Bureau Fondswerving (BFw) Hans Beterams Voorstellen

Presentatie over: "Bureau Fondswerving (BFw) Hans Beterams Voorstellen"— Transcript van de presentatie:

1 Bureau Fondswerving (BFw) Hans Beterams Voorstellen
HB Onderzoeker, vele jaren actief geweest met ontwikkeling, financiering en uitvoering van projecten op het raakvlak van onderwijs en arbeid. Verder ook in mijn vrije tijd regelmatig te maken gehad met projectfinanciering e.d. Sinds 1,5 jaar in dienst van Synthese, de welzijnsinstelling voor de kop van N.Limburg. Vroeger, kreeg elke medewerker wel hulpvraag voor fondswerving Expertise gebundeld in BFW, sinds 2000 in Bergen. Geen subsidie / Eigen broek op houden / no cure no pay. In totaliteit zo’n 300 trajecten gedaan, met 6 mln. Extra middelen voor de klanten. Zowel kleine als grote klanten (clubs/verenigingen en non-profitinstellingen)

2 Vandaag, toelichting op:
KLANTEN / MARKTEN SUCCES-SCORE WERKWIJZE VRAGEN

3 KLANTEN OPDRACHTEN SUCCES
Analyse Afgelopen 2 jaar

4 Opdrachtgevers In totaliteit +/- 120 klanten /opdrachtgevers / Behoorlijke variatie Na rubricering / indikking ; 1) Speelwerk (PSP / Speelterreintjes) 2) MFC / WoZoco Welzijn (leefbaarheidstrajecten in wi jk / buurt – Maaltijdservice ) Muziekverenigingingen (fanfare orkesten) vernieuwing instrumentarium / uniformen OJC Open Jongeren Centra (vernieuwing inrichting met meubilair, geluidsinstall, inval.toilet e.d.) Cultuur, wo heemkunde, schutterijen e.d. KBO inrichting KBO-ontmoetingsruimte, met geluidsapparatuur/ringleiding, MBvO-spullen zoals Koersbalmat e.d. Sportaccommodaties Evenementen (popconcerten of Winterzon festival voor gehandicapten Overig zoals bibliotheekwerk, kruiswerk, omroepen e.d.

5 Well: speelterrein basisschool
Daarbij gaat het dan vaak om de omvorming van schoolspeelplaats naar buurt-schoolspeelplaats, dus meervoudig gebruik.

6 De brede range aan opdrachtgevers / klanten in een wat ander perspectief.

7 Inrichting computerlokaal KBO
Een andere tak van sport : in eigen seniorenhonk of als aparte ruimte binnen een MFC

8 % opdrachten uit werkgebied
Gem. genomen is ongeveer 3/5 van alle opdrachten afkomstig van klanten die actief zijn binnen het werkgebied van Synthese; de gemeenten in de kop van Noord Limburg Horst aan de Maas, Sevenum, Meerlo-Wanssum, Arcen-Velden, Bergen, Gennep, Venray Verschillen niet zo groot, maar wat meer dan gemiddeld regio-gebonden zijn : speelwerk, sportacc en muziek Duidelijk meer ook van elders zijn dan : Welzijn, MFC en overig Buiten het werkgebied : Vooral uit het aangrenzende Oost Brabant, Z. Gelderland Venlo en Midden Limburg Incidenteel wat verder weg ; vb. Tilburg, Utrecht, Amsterdam Momenteel bezig met : Valkenswaard, Brunssum, Voerendaal,

9 Gennep: inrichting peuterspeelzalen

10 Gemiddelde projectomvang
Het gemiddelde bedrag dat omgaat in de projecten waarmee we te maken krijgen varieert enorm en wel van ruim tot ruim 4 ton. Zonder de uitschieter MFC ontstaat het volgende beeld

11 Gemiddelde projectomvang
Gemiddeld dan : bijna Duidelijk afwijkend of daaronder onder zitten dan de KBO-opdrachten van ruim 20, oplopend naar ruim 40 voor muziek, en ruim 75 naar speelwerk, naar de bovencategorie met Sport, Welzijn en OJC 140 Deze variantie maakt ons ook uniek We kunnen de kleintjes (in het werkgebied) bedienen doordat we ook de grotere projecten doen (binnen en buiten werkgebied) en daarop ook wat overhouden.

12 Wanssum: Verbouw gemeenschapshuis
Op 2e plek stonden de gemeenschapsaccommodaties, waarbij het niet direct gaat om bekostiging van de verbouwings, alswel om de bekosting van de herinrichting met nieuw meubilair, geluidsinstallatie, en enkele invalidetechnische aanpassingen rolstoelvriendelijke entree, toiletten e.d. ringleiding

13 Gemiddeld benodigd bedrag in fondsen-wervingstraject
Een aanvraag richting fondsen kan nooit betrekking op het totale projectbedrag. Het gemiddelde bedrag waarvoor we een beroep doen op de fondsen bedraagt +/ Dit bedrag varieert nogal en wel van van zo’n kleine 20000 (KBO) tot een dikke (OJC en Welzijn) tot ruim (MFC)

14 Tekort op projectomvang
Het gemiddelde tekort als % van het projectbedrag bedraagt +/- 30% Bij MFC bedraagt dit slechts 18% (bouwkosten wel meegenomen als zijnde veelal de gemeentelijke bijdrage). Het merendeel varieert rond het gemiddelde Uitschieters hierbij zijn de muziekverenigingen (60%) en KBO’s (80%) Het resterende deel zul je dus af moeten dekken met andere geldkranen

15 Meerdere geldkranen voor projectfinanciering
STAPELFINANCIERING Donaties / erfstellingen Opbrengst uit evenementen Geldinzamelingsacties Begroten zonder geld Sponsoring Projectsubsidies Deelnemersgelden / contributies Fondsen Op zoek naar geldkranen, want de tijd dat gemeente een tekort zomaar even aanvullen ligt achter ons Je zult dus op zoek moeten naar “geldkranen” Stapelfinanciering is daarbij het devies en wel via; Begin er tijdig mee, en laat het niet alleen maar over aan de penningmeester (maak werkgroep, vrienden van e.d.) Zorg dat je weet welke geldkranen er zijn (niet alleen in geld, maar ook goederen, menskracht) Kies daaruit welke je gaat gebruiken.

16 Afferden: nieuwe skatebaan
Enkele voorbeelden

17 Succes Score (gerealiseerde dekking van het tekort)
Belangrijk is natuurlijk de vraag wat we daadwerkelijk van de fondsen toegezegd hebben gekregen. De gemiddelde score bedraagt 62,5% (tov aangevraagde tekortbedrag) Bij KBO’s ondanks het wat grotere tekortbedrag, scoren we erg goed, vrijwel 100% gemiddeld MFC/Wozoco, OJC en Speelwerk eveneens bovengemiddelde score Onder gemiddeld scoren we helaas bij cultuur en evenementen. Maar ook binnen die secties is de variantie groot, zeg maar van 0 tot 100%. Ook de score bij sportaccommodaties en overig valt wat tegen. Redenering; voldoende andere mogelijkheden om aan andere middelen te komen (sponsoring e.d.)

18 Bureau Fondswerving WERKWIJZE

19 Traject fondswerving fasering: 1. opstellen fondsaanvraag
2. correspondentie fase 3. eindafrekening BWF verzorgt in opdracht van de klant het gehele traject van de fondswerving. Gemiddelde trajectduur van het traject is afhankelijk van de doelstellingen van de klant (+ zijn planning). Wanneer het gaat over een verbouwing van een b.v. een gemeenschapshuis, moet je toch al snel rekenen op een termijn van 1 tot 2 jaar of soms langer. Daarnaast is het traject ook afhankelijk van de fondsen, die je aanschrijft. Sommigen kennen toe < 4 maanden, ander soms pas na 1 jaar.

20 1: Opstellen fondsaanvraag
Voeren oriënterend gesprek Nee Ja Ontvangen Aanvullende gegevens Opzetten Fondsaanvraag Selecteren fondsen Positief? Einde traject Aanvraag komt binnen verschillende wegen: tel, website, mail, . Er wordt een eerste orienterende afspraak gemaakt Afh. hetgeen de klant wil, de haalbaarheid voor fondsenwerving en het besluit van de klant wordt al dan niet een traject voor fondswerving ingezet. Aanleveren benodigde stukken door de klant. Tijdsbestek tussen het gesprek en het aanleveren van de stukken is zeer wisselend. O.b.v. van de aangeleverde stukken stellen wij een concept aanvraag op, die wordt voorgelegd aan de klant. Wij werken volledig uit naam en in opdracht van de klant. Brieven op zijn briefpapier en ondertekend door de klant. Op basis van hetgeen de klant wil realiseren gaan we fondsen selecteren. Gem. benaderen we tussen de 5 en 15 fondsen per aanvraag. Er worden verschillende brieven gemaakt, zodat de aanvraag aansluit bij de doelstelling van de betreffende fondsen. Alles wordt verzendklaar ter ondertekening aangeleverd bij de klant. Wanneer we alle benodigde stukken van de klant hebben ontvangen, zullen we binnen 1 maand de fondsaanvraag verzendklaar aanleveren Tussen de klant en Synthese wordt een overeenkomst gesloten dat het traject voor fondswerving door BWF zal worden uitgevoerd. We werken op het principe van no-cure-no-pay. (95 over toegekende opbrengst) Verzenden fondsaanvragen Ondertekenen Fondsaanvraag opdrachtgever Maken begeleidende brief per fonds Schrijven fondsaanvraag

21 Fase 2: Correspondentie
Nee Ja Ontvangen reacties fondsen Afwijzing? Bezwaar maken? Indienen bezwaar Afwijzing? Ja Ja Einde traject Nee Nee Aanvullende vragen? Beantwoording vragen aanleveren bij opdrachtgever Aanvullende vragen? Ja Ja Nee Nee toekenning? 1 Per fonds wordt dit traject doorlopen 2 Alle info komt bij klant binnen, die weer doorstuurt naar BFw. 3 Afwijzing: kijken naar de gronden waarop 4 Bezwaar aantekenen waarbij je weer let op de doelstelling van het fonds 5 Verzoek om aanvullende info. Afh. de aard van de vragen moet klant soms aanvullende info leveren. Wij zorgen voor de beantwoording uit naam van de klant, aansluitend bij de doelstelling van het fonds. 6 Toekenning: wij zorgen voor een dankbrief. 7 Dit is een complexe fase, waarin het belangrijk is om te weten waar fondsen gevoelig voor zijn. BWF heeft expertise opgedaan om te weten wat belangrijk is in de correspondentie te vermelden en wat je beter achterwege kunt laten. 8 Aan het einde van deze fase is duidelijk hoeveel geld er is binnen gekomen en of de plannen uitgevoerd kunnen worden. 9 Bij meerjarige projecten (welzijnsprojecten) of bij Europese Subsidies is het mogelijk dat daarna de fase van tussenrapportage komt. Dit kan een inhoudelijke tussenrapportage zijn, waarin de stand van zaken aangegeven moet worden. Bij de uitvoering van welzijnsprojecten komt het wel eens voor dat een vervolg toekenning afhankelijk gesteld wordt van de inhoudelijke of financiele tussenrapportage Nee Ja Aanleveren dankbrief bij opdrachtgever

22 Fase 3: Eindafrekening Herinneren opdrachtgever einddatum fondsen Project klaar? Verzamelen informatie bij opdrachtgever Opstellen eindafrekening Ja Nee Accountants- Verklaring? Ja Inschakelen accountant Aanvragen uitstel Nee Ondertekenen eindafrekening opdrachtgever Fondsen noemen in hun toekenning vaak een einddatum voor de afrekening BWF herinnert de klant aan deze einddatum Is het project nog niet klaar, kan er eenmalig uitstel aangevraagd worden Is het project klaar kan de klant alle facturen m.b.t. het project naar BWF sturen. Wij zorgen dan voor de eindafrekening op maat voor de betreffende fondsen. Oormerking van toegekende middelen! Soms stelt een fonds nog aanvullende voorwaarden zoals foto’s van het project, een persbericht waarin de naam van het fonds genoemd is, een vermelding van het fonds in de accommodatie die gerealiseerd is. BFW wijst klant op de voorwaarden. Meestal wordt bij toekenningen boven de € een accountantsverklaring gevraagd. Hier kunnen wij voor zorgen. De meeste fondsen keren pas uit na afrekening. Op moment klant de middelen van de fondsen ook heeft binnengekregen, stuur Synthese de eindfactuur naar de klant en is het traject afgerond. Ontvangst gelden Verzenden eindrapportage

23 Bureau Fondswerving Vragen ???