De informatiespecialist maakt

Presentatie over: "De informatiespecialist maakt"— Transcript van de presentatie:

1 De informatiespecialist maakt
ShareNet De informatiespecialist maakt het plaatje compleet Raymond Snijders Senior informatiebemiddelaar, Windesheim

2 Senior informatiebemiddelaar Student- en Onderwijsservices Windesheim
Even voorstellen Raymond Snijders Senior informatiebemiddelaar Student- en Onderwijsservices Windesheim Blog: Twitter: twitter.com/rsnijders Op dit werk is een Creative Commons Licentie van toepassing.

3 Wat is ShareNet?

4 Kortom, een erg technisch project

5 Wat moeten mensen die verstand hebben van boeken nu met ShareNet?

6 Documenten en bestanden van Novell directories naar ShareNet
Even inzoomen op .... Documenten en bestanden van Novell directories naar ShareNet

7 Documenten in ShareNet
Een andere manier van werken met documenten

8 Voor ShareNet Maar Ongestructureerd!
Persoonlijk -> van en voor jezelf op de eigen netwerk schijf Afdelingsdocumenten -> beschikbaar en bedoeld voor collega’s op een groepsdirectory Maar Overgecompliceerde rechtenstructuren op de groepsschijven Samen (kunnen) werken aan documenten bleek gecompliceerd Extreem uitgebreide mappenstructuren Geen zoekmogelijkheden 2 TB aan data die voor 80% verouderd was Ongestructureerd!

9 Document management plan
Analyse van alle groepsdirectories Grootste gemene deler destilleren Vertalen naar een inrichtingsmodel voor document bibliotheken op ShareNet

10 Document management plan
Persoonlijke documenten / Project documenten / Afdelingsdocumenten Afwijkende document bibliotheken en omgevingen voor te onderscheiden type document Verlaten van mappenstructuren Introductie van kenmerken meegeven aan documenten Verplicht gebruik van kenmerk ‘categorie’ Introductie tags en tagcloud

11 Maar hoe migreren we de documenten van de oude naar de nieuwe omgeving?

12 Hoe en wat vertellen we onze klanten?

13 Samen met de gebruikers
Alle medewerkers kregen een eigen usb stick voor backup Backups van groepsdirectories aanbieden aan elke afdeling Opschonen van alle niet gebruikte documenten conform eigen definities. Migratieplan per afdeling. Uitleg, handleidingen en presentaties over nieuwe werkwijze met documenten op ShareNet op zowel MySite, TeamSites als MyDepartment

14 Niet alles ging zoals gehoopt
Mapjes worden erg gemist Aan elk document kenmerken hangen wordt als erg veel werk beschouwd en dus.. Tags worden slechts sporadisch gebruikt Zoekfunctie werkt nog niet optimaal De vereiste cultuuromslag is onderschat Mensen houden hun oude vertrouwde werkwijzen vast, tegen wil en dank

15 Maar er is ook veel goed nieuws

16 Veel (groepen) collega’s kijken nu voor het eerst hoe ze echt met documenten (samen) willen werken
De rol van informatiespecialisten in een groot ICT project is duidelijk geworden Het belang van document management en het laten aansluiten op de eigen werkprocessen begint te dagen De vraag vanuit Schools en diensten om ondersteuning door informatiespecialisten wordt luider. Dit vereist wel een nieuwe aanpak! Cultuuromslag aan beide zijden

17 Ook een ICT project is pas compleet
als je de informatiespecialist niet vergeet

18 Bedankt voor de aandacht. Nog vragen?
Raymond Snijders Sr. Informatiebemiddelaar rsnijders.info/vakblog twitter.com/rsnijders

19 Credits voor de foto’s (diverse foto’s zonder naamsvermelding licentie)