracten) o Bezwaar maken tegen OZB aanslagen o Bezwaar tegen afvalstoffenheffing etc. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO32

33 Huisvesting algemeen o Verzekeringspolissen laten vergelijken door een onafhankelijke deskundige o Beveiliging bij meerdere locaties in verschillende plaatsen neem een landelijk/regionaal opererend bedrijf in de arm 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO33

34 Overige lasten o Inrichting (maximalisatie standaardisatie) o Onderhoud/schoonmaak (zelf doen) o ICT (samen inkopen – allemaal hetzelfde) o Voeding (laten bezorgen) o Afval o Vervoer o Telefonie (bundelen en meedoen aan een veiling) o Kantoorartikelen (landelijk contract) 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO34

35 Voorbeeld crediteurenanalyse I 1.Facturen debet:8.321 a.6.026 (72%) waarde <€500,- b.2.157 (28%) waarde >€500,- 2.Kas(sa)bonnen:9.560 3.Inkoopvolume op factuur:€ 6.373.000,- 4.Inkoopvolume kas (geschat!):€ 700.000,- 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO35

36 Daaruit volgt 1.Gemiddelde waarde alle facturen:€766,- 2.Gemiddelde waarde facturen <€500,-:€152,- 3.Gemiddelde waarde kas(sa)bonnen:€ 73,- 4.Kosten afhandeling factuur:€35,- - €76,- 5.Kosten halen goederen & afhandeling:€114,- Conclusie: Personeelskosten behandeling van facturen met lage waarde en kas(sa)bonnen zijn: 6.026 X €76,- + 9.560 X €114,- = €1.547.180,- Voor een inkoopvolume van €1.618.000,- Dus prijzen en tarieven niet van belang, proceskosten wel. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO36

37 Voorbeeld crediteurenanalyse II 1.Totaal aantal facturen: 1.163 2.Totale inkoopvolume: €1.775.000,- a.500 (43%) daarvan waarde <€500,-: € 150.000,- b.663 (57%) daarvan waarde >€500,-: € 1.625.000,- 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO37

38 Daaruit volgt 1.Gemiddelde waarde alle facturen:€14.008,- 2.Gemiddelde waarde facturen <€500,-:€300,- 3.Kosten afhandeling factuur:€35,- - €76,- Conclusie: Personeelskosten behandeling van facturen met lage waarde zijn: 500 X €76,- = €38.000,- Voor een inkoopvolume van €150.000,- Beter voorbeeld als het eerste voorbeeld, maar weer geldt: prijzen en tarieven niet van belang, proceskosten wel. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO38

39 Wat nu te doen 1.Inventarisatie alle contracten/afspraken 2.Sterke reductie aantal leveranciers 3.Afspraken maken over verzamelfacturen 4.Geen kassabonnen meer 5.Dagelijkse boodschappen laten bezorgen 6.Bewaking schoonmaak etc. concentreren 7.Inkoopcombinatie ad hoc of permanent 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO39

40 Contracten & afspraken o Nog geldig? Wanneer opzeggen o Flexibiliteit ‘inbouwen’ o Verzamelfacturen o Waar mogelijk bundelen van diensten 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO40

41 Reductie aantal leveranciers o Groter volume per leverancier o Veel kleiner aantal facturen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO41

42 Verzamelfacturen o Vastleggen in overeenkomsten o Betalingskorting opnemen o Introduceren Purchasing Credit Cards 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO42

43 Geen kas(sa)bonnen meer o Eigen personeel ontlasten o Te duur om boodschappen te doen o Kosten onvoorspelbaar o Administratiekosten zijn te hoog 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO43

44 Dagelijkse boodschappen o Groothandel in de arm nemen o Aansluiten bij zieken- of verzorgingstehuis o Eenvoudige bestelroutines maken 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO44

45 Bewaking/schoonmaak etc. o Contract met een Multi disciplinaire dienstverlener: o Schoonmaak o Bewaking o Onderhoud o Verhuizingen o Etc. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO45

46 Inkoopcombinatie o Niet zelf ‘het wiel uitvinden’ o Assortimentscommissie o Samen doen wat kan (en dat is veel): o Energie/water o Telecommunicatie o Computer (hard – en software) o Facilitaire diensten o Etc. 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO46

47 Samenvatting o Flexibiliteit inbouwen o Verlagen proceskosten o Verlagen inkoopvolume 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO47

48 Aan het werk! Discussie Wat als eerste te doen? Wie en wat is daarbij nodig? 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO48

49 Vragen 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO49

50 Tot slot Evaluatie Afsluiting Borrel 31 mei 2012Workshop Inkoop voor bdKO50