Digitaal naar de toekomst!

Presentatie over: "Digitaal naar de toekomst!"— Transcript van de presentatie:

1 Documents@Stad: Digitaal naar de toekomst!
Stadsarchief Antwerpen Praktijkvoorbeeld Klasseren met Office 1

2 Aandachtspunten Inleiding Klassement opbouwen E-mails klasseren
project ‘optimaal digitaal Klassement opbouwen s klasseren 2

3 Doelstellingen Centraal klassement, uniform archief, digitaal dossierbeheer Opruimen archieven Digitaliseren Scanning-on-demand 3

4 Klassement opbouwen

5 ? waar zijn mijn digitale documenten ?
Onze aanpak ? waar zijn mijn digitale documenten ? 5

6 Wat is een centraal klassement?
centrale en eenmalige opslag delen van informatie papier en digitaal Structuur volgens processen Voordelen Aandachtspunten 6

7 Hoe het niet moet… Te diepe structuur Onduidelijke mapnamen
namen van personeelsleden of afdelingen afkortingen overlappende mapnamen allerlei, varia, rest, andere,… Documenten naast mappen op hoogste niveaus Mappen met maar één document 7

8 Mappen op persoonsnaam
8

9 Onduidelijke afkortingen
9

10 Hoe het wel moet… Vlakke, logische structuur
Duidelijke, betekenisvolle en korte mapnamen Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’ Geen herhaling Beperkt aantal tekens 10

11 (Mapnamen) Duidelijk en betekenisvol Kort Beperkt aantal tekens
Procesgerelateerd ‘Algemeen’ vs. ‘allerlei’, ‘varia’ Kort Beperk de naam tot max. 61 tekens Vermijd herhaling Beperkt aantal tekens Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_) NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . 11

12 (Procesgerelateerd) 12

13 (‘Algemeen’ vs. ‘Allerlei’)
VERMIJDEN Allerlei & Varia Afkortingen Persoonsnamen Personeelsmanagement? Neen! Procesmodellering 13

14 (Vermijd herhaling) 14

15 Centrale klassementen
Structuur Stadsbreed (in ontwikkeling) 01_bedrijfseenheid 01_00_algemeen 01_01_ondersteunende_taken 01_02_primaire_taken 01_03_projecten Voordelen uniformiteit in de administratie betere informatie-uitwisseling Eénmalige opslag en plaatswinst 15

16 Rubriceren Voordelen: Logische, vaste structuur
Eenvoudige referentie/verwijzing Stabiele numerieke code vs. trendgevoelige namen Duidelijke link tss. papier en digitaal 16

17 Rubriceren: werkwijze
Onderscheid overkoepelende, ondersteunende en primaire taken Groepeer taken die bijeenhoren Geef tot minimum het derde niveau een code Herneem tot op het derde niveau de code van hoger liggende niveaus 17

18 Klassement opbouwen … stap voor stap
Stap 1: identificeer taken en reeksen Welke taken voeren jullie uit? Overkoepelende, ondersteunende, primaire processen Hulpmiddel: procesmodellering Welke reeksen creëren jullie bij de uitvoering van die taken? Documenten en dossiers Hulpmiddel: informatiebeheersplan (IBP) Stap 2: koppel de reeksen aan de taken Stap 3: werk op basis daarvan een klassementsstructuur uit Stap 4: overleg Procesverantwoordelijke, andere informatiebeheerders en Stadsarchief 18

19 Klassement uitrollen

20 Klassement uitrollen … stap voor stap
Stap 1: Vervang de actuele mappenstructuur Stap 2: Stem het papieren klassement af Stap 3: Ken lees- en schrijfrechten toe aan gebruikers Stap 4: Communiceer naar gebruikers Stap 5: Test en evalueer Stap 6: Geef de wijzigingen door aan het Stadsarchief voor aanpassing van het informatiebeheersplan 20

21 Overeenstemming papier en digitaal
Streefdoel: uniform beheer van klassement voor dossiers op eenzelfde drager ook voor hybride dossiers (bestaan uit papieren en digitale stukken) Werkwijze: rubriceren 21

22 Papieren dossier & digitaal dossier  zelfde naam, zelfde rubricering
22

23 Dossiervorming Dossiers vs. reeksen losse stukken Volledige dossiers
Dossiers: stukken over dezelfde zaak zitten samen bv. personeelsdossiers, bouwaanvraagdossiers, dossiers inzake begrotingsopmaak Reeksen: gelijksoortige stukken zitten samen bv. vergaderverslagen, facturen, ingekomen brieven Volledige dossiers s in dossiers Unieke dossiers Geen schaduwdossiers Geen afzonderlijke reeksen deeldossiers Hybride dossiers 23

24 (Hybride dossiers! Wat?)
PAPIER + DIGITAAL 24

25 (Dossier van marktkramer Jan Vandenbosch)
leurkaart ingekomen brieven scan ID-kaart scan verzekeringspapieren uitgaande brieven s + PAPIER DIGITAAL 25

26 Hoe omgaan met hybride? Rubriceren Duidelijke afspraken
Inscannen wanneer 80% digitaal Papieren werkkopieën (bij einde administratief nut vernietigen) Afstemmen wat digitaal en wat op papier bewaard wordt 26

27 Archief vs. documentatie
Archief van de stad = Document gemaakt of ontvangen in het kader van je taken. Documentatie = Alle documenten die geen archiefstukken zijn. D.w.z.: ze zijn niet door de eigen organisatie gemaakt of alleen voor de eigen organisatie bestemd. Bv. De meeste boeken, tijdschriften, reclamefolders 27

28 Krantenknipsel uit de Gazet van Antwerpen over de restauratie
Oefening 3: Zijn deze stukken uit het ‘dossier’ van Monumentenzorg over het Felix Pakhuis archief of documentatie? Krantenknipsel uit de Gazet van Antwerpen over de restauratie Advies aan de dienst stedenbouwkundige vergunningen over het toekennen van een restauratiepremie Foto in het restauratiedossier Studie over de geschiedenis van het Felix Pakhuis Documentatie Archief Afhankelijk van de context 28

29 Archief en documentatie scheiden
Ook in het papieren klassement 29

30 Toegangsrechten Noodzaak van algemene richtlijnen over:
Openbaarheid van bestuur Privacy (persoonsgegevens) Toegangsrechten op informatie 30

31 Klassement onderhouden …stap voor stap
Stap 1: kijk regelmatig na en verbeter Stap 2: pas het klassement aan n.a.v. regelmatig nazicht/verandering in taken of reeksen Stap 3: geef feedback aan gebruikers 31

32 NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , .
Bestandsnamen Gebruik enkel A-Z, a-z, 0-9 en het underscoreteken (_); Beperk de naam tot max. 61 tekens NIET: spatie \ / : * ? " < > | ! % & ‘ - ; = () ¨ + , . 32

33 Een unieke en duidelijke bestandsnaam
Elementen: Soort document Onderwerp Afzender/geadresseerde Datum Voorbeeld Agenda_Projectteam_ doc Brief_cursus_informatiebeheer_HildeHuybrechts_ doc 33

34 Soorten documenten Voorbeelden: Brochure Verslag Beleidsnota Brief
Agenda Jaarverslag Voorstel Toelichting … 34

35 Een unieke en duidelijke bestandsnaam
Vermijd overtollige informatie Vermeld de onderdelen van een naam in dezelfde volgorde Geef hetzelfde documenttype steeds dezelfde naam Gebruik afkortingen die iedereen van je dienst begrijpt Vermeld datums volgens het stramien JJJJMMDD Onderscheid versies door vermelding van versienummer en status 35

36 Vermijd onduidelijke afkortingen Geef het documenttype aan
Wees consequent in je naamgeving JJJJMMDD 36

37 JJJJMMDD Nummeren en dateren Op dag en in letters
Op jaar en in cijfers 37

38 Versiebeheer alfabetisch 1) 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1
digitaal_naar_de_toekomst_een digitaal_naar_de_toekomst_drie digitaal_naar_de_toekomst_twee digitaal_naar_de_toekomst_vier 2) digitaal_naar_de_toekomst_v1 digitaal_naar_de_toekomst_v2 digitaal_naar_de_toekomst_v3 3) digitaal_naar_de_toekomst_V0_1 digitaal_naar_de_toekomst_V0_2 digitaal_naar_de_toekomst_V0_3 digitaal_naar_de_toekomst_V1_0 4) digitaal_naar_ de_toekomst_V0_1_ONTW digitaal_naar_ de_toekomst_V0_2_HERZ digitaal_naar_ de_toekomst_V1_0_DEF Geen definitieve status 38

39 Vermijd overtollige info
39

40 Map- en bestandsnamen: zoek de fout
Brief Marie-Juliette Marinus tentoonstelling doc Vanneste_overdracht_FI_15mei2007.msg Nota_opruimingarchieven_25/12/2007.doc Jaarverslag_Stadsarchief_jaar_2007.doc Powerpointpresentatie_digitaal_naar_de_toekomst_ ppt 40

41 Kies de beste naam Vergadering_projectteam_20070329
Verslag_vergadering_projectteam_ Verslag_ Vers_vg_pt_ 41

42 Kies de beste naam Binnenstraat_erfgoeddag.jpg Foto_1.jpg
Binnenstraat_felixpakhuis_ jpg Foto_binnenstraat_2007.jpg 42

43 E-mails klasseren of vernietigen?
Opletten voor dubbels: Verzendlijsten Vergaderverslagen Bijlagen … 43

44 Wie klasseert de e-mail?
Dossierbeheerder Verzonden en ontvangen s i.v.m. dossier/ taak Afzender s die je opstelt i.v.m. dossier/taak s gericht aan verzendlijsten of meerdere personen Ontvanger s die je ontvangt i.v.m. taak s naar aanleiding waarvan je een dossier opent 44

45 Wat met reply-mails? Klasseertool legt bepaalde metadata (gegevens over de mail) vast die niet gewijzigd kunnen worden. Bij reply-mails worden enkel de metadata van reply bewaard en niet van originele mail. Bijgevolg:  met enkel informatiewaarde Voldoende om reply-mails te klasseren Origineel vernietigen/overschrijven  nodig ter verantwoording van de verschillende stappen Elke afzonderlijk klasseren 45

46 klasseren of vernietigen?
Els, leeszaalbediende in het FelixArchief ontvangt of H-Schijf VERNIETIGEN 46

47 klasseren of vernietigen?
Je bent een lid van het projectteam Den Bell en je verstuurt KLASSEREN 47

48 klasseren of vernietigen?
Je werkt op de afdeling archieftoezicht en ontvangt de volgende van Emiel de archiefverantwoordelijke van PO KLASSEREN 48

49 klasseren of vernietigen?
Jef, magazijnier in het FelixArchief ontvangt VERNIETIGEN of H-Schijf 49

50 klasseren of vernietigen?
Je bent communicatieverantwoordelijke en verzendt KLASSEREN 50