Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties

Presentatie over: "Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties"— Transcript van de presentatie:

1

2 Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties
Docenten: Eleonore ten Thij Robbert-Jan Beun (coördinatie) Studentassistenten: Erik Jan Lam Cathelijne van der Veen

3 Cursusintroductie Twee centrale thema’s: Cursusstructuur
Samenwerken in groepen (en organisaties) met groupware Beslissen en besluitvorming individueel en in organisaties Cursusstructuur Toelichting opdrachten Introductie Groupware en Beslissingsondersteuning Andriessen, J.H. Erik (2003) Working with Groupware: Understanding and Evaluating Collaboration Technology. London: Springer. (Vandaag: Hoofdstuk 1 en 2) Sauter, V.L. (1997) Decision Support Systems. New York: John Wiley (Vandaag: Hoofdstuk 1)

4 Cursusstructuur Werkcollege: dinsdag (9-11 uur) Practicum:
behandeling van opgaves n.a.v. de collegestof iedereen moet voorbereiden discussieleiders (je kunt je nog opgeven) Practicum: Opdracht 1: Het Nemen van Inkoopbeslissingen Opdracht 2: Evaluatie Groupware/De Meeting Browser Opdracht 3: Ontwerp en Implementatie van Adviessysteem Hoorcollege: donderdag (13-15/15-17 uur)

5 Colleges Inleiding Inkoopmanagement
- Robbert-Jan Beun (2 september) Inkoopmanagement - Chris Snijders (9 september) Technologie Acceptatie en Systeem Match - Robbert-Jan Beun (16 september) Evaluatie van Groupware - Erik Andriessen (23 september) Groepsprocessen - Eleonore ten Thij (30 september )

6 Colleges Hoe beslissen mensen?
Cilia Witteman (14 oktober) Beslis- en Besluitvorming in Organisaties Ronald Batenburg (21 oktober) De Meeting Browser Spreker(s) TNO Soesterberg (28 oktober) Tentamen (4 november)

7 Opdracht 1: Inkoopmanagement
Gastcolleges Chris Snijders (verplicht) Vorm een duo!! Zoek twee IT/Inkoop-managers voor een interview in week 38 of 39 Volg de instructies op de website Drie deadlines: Eigen gegevens: maandag 13 september (week 38) Gegevens managers: vrijdag 24 september (week 39) Rapport: vrijdag 1 oktober (week 40)

8 Opdracht 2: Evaluatie of Meeting Browser
Groupware-experiment bij TNO Levert 60 Euro op!! Aanmelding gaat via TNO (je krijgt bericht via ) Periode van 4-28 oktober Schrijf rapport over evaluatie of meeting browser Volg de website Deadline rapport: ??

9 Opdracht 3: Het Adviessysteem
Ontwerp en implementatie van elektronisch gestuurd adviessysteem voor organisaties die overwegen een groupware systeem te gaan gebruiken Deliverables: Rapport max. 10 pagina’s PC-applicatie draaiend onder Windows (flop of CD inleveren) Duoteam Let op: inhoudelijke logica, presentatie items of vragen, gebruikersvriendelijkheid Deadline: Vrijdag 12 november!!

10 Opdracht 3 vervolg Denk na over de inhoud van de opdracht
Uit welke onderdelen bestaat zo’n systeem? Welke activiteiten moet je ondernemen? Welke kennis ontbreekt? Maak een planning voor deze periode (houd rekening met andere opdrachten en vakken) Ontwikkel een beslismodel. Neem relevante literatuur door. Wat zijn de kritieke succesfactoren voor het gebruik van groupwaresystemen? Hoe kun je de systemen zinvol classificeren? Welke eigenschappen van de organisatie zijn belangrijk? Welke vragen moet je de gebruiker stellen?

11 Het Beleidslab (BBL 513) Maximaal 15 personen
Twee sessies (verplicht): Introductie (half uur) Dinsdag 7 september ( uur) Dinsdag 14 september ( uur) Kritische Succesfactoren Adviessysteem (1 uur) Dinsdag 19 oktober (11-13 uur) Dinsdag 26 oktober (11-13 uur) Indeling wordt nog bekend gemaakt via nieuws. Strak schema, dus kom op tijd!

12 Literatuur Boek: Infotheek: BSCW
Andriessen, J.H. Erik (2003) Working with Groupware: Understanding and Evaluating Collaboration Technology. London: Springer. Infotheek: Artikelen (witte mappen ‘Groupware’) Baecker, R.M. (1993) Readings in Groupware and Computer-Supported Cooperative Work. San Fransisco: Morgan Kaufman BSCW

13 Groupware ‘Enabling technology that addresses the vast areas of collaboration, human-computer interaction, human-human interaction through digital media to bring substantial improvement and transformation to organizations.’ (Khosfian & Buckiewicz) Terminologie kan afhankelijk zijn van community: computer mediated communication, CSCW, workgroup computing, collaboration technology, group support technology, …

14 Socio-Technische Setting
Gericht op werk en organisaties Grote verandering van het type werk: Inhoudelijk: van blauwe naar witte boorden Organisationeel: teamwerk en distributie van kennis Technologisch: sterke ontwikkeling ICT Markt: globalisatie en liberalisatie Sociaal: hoger opleidingsniveau en individualisatie Demografisch: mensen wonen niet waar ze werken

15 Interactie in Organisaties
Drie types sociale interactiestructuren in organisaties Collections (o.a. informeel) Knowledge Sharing Communities (experts) Teams (gezamenlijke doelen) Drie types interactieprocessen Communicatie (algemeen) Taakoriëntatie (coöperatie, coördinatie, informatie delen en leren) Groepsgeoriënteerde processen (vertrouwen, conflicten, etc.)

16 Groupware Technologie (verbinden en delen)
Communicatie en informationsharing technologie netwerken, routing, client/server, applicaties, etc. Interactie met ICT HCI: GUI’s, video, sound, touch, etc Mens-mens: same/different place/time Beschrijvingsniveau (ontologie) klasses, attributen, gedrag, etc. Nieuw: kunstmatige intelligentie patroonherkenning, vertalen, planning, agents, etc. komt in vervolgcursus

17 Groupwareclassificatie
Communicatietools , fax, telefoon, … Informatiesharing en consultatietools BSCW, tele-consult, message board, … Collaboratietools whiteboard, GDSS, document authoring, … Coördinatietools group calendar, control center, … Sociale ontmoetingen webcams, chat systems, … (Workflow management wordt niet verder uitgewerkt)

18 Tijd en Plaats Interactie
dezelfde tijd (synchroon) verschillende tijd (asynchroon) dezelfde plaats elektronisch whiteboard elektronisch vergaderen video conferencing virtuele vergaderruimtes form flow fax databases

19 Groupware Schematisch
Domein (databases, de ‘wereld’, documenten) Partner B Partner A GUI GUI Video

20 Vragen Wat zijn de effecten op organisaties?
Wat zijn de effecten op de kwaliteit van het werk en de tevredenheid van de medewerkers? Welke organisaties zijn geschikt? Wie schaft groupware aan? (beslisprobleem) In hoeverre wordt nieuwe technologie geaccepteerd? Wat kunnen we leren van laboratoriumonderzoek?

21 Implicaties Hangen sterk af van:
Individuele acceptatie en keuze van de tools Match tussen tool en taak Groeps- en organisatiekenmerken Ontwerp en implementatie Aanpassing, leren en innovatie

22 Besluitvorming Wat gaan we morgen eten? Wat vind ik lekker?
Wat is gezond? (calorieën, vitamines, links/rechtsdraaiend) Dieet (vegetarisch, veganistisch, macrobiotisch, afslanken, allergieën) Kosten Bereidingstijd Tijd (tijdstip/jaargetijde/leeftijd) Wie eet er mee? Wie kookt? Wat kan de kok klaarmaken? Geheugen (wat ken ik, wat heb ik afgelopen weken gegeten?) Verkrijgbaarheid (waar kan ik het halen? ligt er nog iets in de diepvries?) Versheid (het vlees moet op) Gewoontes (woensdag gehaktdag, vrijdag visdag) Waar ben ik morgen?

23 Besluitvorming Basisschema
Input (proposities/ informatie) Output (actie/informatie) ? Als (p, q, r, s, … en z) dan (doe actie(m))

24 Wat gaan we eten? ? Zuurkool Peultjes zijn gezond Het is lente
Ik ben aan het afslanken Gisteren zuurkool gegeten Ik hou van zuurkool Gr… beta.. je kef dm Marie is kok Joske heeft bruin haar ? Zuurkool

25 Goede Besluitvorming Afhankelijk van: Inputzijde Outputzijde
correcte informatie toegankelijke informatie relevante informatie Outputzijde correcte analyse

26 Definitie DSS ‘Computer based systems that bring together information from a variety of sources, assist in organization and analysis of information, and facilitate the evaluation of assumptions underlying the use of specific models’ Informatie samenbrengen/organiseren Evaluatie van assumpties Modellen

27 Decision Support Systemen
Informatie verzamelen van verschillende bronnen Organiseren van informatie Analyseren van informatie Presenteren van informatie Evaluatie van uitkomsten en aannames met betrekking tot model

28 Decision Support Systeem (DSS)
4 Ondersteuning bij: verzamelen van informatie uit verschillende bronnen organiseren van informatie presenteren van informatie analyse van informatie evaluatie van uitkomsten 1,2 2,3 a,c,g p

29 DSS: vier basiscomponenten
Database Management Systeem (Informatie) Modelbase Management Systeem (Analyse) User Interface (Presentatie) Mail Management (Groupware)

30 Analyse (What-if?) Informatie (w0) Actie (1,2,3) Doel (wx)
Er zijn terroristen in de school De terroristen zijn Tsjetsjenen Er zijn bommen geplaatst Actie (1,2,3) Bom op de school Onderhandelen Gas spuiten Doel (wx) Alle kinderen levend en gezond vrij W1 1 W0 2 W2 3 W3

31 Voordelen DSS meer betrouwbare data relevantere data
kijken naar gevolgen van acties (‘what-if’-analyse) genereren van (betere) alternatieven snelle respons op veranderende situaties gebruik van valide modellen toepassing van verschillende analyses oplossen van complexe problemen nieuwe inzichten in problemen

32 Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties
Kijk regelmatig op: Lever je documenten op tijd in op de ‘submit’-pagina! (Na de inleverdatum/tijd verdwijnt de mogelijkheid tot inleveren.) Correspondentie: