Inkopen van ICT: Een Viewpoint

Presentatie over: "Inkopen van ICT: Een Viewpoint"— Transcript van de presentatie:

1 Inkopen van ICT: Een Viewpoint
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Inkopen van ICT: Een Viewpoint Felix van Luyk NGI Noord Nederland

2  fvanluyk@metlex.nl  Postbus 93, 2130 AB Hoofddorp
Felix van Luyk Inkopen Beëdigd makelaar in computer hard- en software, lid NVBI Gecertificeerd in ISPL , lid ISPG Lid van Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement, NEVI RI, lid VRI geen Re, (omdat ik niet full-time praktiseer), aspirant-lid NOREA Lid van 3 juridische verenigingen Veel deskundigenrapporten en geschillen voor rechtbanken en advocaten gemaakt Methodisch Juridisch   Postbus 93, AB Hoofddorp  © Alle rechten voorbehouden NGI Noord Nederland

3 Wat zijn de uitgangspunten van alle inkopen?
De klant wil levering binnen tijd en budget het met geringste inspanning invoeren hulp hebben, maar zelf beslissen dat het allemaal gesmeerd loopt dat het gisteren klaar was bijna geen mensen en middelen leveren De leverancier moet profit maken moet ook in de toekomst kunnen leven NGI Noord Nederland

4 Welke kenmerken bevatten alle Inkopen?
Vast Variabel Wijziging, verslagen en documenten Afspraken HW/SW/Diensten Product Meerwerk Installatie Oplevering Implementatie Onderhandelen Strategie Regels NGI Noord Nederland

5 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Waar heeft ICT verstand van? Hardware/Infrastructuur Servers, PC’s, printers, LAN, WAN Operating System Unix, Windows Lopende Applicaties b.v. SAP, Office, Groupware Administratieve organisatie Procedures / gebruikershandleidingen Concepten / architecturen Besturingsmodellen, informatiemodelllen 5 NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

6 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
TYPICAL PROBLEMS PROPOSALS LACK OF COORDINATION POOR OR NO INDEX OF COST & PRICING DATA UNALLOWABLE COST INCLUDED IN PROPOSAL UNSUPPORTED MATERIAL, LABOR AND ODC ESTIMATES NO SUPPORT FOR INDIRECT EXPENSES &/OR INPROPER ALLOCATION BASES PROPOSAL NOT MATHMETICALLY CORRECT INADEQUATE OR POOR ACCOUNTING & ESTIMATING SYSTEMS SUPPORTING SCHEDULES DO NOT TIE INTO SUMMARY Chart is self explanatory. NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

7 Enquête voorjaar 2002 door Mitopics, in regio groot Rotterdam
NEVI, ICT-manager, div. contacten en Internet Respons: ±7% Respondenten Inkoop 40% Directie 13% ICT 41% Overig 6% NGI Noord Nederland

8 Risico´s NGI Noord Nederland

9 Projectleiding NGI Noord Nederland

10 Uitvoering NGI Noord Nederland

11 Klankbord NGI Noord Nederland

12 Aandacht contractmanagement
NGI Noord Nederland

13 Specifieke richtlijnen
NGI Noord Nederland

14 Scope: Contractuele aspecten:
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Scope: Contractuele aspecten: Technische aspecten Financiële aspecten Wettelijke en juridische aspecten - Menselijke aspecten + De Geest van wensen klant onderhandelingen overeenkomst NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

15 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
De ‘gap’ theorie Verwachte dienstverlening Beleving over de te leveren dienstverlening GAP 1 Communicatie met klant GAP 5 Beleving van dienstverlening Klant Leverancier GAP 4 Dienstverlening GAP 3 Ontwerpen en standaardiseren dienstverlening GAP 2 NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

16 Een overeenkomst heeft een OLIFANTENGEHEUGEN
Het raakt je altijd wanneer je het net niet verwacht NGI Noord Nederland

17 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Service Level Agreement NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

18 Veel geziene ‘implementatie fouten’
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Wel SLA, geen vervolg Wel SLA, inrichting, maar niet meten Metingen alleen intern gebruikt, Evaluatie geen gevolg voor afspraken vervolg NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

19 Verwerven in de stappen van Van Weele\Kanmann
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Verwerven in de stappen van Van Weele\Kanmann Felix. NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

20 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Inkoopniveau’s Continues Improvement Nivo 5 Nivo 4 Bedrijfs systeem Team Methodisch Nivo 3 Individu Enige documenten Nivo 2 Individu Schone lei Nivo 1 NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

21 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Model van Kraljic Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL hoog hefboomproducten Strategische producten Alternatieve beschikbaar Substitutie mogelijk Partners Moeilijk wisselen van leverancier Organisatorisch ingrijpend Financieel Belang / knelpuntproducten inkoop (waarde) routineproducten Groot aanbod Grote diversiteit aan producten Bewerkelijk Monopolistische markt Weinig/ geen alternatieven Voorwaarden kritisch Felix gering gering Toeleveringsrisico complexiteit van supply markt hoog NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

22 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Model van Kraljic Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Contractvormen strategische producten hefboomproducten Leverancierscontract Maatwerk hoog Leverancierscontract Maatwerk Standaard Inkoopvoorwaarden Financieel belang / inkoop (waarde) Leverancierscontract Maatwerk Standaard Inkoopvoorwaarden Felix Standaard Inkoopvoorwaarden gering routineproducten knelpuntproducten gering hoog Toeleveringsrisico complexiteit van supply markt NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

23 E- Auction process = Managed Acquisitie Proces Meeting Test Live
Auction Analysis STAGES Meeting Auction Meeting Pricing analysis Auction evaluation Customer contacts suppliers On Line RFQ Auction Release Suppliers Training Web authorisation Supplier participation confirmation Auction Creation Meeting Auction format confirmed Auction Data released Official launch to suppliers Market Analysis Kick off meeting Strategy of the auction Bidding rules Registration of suppliers Supplier selection Market forces Cost Breakdown Specifications Volume Actual prices Terms and conditions T I M E NGI Noord Nederland

24 Alles per internet: open van 12.00 – 14.00 uur
Traditional negotiation level True market price reach through online negotiation NGI Noord Nederland

25 Inkopen is altijd Teamwerk
Directie Administratie Gespecialiseerde onderhandelaar Inkoop Afdeling X ICT Legal NGI Noord Nederland

26 Drie “struikelblokken”
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Drie “struikelblokken” Teamleden moeten “rol en script “ volgen ! Vertrouwen in betrouwbaarheid en besluitvaardigheid Kwaliteit in communicatie en procedures. NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

27 Uitgangspunten Inkopen is een regulier proces geleidt door een gespecialiseerde onderhandelaar Inkopen is een vak en een regulier proces Alles is onderhandelbaar Elk proces is herhaalbaar en kan verbeterd worden Een onderhandelaar stuurt op resultaat Onderhandelen is een roeping en een vak ICT’ers zijn zelden onderhandelaars ICT’ers hebben geen tijd om recht te studeren en maken daarin dus fouten ICT’ers hebben geen tijd om spelletjes te spelen met de andere partij ICT’ers zijn onmisbaar bij het inkopen en inbedden van ICT in de organisatie NGI Noord Nederland

28 Emotie Een onderhandelaar aanvaardt en stuurt
Een ICT’er werkt het liefst rationeel en methodisch NGI Noord Nederland

29 Communicatieve Escalatie Leverancier - Klant
Ik deed het goed Het was niet slecht Wat bedoel je met “het was niet slecht” Het was perfect! Maar er waren problemen Kom op het was gewoon goed Ik vond de problemen nogal ernstig Luister ik heb het schitterend gedaan Ik vond het waardeloos Aanvankelijk verschil Uiteindelijk verschil/ Gab NGI Noord Nederland

30 Wij hebben al ITIL en Prince 2?
Risico’s Maturity Inventariseer PRINCE2 Domeinen ITIL Beheer procesmatig Invoeren/ Plan / Projecten Lever prestaties NGI Noord Nederland

31 PRINCE2 Gaat over MANAGEN van projecten Sturing vanuit de business
‘a temporary organisation that is needed to produce a unique and pre-defined Outcome or result at a pre- specified time using predetermined resources’ Gaat over MANAGEN van projecten Sturing vanuit de business Proces gerichte aanpak van projecten Productgebaseerde planning NGI Noord Nederland

32 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
PRINCE2 NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

33 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
ITIL NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

34 Managed Acquisitie Proces van technische aspecten
ISPL Managed Acquisitie Proces van technische aspecten Input => Bestek komt uit b.v. Prince2 projectgroep Bedrijfsbreed Team, deelnemers: Klant, inkoop, juristen, ICT, etc. Besturing op “Deliverables” Geen details. Prince2 Project: bestek maken, implementatie, Beheerorganisatie opbouwen Scherp definiëren van verantwoordelijkheden en rollen Organisatie en Produktgericht plannen Besturing op overdraagbare zaken ITIL Life support organisatie Beschrijft doelen, belangrijkste activiteiten, inputs en outputs van de verschillende processen. Organisatie specifiek. NGI Noord Nederland

35 Nu heeft u ongetwijfeld vragen.
NGI Noord Nederland

36 Continuous Improvement
Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Continuous Improvement NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

37 Maturity Optimizing Managed Defined Repeatable Businessgericht Initial
Klantgericht Servicegericht Beheersbaar NGI Noord Nederland

38 Domeinen Doeldomein Projectdomein Business Processen
NGI Noord Nederland

39 Resultaat? Risico’s Maturity Inventariseer PRINCE2 ITIL Domeinen
Beheer procesmatig Plan Lever prestaties NGI Noord Nederland

40 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Allocaties NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland

41 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Processen Taktisch Tactisch Kostenbeheer Dienst Nivo beheer Beschikbaarheidsbeheer Calamiteitenbeheer Capaciteitsbeheer Operationeel Incident- beheer Probleem- beheer Wijzigings beheer Implementatie Verbetering Configuratie- beheer Programma- beheer & distributie Productie Locaal beheer Gebruikers- organisatie 41 NGI Noord Nederland ICT-organisatie NGI Noord Nederland

42 Vele onderhandelings mogelijkheden
Alles van aardigste leverancier aanvaarden Kort door de bocht 200 % precies en alles specificeren Gestructureerd Europees Aanbesteden E-Auction Continue Resultaat gericht ISPL MAP (Managed Acquisition Proces) RFx'n Non-dynamic Forward Reversed Bundelen Cherry-picking Scorecard Price+n Parametric Matrix NGI Noord Nederland

43 Strategie Rollen bepalen Proces bewaker
Onderhandelaar Strategie Rollen bepalen Proces bewaker Inkoop Jurist ICT Klant Bestek Org. ervaring regels Beheerbaar ? Huisregels Org. Ervaring Contract bewaken Wensen regels Impl. Hulp Beheren ? Kosten Contract Opstellen Voortgang NGI Noord Nederland

44 Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL
Organisatie Users Service level manager Monthly meetings Service level reporting Improvement proposals Contract management Key users Gebruikers-organisatie Change Advisory Board Answers/Solutions Progress reporting Requests Service manager Service desk Projecten …... ERP Functional management ERP Techn. management OS & WAN management ICT-organisatie Systems and networks 44 NGI Noord Nederland NGI Noord Nederland