De CBG proces gang; hoe krijgen we het samen beter?

Presentatie over: "De CBG proces gang; hoe krijgen we het samen beter?"— Transcript van de presentatie:

1

2 De CBG proces gang; hoe krijgen we het samen beter?
World Forum Convention Centre, Den Haag 24 Januari 2008

3 Agenda: Wat is dan het CBG proces? Processtappen & issues:
Het aanbieden van informatie Met wie communiceren we? De ontvangstbevestiging Worden dus strenger: Waarom? Initiatiefwet Wolfsen

4 Basis principes CBG-proces
Het proces is digitaal Het proces kent geen functionele transacties Het proces begint op 1 plek: de CBG voordeur (NB de voordeur is ons postadres (en we hebben nog steeds een brief nodig…….)) Het proces is generiek eenvoudig, maar kan de meest complexe procedures aan

5 CBG proces kenmerken Elk proces (workflow) krijgt een zaaknummer
Elk proces (workflow) heeft minimaal 1 hoofdzaak Elk proces (workflow) krijgt 1 producttype Dit behoeft uitleg……..

6 Zaaknummer Zaaknummer of casenumber, gevolgd door een getal
We zijn 7/5/2007 begonnen met 1 en staan nu op ongeveer 25000

7 Hoofdzaak (en subzaken) (1)
Hoofdzaak = een zaak met: Eén aanvrager (applicant), Eén product type, Eén set zaakgegevens (o.a. correspondentie), Eén workflow, Eén timetable, Eén casemanager, Eén geneesmiddel (meer RVGs worden subzaken) Eén of meerdere uitkomsten. Veel variaties mogelijk

8 Hoofdzaak (en subzaken) (2)
                                                                                                                        Eén nieuwe aanvraag met verschillende geneesmiddelen van één aanvrager

9 Hoofdzaak (en subzaken) (3)
Twee of meer verschilende type II variaties met verschillende geneesmiddelen van één aanvrager: NL/H/0478/ /II/002 NL/H/0478/ /II/003

10

11 hoofdzaak subzaak subzaak

12 Producttype (1) Definitie: beschrijving van een mogelijke opdracht vanuit de industrie aan het CBG Voorbeelden: National aanvraag bekend werkzaam bestanddeel Centrale procedure NL=RAP type II variatie Quality PSUR NL=CMS Nationaal type II indicatie uitbreiding consumptiedieren Ongeveer 200 humane en 100 veterinaire varianten op dit moment (procedures, stoffen & rollen in procedure)

13 Producttype (2) Aan het producttype verschillende variabelen gekoppeld: Naar wie moet de opdracht toe (manager, case-manager, verzamelbak)? Een gekoppelde time-table Is er een tarief (cq moet er een rekening uit)? Sturen we een ontvangstbevestiging? Sturen we een bericht na validatie? Schrijven we een PAR? Alle variabelen van de humane en veterinaire producttypes zijn vastgelegd in een matrix (= het hart van ICI) Nadere uitleg matrix en ICI demo op Collegedag in juni

14 Matrix ATC STOP MEB Product types START Head of Dept. RPL CP NL=rap
Type II NL=RMS Type II NL=CMS PSUR NL=CMS RPL START Day 0 Day 10 Day 45 Day 90 Case monitored STOP Case IP

15 En dit is het proces geworden…..
FD Uitpakken Scan ready SCAN Scanning Index OCR IP Upload Case info Work-flow ICI FT, BD, BNV Toekennen Valideren Beoordelen Besluiten Communicatie IP Afsluiten

16 All MEB product types fit the WF

17 De 1e aanbiedingsbrief Zo duidelijk mogelijk (verplaats u in een CBG-er, doen wij het uw kant op…): Wat wilt u precies van het College? Beperk uw brief bij voorkeur tot een hoofdzaak en eventuele subzaken (wij splitsen de brief nl. toch) Geef duidelijk aan welke RVG-nummers zijn betrokken Indien het een EU procedure betreft vermeldt duidelijk het EU procedurenummer in het juiste format Vermeldt duidelijk wie het zaakcontact aan uw kant is, inclusief adres

18 case@cbg-meb.nl De rest van de zaak…
Alle vervolgcorrespondentie op een gestarte zaak: Ondervermelding van het zaaknummer of het EU procedurenummer in de onderwerpregel

19 Intermezzo: procedurenummer
NL/H/xxxx/yyy/II/zzz DE/0734/004/IA/014 UK/H/1134/ /II/017 EMEA/H/C/xxxxxx/II/zzzz EMEA/H/000570/II/0010 Zie uitleg: Notice to Applicants

20 Met wie communiceren we?
Er zijn drie opties: De aanvrager/applicant, die is er namelijk altijd De gemachtigde (zie application form) De (toekomstige) Marketing Authorisation Holder Issues: Waar gaat de rekening naar toe? Bij een inschrijving indien aanvrager ≠ MAH: briefje waarin staat dat de machtiging van de aanvrager ophoudt en de handelsvergunning naar de toekomstige MAH moet ICI kent nu voor ontvangstbevestiging alleen een aanvrager/applicant

21 De ontvangstbevestiging
Bevat het producttype en het zaaknummer Nu: naar de applicant Nu: een brief Nu: niet altijd, afhankelijk producttype Straks: naar het case-contact (aanvrager of gemachtigde) Straks: een Straks: altijd Straks = eind april!!!

22 Email Start nooit een zaak bij ons met een email
Nooit losse files, altijd in de CTD-folder structuur (ook in het geval van een Eudralink) Over een bestaande zaak: altijd via onder vermelding van zaak en/of procedurenummer Geen zaakgerelateerde informatie naar andere adressen

23 We worden dus strenger; waarom?
Om beter aan onze verplichtingen te kunnen voldoen; te vaak lossen we nu onvolkomenheden, onduidelijkheden, ontbrekende info, etc. op in onze tijd waardoor wij zelf wettelijke termijnen niet halen Waar verliezen wij tijd: Onduidelijke brieven Onduidelijke opdracht Ontbrekende documenten (application forms) Meerdere rondes Initiatiefwet Wolfsen

24 Waar worden we strenger?
Aan de deur: zie ook presentatie Ricco, maar ook onduidelijke brieven, ontbrekende informatie Bij de (zaaknummer & procedurenummer, juiste adres) Vaker zullen we ‘opleggen’ b.v. bij vaststelling SPC en bijsluiter Minder rondes en dus sneller een definitief besluit

25 Hoe gaan we dat ‘handhaven’?
Per direct! (geintje) Natuurlijk geleidelijk, we gaan eerste waarschuwen vanaf het tweede kwartaal inclusief verbeter suggesties Waarschuwingen bijhouden Bij geen verbetering gaan we terugsturen, klok-stoppen, etc. We komen in meer detail terug op het onderwerp bij de Collegedag in mei/juni

26 Vragen, discussie & opmerkingen

27