Beleids- en Beheerscyclus voor Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Presentatie over: "Beleids- en Beheerscyclus voor Gemeenten, OCMW’s en Provincies"— Transcript van de presentatie:

1 Beleids- en Beheerscyclus voor Gemeenten, OCMW’s en Provincies
Rudi Hellebosch Agentschap voor Binnenlands Bestuur - Vlaamse Overheid

2 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

3 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

4 De beleids- en beheerscyclus
Planning Uitvoering Evaluatie

5 Concept Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen
Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

6 Kader van totstandkoming
Organieke decreten Het Vlaamse Regeerakkoord Internationale verplichtingen (ESR95) Aanbevelingen Raad van Europa Internationale standaarden (IPSAS) Evaluatie NGB en NOB Overleg

7 Organieke decreten Het BVR-BBC sluit aan bij principes inzake resultaatgericht financieel management, zoals vervat in de organieke decreten: van input- naar outputsturing responsabilisering van administratie Responsabilisering van de besturen => regelgeving reikt enkel een kader aan

8 Organieke decreten Besturen krijgen vrijheid om:
beleidsrapporten te enten op hun organisatie inhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen van hun beleid Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan interne en externe informatiebehoeften Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing (ICS)

9 Het Vlaamse regeerakkoord 2009-2014
In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is. => BBC moet bijdragen tot (maar creëert geen) planlastvermindering: de sectorale plannen worden verwerkt in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten worden uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies gehaald

10 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

11 Functionele indeling Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen Onder meer belangrijk voor de toekenning van autorisatie (kredieten) Beleidsdomeinen een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen vrij te bepalen door het bestuur

12 Functionele indeling Beleidsveld Beleidsitem (BI) Relaties:
“een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB Beleidsitem (BI) een onderverdeling van een beleidsveld Vrij te bepalen door het bestuur Relaties: N Beleidsvelden => 1 Beleidsdomein N Beleidsitems => 1 Beleidsveld

13 Een voorbeeld Beleidsdomein Beleidsvelden: Beleidsitems sport
Sport en cultuur Beleidsvelden: sport musea cultuurcentra ... Beleidsitems sport sporthal Olympia, zwembad De Plons zaalsporten, buitensporten recreatiesport, competitiesport

14 Beleidsdoelstellingen
De beleidsrapporten bevatten de beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen? => realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

15 Beleidsdoelstellingen
Geen verplichting om alle verrichtingen in beleidsdoelstellingen te verwerken (geen Zero-Based Budgeting) Niet alle beleidsdoelstellingen en actieplannen moeten in de beleidsrapporten expliciet tot uiting komen Onderscheid tussen: Prioritaire beleidsdoelstellingen Overig beleid Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

16 Beleidsdoelstellingen
Prioritaire beleidsdoelstellingen Expliciete rapportering in de beleidsrapporten Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

17 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

18 De beleidsrapporten Wie zijn de belangrijkste gebruikers van de beleidsrapporten? Criterium: Wie neemt beslissingen met een grote impact op Gemeentelijk/provinciaal belang Welzijn van de burgers Duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied Algemeen belang Antwoord: De gemeente-, de provincie- en/of de OCMW-raad De Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

19 De beleidsrapporten Onderscheid tussen:
Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitale rapportering De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

20 Functies v/d beleidsrapporten
Meerjarenplan Bepaling van het beleid Budget Autorisatie (toekenning van kredieten) Jaarrekening Evaluatie van het beleid Evaluatie van de autorisatie In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

21 Beleidsrapporten algemeen
Meerjarenplan Budget Jaarrekening Beleid Strategische nota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening Staat v/h financieel evenwicht Financiële toestand Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking Nominatieve lijst subsidies Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening SAR Balans Staat van opbrengsten en kosten

22 Het meerjarenplan De periode van het meerjarenplan
Start:het tweede jaar van de legislatuur (bv. 2014) Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur (bv. 2019) Financiële nota: altijd minstens 3 jaar De vaststelling van het meerjarenplan Altijd bevoegdheid van de raad Goedkeuren vóór einde jaar 1 (2013) Verplichte aanpassing vóór de goedkeuring van het budget

23 Samenstelling van het MJP
Het meerjarenplan Strategische nota Financiële nota De toelichting bij het meerjarenplan Omgevingsanalyse ...

24 Samenstelling van het MJP
Strategische nota Bevat de prioritaire beleidsdoelstellingen voor het extern en intern te voeren beleid (incl. het beoogde resultaat en eventueel het maatschappelijke effect) Actieplan(nen) Raming van de uitgaven en ontvangsten Het overig beleid (met o.a. niet-prioritaire beleidsdoelstellingen) staat dus niet in de strategische nota

25 Samenstelling van het MJP
Financiële nota Financieel doelstellingenplan: = de financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota Staat van het financieel evenwicht

26 Samenstelling van het budget
Beleidsnota Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Toelichting bij het budget

27 Samenstelling van het budget
Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand Lijsten: Overheidsopdrachten Daden van beschikking Subsidies

28 Samenstelling van het budget
Doelstellingennota Sluit aan bij de strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen Actieplan(nen) Acties Raming van de uitgaven en ontvangsten Doelstellingenbudget De financiële consequenties van de beleidsopties van de doelstellingennota Sluit aan bij het doelstellingenplan van het MJP

29 Het budget Budget moet passen binnen meerjarenplan
Goedkeuring vóór 31.12 Goedkeuring altijd bevoegdheid van de raad

30 De jaarrekening De hoofdfuncties van de jaarrekening
Evaluatie van het gevoerde beleid Evaluatie van de toegekende autorisatie (kredieten) De vaststelling van de jaarrekening: Bevoegdheid van de raad Verplichte verwerking van de jaarrekening in (aanpassing) meerjarenplan en budget(wijziging)

31 De samenstelling v/d jaarrekening
Beleidsnota Financiële nota De exploitatierekening De investeringsrekening De liquiditeitenrekening Samenvatting algemene rekeningen Balans Staat van de opbrengsten en kosten Toelichting bij de jaarrekening

32 De samenstelling v/d jaarrekening
Beleidsnota: Doelstellingenrealisatie Voor elke prioritaire beleidsdoelstelling: Werd beoogd resultaat (of effect) bereikt? Werden actieplannen en acties uit budget uitgevoerd? Vergelijking werkelijke uitgaven en ontvangsten met budget Doelstellingenrekening De financiële consequenties van de beleidsopties van de doelstellingenrealisatie Financiële toestand

33 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

34 De registraties De beleidsrapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: Budgettaire dagboeken Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven Meerjarenplan Budget Vastlegging van de verbintenissen Jaarrekening Aanrekening van de transacties Algemeen dagboek

35 Het budgettair dagboek
De registraties Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek De algemene rekeningen Het deelrapport ... De algemene rekening(en) Het beleidsveld Het actieplan Budgettaire boekhouding Financiële vertaling van doelstellingen en actieplannen Autorisatie (kredieten) De planlastvermindering Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

36 Beleidsrapportering Onderscheid tussen:
Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitale rapportering De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

37 Digitale rapportering
Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet een digitale versie van het rapport gezonden worden naar ABB ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport = digitale versie van de geconsolideerde registraties Bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

38 Digitale rapportering
Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid beschikken over: statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten gegevens in functie van de planlastvermindering ... Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

39 Digitale rapportering
Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht BTW

40 Digitale rapportering

41 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

42 Planlastvermindering
Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies Procedure Stemmen kaderdecreet planlastvermindering Aanpassen sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

43 Planlastvermindering
Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (oktober 2012) De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (2013)

44 Planlastvermindering
Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidie-aanvraag Dit proces wordt om de 3 jaar hernomen

45 Planlastvermindering
Proces evaluatie toegekende subsidie De besturen maken hun jaarrekening op Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

46 Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering
Planlastvermindering Implementatie

47 Implementatie Regelgeving BBC:
Gemeentedecreet (2005), Provinciedecreet (2005) en OCMW-decreet (2008) Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW’s Ministerieel Besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW’s

48 Implementatie Voor welke besturen geldt de hervorming?
Gemeenten, OCMW’s en provincies Autonome bedrijven (AGB & APB) OCMW-Verenigingen (Titel VIII, Hoofdstuk 1) Maar niet voor: Gemeentelijke/provinciale vzw’s Filialen van AGB of APB Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden ... 48 -

49 Implementatie Besluit wordt algemeen van kracht met het boekjaar 2014
Uitzondering: Besturen kunnen toelating krijgen om eerder te starten: 2011: 20 besturen (12 gemeenten – 8 OCMW’s) 2012: 44 besturen (24 gemeenten – 19 OCMW’s) 2013: +/- 170 besturen Besturen kunnen theoretisch ook toelating krijgen om later dan 2014 te starten

50 Nog vragen? Helpdesk ABB: bbcgop@vlaanderen.be
Brochure ‘BBC in 60 vragen en antwoorden’ (Uitgeverij Politeia) Website ABB: