Download de presentatie
De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub
1
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
2
De personeelsbevoegdheid van de secretaris Mechelen - 18 mei 2010
Naar een modern HRM-beleid voor de gemeente Oostkamp De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
3
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Inleiding De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
4
Wat mag u (niet) verwachten?
Geen (theoretisch) model, geen schoolvoorbeeld,… maar een getuigenis vanuit de praktijk van de middelgrote gemeente Oostkamp Hoe pakken wij het aan? Wat zijn de ervaringen? Wat zijn de problemen/knelpunten? ‘Personeelsbevoegdheid van de secretaris’ in de ruimste zin bekeken, HRM gaat om een totale aanpak binnen een ruime(re) visie op werking en organisatie Geen juridische/technische benadering ‘Naar een modern HRM-beleid voor de gemeente Oostkamp’ - Het verhaal is zeker nog niet af, we zijn nog maar begonnen… De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
5
De gemeente Oostkamp – Korte situering
Oostkamp -de meest bosrijke gemeente van West-Vlaanderen- bestaat uit de deelgemeenten Oostkamp, Herstberge, Waardamme en Ruddervoorde inwoners op een oppervlakte van ha Buurgemeente van Brugge (Beernem, Lichtervelde, Wingene, Zedelgem & Torhout) Samenstelling Gemeenteraad (27 leden): Cd&v (15), Sp.a (4), Vlaams Belang (3), Open Vld (2), N-VA (2) en Groen! (1) Cd&v-meerderheid o.l.v. burgemeester Luc Vanparys 178 personeelsleden (154 VTE) waarvan 44,5% statutair, 36,5% geco en 19% contractueel De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
6
De gemeente Oostkamp – Korte situering
Secretaris & ontvanger. Sterk aan het stuur Personeelsdienst bestaat uit 3 medewerkers 1 A, 1 C4-C5 (4/5e) 1 C1-C3 (3/5e) Gemeente die volop in een (te?) groot veranderingsproces zit: Ontwikkelingen HRM-beleid Organisatorische veranderingen Nieuw bestuurs- en dienstencentrum OostCampus (voormalige Coca-Cola site) Naar een nauwe samenwerking met het OCMW … De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
7
Uit het Algemeen Beleidsplan 2007-2012
Strategische doelstelling: Dienstverlenende gemeente. Een toekomstgerichte dienstverlening uitbouwen waarbij kwaliteit en toegankelijkheid centraal staan. Binnen de cluster Algemene Zaken (maar uiteraard ook op de andere clusters van toepassing): Bij de uitbouw van de gemeentelijke organisatie rekening houdend met de verhuis naar de nieuwe site wordt er vertrokken vanuit een geïntegreerde benadering van de dienstverlening waarbij een toegankelijke, open en duidelijke relatie met de klant centraal staat. Aangezien het personeel de motor van de gemeente is, moet het personeel de eigen competenties ten volle kunnen ontwikkelen zodat een professionele en flexibele werking, in een nieuwe stimulerende omgeving noodzakelijk is. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
8
Dienstverlenende gemeente
Kantelmoment voor de organisatie: evolueren naar lerende organisatie, die permanent naar verbetering streeft Strategisch veranderingsproces: Van aanbodsgerichte naar vraaggerichte organisatie Omschakeling zowel op het vlak van (infra)structuur, cultuur als werking (°nieuwe huisstijl - veranderingen binnen diensten - vormingstraject personeel - nieuwe site …) Veranderingen uiteraard geen doel op zich maar steeds in functie van een betere werking en dus een (nog) betere dienstverlening De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
9
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Menu – À la carte Rechtspositieregeling & arbeidsreglement Rekrutering & selectie Dagelijks personeelsbeheer Loopbaan Vorming Deontologische code Evaluatie Personeelstevredenheidsonderzoek Dienstverlening & personeelsinzet De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
10
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Rechtspositieregeling & Arbeidsreglement De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
11
Rechtspositieregeling
De nieuwe RPR meteen als een opportuniteit gezien Uitgangspunt was er een werkbaar instrument van te maken (maar niet altijd even gemakkelijk, blijft op zich vrij strak kader) Heel veel debat & discussie -op een constructieve manier- binnen het managementteam Evaluatie Mandaatfuncties Functionerings- en managementstoelage Aantal vakantiedagen … Samen met secretaris & ontvanger OCMW aan gewerkt Constructieve besprekingen met de vakbonden Politiek draagvlak - Eindresultaat op maat van de gemeente en het OCMW De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
12
Rechtspositieregeling
De RPR is op zich een administratief, moeilijk leesbaar document Hoe communiceer je dat naar de medewerkers? Infosessies & een brochure (aan de hand van praktische vragen cf. FAQ) In alle diensten steeds ter beschikking in infomap (samen met alle andere relevante personeelsdocumenten) Moet een levend document blijven dat wordt bijgestuurd en aangepast indien nodig De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
13
Arbeidsreglement & werktijdregeling
Mensen zijn ‘gewoontedieren’. Eénmaal men bepaalde uren/een vast patroon gewoon is, blijkt het voor velen moeilijk om te veranderen Uitgangspunt: Flexibele werktijdregeling i.f.v. de dienstverlening, maar heeft ook voordelen voor de medewerkers Soorten werktijdregeling Vaste werktijdregeling (arbeiders) Semi-vaste werktijdregeling (poetspersoneel) Variabele werktijdregeling (administratie & specifieke groepen zoals theatertechniekers, redders, medewerkers bibliotheek, parkwachters op containerpark,…) – Met uiteraard een aantal spelregels De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
14
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Rekrutering & selectie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
15
Rekrutering & selectie
Zwaar in geïnvesteerd, de eerste prioriteit van het nieuwe Oostkampse HRM-beleid Proberen om ‘wervende’ vacatures te publiceren OBJECTIEVE EXAMENS (wat door sommigen wordt betwist…) Aandacht voor samenstelling jury’s, met echte deskundigen Samenwerking met erkende selectiebureaus Aanvankelijk voor langere periode (2 jaar) met één bureau Nu met een aantal bureaus, keuze van bureau i.f.v. de functie Belangrijk dat de bureaus de werking én de cultuur van het huis kennen, nood aan een vast aanspreekpunt Selectiebureau steeds lid van de jury, meestal zelfs voorzitter Bij leidinggevende functies steeds assessment, dat zelfs eliminerend is (niet geschikt, geschikt, zeer geschikt). Ligt gevoelig, maar goede ervaringen Bij niet-leidinggevende functies steeds psychotechnische proef (op maat) In rekrutering & selectie kruipt heel veel tijd en energie Evolutie van kennisgerichte examens naar examens die er op gericht zijn om kennis te maken met de competenties van de kandidaten Eigen competentiewoordenboek ontwikkeld Opmaak van nieuwe functieprofielen op basis van competenties De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
16
Rekrutering & selectie
Opmaak van nieuwe functieprofielen voor alle functies (i.s.m. selectiebureau) Vast schema voor elk functieprofiel Identificatiegegevens Plaats in het organogram Hoofddoel van de functie Kernresultaatgebieden Competenties Per functie maximum 9 à 10 competenties Functieprofielen moeten kunnen evolueren en worden bijgestuurd Bij aanwerving kan alle relevante beroepservaring in rekening worden gebracht Heel bewuste keuze Enorme troef als werkgever Geen delegatie van de aanstellingsbevoegdheid De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
17
De Oostkampse competenties
ZIJN (9) DOEN (6) Dynamisch Klantgericht Professioneel 360° inlevingsvermogen Accuraat Besluitvaardig Flexibel Integer Loyaal Stressbestendig Volhardend Initiatief nemen Plannen en organiseren Resultaatgericht werken Samenwerken Zelfontwikkelen Zelfstandig werken COMMUNICEREN (8) DENKEN (5) LEIDEN (4) Conflicten hanteren Luisteren Mondeling communiceren Netwerken Overtuigen Schriftelijk communiceren Visie uitdragen Analytisch denken Conceptueel denken Creatief denken Synthetisch denken Visie ontwikkelen Coachen Delegeren Leiding geven De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
18
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Dagelijks personeelsbeheer De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
19
Dagelijks personeelsbeheer (in de strikte zin van het woord)
Goedkeuring van de inhoud van het begrip dagelijks personeelsbeheer door de Gemeenteraad op19 maart 2009: Daden van individueel personeelsbeheer Opdrachthouderschap Opdracht tot permanentieplicht Toestemming dienstreizen Allerlei verlofaanvragen Loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen Verlof voor opdracht Individuele weddevaststelling Eindverantwoordelijke voor de functiebeschrijvingen Daden houdende de individuele toepassing van de bepalingen m.b.t. vorming en evaluatie e.d.m. Individuele opvolging van de evaluatie Vormingsaanvragen Concrete invulling van het recht en de plicht op vorming Aanduiden van de personeelsleden die toestemming kunnen geven tot het nemen van vakantiedagen De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
20
Dagelijks personeelsbeheer (in de strikte zin van het woord)
Daden houdende de toepassing van de rechtspositieregeling Oostkamp Interne organisatie van de evaluatieprocedure Dienstroosters opmaken en prestaties noteren Daden van collectief personeelsbeheer Vastleggen van vakantieperiodes Wijze van rapporteren wordt vastgelegd in afsprakennota (maar tot op heden niet geformaliseerd) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
21
Dagelijks personeelsbeheer (in de praktijk)
Heel nauwe samenwerking met de personeelsdienst Personeelsdienst doet concrete voorstellen, die worden besproken Aanvragen komen bij personeelsdienst binnen Secretariaat zorgt voor formele beslissingen en bijhouden van een notulenboek met beslissingen van de secretaris Overleg met de vakbonden Responsabiliseren van de diensthoofden (vooral cultuuromslag) Wekelijks diensthoofdenoverleg Maandelijks managementteam De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
22
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Loopbaan De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
23
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Loopbaan En dan ben je ambtenaar…en dan? Wat zijn de perspectieven? ‘Voor ons zijn er toch geen perspectieven meer want ze werven alleen nog hoger opgeleiden aan…’ (On)realistische verwachtingen? Van een verticale naar een horizontale carrière? Verschillende spanningsvelden binnen de organisatie Statutair vs. contractueel ‘Klassieke’ ambtenaren vs. ‘nieuwe’ ambtenaren (heeft zeker niet alleen met leeftijd te maken) Leidinggevenden vs. medewerkers (doorstroming informatie in beide richtingen) Ongenoegen over de (bevorderings)examens Opstart van de ‘personeelsweetjes’, periodieke mail met concrete personeelsinfo. Werkt goed Wordt ook naar privé-mailadressen gestuurd Open communicatie maakt het wel niet altijd gemakkelijker De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
24
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Loopbaan Opmaak van een nieuw organogram en een nieuwe formatie i.f.v. de nieuwe site. Nieuwe functies (vb. algemeen onthaal) Extra aandacht voor bevorderingskansen & jobrotatie binnen de organisatie Nood aan meer gespecialiseerd personeel dat onmiddellijk inzetbaar is (en dat is helemaal geen waardeoordeel over de huidige medewerkers) Ingestapt in het project Diverscity Project rond loopbaanoriëntering en -planning Zicht krijgen op de competenties & verwachtingen van de medewerkers Hoe krijg je de juiste man/vrouw op de juiste plaats? De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
25
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Vorming De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
26
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Vorming Men kan niet genoeg vorming volgen Er is op zich heel veel mogelijk, maar vaak te weinig bekend Drempel blijft jammer genoeg voor velen (te) hoog Er wordt natuurlijk ook een inspanning van de medewerker gevraagd Samenwerking met andere gemeenten om gemeenschappelijk, specifieke vorming te organiseren (vb. werken met kettingzaag, serveren van drank, veilig werken,…) Bijkomende inspanningen nodig om volwaardig vormingsplan uit te werken en te implementeren. Nu nog te veel ‘ad hoc’. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
27
Vorming – Communicatievaardigheden voor niveau E & D
Vormingsproject dat binnen de organisatie is (uit)gegroeid n.a.v. de lancering van de nieuwe huisstijl Nieuwe huisstijl moest meer zijn dan alleen maar een nieuw, ‘hip’ logo maar ook de start betekenen van een inhoudelijke verandering Aanvankelijk enkel voor niveaus E & D maar uitgebreid naar de leidinggevenden (op basis van de input vanuit de sessies met E & D) Positieve respons, maar hoge verwachtingen gecreëerd die helaas niet altijd zijn ingelost… Samenwerking met Wijzer Basiseducatie Investering in vorming loont echt de moeite, maar rendeert enkel binnen een langetermijnperspectief De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
28
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Deontologische code De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
29
Deontologische code (voor het personeel)
Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van gezond verstand, ook vertrouwen & respect belangrijk Een deontologische code moet verstaanbaar en praktijkgericht zijn (gewerkt met ‘testlezers’ uit de personeelsgroep, gebruik van cartoons) De deontolgsiche code van Oostkamp is opgebouwd rond vijf waarden: Loyauteit Klantgerichtheid Correctheid Objectiviteit Openheid Bij elke waarde staat een beknopte omschrijving en daarna volgen er steeds een aantal concrete voorbeelden uit de praktijk (zowel voor arbeiders als bedienden) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
30
Deontologische code (voor het personeel)
Communicatie niet zo eenvoudig Intentie om dit in kleine groepjes toe te lichten en te bespreken. Is er door tijdsgebrek helaas (nog) niet van gekomen… Is hier wel tijd voor? De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
31
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Evaluatie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
32
Waarom en hoe evalueren?
Moeilijke voorgeschiedenis. Begrip evaluatie erg beladen Evaluatie is een HR-instrument om het presteren te verbeteren – het is géén afrekening, géén straf Evaluatie vraagt een mentaliteitswijziging Krachtlijnen van een nieuw evaluatiebeleid Een doorzichtig systeem Een constructieve en positieve benadering Een duidelijke en open communicatie Streven naar objectiviteit Kwaliteitsbewaking De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
33
De elementen van de evaluatie
Verloop van de procedure Een cyclus duurt 2 jaar Halfweg: functioneringsgesprek Zowel personeelslid als leidinggevende brengen bespreekpunten aan – gesprek in 2 richtingen Resultaat is een beschrijvende nota met afspraken Op het einde: evaluatiegesprek Evaluatie van de afgelopen evaluatieperiode Resultaat is een beschrijvende nota met beoordeling Het evaluatieresultaat en de gevolgen ervan: Resultaat: gunstig of ongunstig Tegen ongunstig is een beroep mogelijk De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
34
Het verloop van de evaluatiecyclus
De eerste cyclus Beginnen met een startgesprek zodat iedereen weet waarover het gaat, wat er zal gebeuren en wat er verwacht wordt Startgesprek: individueel of in groep Toelichting geven over de procedure De criteria overlopen (functiebeschrijving) Verwachtingen bespreken Volgend jaar: functioneringsgesprek 2012: evaluatiegesprek Van elke gesprek wordt een verslag opgemaakt De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
35
Samenstelling van het evaluatiedossier
De functiebeschrijving en het competentieprofiel Het formulier waarop het verslag wordt ingevuld De nota over evaluatie (evaluaties in ’t kort) Een print van de weddefiche met – indien van toepassing - aanduiding van de datum waarop naar een volgende schaal kan gegaan worden Een overzicht van de functionele loopbaan (weddeschalen uit Rechtspositieregeling) Persoonlijke nota’s die in de evaluatieperiode zijn toegevoegd Nota’s van vorige gesprekken tijdens dezelfde evaluatieperiode De PPA – feed back kandidaat (indien van toepassing) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
36
Thomas International De Persoonlijke Profielanalyse (PPA)
Wat is Thomas International? Een internationaal bedrijf dat managementtools aanbiedt, o.a. een gedragsevaluatie, de PPA Wat is de PPA? 24 reeksen van 4 gedragseigenschappen Keuze voor best en slechts bij je passend Het gaat niet over “goed” en “slecht” Geeft een zicht op hoe de persoon is en hoe hij / zij gedraagt in een werksituatie en onder druk Wat gaan wij doen met de PPA? de PPA wordt gebruikt als ondersteuning bij de gesprekken De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
37
Thomas International De Persoonlijke Profielanalyse (PPA)
Welke resultaten geeft de PPA? Er kunnen verschillende rapporten opgevraagd worden Aan elk rapport hangt een kostenplaatje, dus we vragen niet alle beschikbare rapporten op We starten eenvoudig met de “feed back kandidaat” Wanneer er zou vastgesteld worden dat er problemen zijn, dan zal de dienst Personeel dit met de evaluator bespreken en richtlijnen geven Welke rapporten gaan wij gebruiken? Feed back kandidaat om te starten Indien het nodig blijkt kan in overleg nog een ander rapport opgevraagd worden, bv. sterkte / zwakte analyse. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
38
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Personeelstevredenheids-onderzoek De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
39
Personeelstevredenheidsonderzoek
Hoe tevreden is het personeel? Wat leeft er onder het personeel? Meten is weten, maar wat doe je er dan mee? Zekerheid hebben én geven dat je met resultaten ook effectief iets zal doen (anders doe je het beter niet) Niet iedereen even enthousiast, bepaalde groep bleef argwanend Sowieso uit te voeren door een externe partner die onafhankelijk kan werken en waarin men vertrouwen kan hebben De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
40
Personeelstevredenheidsonderzoek
Externe partner: Zebrazone (Securex) Zebrazone werkte volgens eigen methodiek (zoals de meeste), ruimte voor een aantal eigen vragen. Klassikale bevraging, voor alle personeelsleden op hetzelfde ogenblik Toelichting van de resultaten door Zebrazone Analyse van de resultaten en opstarten van workshops om voor de knelpunten concrete verbetervoorstellen te doen – Positieve ervaringen Resultaten van de workshops met de diensthoofden besproken en actieplan opgemaakt, daarna terugkoppeling naar het personeel Vraagt grote openheid van de diensthoofden, ook meegenomen in hun startgesprek bij de evaluatie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
41
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Dienstverlening & personeelsinzet De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
42
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD Burgerzaken Sociale Zaken Secretariaat Archief Personeel Financieel beheer Communicatie Infrastructuur- beheer Ruimtelijke ordening Milieu Loket lokale economie & landbouw Cultuur Bibliotheek Sport Jeugd De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
43
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
44
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ALGEMENE INFOBALIE PARTICULIEREN PARTICULIEREN BURGERZAKEN ONDERNEMERS & PROFESSIONELEN VERENIGINGEN & EVENEMENTEN SOCIAAL HUIS ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
45
(infrastructuurbeheer & mobiliteit)
ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) SECRETARIAAT & ARCHIEF PUBLIEKE RUIMTE (infrastructuurbeheer & mobiliteit) CULTUUR PERSONEEL & HRM RUIMTELIJKE ORDENING TOERISME & RECREATIE FINANCIËN MILIEU & DUURZAAMHEID SPORT COMMUNICATIE & ICT LOKALE ECONOMIE & LANDBOUW JEUGD FACILITY MANAGEMENT De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
46
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
47
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
48
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
49
De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010
Verwante presentaties
