Sprekers: Bas Kooter (namens Arnhem) Paul vd Weijde (Redora)

Presentatie over: "Sprekers: Bas Kooter (namens Arnhem) Paul vd Weijde (Redora)"— Transcript van de presentatie:

1 Sprekers: Bas Kooter (namens Arnhem) Paul vd Weijde (Redora)
Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55 VIAG Congres 2008 Sprekers: Bas Kooter (namens Arnhem) Paul vd Weijde (Redora)

2 Even voorstellen Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeer
, Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IM Geeft presentatie namens de gemeente Arnhem Projectleider gem. Arnhem - Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008) Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009) Ervaringsgebieden - ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN - Ruimtevaart: ESA/ESTEC - Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI - Gemeente: Arnhem Zie linkedin voor volledig profiel: VIAG Congres 2008

3 Agenda-onderdelen Introductie Situatieschets (waarom, problematiek)
Het bouwarchief (tijdsbeeld) Papieren dossiers Registers (papier en digitaal) Het totale proces (partijen, activiteiten) Archief: Herstructurering en registratie Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting De projectplanning (fasen, mijlpalen) Analyse: volumeberekeningen, planvorming 1 meter pilot: aantonen dat het kan Uitbouw digitale infrastructuur Inrichting Scanfabriek Scannen Ontsluiten VIAG Congres 2008

4 Verbeterde Dienstverlening met één
De situatie Verbeterde Dienstverlening met één Frontoffice Stadhuis VIAG Congres 2008 Afstand tussen loket en archief was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren 43m ( ) Register Gelders Archief 1000 m 410m ( ) Stadskantoor Kaarten Register Register Mais Flexis Het BWL Loket van het stadskantoor naar het stadhuis BWL Loket Niet alleen dossiers Maar ook registers! Archieven op 3 locaties 720m ( ) Kaarten (’45-’89) AIV (’90-’98) BWT (’98-’08)

5 Archieven Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m)
VIAG Congres 2008 Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m) Gelders Archief (1917–1979 = 422m) Secretarie (stadhuis) (1980–1989 = 43m)

6 Tijdsbeeld: Archieven en Registers !?
Meerdere archieven met papieren dossiers (deels overlappend) Gelders Archief (1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m) (Originele Bouwdossiers) VIAG Congres 2008 Secretarie (1980–1989 = 43m) (Stadhuis) Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z) (1945–2008 = 717m) (Stadskantoor) 1917 1945 1980 1990 2000 2008 Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers (zowel operationeel als historisch) (zowel in digitale als papieren vorm ) Secr.Adm ( ) MAIS Flexis (Gelders Archief) ( ) Docman (postregistratie) (1987-heden) Blauwe Kaarten ( ) AIV ( ) BWT (1998-heden)

7 Aspecten + Doelstelling + Middelen
~ 800 m Papier Héél véél werk Digitale Ontsluiting!!!!! Eind Gebruikers VIAG Congres 2008 Archief Beheerders Afdeling DIV Gelders Archief “Handjes” voor de Voor- en Na- Bewerking, Scannen en Data-entry Presikhaaf Soc.Inst. ICT Redora ICT Arnhem Oracle Platform Bouwinspecteurs Handhavers Belastinginsp. Juristen BWL Loket Burgers Makelaars Notarissen Historie 1917 – 2008 Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden Volume  Kosten Eentonig werk Kwaliteit ! ? Zoeken op adres Ontsluiting van registers én dossiers Aansluiting tussen tijdvakken regelen Info huish. Arnhem Technologie / innovatie Eérst Intern Oplossing Toetsen Bijsturen Goed Gevoel Dán Extern

8 Fasen en mijlpalen (1) Wat moet er gebeuren om één meter papier
VIAG Wat moet er gebeuren om één meter papier digitaal te ontsluiten!? VIAG Congres 2008 We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen GO ! 1 m aanpak ICT Start Pilot Analyse Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2007 2008 2009

9 Eén meter aanpak: volledige cirkel
~ 800 m Papier Héél véél werk Digitale Ontsluiting!!!!! Eind Gebruikers VIAG Congres 2008 Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Zoek én vindt Data-entry Indelen in categorieen Scannen Inpakken in zuurvrij Materiaal DIV Digitale Documenten (PDF,TIFF) V&H JZ WOZ BWL Digitaal Register Makelaar Notaris Burger …. Registers met Info over archief Info over dossiers De sociale werkplaats kan het! Het beoogde mechanisme werkt!

10 Herstructurering + Registratie
VIAG Congres 2008 Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08 Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08 PRE-AIV AIV (20%) BWT (30%)

11 De scanfabriek bij Presikhaaf
VIAG Congres 2008

12 Gerealiseerd proces Scanstraat ICT Gelders Archief Stadhuis
Scannen Archief gereed VIAG Congres 2008 Scan gereed Digitale Dossiers Gelders Archief Stadhuis Stadskantoor Klantcontact DIV Balie Balie Archief Secr. Archief Bouwarchief Papieren Dossiers Papieren Dossiers Digitale Dossiers

13 Fasen en mijlpalen (2) VIAG Intern Extern VIAG Congres 2008
Ontsluiting  eindgebruikers BWT AIV SA PRE Scannen Inrichten Scanfabriek GO ! 1 m aanpak Herstructurering / Registratie Contracten Envelop ICT-ontwikkeling Migratie Verbeteringen Start Pilot Analyse Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2007 2008 2009

14 Resumé van de projectaanpak
Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliseren Vanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen Vanuit context Inzicht in archieven en registers in de tijd Volumes  kosteninschatting Iteratief full-life-cycle proces Eén meter aanpak !! Eerst kleinschalig  opschalen na succes Altijd alle partijen bij begin elke stap betrokken Realisatie expliciet onder regie van de gemeente: Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden) Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel ! Het scannen is alleen heeeel veeeel werk VIAG Congres 2008

15 De totale infrastructuur  details Redora
~ 800 m Papier Scan fabriek Digitale Infrastr. Eind Gebruikers VIAG Congres 2008 Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Indelen met barcodevellen UCM DIV Documenten magazijn Scannen V&H In- en uitklaren Oracle Document Capture Redline JZ Zaken magazijn Gegevens magazijn WOZ Archief gereed maken BWL Makelaar Notaris Burger …. Registers met Info over archief Info over dossiers Paul vd Weijde van Redora gaat nu verder in op de technische details

16 Digitaliseren bouwarchief Gemeente Arnhem
De techniek

17 Samenhang systemen Frontoffice Midoffice Oracle Data Integrator (ODI)
Webapplicatie Midoffice Scan Straat Zakenmagazijn Gegevensmagazijn Documenten Proces info (Datum, status) (Warme data) Adressen Subjecten Actoren (Koude data) Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) Scan Software Scanners 2x klein 2x groot Oracle Data Integrator (ODI) Backoffice Historische registers/systemen Operationele systemen Mais Flexis (Gelders Archief) AIV Blauwe Kaarten BWT ADR Docman Dossiers VIAG Congres 2008

18 Scannen Scannen ‘as is’ Scannen geavanceerd Digitaliseren document
Geadministreerd op dossier-id Scannen geavanceerd + categoriseren + indexeren VIAG Congres 2008

19 Opslag Scanresultaat Alléén zoeken op dossier-id EDMS
Geavanceerde zoekmogelijkheden Autorisatie Koppeling tussen document en metadata VIAG Congres 2008

20 Presentatie Eenvoudige website Webapplicatie
Zoeken adres, al dan niet via de kaart Tonen dossier(s) Webapplicatie + Kanaalonafhankelijke toegang tot archief + Gepersonaliseerde informatie (beveiligd) Ambtenaren Bedrijven Burgers + Alle gegevens bij elkaar Documenten Metadata diverse systemen VIAG Congres 2008

21 Bouwarchief Archief in de kelder VIAG Congres 2008

22 Archiefdoos Meer dan 500 dozen VIAG Congres 2008

23 Bouwdossier VIAG Congres 2008

24 Documenten in dossier Meer dan 4 miljoen documenten (formaat A5, A4, A3, A0) VIAG Congres 2008

25 Schonen en splitsen dossier
Verwijderen nietjes, hoesjes e.d. Stop document in juiste categorie VIAG Congres 2008

26 Printen scheidingsvellen
VIAG Congres 2008

27 Voeg scheidingsvel toe
VIAG Congres 2008

28 Configuratie Oracle Document Capture
Document Capture server UCM Server Capture PC Canon <= A3 compressed pdf/a Capture PC Canon <= A3 Index Recognition Commit UCM tif disk Tiff OCE >= A3 Import VIAG Congres 2008

29 Het resultaat in UCM VIAG Congres 2008

30 Het resultaat in web applicatie
Gecombineerd met data uit meerdere backoffice applicaties VIAG Congres 2008

31 Resumé Scannen op basis van midoffice conform Egem
Ondersteuning totale proces, integrale kwaliteit Robuuste Oracle technologie Veilige ontsluiting Digitale documenten in combinatie met metadata VIAG Congres 2008

32 Architectuur Frontoffice Midoffice Oracle Data Integrator (ODI)
Webapplicatie Midoffice Scan Straat Zakenmagazijn Gegevensmagazijn Documenten Proces info (Datum, status) (Warme data) Adressen Subjecten Actoren (Koude data) Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) Scan Software Scanners 2x klein 2x groot Midoffice broker Oracle Data Integrator (ODI) Backoffice Operationele systemen Dossiers Backoffice broker VIAG Congres 2008

33 Vragen ?

34 Bijlage: De organisatorische context
VIAG Congres 2008