De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie

Presentatie over: "De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie"— Transcript van de presentatie:

1 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

2 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

3 Hoe voorkomen we een overvloed aan e-MAILs?
Gebruik enkel bij spoedeisende zaken. Creëer andere kanalen voor niet-spoedeisende zaken. Bijvoorbeeld: Wekelijkse nieuwsbrief van de leidinggevende / Maandelijkse corporate nieuwsbrief / Personeelsmagazine / Nieuws op intranet Zoekertjes op intranet of een prikbord. is geen interne advertentierubriek. Rapporten en dossiers opvraagbaar in een openbare database. Zorg ervoor dat s naar specifieke doelgroepen kunnen gestuurd worden: bv. mailgroep ‘verpleegkundigen’ of mailgroep ‘administratief bedienden’ zodat niet iedereen alles krijgt. Zorg dat enkel specifiek daartoe bevoegde personen ‘ ’ to all mogen sturen. Bij uitstek personen die vooral spoedeisende zaken sturen (bv. veiligheidsdienst), communicatiedienst, directiesecretariaat, bestuurder, … Leg de regels duidelijk vast én communiceer ze (bv. in het huishoudelijk reglement) Wie mag welke mails naar wie sturen? Wie mag welke mails naar wie kopiëren? Waaarvoor worden s gebruikt en waarvoor moet de voorkeur gaan naar een ander communiatiekanaal? Via welke kanalen wordt welk type boodschap verspreid, bij wie moet je daarvoor zijn Organiseer eventueel een opleiding efficiënt gebruik Regels over (korte) inhoud, onderwerp, welke actie verwacht je van de ontvanger, etc.

4 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

5 Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Zorg dat de informatie ENKEL via dit kanaal wordt verspreid en blijf geen s uitsturen voor onderwerpen die hierin aan bod komen. Als iedereen weet dat de e-nieuwsbrief hét communicatiemiddel is om alles te weten te komen, gaan ze het ook lezen. Zorg dat iedereen WEET dat de nieuwsbrief hét kanaal bij uitstek is om op de hoogte te zijn. Maak je nieuwsbrief aantrekkelijk: let op lay-out en taal. Houd de berichten kort en bondig. Link door naar intranet of andere elektronische kanalen voor meer informatie. Splits je nieuwsbrief eventueel op in rubrieken: bv. Beleid, Personeel, Werkprocessen, Vacatures, … Splits je nieuwsbrief op: ‘Must read’ en ‘ Nice to know’. Zet belangrijk nieuws bovenaan. Laat weten bij wie men terecht kan voor meer informatie over het artikel en via welke andere kanalen nog meer info kan bekomen worden. Meet: bekijk hoeveel mensen de nieuwsbrief openden en welke artikels het meest worden gelezen, doe testen op titels en inhoud Maak specifieke nieuwsbrieven voor specifieke doelgroepen met aangepaste informatie. Bv. Nieuwsbrief voor verpleegkundigen Medewerkers zonder bericht centraal uithangen, leidinggevende licht mondeling toe op teamvergadering …

6 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

7 Informatievergaderingen directie: een goed idee?
Voordeel: Direct contact tussen medewerkers en management Informatie uit eerste hand Reactie / feedback mogelijkheid (hoewel: beperkt!) Na de vergadering: informeel doorpraten Verlaagt de drempel tussen medewerkers en management indien op regelmatige basis Wanneer inzetten: Vooral bij grote veranderingen (positief of negatief) Bv. besparing, nieuw beleidsplan, nieuwe manier van werken (bv. lean), grote beleidsbeslissingen zoals een overname, … Kick-off van een nieuw project: om uit te leggen waar we heen gaan, waarom, op welke manier, hoe informeren, … / Ook afsluiting van een project Ook als manier om medewerkers op een meer directe manier te informeren rond het beleid (direct contact mogelijk). Bv. drie keer per jaar Hoe: Toespraak directeur Paneldiscussies Voorzie feedbackmogelijkheden: eventueel opsplitsen in kleine groepen / middle management verder de boodschap laten uitdragen Let op: ALTIJD aanvullen met info in andere interne media + afstemming tussen de reguliere interne communicatie via de lijn en parallelle vormen

8 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

9 Hoe zorgen dat iedereen weet wat hij moet weten? Waar Procedures vinDen
Nieuwe medewerkers: bij introductie laten weten waar men wat kan vinden + in geschreven welkompakket Huidige medewerkers: Neem dit op in het ‘huishoudreglement’ Zorg dat lijnmanager eerste aanspreekpunt is voor deze info Geef de lijnmanager tools om medewerkers te informeren over nieuwe procedures: bv. word-document met korte uitleg en verwijzing naar intranet-link die hij aan zijn team kan meegeven Indien de informatie op intranet staat: zorg voor een duidelijke link ‘werkinstructies’ of ‘procedures’ op de homepage Stuur de informatie niet op (want dan gaat men niet zelf zoeken), maar help hen op weg om de informatie zelf te vinden. Herhaal, herhaal, herhaal … en blijf herhalen.

10 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

11 Hoe en wanneer communiceren over beleidskwesties? TE vroeg? TE LAAT?
TIMING: Afhankelijk van de graad van feedback en betrokkenheid die je verwacht. Indien beleid waar niemand iets aan kan veranderen en niemand iets op te zeggen heeft -> communiceer pas wanneer het ZEKER is. Indien gevoelige materie: timing goed afwegen, ook rekening houdend met extern -> geen communicatievacuüm laten ontstaan (geruchten); helder communiceren wat al duidelijk is en wat nog niet duidelijk is. Zeggen wat je weet + wat je nog niet weet. (Bv. persoonsvolgende financiering.) Continuïteit in communicatie. Indien beleid waar inspraak mogelijk is of je inspraak verwacht -> communiceer in het voortraject, vooraleer het echt beslist is. Nodig mensen uit om feedback te geven via diverse kanalen (mondelinge workshops, poll, feedback aan leidinggevende, …) HOE: Afhankelijk van het onderwerp van het beleid alsook de betrokkenheid die je verwacht, zet je verschillende kanalen in en maak je een communicatieplan op Nieuwe strategie: personeelsbijeenkomst, nieuwsbrief, personeelsblad, lijncommunicatie, workshops, … Operationele beleidskwesties (zoals introductie van een nieuw ICT-systeem): nieuwsbrief, personeelsblad, opleidingen, hulplijn, …

12 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

13 Hoe kunnen we bottom-up communicatie latEN leven?
Werk aan de cultuur van de organisatie. Bottom-up communicatie komt enkel op gang als medewerkers zich veilig en betrokken voelen in een organisatie. No shame, no blame cultuur (Melden en leren) Opleidingsdag: zelf een opleiding in elkaar steken / Teambuildings / Personeelsfeest / Afdelingsoverschrijdende opleidingen Creëer een structuur voor interne bottom-up en empowerment. Grote organisatiebrede projecgen kunnen hierbij helpen. Voorbeelden: Mentor-coach programma Focusgroepen Minstens drie dienstvergaderingen per jaar Werk met ‘referentiepersonen’: medewerkers die de taak hebben om rond specifieke onderwerpen informatie te verzamelen en terug te koppelen naar de directie. Vb. referentieverpleegkundigen rond kwaliteitsprocessen Bouw bij elke top-down informatie mogelijkheid tot feedback in. Houd bv. na elke toespraak een vragenronde. Laat bij een bericht in de nieuwsbrief of het personeelsblad weten bij wie men terecht kan voor meer info of feedback Zorg dat er effectief iets gebeurt met de feedback die medewerkers geven en communiceer hierover. Kanalen voor bottom-up communicatie: Persoonlijk: werkoverleg / afdelingsoverleg / contacten met ondernemersraad / gesprekken met directe chefs (spreekuur) Interne media: / ingezonden brieven in personeelsblad / ideeënbus / opinieonderzoek / gesloten facebookpagina / forum op intranet / feedbackmogelijkheid artikels nieuwsbrief of intranet Zorg voor een goede mix in de redactieraad met mensen die informatie uit de organisatie naar boven kunnen brengen

14 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

15 Hoe kunnen we iedereen betrekken en bereiken
Hoe kunnen we iedereen betrekken en bereiken? Halftijds, nacht, afgelegen campus? BEREIKEN Herhaal de boodschap voldoende (voorbeeld parking UZA) Zorg dat de boodschap eventueel extra mondeling wordt meegedeeld door de leidinggevende (persoonlijk of via briefingmoment) Voorzie geschikte tools die zichtbaar blijven: bv. prikbord afdeling, digitale schermen, mededeling in hand-over dagboek, screensaver Voorzie tools die op verschillende tijdstippen kunnen uitgestuurd worden of zichtbaar zijn (nachtmedewerkers): bv. pop-up, screensaver Zet eventueel tools in die de medewerker ook thuis of op een andere locatie kunnen bereiken: bv. intranet, toegankelijk thuis (mits inloggen), sms, facebook, … BETREKKEN Stafvergaderingen: op verschillende momenten om (bijna) iedereen de mogelijkheid te geven om te komen Teambuilding: twee momenten zodat iedereen mee kan doen Personeelsfeest: houd rekening met de shiften voor start en einde Sociale media die ook van thuis toegankelijk zijn: gesloten facebook pagina (vb. Jessa ziekenhuis)

16 De 8 meest gestelde vragen over interne communicatie
Hoe voorkomen we een overvloed aan s? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de elektronische nieuwsbrief lezen en weten wat ze moeten weten? Informatievergaderingen van de directie: een goed idee? Hoe zorgen we dat iedereen weet wat hij moet weten? Bv. waar bepaalde procedure te vinden is? Hoe en wanneer communiceren we over beleidskwesties? Wat is te vroeg, wat is te laat? Hoe kunnen we bottom-up communicatie laten leven? Hoe kunnen we iedereen bereiken en betrekken? Ook deeltijdse medewerkers, nachtploeg, andere campus? Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?

17 Kunnen we communicatie op papier helemaal afschaffen?
Neen. Personeelsblad nog steeds interessant om mee naar huis te nemen / andere manier van lezen Papier is visueler en valt meer op Papier is interessant om op ‘locatie’ mededelingen te doen die ook locatiegebonden zijn (liften, keukens, …) Wel: optimaliseren communicatie op papier. Gebruik het alleen als het nodig is. Zorg dat er geen wildgroei ontstaat aan papieren mededelingen (oogt ook niet netjes) Vervang een aantal papieren dragers door nieuwe media middelen: Interne digitale schermen Infokiosk Mededelingen via smartphone / SMS (in uitzonderlijke situaties)