Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken

Presentatie over: "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken"— Transcript van de presentatie:

1 Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken
VAC Hasselt 19 maart 2014

2 aanwezigheden Departement MOW Zeger Zioen Aanwezig: Rebekka Artoos
Lieve Put Vania Vande Voorde Annemie Forier (vervanging van Lydia Vandenrhijn) Verontschuldigd: Geert Ruysseveldt Katlijn Vanhee Dirk Pairoux (vervanging Eliane Verboven) René Van de Velde Xavier Suykens Sandra Boons (vervaging Nathalie Fabes) VLM Kristine Nagels Jean-Marie Coenen Wouter Ottevaere Freddy Noels Christof Debaer Afwezig Bert Vananderoye LNE: VEA Peter Deronde Departement MOW Hans Hulsmans Zeger Zioen Ludo Noels (vervanging van Inge Buteneers)

3 Agenda - plan van aanpak - praktische tips opruimen
- overdragen Depot Vilvoorde

4 Plan van aanpak onderhoud kelder
doorgegeven aan gebouwenbeheerder verdeling archiefruimtes + vraag naar extra ruimte gebeurt onder leiding van Xavier Suykens Vania is niet op de hoogte maar zal behoeftes doorgeven vraag van LNE is doorgegeven

5 opruimen Archief in kaart brengen Hoeveel archief is aanwezig en
waar bevindt het zich

6 Aanpak papier archief schonen op de werkvloer
vaak is er veel papier aanwezig op de werkvloer verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. vul dossiers aan

7 Aanpak papier maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief ook op de werkvloer praktische tip: duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur

8 Aanpak papier zoek op hoe lang het archief bijgehouden moet worden
zoek bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan

9 Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info:

10 Aanpak papier bepaal op basis van
indeling dynamisch, semistatisch, statisch EN de bewaartermijn en bestemming wat met het archief moet gebeuren: inpakken om op de werkvloer te zetten klaar maken om te bewaren in kelder VAC Hasselt over dragen naar Depot Vilvoorde vernietigen volgens de juiste procedure

11 Aanpak papier semistatisch archief schonen
verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. verwijder ook nietjes, paperclips, plastic mapjes, ringmappen,… schoon dossier die permanent of meer dan 20 jaar moeten bewaard worden zeer grondig

12 Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde
Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde

13 Depot Vilvoorde Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

14 Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: NIET

15 Aanpak papier dozen NIET bodemsluiting metaal
niet stevig en duurzaam (bijv. geen golfkarton)

16 Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: WEL

17 Depot Vilvoorde dozen WEL stevig en duurzaam : golfkarton
maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm geen bodemsluiting; traditionele plooiwijze onderscheid korte en lange termijnbewaring ICN-norm 4, of gelijkwaardig: Kortetermijn = 10 jaar ICN-norm 3, of gelijkwaardig: Langetermijn = 30 jaar

18 Depot Vilvoorde dozen WEL voorbeelden van leveranciers
Algemeen Rijksarchief Janssens, Weismuller en Beuns, doostype /11 Loeffs patentsystems (City box) Veha Barneveldt

19 Depot Vilvoorde: pallet
Stapel van groot naar klein  de kleinste doosnummers staan bovenaan Maximale hoogte

20 Depot Vilvoorde: etiket
Sjabloon overdrachtslijst wordt doorgestuurd De stappen Zet macrobeveiliging uit Overdrachtslijst: tabblad ‘etiketten’ Druk op “Brongegevens voor etiketten genereren” Word sjabloon etiketten Ga naar het tabblad “Verzendlijsten” > Druk op “Adressen selecteren” > Kies de optie “Bestaande lijst gebruiken” > Kies de overdrachtslijst in kwestie > Kies in het vervolgscherm het tabblad “Etiketten$” en zorg ervoor dat de optie “de eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” is aangevinkt > Druk op OK

21 Depot Vilvoorde: etiket
Word sjabloon etiketten Druk op de knop “Voorbeeld van het resultaat” om een preview van de etiketten te zien. Om alle etiketten definitief te genereren ga je als volgt te werk: (Nog steeds in het tabblad “Verzendlijsten”) Druk op “Voltooien en samenvoegen” > Kies “Afzonderlijke documenten bewerken” > Duid de optie “Alles” aan en druk op OK Er wordt nu een nieuw document aangemaakt dat alle etiketten bevat. Sla dit document op en print de etiketten af wanneer nodig.

22 Vernietigen de bewaartermijn versteken EN bestemming is vernietigen?
ja, dan kan worden vernietigd HOE? Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt Stel een vernietigingslijst op!

23 Vernietigen 2 scenario’s: Op basis van een goedgekeurd IBP
vernietigingslijst invullen vernietigingslijst en toestemming tot vernietigen vragen aan uw eigen management vernietigingslijst voorleggen aan beleidsdomeinarchivaris

24 Vernietigen 2 scenario’s: 2) Geen IBP
denk na over bewaartermijn en bestemming en doe een voorstel met motivering voor de dossiers die je wil vernietigen leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw management leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw beleidsdomeinarchivaris uw beleidsdomeinarchivaris vraagt toestemming aan Algemeen Rijksarchief Wacht 45 dagen

25 Vernietigen vertrouwelijk documenten?
Vraag een container voor de vernietiging van vertrouwelijke documenten aan (= versnipperen) Op kosten van uw entiteit

26 Duid een coördinator aan per entiteit
Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

27 Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris
Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

28 Stel een plan van aanpak op:
Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: Analyseer uw informatiehuishouding Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

29 Wat te doen? Schoon het archief

30 Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

31 Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

32 Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde
Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

33 Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier
Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

34 Afspraken volgende werkgroep

35 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies?
je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 4 april 2017

36 Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 4 april 2017

37 Copyright illustraties
Digital Preservation Business Case Toolkit Slide: 16, 20, 32