Digitaal informatie-beheer in Rotterdam

Presentatie over: "Digitaal informatie-beheer in Rotterdam"— Transcript van de presentatie:

1 Digitaal informatie-beheer in Rotterdam
Stadsarchief Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux

2 Even vooraf… Bron:

3 Overzicht Inleiding: Hoe werkt Rotterdam?
Architectuur & risico-analyse Architectuur: positie van e-depot Informatiebeheer: op basis van risico’s Instrument voor overdracht Overdrachtsprotocol

4 Hoe werkt Rotterdam? Diensten en deelgemeenten,
met grote mate van autonomie is aan het veranderen… Veelkoppige ICT DIV met diverse agenda, wensen en capaciteit Accent op registratie van stukken is doel van informatiebeheer om dit te veranderen… Te weinig animo en aandacht voor informatie Is aan het veranderen… Bron kaart:

5 Architectuur: positie e-depot

6 Architectuur: positie e-depot

7 Informatiebeheer: op basis van risico’s
Risico-analyse op vlak van informatiebeheer Authenticiteit & integriteit Vindbaarheid Raadpleegbaarheid Interpreteerbaarheid Bron:

8 Risico-analyse informatiebeheer
Authenticiteit en integriteit Niet zeker Beschermd Hoog Absoluut Vindbaarheid Mogelijk niet vindbaar Vrijwel zeker vindbaar Absoluut vindbaar Raadpleegbaarheid Voor korte termijn (< 1 jaar) Voor middellange termijn (1 - 7 jaar) Voor lange termijn (> 7 jaar) Interpreteerbaarheid Voor direct betrokkenen Voor bredere kring binnen de organisatie Voor belanghebbenden buiten de organisatie en door de tijd heen Voor raadplegers op grote afstand en tijd Bron:

9 Opzet risico-analyse informatiebeheer
Vragen risicomodel invullen per overheidsproces 2. Vereist kwaliteitsniveau per norm 3. Risicoklasse I-IV 4. Passend informatiebeheerregime Hoe bepaal je dan welke informatie in welke risicoklasse valt? Vragenlijst, bedoeld voor de proceseigenaar. Makkelijk te begrijpen. Het model vertaalt dat naar een risicoklasse en vervolgens een pakket beheervoorzieningen. Jermaine gaat het hierna even met jullie doorlopen.

10 Risicotool informatiebeheer

11 Risicotool informatiebeheer

12 Risicotool informatiebeheer

13 Risicotool informatiebeheer
Risicoklasse bekend -> proces inrichten in beheeromgeving Klasse I : “We don’t care” Klasse II : samenwerkingsomgeving - gemeenschappelijke schijf Klasse III : DMS Klasse IV : DMS + e-depot Bron:

14 Risicotool informatiebeheer

15 Overdrachtsprotocol Proces van overdracht, met: Procesbeschrijving
Verantwoordelijkheden en rollen Stappen Bron: Overdrachtsprotocol

16 Overdracht ja nee verzoek overdracht 1 week 3 weken marginale toets
mdw. Relatiebeheer controle E-conservator kennisgeving opname vernietigen SIP Archiefvormer afgerond overeenkomst aanleveren SIP kwalitatieve toets akkoord? aanpassen rapporteren aanpassen? melden geen

17 Praktisch: wat vóór overdracht?
Weten wat aanwezig is -> vastleggen informatiebeheerplan Weten wat risico’s zijn -> risico-analyse Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf ligt -> fundamentele verandering

18 Vragen? m.langelaar@rotterdam.nl & b.ballaux@rotterdam.nl
Meer info: Bron: