iAuditor – vlot met checklists

Presentatie over: "iAuditor – vlot met checklists"— Transcript van de presentatie:

1 iAuditor – vlot met checklists
Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014

2 Complexe checklists… Herkenbare situaties? Indien u geen computer heeft, ga verder naar vraag 35. Indien u een laptop heeft, ga naar vraag 28. Indien u een desktop computer gebruikt, ga verder naar de volgende vraag… Kopieer bladzijde 5 tot 8 en vul deze in voor elke computer in het kantoor. Beschrijf het probleem De kleine hendel aan de linkerkant vooraan onder de zitting van de stoel blijft soms haperen. Zie foto in bijlage.

3 Complexe checklists… Voorbeeld van een checklist…
Checklist RA buitenaards leven (fase 3)

4 iAuditor, SafetyCloud, SafetyCulture
Australisch bedrijf (SafetyCulture.com.au) iAuditor = gratis tool voor Android en voor iPad/iPhone SafetyCloud = betalende omgeving voor online opslaan en delen

5 iPad of Android: verschillen?

6 iPad of Android: verschillen?

7 iAuditor opstarten … overzicht van recente audits

8 iAuditor opstarten Sjablonen Audit (of: inspecties)
= lege checklist Audit (of: inspecties) = (gedeeltelijk) uitgevoerde checklist Belangrijkste onderdeel

9 iAuditor opstarten Je kunt sjablonen delen met de “community” wereldwijd Geen taalfilter (op dit ogenblik) Zoekfunctie

10 iAuditor opstarten Taakbeheerder, inclusief opvolgingstaken die bovenkomen uit inspecties/audits. Verschijnen enkel op eigen tablet Dus niet automatisch in takenlijst van de verantwoordelijke die je invulde Handig om herinneringen op je tablet te krijgen Geen terugkerende taken! Werkt niet samen met Outlook, Google Calendar, … Met GPS: ook reminder op locatie...

11 iAuditor opstarten (iPad) Verwijderde audits of sjablonen verdwijnen in de prullenbak Op Android geen prullenbak, maar “archief” onder sjablonen of audits.

12 iAuditor opstarten … spreekt voor zich… Belangrijk: Logo!
Komt op verslagen Merk op: Foto’s dupliceren naar Bibliotheek (Ook handtekeningen!) Bij de iPad staan veel belangrijke instellingen onder de instellingen van je iPad zelf… Hier kun je bijvoorbeeld instellen: Standaard instellingen voor De toegang tot de openbare bibliotheek blokkeren De mogelijkheid om de exportinstellingen te wijzigen blokkeren Synchronisatie enkel via WiFi of ook via mobiel? (heb je een (voldoende) data abonnement?) Instellen frequentie synchronisatie (vaker = batterij vlugger leeg) Merk op: je gebruiker kan deze zaken ook wijzigen, dus het is geen perfecte beveiliging, enkel een bescherming tegen “per ongeluk” fouten

13 iAuditor opstarten Uitgebreide helpfunctie www.welzijn-op-school.be
… maar Engelstalig

14 iAuditor opstarten Belangrijk: synchronisatie met SafetyCloud
(ook voor aanmelden of afmelden)

15 Alleen op Android… Mogelijkheid tot inventariseren van “activa” (arbeidsmiddelen, …) Geen mogelijkheid tot structureren

16 Alleen op Android… Overzicht van afbeeldingen in alle audits
… ook handtekeningen…

17 Alleen op Android… SafetyCloud opties (interval) Audit instellingen
Foto-instellingen Privacy iPad gebruikers: dit (en meer) zit bij Instellingen (van je iPad) Bij de iPad staan veel belangrijke instellingen onder de instellingen van je iPad zelf… Hier kun je bijvoorbeeld instellen: Standaard instellingen voor De toegang tot de openbare bibliotheek blokkeren De mogelijkheid om de exportinstellingen te wijzigen blokkeren Synchronisatie enkel via WiFi of ook via mobiel? (heb je een (voldoende) data abonnement?) Instellen frequentie synchronisatie (vaker = batterij vlugger leeg) Merk op: je gebruiker kan deze zaken ook wijzigen, dus het is geen perfecte beveiliging, enkel een bescherming tegen “per ongeluk” fouten

18 Voer je eerste inspectie uit…
Neem je toestel en maak een kleine verkenning… vind je alles? Doe maar… ga kijken bij de templates… begin met een van de standaard beschikbare sjablonen… Vragen per scherm beantwoorden Android: Swipen naar volgende/vorige sectie iPad: pijltje rechtsboven > of knop onderaan Eindig met knop “Voltooien” onderaan laatste sectie

19 Bibliotheek bezoeken…
De bib is internationaal… dus overwegend Engelstalig. Toch ook wel wat Nederlandstalig materiaal (zoek bijv. naar CPBW, beeldschermwerk, …) Bibliotheek als “poor man’s” SafetyCloud Bibliotheek is “solidariteit” Bibliotheek is geen gewaarborgde kwaliteit! Zoek zelf een checklist die je interessant vindt… Bibliotheek als “poor man’s” SafetyCloud Gratis je sjablonen online bewaren Collega’s kunnen er ook aan Geen afscherming of rechtenbeheer Bibliotheek is “solidariteit” Werk dat je gedaan hebt, delen met collega’s wereldwijd Kan via iPad anoniem, via Android steeds gekoppeld aan je naam. Bibliotheek is geen gewaarborgde kwaliteit!

20 Instant “rapport” via Exporteren
Profielinstellingen aanpassen aan eigen voorkeuren (mail of Dropbox, maar ook bijv. opmaak)

21 Maak een rapport aan... Android iPad Grote groene knop “EXPORTEREN”

22 Instellingen in iAuditor wijzigen…
Algemene instellingen Ga naar het beginscherm van je iPad Ga naar “Instellingen” Ga in de linker menu naar “iAuditor” Export instellingen Ga naar de iAuditor menu » Audits Selecteer de audit die je wil exporteren en » Exporteer Scrol omlaag, en pas “Opties voor PDF/Word” aan. Scrol omlaag, en pas “Opties voor ” aan. Ga naar de iAuditor menu Ga naar “Voorkeuren” Merk op: De Export instellingen die je hier ziet, komen terug als je een exportprofiel gaat koppelen aan een sjabloon…

23 Perfecte compagnon voor SafetyCloud
Fictief adres nodig? mailinator.com Website: safetycloud.safetyculture.com.au Account aanmaken = 30 dagen gratis op proef Daarna €5 per gebruiker en per maand Max. 3 toestellen per gebruiker Opm: Rechtenbeheer… Zelfde account gebruiken in iAuditor Pas op: als je je account wijzigt, verlies je je oude documenten! (dus eerst delen met je nieuwe account als je iets wil overdragen) iAuditor werkt ook zonder verbinding Niet vergeten te synchroniseren om je werk op te slaan in de cloud! Account aanmaken = 30 dagen gratis op proef Daarna €5 per gebruiker en per maand  Speciale actie voor Coprant (90 dagen op proef) niet doen met Mailinator adres. Max. 3 toestellen per gebruiker Opm: Rechtenbeheer… Zelfde account gebruiken in iAuditor Pas op: als je je account wijzigt, verlies je je oude documenten! (dus eerst delen met je nieuwe account als je iets wil overdragen)

24 Website SafetyCulture
BETA-OMGEVING !! Nieuwe site gaat binnenkort live…

25 Oefening Account aanmaken in SafetyCloud www.welzijn-op-school.be
of eigen adres Ga na: safetycloud.safetyculture.com.au

26 Zelf een template ontwerpen…
Persoonlijke voorkeur: website makkelijkste omgeving om sjablonen te ontwerpen Voordelen Ergonomisch: klavier + groter scherm Direct “in de cloud” Nadelen Engelstalig Niet alle functionaliteit identiek (bijv. kleuren kiezen, voorbeeldweergave op iPad, …) Structuur aanbrengen in een sjabloon Secties voor diverse “pagina’s” Categorieën voor tussentitels

27 Zelf een template ontwerpen…
Elementaire Velden Vraag = Ja/Nee vraag (of max. 5 verschillende korte antwoorden) Categorie = Tussentiteltje Belangrijkste basistypes Checkbox = aanvinken of niet. Schakelaar = aan of uit Datum/Tijd = selecteer een datum en/of tijdstip Media (foto) = vraag om een foto te plaatsen (via camera of uit galerij) Informatie = informatie (tekst, afbeelding, link) Handtekening = naam, datum, handtekening op tablet Tekstvak = één regel of groot tekstvak Ook nog: adres, schuifregelaar, tekening, (Android: asset, activa veld)

28 Slimme velden Toont bepaald blok enkel als aan een voorwaarde voldaan is (bepaalde respons op vorige vraag) Kunnen gecombineerd worden

29 Dynamische velden Probleem: Je moet voor elk lokaal controleren:
De temperatuur De lichtsterkte Handtekening van de aanwezige leerkracht

30 Mix & Match… Natuurlijk kun je alles combineren… en kan het vlug complex worden.

31 Zelf een template invoeren…
Na de pauze: laat je maar eens gaan! Groepjes tot 5 personen Elkaar helpen bij vragen Enkele ervaren medewerkers lopen rond… Haal een vragenlijst uit die je zelf meebracht … of gebruik Google… … of vind zelf iets uit… … of vraag er eentje.

32 Toekomstplannen en beleid
iAuditor voor iPad Sinds vorige week ook Nederlandstalig (Meertalig: taal tablet)  mogelijk taalfoutjes Website Krijgt nieuwe “look and feel” – nieuwe “engine”  gepland in november Wordt ook Nederlandstalig (Meertalig: taal omgeving)  target: januari 2015 Feedback systeem Positieve ervaringen met melden fouten en vragen om features Feature requests omhoog stemmen of zelf ingeven Feature requests met veel stemmen krijgen prioriteit Meermaals rechtstreeks contact gehad met IT’ers (telefoon, skype)

33 Speciale promotie voor Coprant
In plaats van 1 maand, nu 3 maand gratis op proef. Mail naar Plaats in cc Met bericht in de aard van: Hi, I would like to apply for the extra 2 months free trial for SafetyCulture thanks to Coprant. The address of my account is Friendly regards, Jos MERK OP: natuurlijk niet doen met dat mailinator adres!! Gebruik hiervoor je officieel adres.

34 Extra: sjablonen delen…
Vanuit SafetyCulture Klik op knop “Share” naast sjabloon » Selecteer wie en welke rechten. Enkel rechten op sjablonen Audits worden steeds gedeeld met oorspronkelijke auteur Vanuit iAuditor iPad Pijl rechts naast sjabloon naam » Delen » Instellen (sjabloon én audit) Mogelijkheid om te delen met contactpersonen of manuele invoer adressen Android Mogelijkheid om te delen met volledige bedrijven, met groepen, locaties, gebruikers, individuen

35 Extra: verplichte velden
Vanuit SafetyCulture: nog niet mogelijk (gepland) Vanuit iAuditor iPad Ga naar sjabloon bewerken (potloodje naast titel) Vouw vraag open » Klik op tandwieltje rechts (eenmalig) » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes. Android Ga naar sjabloon bewerken (potloodje) Vouw vraag open » Klik op plustekentje voor geavanceerde opties » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes.

36 Extra: Opvolging van taken
Via Menu » Inplannen (Android) » Planning (iPad) Via plustekentje rechts van een item in een audit. Opvallend Als je tablet een GPS-functie heeft, kun je een verwittiging instellen voor bepaalde taken op locatie… Toegewezen persoon krijgt geen aparte melding – is enkel informatie Enkel Android Profielen voor follow-ups: standaardwaarden voor veel velden…

37 Extra: Export op maat PDF (of Word)-document aanpassen aan eigen situatie Bijv. logo van de school op het voorblad Bijv. standaard kleuren wijzigen Bijv. geen score weergeven op verslagen Bijv. kwaliteit en resolutie afbeeldingen op “Origineel” zetten opties Standaard geadresseerde(n) instellen (evt. ook CC of BCC) Tekstinformatie aanpassen

38 Extra: vragen en delen kopiëren
In SafetyCloud Klik op de knop “Duplicate” (die werkt zoals een schakelaar – met een aan- en uit-stand) – de knop wordt blauw Versleep het item dat je wil kopiëren naar de nieuwe bestemming… het item (incl. alle “kinderen”) worden gekopieerd. In iAuditor Er zijn 2 knoppen: “Verplaats” en “Kopieer” Kopieer: analoog met hierboven Verplaats: naar een andere sectie verplaatsen (kunnen gecombineerd worden)

39 Extra: exportprofiel in sjabloon
In iAuditor Android: iPad Android: Tik op verticaal balkje » Exportprofielen Selecteer “nieuw” (of een apparaatprofiel opslaan naar sjabloon om dan te wijzigen) Klik op potloodje rechts om profiel aan te passen… iPad: Tik op icoontje rechts boven (vierkantje met streepjes) Tik op tandwieltje naast sjabloonbeschrijving » Exporteren profielen beheren Tik op “Instellingen bewerken en toestelprofielen beheren” om een nieuw profiel aan te maken… Exportprofiel bewerken: enkele mogelijke opties die ik interessant vond Scroll omlaag – hier vind je de mogelijkheid om instellingen aan te passen… PDF/Word Voorblad en titelblad – aanpassen kleuren, lettertypes aan huisstijl + opnemen logo (zie persoonlijke instellingen voor logo) Extra Pagina 1, 2, 3  Bijvoorbeeld nuttig om Wettelijk kader (!! Enkel platte tekst – geen opmaak) (Android: Controleopties – iPad: Audit) Wijzig instellingen voor de audit zelf Bijv: score niet weergeven bij secties, categorieën, … Scores ook niet weergeven bij inhoudsopgave en op titelpagina Disclaimer pagina: aanpassen of eventueel zelfs weglaten  bijv. verwijzing naar Welzijnswet opnemen ipv generische zin op het einde opties Standaard geadresseerde, cc en bcc invullen Aanpassen onderwerp en bestandsnaam bijlage (beschrijving markeringen, zie onderaan pagina) Dropbox opties iAuditor kan gekoppeld worden aan je Dropbox account. Documenten worden in Dropbox bewaard onder Mijn Dropbox\Apps\iAuditor

40 Extra: Orde in de chaos: Labels
Labels toekennen Klik op pijltje rechts achter sjabloon Ongeveer midden: Vind of creëer labels Filteren op labels Klik op TAG-symbooltje bij sjabloon Selecteer of creëer labels

41 Audit integreren met … Eigen pagina’s invoegen? (bijv. wettelijk kader) Audit via de website exporteren naar Word-document (voorlopig enkel in ‘t Engels) Audit via iAuditor exporteren naar Word-document (eenmalig betalend) Beperkter: PDF-pagina’s mixen, bijvoorbeeld met PDFsam (pdfsam.org)

42 Welk toestel kiezen? Android of iPad? (in elk geval niet iets anders zoals Windows RT) Beide hebben voor- en nadelen … mogelijk bepalend voor jou… Kies wat al gebruikt wordt op school, stem af met ICT! Vooral geen al te oud toestel Welke functionaliteit is belangrijk? Wil je gebruik maken van de “taakherinnering op locatie”? Dan liefst een GPS-module Moet je vaak foto’s nemen in kelders of donkere omgevingen? Neem een toestel met goede camera en liefst een flitser Moet je veel typen? Kies voor een bijpassend Bluetooth klavier (en tablet met Bluetooth) Moet je veel fotograferen (met flits)? Denk aan een goede batterijduur Vaak buiten? Ook bij slecht weer? Voorzie een aangepaste behuizing (of waterdicht toestel) Android Niet gebonden aan één merk Open Source systeem (beperkt voordeel – veel hangt af van vaardigheden gebruiker, support fabrikant, ) Grotere vrijheid (afhankelijk van gekozen merk) Voordeel: veel instelmogelijkheden Nadeel: uiterlijk kan veranderen afhankelijk van fabrikant toestel iAuditor werkt al langere tijd in het Nederlands Is vrij nieuw in educatieve omgeving (bijv. projecteren van Android is niet altijd makkelijk) iPad Gebonden aan Apple Bedrijfseigen gesloten systeem Voordeel: er is maar één mogelijke weergave – die van Apple Nadeel: als iets ontbreekt of onhandig is, kan niemand dit veranderen. iAuditor is pas heel recent beschikbaar in het Nederlands Is afgestemd op onderwijsomgeving

43 Extra: een goeie audit heeft CACHET
Concreet Analyse Controle Handtekeningen Evaluatie Taken

44 CACHET: Concreet CONCREET: Bepaal wat je wil bevragen of inspecteren.
Welke facetten zijn relevant? Breng deze in kaart: bijv. via een mindmap vertrek vanaf een bestaande checklist Betrek mensen met praktijkervaring. Het maakt je audit realistischer en vergroot het draagvlak. Verzamel wettelijke vereisten Verzamel bestaande interne procedures Breng structuur aan Groepeer items per thema, per locatie, per bevoegdheid Vb: Quickscan klaslokaal versus audit ergonomie Zorg dat de audit overzichtelijk blijft. Werk je op papier, vermijd dan waar mogelijk dat je veel weg en weer moet springen Gebruik je een digitale omgeving, spring dan verstandig om met voorwaardelijke velden (smart fields) en groepsvelden (dynamic fields)

45 CACHET: Analyse Risico-inventarisatie
Bepaal mogelijke antwoorden risico’s. Bijv. Ja/Nee: is de verlengkabel IPx3 Bijv. Hoe vaak moet in deze asbesthoudende ruimte gewerkt worden? Continu – Dagelijks – Wekelijks – Maandelijks – Minder Bijv. berekening: aantal vereiste toiletten (niet mogelijk in iAuditor) Weging van verschillende antwoorden Betrek mensen met praktijkervaring.

46 CACHET: Controle Visuele inspectie Documenten die dit aantonen
Bevragen van betrokkenen Is er een kwaliteitssysteem Verklaring op woord Visuele inspectie Momentopname (nu), aangekondigde inspectie mogelijk 'geprepareerd‘, vereist deskundigheid Documenten die dit aantonen Momentopname (verleden), één document of continuïteit? documenten ondertekend (door uitvoerder en beslisser)? Is duidelijk wat het document exact aantoont? Is er gevolg gegeven aan eventuele opmerkingen? (opnieuw: via visuele inspectie, documenten, bevraging, erewoord) Bevragen van betrokkenen Subjectief Dit kan gedeeltelijk ondervangen worden door vraagstelling. Dit is niet per definitie fout. Bevraag de juiste perso(o)n(en). Is er een kwaliteitssysteem Is er een geijkt stappenplan? Is dit toereikend? Wordt het nageleefd? Verklaring op woord Enkel als laatste toevlucht, noteer naam en datum, nastreven van hoogste in hiërarchie Schriftelijk ondertekend heeft dit wel wat gezag

47 CACHET: Handtekeningen
Voorzie in de audit de namen en handtekeningen van: uitvoerder (wie heeft de audit uitgevoerd) betrokkenen (bijv. machinebedienaar die vragen antwoordde) personen met beslissingsbevoegdheid (bijv. directeur) Eventueel ook: personen wiens mondelinge verklaring opgenomen wordt

48 CACHET: Evaluatie Een checklist is ook maar wat die is.
Een audit is slechts een tool. Een deskundig oog kan anders beslissen. Een audit heeft pas een waarde als de resultaten ook effectief bij de juiste personen terecht komen. Bespreek met de persoon die bevoegdheid heeft over het volledige spectrum van de audit…

49 CACHET: Taken Een goeie audit leidt tot actiepunten
Welke inbreuken of verbeterpunten werden vastgesteld? Wie is bevoegd om rond dit punt beslissingen te nemen? Eventuele suggesties voor oplossingen of taken formuleren. Indien de audit met beslissers wordt besproken Welke taken worden uitgevoerd Tegen wanneer? Door wie? (= uitvoerder) Wie volgt dit op? (= beslisser) Opnemen in JAP/GPP

50 Uitsmijter: Domme vragen…
Bas Haring: Vragen Stellen

51 Afsluitend: een checklist ontwerpen
Groepjes van 5 Kies een onderwerp (beperkt) Ga brainstormen (bijv. via Maak de iAuditor/SafetyCulture checklist