Anders Werken Ik zal eerst kort overlopen wat deze presentatie omvat.

Presentatie over: "Anders Werken Ik zal eerst kort overlopen wat deze presentatie omvat."— Transcript van de presentatie:

1 Anders Werken Ik zal eerst kort overlopen wat deze presentatie omvat.
Eerst volgt een korte inleiding Vervolgens zal ik nog eventjes terugkomen op de vroegere bestaande handleiding. Daarna wordt de studieopdracht toegelicht Om dan te komen tot de geactualiseerde handleiding Hierna wordt het gebruik van deze handleiding binnen gebouwen even aangehaald Om tot slot de verdere stappen van het document aan te geven.

2 1. Inleiding - context Beslissing Vlaamse Regering : BBB 04/02/2005
Principes: Afstemming op de organisatiestructuur Maximaal samenbrengen administraties, functioneel bevoegde kabinettenen strategische beleidsraden Anders Werken Aanwezigheid in Brussel, hoofdstad van Europa Deconcentratie van de diensten Concentratie in VAC in de provinciehoofdplaatsen Creëren schaalvoordelen Budgettair neutraal Bewaking van de kwalitatieve huisvesting De bestaande handleiding is een opsomming van de voornaamste toepasselijke regelgeving en de standpunten van de Vlaamse overheid wat betreft bouwkundige en technische criteria voor kantoorgebouwen. In 2004 werd dit document samengesteld en kende later enkele aanpassingen en uitbreidingen. Deze handleiding werd samengesteld op basis van de expertise binnen de afdeling Gebouwen. Het document kwam tot stand in kader van het oprichten van de Vlaamse administratieve centra. Sindsdien gebruikt binnen de afdeling Gebouwen, als technische leidraad voor het ontwerpen en renoveren van nieuwe kantoorgebouwen.

3 Anders Werken

4 Fragment uit “de collega’s” van J. Matterne
VROEGER Piramidale hiërarchie Parafencultuur Vriendjespolitiek Gebrek aan efficiëntie Fragment uit “de collega’s” van J. Matterne

5 NU & Toekomst Vlaamse overheid wil een OPEN huis zijn Dynamisch
Performant  Economisch welvarende regio binnen Europa

6 Veranderende omgevingsfactoren
Hoe spelen we als organisatie in op veranderingen? In de organisatie Verwachtingspatronen van de burgers Innovatieve middelen Andere omgangsvormen Tijd & plaats Organisatie: gewijzigde organisatiestructuren, samenwerkingsverbanden, meer team en projectwerking, optimaliseren werkprocessen (ICT-integratie), resultaatgericht werken, digitale informatie-flow, plaats- en tijdonafhankelijk werken… Contacten met burger: 1 loket, meer digitale afhandeling, veeleisender (mondige burgers) Innovatieve middelen: internet, voip, digitalisering,…

7 Andere verhoudingen Nieuwe vaardigheden
Werken & managen op afstand (telewerk) Meer autonomie Besluitvorming & communicatie Omgang met elkaar Nieuwe vaardigheden (meer) digitaal werken Plaats en tijdonafhankelijk werken

8 Anders werken als katalysator voor:
Kennisdeling Groepsklassementen en –documentatie Steeds geactualiseerde informatie Open cultuur en betere samenwerking Communicatie Teamwerk Ervaringsgericht leren Inspringen bij afwezige collegae

9 Manier van leidinggeven:
Toegankelijkheid Aansturing van verschillende teams Coaching i.p.v. hiërarchische sturing Stimuleren van creativiteit Sturen op resultaten Responsabilisering van medewerkers

10 Anders werken als katalysator voor:
Gemotiveerde ambtenaren Verantwoordelijkheden Zelfstandig en resultaatgericht werken Telewerk Uitbouwen back-office vr Electronic-government Digitale werking Proceshertekening

11 Verandering moet gedragen worden door de leidinggevenden én de basis
Doelstellingen voor de betrokken diensten: VISIE op hun toekomstige organisatie In kaart brengen van huidige manier van werken Uitwerking EIGEN concept, ambitie op Korte Termijn Veranderingstraject als LEERPROCES Want Verandering moet gedragen worden door de leidinggevenden én de basis

12 Kantoor van de toekomst
Ondersteunt de werking van de organisatie Moedigt de open cultuur aan Werkplekken, aangepast aan de uit te voeren taken (wisselend!) Ondersteunt digitale werking Verminderen van leegstand (efficiënter gebruik) Uitgangspunten Anders Werken Ondersteunt de werking: voorziet in alle faciliteiten Activiteitsgerelateerd: open werkplekken, gesloten werkplekken (indiv., team), open overleg,… Minder leegstand: niemand heeft een vaste werkplek, wisselwerkplekken

13 Anders Werken Faciliteiten
Hoe kunnen de aangeboden faciliteiten deze visie ondersteunen? Door een efficiënte uitbouw van een geschikte werkomgeving

14 Generiek concept = mix van diverse types werkplekken
Werkplekken Opmerking : géén toegewezen plaatsen Overlegfaciliteiten Publieksruimten Archief en documentatie Diversen

15 Werkplek in de open ruimte, vrije of groepsopstelling is mogelijk
Open werkplekken Werkplek in de open ruimte, vrije of groepsopstelling is mogelijk Clean desk-principe

16 Concentratiewerkplekken
Werkplek in een afgesloten ruimte voor geconcentreerd werk Individuele Cockpit

17 Werkplek om rustig alleen of met 2 te werken, intern of extern overleg
Lounge werkplek Werkplek om rustig alleen of met 2 te werken, intern of extern overleg

18 Touch down werkplekken
Werkplek voor kort gebruik bvb. raadplegen van mailbox

19 Bibliotheek Ruimte voor het raadplegen van documentatie met stiltewerkplekken (bvb : juridisch werk)

20 Overlegfaciliteiten

21 Telefoneerhoek Plek geschikt voor het voeren van telefoongesprekken

22 Informele overlegruimte
informeel overleg privacy aandacht voor akoestiek

23 Gesloten vergaderzalen
Afgesloten ruimte voor (vertrouwelijke) vergaderingen en presentaties

24 (kleine vergaderzaal)
Teamcockpit Afgesloten ruimte waarvan een team altijd gebruik kan maken voor het intern overleg (kleine vergaderzaal)

25 Projectkamer Afgesloten ruimte waar een team
gedurende de periode van een project gebruik van kan maken

26 Publieksruimten

27 Zithoek in de nabijheid van het onthaal
Ontvangstruimte Zithoek in de nabijheid van het onthaal

28 Koffiehoek Pauzeruimte voor het personeel in de nabijheid van de kitchenette, waar men informeel kan samen komen en iets eten en/of drinken

29 Archief en documentatie

30 Halfhoge dossierkasten
Regelmatig geraadpleegde dossiers Opstelling in open ruimte Bekijken van dossiers op bovenblad

31 Archiefruimte Opslagruimte voor dossiers met
een semi-statisch karakter

32 Ruimte voor printer, fax, kopieermachine,...
Serviceruimte Ruimte voor printer, fax, kopieermachine,...

33 Diversen

34 Lockers & vestiaire Afsluitbare kastjes voor persoonlijke spullen afgewisseld met vestiaire

35 Post- en telefoonmeubel
Persoonlijke postvakjes en laadwand voor draadloze telefoontoestellen

36 AW-projecten Boudewijngebouw (2000 & 2005) Phoenix (2003)
VAC Hasselt (Hendrik Van Veldeke) (2002) Arenberg (2006) Ellips (2006 & 2009) VAC Antwerpen (Anna Bijns) (2006) VAC Leuven (2010) VAC Brugge (Jacob Van Maerlant) (2011) VAC Gent (2014)

37 VAC Gent

38 Invulling Anders Werken

39 VAC Gent: hoe gaan we ons voorbereiden ?
Vraag is niet of we gaan anders werken, maar hoe we dat gaan doen. Ervaringen: Een goede voorbereiding is heel belangrijk voor het slagen van Anders Werken. Rol van de leidinggevenden is cruciaal. Niet alles is Anders Werken ! (verhuis op zich brengt ook al veranderingen mee)

40 Ondersteuning door AgO
Instrumentendozen Anders Werken en Telewerken; Atelier Anders Werken Anders Werken train de trainer: datum: nog te bepalen Telewerken train de trainer: datum: nog te bepalen. Ad hoc advies op maat van uw organisatie. Begeleiding P&O werkgroep Anders Werken VAC Gent definitieve start: september 2012 thematische, ervaringsgerichte aanpak: - opmaken en invullen voorbereidend traject - positieve ervaringen en leerpunten.

41 Voorbereiding op AW Inventariseren:
Wie verhuist ? Naar waar ? Aandachtspunten ? Informeren: Wat ? Waarom ? Wanneer ? site AFM; info geven; bezoeken aan AW-kantooromgeving … Bekommernissen capteren: Aandachtspunten ? Mogelijke oplossingen ? Concretiseren: Werfbezoek; gebouwbezoek; werkplekbezoek in VAC. Realiseren: Hoe je werk doen in een AW-kantooromgeving ? o.m. privacy ? Vertrouwelijkheid van informatie ?

42 Meer info ? VAC Gent: AFM: Ondersteuning:
Atelier Anders Werken