BBC-financieel Nieuw financieel instrumentarium (NFI)

Presentatie over: "BBC-financieel Nieuw financieel instrumentarium (NFI)"— Transcript van de presentatie:

1 BBC-financieel Nieuw financieel instrumentarium (NFI)
Exploitatie-ontvangsten: Regelgeving + boekhoudkundige verwerking

2 Waarom deze opleidingen?
BBC = nieuwe regelgeving voor budgettering en boekhouding verplicht te volgen vanaf Kern BBC = integratie tussen strategie (doelstellingen) en financiën Bepalen welke doelstellingen men wil bereiken (strategisch meerjarenplan) Bepalen hoeveel middelen men kan/wil spenderen per doelstelling (budget en kredietbewaking) Uitvoering van de activiteiten en projecten om de doelstellingen te realiseren Dit resulteert in uitgaven en ontvangsten (boekhouden) Nagaan in welke mate we onze doelstellingen hebben bereikt (indicatoren) Gevolg: aantal nieuwe termen en regels andere werkwijzen aangepaste manier van verwerken in SAP BBC staat voor “Beleids- en beheerscyclus”. Deze regelgeving bevat nieuwe regels voor opmaak van het budget en de boekhouding. Kern van de nieuwe regelgeving is de integratie tussen strategie en financiën, maw budget en boekhouding moeten vanaf nu gekoppeld zijn aan de doelstellingen die men wil bereiken. Vroeger bepaalden we gewoon in budget welke middelen we wilden en in de boekhouding registreerden we wat we uitgaven en ontvingen. Vanaf nu zal men: zie 5 stappen. In stap 4 gebeurt de boekhouding, maar zoals je ziet is die nu helemaal verweven een cyclus van het bepalen van doelstellingen tot het evalueren ervan. Gevolg is dat de manier waarop we de boekhouding moeten voeren nu verandert. De opleidingenreeks is bedoeld om jullie wegwijs te maken in de veranderingen van de regelgeving, de nieuwe terminologie, maar ook in de gevolgen daarvan op bepaalde werkwijzen in onze stad en op de manier waarop we in SAP werken. Dus hou u vast! Schrik niet! => klik door naar volgende slide

3 Voor wie is deze handleiding bedoeld?
Boekhoudkundige luik exploitatie-ontvangsten Inzicht in de nieuwe boekhoudsleutel Inzicht in de nieuwe procedures met link naar SAP Boekhoudkundig luik uitleggen adhv figuur: In het kader van de BBC-regelgeving zal er vanaf 1 januari 2014 gebudgetteerd moeten worden op drie verschillende soorten budgetten: het exploitatiebudget het investeringsbudget het liquiditeitenbudget. In deze syllabus gaan we dieper in op het exploitatiebudget, meer bepaald de exploitatie ontvangsten. Dit is ongeveer vergelijkbaar met de Gewone Dienst van vroeger. De exploitatieontvangsten worden welliswaar verder onderverdeeld in de operationele ontvangsten en de financiële ontvangsten. In de cursus focussen we ons op de operationele ontvangsten. De operationele ontvangsten bestaan uit : Ontvangsten uit de werking Fiscale ontvangsten en boetes Werkingssubsidies Andere operationele ontvangsten Inzicht in de nieuwe procedures met link naar SAP: zijn nav gewijzigde regelgeving door NFI

4 Wijziging van algemeen gebruikte begrippen (1).
Gewone dienst = EXPLOITATIE Buitengewone dienst = INVESTERINGEN Functionele- en economische code verdwijnt

5 Wijziging van algemeen gebruikte begrippen (2).
Onderscheid exploitatie- en investeringsbudget Definitief recht, invorderingsstaat, vastgesteld recht, erkende vorderingen Term invorderen/invordering krijgt andere betekenis= inning van de ontvangst 1) Onderscheid exploitatie- en investeringsbudget: zie syllabus MAR 2) In de module AR kan dit onderverdeeld worden in 2 stappen: Een dienst zal een vordering steeds registreren in AR. De aanrekening is dan geregistreerd. De geregistreerde aanrekening wordt nagezien en doorgeboekt door Bureau Ontvangsten, de aanrekening is dan geboekt, de vordering wordt op dat moment dus aangerekend. In de module SD, hebben we 3 stappen : Een dienst zal eerst in de SD-module een order creëren , we hebben dan een SD-order (een soort bestelbon) Dit SD-order wordt dan gefactureerd en resulteert in een SD-factuur. Tegelijk bij het factureren in SD , wordt er in de boekhouding een vordering aangerekend, de FI-factuur.

6 De boekhoudsleutel Wat is de boekhoudsleutel?
De boekhoudsleutel is de combinatie van elementen (dimensies) waarop elke verrichting in de boekhouding moet geregistreerd worden (en waarop dus rapportering mogelijk is). !!! In deze opleiding focussen we enkel op de elementen van belang voor Exploitatie Ontvangsten. Voor uitgaven en investeringen is dit soms een beetje anders.

7 De boekhoudsleutel van de oudheid
Ingave bij de registratie van een ontvangst Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport Dit zouden jullie allemaal moeten herkennen en gebruiken tot nu toe. Bovenaan in zwart staan de namen van de veldjes die jullie invullen in SAP. In het lichtpaarse kadertje staat welke inhoud er ingevuld wordt met een voorbeeldje.

8 De boekhoudsleutel van de toekomst
Wat verdwijnt? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport Dit zouden jullie allemaal moeten herkennen en gebruiken tot nu toe.

9 De boekhoudsleutel van de toekomst
Wat komt er bij? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport Dit zouden jullie allemaal moeten herkennen en gebruiken tot nu toe.

10 Inzoomen op algemene rekening
De algemene rekening bepaalt de soort kost of opbrengst bv. Subsidie of personeelskost De algemene rekening in de boekhouding komt uit het AMAR In SAP: het AMAR = veld grootboekrekening. De tegenhanger van de algemene rekening in de boekhouding is de budgettaire algemene rekening ( BMAR) in de budgettaire boekhouding. In SAP: het BMAR = veld budgetpositie algemeen rekeningstelsel : zie syllabus AMAR. De budgettaire en boekhoudkundige algemene rekening hebben eenzelfde codering maar het detailniveau van de boekhoudkundige algemene rekening kan dieper zijn dan de budgettaire algemene rekening. De budgettaire algemene rekening kan hierdoor altijd afgeleid worden uit de boekhoudkundige algemene rekening. In SAP zal je de budgetpositie dus nooit moeten ingeven !

11 Nieuw begrip: transactiemoment ontvangsten
Bij ruiltransacties is het transactiemoment eenvoudig, namelijk het moment waarop de ruil plaats vindt. Bv. prestaties Bij niet-ruiltransacties is het transactiemoment moeilijker te bepalen en kan dus verschillen volgens de aard van de transactie. Bv. subsidies Het niet kunnen aanrekenen van prestaties in een correct financieel boekjaar, impliceert het gebruik van overlopende rekeningen. De criteria rond overlopende rekeningen worden toegelicht in KB2. Voor ontvangsten zal het gebruik van overlopende rekeningen niet worden toegepast wegens het niet voldoen aan de vooropgestelde criteria in KB2 en bijgevolg is SAP er systeemtechnisch niet voor aangepast. Belangrijk hierbij is dat er bij het einde van het boekjaar moet voor gezorgd worden dat de verrichting in het correcte financiële boekjaar aangerekend wordt !!! Naar EJV toe, kunnen heel wat prestaties van de maand december pas later gefactureerd worden. In principe impliceert dit het gebruik van Overlopende rekeningen. De regels rond het gebruik van overlopende rekeningen, zijn vastgelegd in de KB Overlopende rekeningen. Voor de ontvangsten wordt er vanuit gegaan dat alle facturen opgemaakt worden in het correcte financiële boekjaar en dat boekingen tov “Te innen opbrengsten” weinig zal voorkomen.

12 Inzoomen op algemene rekening (2)
Zie Syllabus MAR voor een volledige detail van alle 7-rekeningen. 1) Ontvangsten uit de werking Onder deze rubriek vallen alle opbrengsten uit de werking door de verkoop van goederen en de levering van diensten aan derden en dit in het kader van de maatschappelijke dienstverlening door de stad. B-MAR Opbrengst uit verkoop goederen Opbrengst uit verkoop goederen Het gaat hier over de verkoop of de levering van goederen door de stad. Bv. verkoop van schroot, verkoop van vuilniszakken, verkoop van peptoestellen, verkoop van toeristische voorwerpen, verkoop van catalogi, … B-MAR Opbrengst uit geleverde diensten Opbrengst uit geleverde diensten Het gaat hier over diensten of prestaties die de stad verricht i.k.v. maatschappelijke dienstverlening. Bv. de aflevering van administratieve documenten, de leengelden van de bibliotheek, toegangsgelden musea, inschrijvingsgeld sportkampen, ziekenvervoer brandweer, kinderopvang, verwijderen straatboom, … B-MAR Opbrengst uit verhuring Opbrengst uit verhuring Hieronder worden alle opbrengsten uit de verhuring van roerende en onroerende goederen voorzien. Bv. verhuur van feestmateriaal, verhuring lokalen, verhuring woning, B-MAR Concessies en doorgangsrechten Concessies en doorgangsrechten Onder deze rekening worden o.m. opgenomen : grafconcessies verkoop- en eetstanden i.k.v. feestelijkheden erkenningsrechten voor gebruik openbaar domein Opgelet: Concessies op het gebruik van een gebouw (bv. een cafetaria) worden als een verhuring beschouwd en vallen bijgevolg onder B-MAR rekening B-MAR Terugvordering van kosten en voordelen in natura Terugvordering van kosten en voordelen in natura Het gaat hier over kosten die door de stad zijn gedragen maar die kunnen teruggevorderd worden van derden. Bv. procedure- en vervolgingskosten, tussenkomst ouders in schoolmaaltijden, aanleggen trottoir en/of oprit, frankeerkosten,… Het gaat hier over kosten die door de stad zijn gedragen maar die kunnen teruggevorderd worden van personeel en gemeentemandatarissen. Bv. terugvordering telefoonkosten wegens overschrijden telefoonlimiet, inschrijving voor personeelsevenement, inhouding parkeerkosten … 2) Fiscale ontvangsten en boetes Tot deze rubriek behoren alle fiscale ontvangsten (aanvullende en andere belastingen) (rubriek 730 tot 738) en boetes (rubriek 739). Zie syllabus Cindy MAR. Mogelijks volgen hier nog wijzigingen. In principe volgt er later nog een lijst met alle 7-rekeningen.  3) Werkingssubsidies Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: De algemene werkingssubsidies die dienen voor de algemene financiering van de werking van een bestuur. De specifieke werkingssubsidies die worden toegekend voor bepaalde projecten of een bepaald type dienstverlening. Binnen de specifieke werkingssubsidies werd nog een verder onderscheid gemaakt tussen de subsidies voor werking en de subsidies voor personeel. Algemene werkingssubsidies B-MAR Gemeente- en provinciefonds Gemeente- en provinciefonds Het gaat hier over het deel van de middelen die de stad ontvangt voor de gedeeltelijke financiering van haar taken vanuit het fonds dat gevoed wordt uit de begroting van het Vlaams Gewest. B-MAR Overige algemene werkingssubsidies Overige algemene werkingssubsidies Hieronder komen de werkingssubsidies die de stad worden toegekend voor de algemene financiering van de activiteiten. Bv. Vlaams fonds voor de Integratie van Kansarmen Specifieke werkingssubsidies B-MAR Specifieke subsidies voor werking Specifieke subsidies voor werking Hieronder komen de werkingssubsidies die aan de stad worden toegekend voor de financiering van werkingsuitgaven van specifieke projecten of activiteiten. Bv. bijdragen van de hogere overheid voor de werkingskost van het onderwijs, tegemoetkoming van de hogere overheden voor de afgifte van rijbewijzen, Stedenfonds, … B-MAR Specifieke subsidies voor personeel Specifieke subsidies voor personeel Hieronder komen de werkingssubsidies die aan de stad worden toegekend voor de financiering van personeelsuitgaven van specifieke projecten of activiteiten (excl. gescopremie) Bv. de subsidies voor het bibliotheekpersoneel, de bijdragen voor het hulpcentrum 100, de bijdragen in de weddelasten van gedetacheerd personeel, … enz 4) Andere operationele ontvangsten Tot deze rubriek behoren de operationele opbrengsten die niet vallen onder een van de voorgaande rubrieken (de opbrengsten uit werking, de fiscale opbrengsten en boetes en de werkingssubsidies). B-MAR Schadevergoedingen Schadevergoedingen Hieronder vallen alle schadevergoedingen die ten gunste van de stad uitbetaald worden door verzekeringsmaatschappijen of rechtstreeks door de persoon die schade veroorzaakt heeft. B-MAR Giften Giften Het betreft hier handgiften. Dit zijn rechtstreekse giften (geen erfenissen of legaten), toelagen, sponsoring edm. voor exploitatie-uitgaven. B-MAR Kasverschillen Kasverschillen Het gaat hier over thesaurieoverschotten die vastgesteld worden bij een kascontrole.

13 Inzoomen op algemene rekening (3): Belangrijke wijzigingen.
Voordien NFI CN’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (EC ) :  Creditering op 6-rekening Terugvordering op toegestane subsidies (EC )  Creditering op 6-rekening CN’s terugbetaling (EC )  Debitering op 7-rekening (vermindering) Onderscheid overheid en niet-overheid valt weg !! [zowel voor prestaties, subsidies,…] CN’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (EC ) :  Boeking op 7-rekening Terugvordering op toegestane subsidies (EC )  Boeking op 7-rekening CN’s terugbetaling (EC )  Boeking op 6-rekening Overheid ≠ niet-overheid (EC /465-01) Belangrijke wijzigingen Creditnota’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (economische code ) worden niet langer als een opbrengst ( 7- rekening) geboekt. Het zelfde geldt voor terugvorderingen op toegestane subsidies(economische code ). Beiden zullen steeds als een negatieve kost verwerkt worden op dezelfde 6-rekening als de leveranciersfactuur. De kostenrekening zal dus gecrediteerd worden. Creditnota’s terugbetalingen op ten onrechte geïnde vorderingen (de vroegere economische code ) worden niet langer via een kostenrekening (6-rekening) geboekt, maar als een vermindering op dezelfde 7-rekening als die van de vordering. De opbrengstendrekening zal dus gedebiteerd worden. (zie verder in syllabus) Het onderscheid tussen overheid en niet-overheid valt weg (bv en ). Het gebruik van de juiste 7-rekening is enkel nog afhankelijk van de soort ontvangst en niet langer ook van de aard van de debiteur.

14 Inzoomen op algemene rekening (4): Afleidingen.
AR SD AMAR manueel ingeven in veld grootboekrekening Geen verschillende AMAR’s toegelaten in 1 boeking. BMAR (budgetpositie) wordt afgeleid van AMAR. AMAR afgeleid uit stamgegeven verkoopsartikel. Geen verschillende AMAR’s toegelaten in 1 boeking BMAR (budgetpositie) wordt afgeleid van AMAR, Afleidingen In SD wordt de algemene rekening (AMAR) afgeleid uit het stamgegeven van het verkoopartikel. Combinatie van verkoopartikels die een verschillende AMAR (7-rekening) afleiden op 1 factuur is niet toegestaan (dit om SAP-technische reden – aansturing van de juiste meeboekrekening van de klant) ! In AR moet de AMAR steeds manueel ingegeven worden in het veld grootboekrekening. Ook hier is geen invoer van verschillende AMAR’s toegestaan, wegens de aansturing van de juiste meeboekrekening van de klant. De BMAR (budgetpositie) wordt steeds afgeleid van de AMAR zowel voor SD als AR.

15 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(1)
Activiteiten en projecten hebben 5 posities in G2020. De kostenplaats heeft 2 posities meer dan de activiteiten en projecten, om de diensten toe te laten meerdere kostenplaatsen voor 1 activiteit te maken: Activiteit heeft kostenplaats: Soms zijn er meer kostenplaatsen voor 1 activiteit: , , … Project heeft kostenplaats De budgetplaats heeft nog 2 posities meer om de diensten en projectleiders toe te laten hun budgetten nog dieper in te delen: of De kostenplaats en budgetplaats zijn gebaseerd op de activiteiten en projecten die de doelstellingen realiseren (Gent 2020). Bepalen of budgetplaatsen nog in de laatste 2 karakters dieper worden ingedeeld, gebeurt bij de opmaak van het budget. Aan uitgavenkant zit er hier kredietbewaking op! Die diepere indeling kan bv nuttig zijn voor : - budgetten van diverse administratief verantwoordelijken te scheiden - bij te houden dat er over een bepaald budget specifieke afspraken zijn gemaakt - budgetten voor een bepaald werk voor te behouden - voor een project is het verplicht om te budgetteren op een projectstap: dit doet men door de posities 8 en 9 op te vullen met de code van de projectstap. De posities 6 en 7 zijn voor projecten altijd opgevuld met ‘00’, omdat er slechts 1 kostenplaats per project wordt voorzien

16 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(2)
Door de automatische afleidingen in SAP kan door ingave van kostenplaats en budgetplaats gerapporteerd worden op een heel aantal elementen. oa de dienst en het departement wiens doelstellingen hiermee worden bereikt, welke operationele en strategische doelstellingen hiermee worden bereikt, onder welke schepen dit budget hoort, een heel aantal wettelijk verplichte rapporteringsvelden, … Er is in SAP ook een automatische afleiding voorzien van de budgetplaats uit de kostenplaats In SAP-SD: geen manuele ingreep nodig/mogelijk In SAP-AR: budgetplaats steeds controleren en eventueel corrigeren NIET UITLEGGEN ENKEL BIJ VRAGEN !!!! + VERWIJZEN NAAR CURSUS SAP AR In SAP AR moet men steeds de budgetplaats die werd afgeleid uit de kostenplaats goed nakijken, want als er dieper werd gebudgetteerd, dient de budgetplaats manueel overschreven te worden. Volgende mogelijkheden bestaan: De kostenplaats is gelijk aan een activiteit: De kostenplaatscode is dan gelijk aan de activiteitencode aangevuld met 00: bv Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld Deze nullen moeten desgevallend manueel worden overschreven met de dienstspecifieke coderingen zoals ze werden gebudgetteerd (bijvoorbeeld ) De kostenplaats is een onderdeel van een activiteit: De eerste 5 karakters verwijzen naar de activiteit, en in de karakters 6 en 7 worden de verschillende kostenplaatsen mbt deze activiteit onderscheiden: bijvoorbeeld Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld Deze nullen moeten desgevallend worden overschreven met de dienstspecifieke coderingen zoals ze werden gebudgetteerd, bijvoorbeeld A De kostenplaats is gelijk aan een project: De kostenplaatscode is dan gelijk aan de projectcode aangevuld met 00, bijvoorbeeld Het veld budgetplaats wordt automatisch afgeleid o.b.v. de kostenplaatscode van 7 posities, aangevuld met 2 nullen, bijvoorbeeld Deze nullen moeten steeds door de gebruiker worden aangevuld met de juiste projectstap, bijvoorbeeld De kostenplaats is gelijk aan een infrastructuurkostenplaats: De budgetplaats kan niet afgeleid worden van een infrastructuurkostenplaats. De budgetplaats moet volledig manueel ingegeven worden. SAP SD In SAP SD (massafacturatie) is de kostenplaats reeds opgenomen in de configuratie van elke orderreden. De orderreden leidt de kostenplaats af en de kostenplaats leidt de budgetplaats af. Het is niet de bedoeling om deze automatische afleiding aan te passen! De kostenplaats is gelijk aan een activiteit: Via de SD orderreden wordt de juiste kostenplaats automatisch aangestuurd. Daaruit wordt automatisch de budgetplaats afgeleid door de kostenplaats aan te vullen met nullen, bijvoorbeeld Gezien de bedoeling van de module SD is om aan massafacturatie te kunnen doen, is het niet werkbaar om de 8e en 9e positie manueel aan te passen. Bijgevolg is het aangewezen om ontvangsten SD ook te budgetteren met 00 achteraan. De kostenplaats is een onderdeel van een activiteit: Via de SD orderreden wordt de kostenplaats aangestuurd, waaruit de budgetplaats wordt afgeleid, dus bijvoorbeeld Via de SD orderreden wordt de kostenplaats aangestuurd, waaruit de budgetplaats wordt afgeleid (bv ) met nullen achteraan. Hier is het dus niet mogelijk om op de projectstappen te boeken. Er wordt echter weinig of geen SD facturatie op projecten verwacht. De kostenplaats is een infrastructuurkostenplaats: De SD orderreden leidt een infrastuurkostenplaats af. De budgetplaats kan echter niet afgeleid worden van een infrastructuurkostenplaats. In deze uitzonderlijke gevallen moet de budgetplaats dus manueel ingevuld worden ! De kostenplaatsenstructuur komt louter tot stand door de keuze van de dienst zelf. In sommige diensten komt deze mogelijkheid dus niet voor. Juiste ingave van kostenplaats en budgetplaats is dus héél belangrijk omwille van achterliggende afleidingen/koppelingen !!!

17 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(3)
Communicatie tussen de medewerkers die budgetteren en de boekhoudkundige medewerkers is essentieel!   Vuistregel bij de boekhouding is immers: baseer je op waar de uitgave/ontvangst is gebudgetteerd. Zo ken je de activiteit/project Zo kan je nagaan welke kostenplaats Zo weet je welke budgetplaats  Je coördinator financiën dient je dus toe te lichten hoe er werd gebudgetteerd ! Maakt je dienst/departement gebruik van een diepere indeling op de 8ste en 9de positie van de budgetplaats? Welke zijn de activiteiten van je dienst/departement? Werden de activiteiten van je dienst/departement diepgaander ingedeeld in meerdere kostenplaatsen? Werd er op dit diepgaander niveau gebudgetteerd ? Laat je niet met een kluitje in het riet sturen! Het is onmogelijk je werk goed te doen als je niet op hoogte bent van waar en hoe gebudgetteerd werd. Binnen elke dienst heeft men eigen kostenplaatsindeling en eigen keuzemogelijkheden voor indeling budgetplaatsen. Het is absoluut noodzakelijk dat de mensen van de boekhouding hiervan worden ingelicht! Wij vanuit de Dienst Boekhouding kunnen jullie deze informatie niet verschaffen ! Laat je niet met een kluitje in het riet sturen! Het is onmogelijk je werk goed te doen als je niet op hoogte bent van waar en hoe gebudgetteerd werd. Binnen elke dienst heeft men eigen kostenplaatsindeling en eigen keuzemogelijkheden voor indeling budgetplaatsen. Het is absoluut noodzakelijk dat jullie hiervan worden ingelicht!

18 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(4)
De boekhouding dient steeds het budget te volgen ! Hierop zijn slecht 2 uitzonderingen : Bij budgettering kan het krediet voorzien zijn op een algemene activiteit van dienst A omdat gerichter budgetteren nog niet mogelijk was. Kies bij het boeken dan de meest correcte activiteit volgens de informatie van dat moment . Wanneer de ontvangst verkregen wordt voor een heel ander doel (= een heel andere activiteit) dan werd voorzien bij budgetteren, moet je bij het boeken de activiteit kiezen waarop de ontvangst betrekking heeft. Overleg hiervoor best reeds op voorhand met je coördinator financiën!

19 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats (5).
AR SD Mogelijkheid om verschillende kostenplaatsen en/of budgetplaatsen in 1 vordering te registreren/boeken. Per vordering: 1 orderreden mogelijk  slechts 1 kostenplaats en 1 budgetplaats mogelijk AR: Onderwijs OND: factuur met melk en eetgelden voor het lager onderwijs Per school: 1 opbrengstenlijn, dus verschillende kosten- en bugetplaatsen (nl.per school) !!!!! Maar gebruik van zelfde AMAR

20 Inzoomen op subsidiecode
De subsidiecode is geen wettelijke dimensie, maar een behoefte. De subsidiecode is bedoeld om een soort financiering mee te geven, die wordt bijgehouden in G2020. Vroegere subsidiecodes blijven meestal behouden: xxx.xxx Indien de ontvangst niet subsidiegerelateerd is, wordt “niet-relevant” gebruikt. Voor sommige subsidies (PLV): wettelijk opgelegde code: yyyyyyyy (8pos) codering gericht/niet-gerichte ontvangst blijft behouden Vorm: Xxx.xxx Vanaf nu is het gebruik van subsidiecodes ook altijd verplicht 2) Nieuw in het BBC verhaal is dat Vlaanderen een aantal codes wettelijk heeft opgelegd met het oog op een gelijke rapportering van alle gemeenten in Vlaanderen, dit zijn subsidies die vallen onder de PLV (planlastvermindering). Deze codes worden ook in het veld subsidiëring meegeven maar hebben een andere vorm. 3) *om het onderscheid te maken met de subsidiecodes, begint de code steeds met “X” *de twee volgende posities duiden, waar relevant, een soort gerichte ontvangst aan. Momenteel worden de volgende soorten onderscheiden: GO: gerichte ontvangst algemeen SP: gerichte ontvangst sponsoring PE: gerichte ontvangst terugbetaling ter beschikking gesteld personeel EN: gerichte ontvangst terugvordering energiekosten Het gebruik van subsidiecodes is altijd verplicht *Budgetsleutel en boekingssleutel uitgaven en ontvangsten exploitatie voor werking en personeel met subsidiecode (aanpassing van CEVIPS) *Budgetsleutel en boekingssleutel uitgaven en ontvangsten investeringen met subsidiecode *Bij het boeken van subsidie ontvangsten, is het veld subsidiëring een verplicht veld, indien een grootboekrekening (AMAR) wordt gekozen voor subsidies. *Bij het boeken van subsidie uitgaven, is het veld subsidiëring geen verplicht veld, omdat sommige uitgaven op het moment van boeken niet in een subsidie zullen worden afgerekend, maar later toch kunnen gebruikt worden in een subsidieafrekening. Indien dit gebeurt, dienen er correctieboekingen te gebeuren. Het is dus de bedoeling vanaf het NFI dat ook elke uitgave die binnen een subsidie wordt afgerekend zoveel mogelijk van bij het begin met subsidiecode wordt geboekt. In het keuzemenu van SRM worden de subsidiecodes voorgesteld indien van toepassing, dit geeft dus al aan dat de mogelijkheid er is dat het om een gesubsidieerde uitgave kan gaan! Communicatie tussen de medewerkers die budgetteren en de boekhoudkundige medewerkers is essentieel ! Je coördinator financiën dient je voor subsidiedossiers toe te lichten hoe er werd gebudgetteerd voor ontvangsten en uitgaven! Het gebruik van subsidiecodes is ALTIJD verplicht !!!

21 Inzoomen op subsidiecode (2)
boekhoudkundige verwerking: registratie in SAP-AR door dienst link met FM-belofte elektronische bijlagen Controle en boeken door departement financiën= aanrekening van de vordering belangrijke wijzigingen: minwaarden op subsidies ALTIJD negatief op een 7-rekening Vordering niet-geïnd: CN vermindering Vordering geïnd: CN terugbetaling Correcties steeds op huidig boekjaar=hoofdstuk 1 verdwijnt! Nieuw veld: budgetperiode Belangrijke wijziging : minwaarden op subsidies (zie hoofdstuk 5 : minwaarden) Minwaarden op subsidies hebben steeds betrekking op het inhoudelijke van een vordering of betreffen een administratieve/materiële vergissing, dit betekent dat minwaarden op subsidies altijd negatief op een 7-rekening (opbrengstenrekening) zullen geboekt worden. Indien de vordering nog niet geïnd is (aangezuiverd) wordt een vermindering (DV) geboekt op de 7-rekening. Indien de vordering wel geïnd is (aangezuiverd) wordt een creditnota terugbetaling op geïnde ontvangsten (CU) geboekt op de 7-rekening. Correcties worden steeds in het huidig boekjaar geboekt, gezien hoofdstukken 1 niet meer bestaan. Dwz dat correcties op een subsidie van een vorig boekjaar tussen de boekingen komen te staan van dezelfde subsidie van het huidige boekjaar. Om toch te kunnen rapporteren per subsidiejaar zal er voor ontvangsten gebruik gemaakt worden van het veld budgetperiode (zie 3.4.6).

22 Inzoomen op subsidiecode (3)
FM-belofte ! nieuw in het subsidieproces geboekt op basis van een document (KB, brief, MB, …) geeft het “beloofde” subsidiebedrag weer en dient dus te corresponderen met het voorziene subsidiebedrag in het budget Is een statistische boeking heeft een eigen nummerreeks en eigen documentsoort (SI = Subsidiebelofte Investeringen) / (SW = Subsidiebelofte Werking) wordt geboekt met subsidiecode en kan zowel personeel als werking bevatten wordt gelinkt met de aangerekende vorderingen van desbetreffende subsidie, dit geeft op elk moment een stavaza hoe ver de subsidiebelofte gevorderd is is verplicht per subsidie en is eveneens een verplicht veld (= bestedingsmarkering) bij het registreren/boeken van een vordering. Nieuw in het subsidieproces bij Stad Gent is de FM-belofte of subsidiebelofte. In het verleden werd de subsidiebelofte bij Investeringen onmiddellijk vastgelegd voor het totale bedrag in SAP. Volgens het transactiemoment ontvangsten (Artikel 1, 23°) (zie hoofdstuk 6) is deze werkwijze niet meer toegelaten. Bij exploitatie werd de subsidiebelofte niet ingeboekt, bijgevolg was er dus ook geen zicht op de totale subsidiebelofte. De Stad Gent opteert er voor dat de subsidiebelofte in de boekhouding tot uiting gebracht moet worden om een subsidie in zijn geheel te kunnen opvolgen, zonder dat er een budgettaire of boekhoudkundige impact is. Dit wordt gerealiseerd via het proces van begrote inkomsten, door een registratie van een subsidieverbintenis. !!!! Verwerkingsproces FM-belofte wordt uitgebreid toegelicht in de cursus subsidies.

23 Inzoomen op derde 2 nieuwe rekeninggroepen: NDWA en VERE
nieuwe werkwijze voor postbusadressen gebruik partnertype voor debiteuren onder voorlopige bewindvoering Voor meer uitleg cfr syllabus p23, indien meer info nodig => dienst invorderingen. 1)Nieuwe rekeninggroepen: NDWA en VERE NDWA Rekeninggroep voor klanten die op basis van hun statuten als een publieke rechtspersoon moeten beschouwd worden (Locovest). VERE Nieuwe rekeninggroep om feitelijke verenigingen af te zonderen. 2) Nieuwe werkwijze voor postbusadressen Indien een debiteur vraagt om steeds al zijn facturen te sturen naar een postbusadres, wordt hiervoor een aparte derde aangemaakt onder de rekeninggroep filialen (FILI of FILN). 3) Gebruik partnertype voor debiteuren onder (voorlopige) bewindvoering Voor het dwangbevel zal er gebruikt gemaakt worden van een veld partnertype in het stamgegeven van de debiteur om de hoedanigheid van de debiteur aan te duiden. Dit voorlopig enkel voor burgers onder (voorlopige) bewindvoerder, partnertype = 90.

24 Inzoomen op verantwoordelijke dienst
De verantwoordelijke dienst is de dienst die instaat voor de praktische ondersteuning mbt financiën Ingave gebeurt door ingave van je dienstcode (3pos) in een nieuw veld in SAP nl. functiegebied SD: VD wordt afgeleid obv het distributiekanaal AR: bij registratie opbrengstenlijn functiegebied MANUEEL invullen !!! Opgelet voor mensen die in een boekhoudcel werken: daar werkt men voor verschillende verantwoordelijke diensten en moet men dus wel verschillende dienstcodes intikken al naargelang voor welke dienst men de administratie doet. Voor SD gebeurt de afleiding van de verantwoordelijke dienst op basis van het distributiekanaal. Elke SD-dienst heeft zijn eigen distributiekanaal . *Het distributiekanaal leidt de Business Area af op de debiteurlijn en deze leidt via substitutie het functiegebied af. Dit is de verantwoordelijke dienst. *De verantwoordelijke dienst is dus steeds die van de facturerende dienst. Vb. Secretariaat Burgerzaken factureert verkopen taxicheques in dienstencentra ‘s voor Dienst Sociale Voorzieningen ( SVG). Dienst Burgerzaken die de facturatie doet is echter de facturende dienst en dus ook de verantwoordelijke dienst, functiegebied zal BBB zijn. Voor AR dient bij de registratie op de opbrengstenlijn het functiegebied manueel te worden ingevuld. Bij het doorboeken door Departement Financiën, gebeurt dezelfde controle als bij SD, nl. via een substitutieregel wordt het functiegebied afgeleid van de BA op de debiteurslijn en indien dit verschillend is wordt het functiegebied overschreven door de BA op de debiteurslijn.

25 Inzoomen budgetperiode
Fonds verdwijnt inhoudelijk (geen hoofdstukken 1 en formulier T meer) Veld budgetperiode: om aan te geven op welk jaar de boeking betrekking heeft SD-facturatie Creatie aanrekening wordt budgetperiode automatisch afgeleid van boekingsdatum Creatie CN vermindering of CN terugbetaling wordt budgetperiode overgenomen van de boekingsdatum van de vordering.

26 Inzoomen budgetperiode (2)
AR-facturatie Vorderingen – geen subsidie: budgetperiode= automatisch boekingsdatum Verminderingen/creditnota terugbetaling: budgetperiode=datum van de vordering (via factuurreferentie). Indien geen factuurreferentie, veld budgetperiode= boekingsdatum. Vorderingen – subsidies – investeringen: budgetperiode= automatische boekingsdatum Vorderingen – subsidies – exploitatie: budgetperiode= boekingsdatum van FM-belofte (bestedingsmarkering) SD: Bv. Maak je dus in 2015 een creditnota-vermindering op een vordering van 2014, dan zal de budgetperiode van deze creditnota-vermindering automatisch opgevuld worden met 2014. AR: Het verschil tussen Vorderingen investeringen en exploitatie is mogelijk, doordat er voor de FM-belofte een verschillend documentsoort wordt gebruikt. Voorbeeld : correcties op exploitatie subsidies n.a.v. afrekeningen die gebeuren in een volgend boekjaar staan geboekt tussen de aangerekende vorderingen van het nieuwe boekjaar op dezelfde boekhoudsleutel. Om een onderscheid te zien per subsidiejaar wordt het veld budgetperiode gebruikt, waar we het boekjaar in weergeven waarop de correctie betrekking heeft. Het veld budgetperiode heeft dus een grote waarde voor rapporteringsbehoeften, maar zal steeds automatisch correct ingevuld worden via diverse afleidingen.

27 Wat is de belangrijkste dimensie voor exploitatie-ontvangsten?
Kostenplaats: Activiteit zit erin vervat (5 posities)=link met budget (Gent2020) Budgetplaats wordt eruit afgeleid=kostenplaats (KP 7pos.) + 2posities SD: volledig automatisch afgeleid door keuze orderreden. AR: manuele ingave  stuurt de rest van de boekhoudsleutel aan, zoals budgetplaats Uitzondering: infrastructuurkostenplaats ALTIJD manueel in te geven: er zijn geen afleidingen! Bijkomende opmerking: voor andere domeinen kan de belangrijkste dimensie anders zijn bv. bij exploitatie-uitgaven en investeringen is de belangrijkste dimensie de budgetplaats en wordt de kostenplaats daaruit afgeleid. Dit kan ook automatisch zijn: bv. SRM

28 Wat dien je in SAP-AR op de opbrengstenlijn in te geven? Wat wordt m.a.w. niet automatisch afgeleid?
AMAR, kostenplaats, subsidiecode, functiegebied, bestedingsmarkering Conclusie: BPL wordt afgeleid van KP Budgetpositie (BMAR) wordt afgeleid van het AMAR Budgetperiode wordt automatisch afgeleid (boekingsdatum vordering of FM-belofte)

29 Wat dien je in SAP-SD op de opbrengstenlijn in te geven? Wat wordt m.a.w. niet automatisch afgeleid?
Orderreden Leidt KP af en op haar beurt leidt de KP de BPL af Verkoopsartikel AMAR wordt afgeleid uit het stamgegeven van het verkoopsartikel BMAR wordt van AMAR afgeleid Distributiekanaal: Leidt verantwoordelijke dienst/functiegebied af

30 Boekingsregels en afleidingsregels
Een aangerekende vordering mag meerdere opbrengstenlijnen bevatten: MAAR de grootboekrekening (AMAR), de debiteur en eventueel de subsidiecode moeten ALTIJD IDENTIEK zijn Verschil AR - SD In AR  In SD De kostenplaats en budgetplaats mag verschillen per opbrengstenlijn. Er kan maar 1 orderreden meegegeven worden. Gevolg: Er kan slechts op 1 kostenplaats en budgetplaats geboekt worden.

31 Afleidingsregels (1) SAP-AR
In FI-AR zijn bijna alle velden manueel in te vullen. Debiteurslijn: manueel debiteurnummer ingeven + Business area (BA) Opbrengstenlijn: manueel grootboekrekening (AMAR) + kostenplaats + functiegebied (+bestedingsmarkering + subsidiecode) Grootboekrekening: AMAR: manueel in te geven Kostenplaats: is de activiteit + 00 Het gebruik van dummy-kostenplaatsen kan niet langer ! Eventuele validatieregels die er zijn, zitten enkel op niveau van boeken en niet op niveau van registreren.

32 Afleidingsregels (2) Bij uitdieping
SD: geen uitdieping op 8+9e positie BPL omdat doel van SD is massafacturatie en heeft ook problemen voor rapportering

33 Minwaarden Afspraken terminologie
Minwaarde: verzamelnaam voor minderwaarde, creditnota-vermindering en creditnota-terugbetaling. Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening. De vordering is niet geïnd. Creditnota-vermindering: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is niet geïnd. Creditnota-terugbetaling: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is wel geïnd. Vordering niet-geïnd: Indien de klant de factuur betwist en de dienst kan zelf deze betwisting niet beoordelen, wordt de Juridische Dienst ingeschakeld en wordt dit veelal een (langlopend) juridisch dossier. Vanaf dat moment staat de Juridische Dienst in voor de verdere opvolging en inning in samenwerking met Dienst Invorderingen. Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen. Indien de klant niets van zich laat horen, maar toch niet betaalt, worden de facturen met aanmaanprocedure DWANG verder opgevolgd door Dienst Invorderingen (uitvoerbaarverklaring college (aanmaanfase 3) en dwangbevel (aanmaanfase 4) en bij NIET-DWANG door de Juridische Dienst . Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen. Bij het verder uitvoeren van de aanmaanprocedure DWANG (fase 3 en fase 4) doet Dienst Invorderingen een aantal controles. Op basis daarvan blijkt dat bepaalde vorderingen niet kunnen geïnd worden om diverse redenen (vb administratiekosten onterecht vanwege gekruiste betalingen, administratiekosten onterecht want publieke rechtspersoon die verkeerderlijk aanmaanprocedure dwang volgde, administratiekost onterecht want klant onder (voorlopige) bewindvoering, verkeerde naam/adres,enz….). Dit zijn allen inhoudelijke /of administratieve correcties. Dienst Invordering boekt de correctie en contacteert de dienst indien nieuwe correcte facturatie nodig is. Dossier wordt afgesloten bij de Juridische Dienst of bij de gerechtsdeurwaarders bij niet-inning omwille van diverse redenen. Dienst Invorderingen bekijkt de redenen, beoordeelt welke boeking vereist is en boekt de nodige correcties. Uit een subsidieafrekening blijkt dat bepaalde uitgaven niet werden aanvaard. De dienst mag zelf de correctie registreren in AR via een creditnota-vermindering en dient de nodige bewijsstukken in te sluiten. Kassa-ontvangsten werden verkeerdelijk twee keer aangerekend in AR. De dienst merkt de dubbele vordering op en mag hiervoor dan ook een creditnota-vermindering voor registreren met opgave van de nodige uitleg (vb opgave van het dubbele boekingsnummer). Betreft het echter een vordering die door Dienst Invorderingen wordt opgevolgd (bijlage 3) en komt zo de fout naar boven dan correctie in samenspraak met dienst invorderingen.

34 Minwaarden Algemene regel om te bepalen welke correctieboeking er dient te gebeuren: Voor het NFI : Bepalend of vordering wel of niet geïnd is Bepalend of het boekjaar wel of niet was afgesloten NFI : Bepalend of de vordering wel of niet geïnd is Bepalend is de aard/reden van de minwaarde Vordering niet-geïnd: Indien de klant de factuur betwist en de dienst kan zelf deze betwisting niet beoordelen, wordt de Juridische Dienst ingeschakeld en wordt dit veelal een (langlopend) juridisch dossier. Vanaf dat moment staat de Juridische Dienst in voor de verdere opvolging en inning in samenwerking met Dienst Invorderingen. Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen. Indien de klant niets van zich laat horen, maar toch niet betaalt, worden de facturen met aanmaanprocedure DWANG verder opgevolgd door Dienst Invorderingen (uitvoerbaarverklaring college (aanmaanfase 3) en dwangbevel (aanmaanfase 4) en bij NIET-DWANG door de Juridische Dienst . Als dienst dien je hiervoor zelf verder niets meer te ondernemen. Bij het verder uitvoeren van de aanmaanprocedure DWANG (fase 3 en fase 4) doet Dienst Invorderingen een aantal controles. Op basis daarvan blijkt dat bepaalde vorderingen niet kunnen geïnd worden om diverse redenen (vb administratiekosten onterecht vanwege gekruiste betalingen, administratiekosten onterecht want publieke rechtspersoon die verkeerderlijk aanmaanprocedure dwang volgde, administratiekost onterecht want klant onder (voorlopige) bewindvoering, verkeerde naam/adres,enz….). Dit zijn allen inhoudelijke /of administratieve correcties. Dienst Invordering boekt de correctie en contacteert de dienst indien nieuwe correcte facturatie nodig is. Dossier wordt afgesloten bij de Juridische Dienst of bij de gerechtsdeurwaarders bij niet-inning omwille van diverse redenen. Dienst Invorderingen bekijkt de redenen, beoordeelt welke boeking vereist is en boekt de nodige correcties. Uit een subsidieafrekening blijkt dat bepaalde uitgaven niet werden aanvaard. De dienst mag zelf de correctie registreren in AR via een creditnota-vermindering en dient de nodige bewijsstukken in te sluiten. Kassa-ontvangsten werden verkeerdelijk twee keer aangerekend in AR. De dienst merkt de dubbele vordering op en mag hiervoor dan ook een creditnota-vermindering voor registreren met opgave van de nodige uitleg (vb opgave van het dubbele boekingsnummer). Betreft het echter een vordering die door Dienst Invorderingen wordt opgevolgd (bijlage 3) en komt zo de fout naar boven dan correctie in samenspraak met dienst invorderingen.

35 Schematisch overzicht: vordering is niet-geïnd
Reden minwaarde Insolvabiliteit Diverse redenen m.b.t. eigenlijke inning. Materiële vergissing Administratieve vergissing Onverhaalbaarheid: diverse redenen m.b.t. inhoudelijke van de vordering Wetgeving Art. 127 BVR / Art. 94 GD Art. 160 § 3 GD Wie bevoegd? Financieel beheerder Budgethouder + financieel beheerder in het verdere invorderingstraject. Wie verwerkt in boekhouding? Dienst Invordering Correctie op factuur die aanmaanmethode DWANG(*) volgt: Tot en met fase 2 : facturerende dienst. Uitzondering : administratiekosten, steeds Dienst Invordering Vanaf fase 3: Dienst Invordering (*) idem voor GEN2 Correctie op factuur die NIET aanmaanmethode DWANG volgt : Vóór fase juridische dienst: facturerende dienst Juridisch dossier (meestal vanaf fase 3): Dienst Invordering Correctie op vordering in AR (geen uitgaande facturatie): registrerende dienst uitgezonderd vorderingen die door Dienst Invorderingen worden opgevolgd. (bijlage 3 : hier wel jaargebondenheid) Hoe boeken? Minderwaarde op 6-rekening Creditnota-vermindering op 7-rekening Verwijzen naar cursus pg 32 om mee te volgen. We hebben gepoogd om wat de wetgever heeft opgelegd op te nemen en rekening te houden met onze werkwijze en onze structuur. We hebben op die manier terug een bepaalde scheidingslijn moeten trekken en geprobeerd het verstaanbaar te maken voor iedereen. De interpretatie achter de scheidingslijn vlg de wetgeving: REDEN MINWAARDE : Budgethouder = college. De budgethouder heeft meer bevoegdheden en is verantwoordelijk voor alles rond het inhoudelijke van de vordering, dus ook betwistingen daarop en de correcties daar op. Dit is een logische redenering, maar wanneer de budgethouder het departementshoofd zal worden, lijkt dit al terug minder logisch. Financieel beheerder staat in voor de inning en niet voor de inhoud. Redenen zoals insolvabiliteit, collectieve schuldenregeling enz. heeft dus te maken met de debiteur zelf en de inning maar niet met de inhoud van de vordering en behoort dus tot de taak van de Financieel beheerder. Op basis daarvan werd de scheidingslijn getrokken bij de “reden minwaarde”. WIE VERWERKT IN DE BKH? Materiële vergissing ea : Daarna hebben we bepaald “wanneer start het invorderingstraject” ? : want wanneer de invorderingsprocedure (= het aanmanen) start, is de FB verantwoordelijk. Rekening daarmee houdend en met onze werkwijze binnen de Stad, nl. de dienst starten de aanmaanprocedure (en niet Dienst Invorderingen) en pas vanaf aanmaanfase 3 is het Dienst Invorderingen die het verdere invorderingsproces op zich neemt, is er bepaald dat er pas vanaf aanmaanfase 3 Dienst Invorderingen de correcties op zich neemt. Dus als een klant reageert op de factuur (de inhoud betwist) mag de dienst zelf de correctie doen zolang het aanmaanfase 0,1 en 2 is (tenzij admin kost). Correcties in AR : Bureau Gewone ontvangsten : diensten mogen zelf registreren met de nodige bewijsstukken. Uiteindelijk worden correcties zowiezo gerapporteerd, gezien er maandelijks naar het college alle vorderingen en hun correcties daarop worden gerapporteerd (via ZTFI0032). Uitzondering : oude openstaande vorderingen in AR : Deze worden opgevolgd door Dienst invorderingen (bijlage 3) voor niet-subsidies en door Bureau Gewone Ontvangsten voor subsidies (Activa). Dit blijft zo, omdat meeste diensten, een maal een boekjaar is afgesloten, oude openstaande vorderingen in AR niet meer verder opvolgen. Hier speelt dus nog het boekjaar gebonden, omwille van onze huidige werking. Voor niet-subsidies werkwijze Dienst Invorderingen volgen, voor subsidie vorderingen werkwijze bureau Gewone ontvangsten volgen (dienst registreren in samenspraak met bureau Gewone Ontvangsten). Insolvabiliteit ea: Hier mogen geen “correcties” geboekt worden, maar minderwaarde (een kost = altijd rek) en dat is altijd Dienst Invorderingen.

36 Minwaarden Voor het NFI : Minderwaarde en Creditnota-vermindering :
VEREFFENING Voor het NFI : Elke minderwaarde of creditnota-vermindering werd als deelbetaling via een GB-boeking gekoppeld aan de vordering. Koppeling was noodzakelijk voor de doorstroming naar FM en het BIP gaf problemen naar de rapportering toe, een GB-boeking kon geld zijn, kon een creditnota vermindering zijn en kon een oninbaarheid zijn.

37 Minwaarden NFI : Minderwaarde en Creditnota-vermindering :
VEREFFENING (2) NFI : Alle minwaarden worden via de factuurreferentie gelinkt aan de vordering. In SD zal de factuurreferentie automatisch ingevuld worden op de vordering/FI-factuur indien het order van de creditnota-vermindering gecreëerd wordt met referentie naar de vordering.   In AR dient de factuurreferentie manueel ingevuld te worden.  Minwaarden die de vordering maar gedeeltelijk aanzuiveren zullen niet langer via een extra boeking gekoppeld worden aan de vordering. (Geldt niet voor POLI !) Hierdoor kan je in de posten lijst van debiteur onmiddellijk zien of een factuur aangezuiverd werd met minwaarde of een betalingsontvangst, dus eenvoudiger toe naar opzet rapporten en interpretatie. Volledige vereffening dient uiteraard wel nog te gebeuren.

38 Minwaarden Voor het NFI : NFI :
Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening: KREDIETPROBLEMATIEK Voor het NFI : 1 centraal uitgavekrediet : /301-01 NFI : Boeking gebeurt nu op de correcte BPL en KP van de dienst, dus verspreid over het gehele budget De boeking van de minderwaarde valt binnen de BEA (Budgettaire Enveloppe Aanpak) van de dienst of het departement. Zolang er voldoende krediet is binnen die BEA zal de boeking lukken. Zo niet zal de coördinator financiën aangesproken worden om een kredietverschuiving (of IKA) te voorzien.

39 Minwaarden Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening: KREDIETPROBLEMATIEK (2) NFI : De kredietproblematiek bestaat niet voor de boeking van de creditnota-vermindering op de 7‑rekening. Maar dit zal wel resulteren tot een minderontvangst binnen de BEA van de dienst. DOCUMENTSOORT Alle minderwaarden voor exploitatie (m.u.v. belastingen die ingekohierd worden) worden met documentsoort OP geboekt. Alle Creditnota-verminderingen voor exploitatie worden geboekt met documentsoort DV (geen onderscheid meer met of zonder BTW)

40 De vordering is geïnd: ALTIJD creditnota terugbetaling
Creditnota’s terugbetalingen worden VANAF NU geboekt als een vermindering op dezelfde 7-rekening (AMAR) en op dezelfde budgetplaats en kostenplaats van de vordering ! De budgetsleutel van een creditnota-terugbetaling is VANAF NU hierdoor identiek met die van een creditnota-vermindering. In SAP kan je een verschil zien tussen een creditnota-vermindering en een creditnota-terugbetaling aan de hand van de documentsoort. (DV en CU) De factuurrelatie is niet ingevuld bij een creditnota-terugbetaling.

41 Nieuwe tool: Uploadtool (ZTFI0168)
1 algemene uploadtool voor debiteuren en crediteuren Basis is een sjabloon in excel dat door de dienst wordt ingevuld met de nodige gegevens Elk veld dat in SAP aanwezig is kan gedefinieerd worden in het excel sjabloon en ook in de uploadtool Departement Financiën (bureau Gewone ontvangsten voor debiteuren) laadt het ingevulde excel sjabloon op in de uploadtool in SAP-AR (ZTFI0168). Bij debiteuren gebruiken we de uploadtool voor: Grote hoeveelheden creditnota terugbetaling voor 1-malige en benoemde debiteuren Vorderingen met zeer veel opbrengstenlijnen bv. Stedenfonds of zeer veel vorderingen met telkens dezelfde terugkerende opbrengstenlijn. Gaan de uploadtool gebruiken voor : Ivago terugbetalingen Musea debiteursfacturen uitsturen via AR

42 Aandachtspunten: Poli blijft onveranderd ! Zij volgen het NFI niet :
Wel zullen de invulvelden van SAP de naam krijgen zoals bij Gent maar hun rapporten behouden de oude termen, wat ook moet IVA : zelfde verwerking als diensten in bedrijfsnummer Gent, verschil zit in gebruik van profitcenter : afleiding is automatisch, moet nooit ingegeven worden. CONVERSIE : Enkel openstaande lijnen worden geconverteerd, dus ook enkel openstaande “delen” van een boeking bv. een FC-boeking met een ontvangst van 1000 euro, waarbij er 200 euro werd vereffend en 800 euro onafhankelijk staat, wordt enkel de 800 euro geconverteerd en niet het originele ontvangstbedrag van 1000 euro. Oppassen dus met interpretatie ! HF 8 in syllabus : dubieuze vorderingen : ter info