Inschrijven op aanbestedingen

Presentatie over: "Inschrijven op aanbestedingen"— Transcript van de presentatie:

1 Inschrijven op aanbestedingen
Roelf Houwing – Smart Tenders – november 2012

2 Even voorstellen Roelf Houwing Smart Tenders Winnen is de enige optie
Er is geen zilveren medaille Neerlandicus ICT’er Implementatiemanager Bid Manager Ondernemer

3 Wie kent dit programma? Waar draait het om? Wie wint?

4 Waar draait het om? De beste match

5 Uitleggen wat je wilt Filmpje
Hoe ga je winnen? Hoe sla je tussen de concurrentie deze hunk aan de haak?

6 Wie beoordeelt de aanbieding? Wie is de opdrachtgever?
Wie is de inkoper? Wie is de opdrachtgever? Kent u dit programma nog? U heeft er vast niet veel naar gekeken. Wie zijn de hoofdrolspelers in dit programma? Wie is de opdrachtgever? Wie is de inkoper?

7 Iedereen vindt zichzelf
Wat is het probleem? Iedereen vindt zichzelf de beste match

8 Wanneer hebt u invloed?

9 Aanbestedingen Jaarlijkse besteding gemeenten > inwoners via aanbestedingen: 7 miljard Euro Drempelbedragen: Werken Leveringen centrale overheid Leveringen decentrale overheid Diensten centrale overheid Diensten decentrale overheid Bronnen: TED, Aanbestedingskalender, TenderNed Je eigen netwerk en informatie

10 Eerst lezen en Luisteren
De opdrachtgever leren kennen De vraag achter de vraag achterhalen Echt geïnteresseerd zijn Heel goed lezen Je verdiepen in de situatie

11 Procedures Openbaar: direct aanbieden Leveringen, diensten
Niet openbaar: eerst kwalificeren, daarna aanbieden Leveringen, diensten, werken Concurrentiegerichte dialoog: selectie van 3 partijen, dialoogrondes, daarna gunning Diensten, werken Onderhandelingsprocedure: selectie, daarna onderhandeling Diensten Prijsvraag: bij architectuur of ruimtelijke ordening Werken

12 Nieuwe aanbestedingswet
EMVI tenzij… Omzeteis moet worden gemotiveerd en mag niet groter zijn dan 300% opdrachtwaarde Proportionaliteitsbeginsel Verbod op clusteren Dus: Kansen voor het MKB

13 EMVI Prijs + Kwaliteit Weging
Eisen en wensen (selectiecriteria en gunningscriteria Certificering of gelijkwaardig

14 Prestatie inkoop Selectie van de partij de de meeste toegevoegde waarde biedt Minimale kwaliteitsnorm niet gegeven De markt is expert Risico’s + maatregelen Presentatie

15 Zelfkennis Wordt er naar jullie core business gevraagd?
Kunnen jullie aan de eisen voldoen? Beschikken jullie over de juiste certificaten? Hebben jullie voldoende referenties? Kijk ook naar de inkoopvoorwaarden en de concept overeenkomst Geloven jullie dat jullie een kans maken? Waar worden de punten mee verdiend? Hebben jullie een partner nodig als hoofd- of onderaannemer? Bij twijfel kun je altijd meedoen tot en met de vragenronde.

16 Aanpak inschrijving Kansen inschatten Beslissen of je meedoet
Checklist opstellen Informatie verzamelen Vragen stellen Eerste versie opstellen Antwoorden (NvI) lezen en verwerken Definitief meedoen of terugtrekken Prijs bepalen Leesbaar maken Definitieve inschrijving opstellen

17 Vragen stellen Goed lezen Alle vragen noteren die bij je opkomen
Ook andere disciplines: verkoop, planning, uitvoering, juridisch Beslissen welke vragen je daadwerkelijk zult stellen. Focus op de informatie die je nodig hebt. Bij vermoeden van fouten in de procedure: vraag stellen. Inhoudelijke en relationele kant: Geen vragen stellen waarop het antwoord in de stukken staat Werk aan een positieve indruk

18 Verklaringen en verplichte stukken
Begin op tijd met het verzamelen van de gevraagde stukken en zorg dat ze geldig en actueel zijn: Inschrijving KvK Verklaring omtrent het gedrag Verklaring mbt betaling sociale lasten en belastingen Goedgekeurde jaarrekeningen Accountantsverklaring Bankgarantie Verklaring moedermaatschappij

19 Nog meer stukken Verklaring verzekering beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid Referenties en tevredenheidsverklaringen Kwaliteitsverklaring (ISO 9001) Verklaring mbt opleidingsniveau Verklaring milieubeheer (ISO 14001) Verklaring Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (ISO 26000) Veilig werken (VCA)

20 Winnende thema’s vaststellen
Balanceren tussen eigen verhaal en wat de klant wil horen. Relevant voor klant en voor specifieke opdracht. Doe de “Nou en?” test. Onderbouw de thema’s met de voordelen voor de klant en voor de opdracht. Lezen en luisteren is in eerste instantie belangrijker dan schrijven!

21 Risico’s Verbonden aan specifieke opdracht, de omgeving, de omstandigheden. Baseer je op de voorlichtingsbijeenkomst, de schouw, de aanbestedingsdocumenten, etc. Risico’s die je zelf hoort te managen worden meestal al afgevangen via de inkoopvoorwaarden. Laat via het risicohoofdstuk zien dat je de expert bent. Stel je als partner op.

22 Schrijven Gebruik de termen van de aanbestedende dienst.
Als er meerdere schrijvers zijn, maak dan afspraken. Maak een checklist vooraf Beoordeel vooraf waarop de punten worden gescoord. Stem de structuur van je document af op de aanbestedingsleidraad Maak duidelijke verwijzingen naar de eisen en wensen. Schrijf vanuit de vraag, van buiten naar binnen. Schrijf beknopt, to the point. Additionele informatie in bijlagen. Laat de aanbieding nakijken op taal- en spelfouten

23 Graphics en opmaak Gebruik plaatjes en foto’s om je aanbieding te ondersteunen. Zorg dat je plaatjes altijd een ondertitel hebben. Mag best meer dan één regel zijn. Goede plaatjes met toelichting worden altijd gelezen. Gebruik kaders om toelichtingen of voorbeelden te geven. Gebruik de kantlijn om highlights uit de tekst weer te geven of om verwijzingen te maken naar de eisen uit de aanbestedingsdocumenten. Gebruik paragraaftitels om de kernboodschap van de alinea weer te geven.

24 Prijsvorming Zoek samenwerking met andere bedrijven om een lage kostprijs te kunnen realiseren. Betrek je leveranciers bij de prijsvorming. Schakel onderaannemers in om dingen te doen waar ze beter in zijn of die ze goedkoper kunnen doen. Richt de samenwerking zo in, dat margestapeling wordt voorkomen. Overweeg om de marge per deelopdracht/product te varieren.

25 Tussentijdse reviews en versiebeheer
Voorkom dat oude versies blijven rondgaan. Verwerk de Nota van Inlichtingen direct na verschijnen Definitief meedoen of terugtrekken. Leesbaarheid van de teksten vergroten Definitieve opmaak Productie en inbinden van de definitieve aanbieding Eindcontrole Ondertekening Bezorging.

26 presenteren Bij sommige aanbestedingen is een presentatie onderdeel van de selectieprocedure. Zorg voor een goede delegatie en neem in ieder geval degene mee die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering. Informeer naar eventuele onduidelijkheden in de aanbieding Focus op de onderscheidende kenmerken van je aanbieding Oefen de presentatie met publiek Zoek naar plaatjes en filmpjes Niet teveel bullets, niet teveel tekst Voorkom dat je de presentatie gaat voorlezen.

27 Stopzetting procedure
Filmpje De aanbestedende dienst heeft altijd het recht om de aanbesteding stop te zetten.

28 Kennen we deze nog? U volgt het programma ook niet? Dit is boer Richard. Hij heeft de regeltjes van Boer zoekt Vrouw overtreden, omdat hij al vanaf de eerste dag voor ene Annemiek ging. Haar concurrenten Heidi en Suzan hadden vanaf de eerste ontmoeting geen kans. Ook de KRO wist nergens van.

29 Voorlopige gunning Kennisgeving aan alle aanbieders Alcatel termijn
Verificatie bijeenkomst Feedback vragen: Wat was goed Wat kon beter Beoordelen of de beoordeling correct verlopen is.

30 Wat als je verloren hebt?
Neem de feedback uit de verificatiebijeenkomst ter harte. Onderhoud de relatie. Als het om een opdracht ging met bepaalde contractduur, plan dan je commerciele inspanningen in voor als het contract ten einde loopt. Opteer voor opdrachten beneden de aanbestedingsdrempel Leg de “Lessons learned” vast voor een volgende aanbesteding. Zorg voor herbruikbaarheid van de teksten die je geschreven hebt.

31 Wat als je gewonnen hebt?
Bespreek direct de alternatieven waar niet naar gevraagd werd in de aanbesteding. Laat betrokkenheid zien. Leg direct alle benodigde contacten. Tref alle voorbereidingen voor een uitstekende uitvoering Zorg snel voor vertrouwen. Kies “low hanging fruit” om snel resultaten te laten zien. Stel je op als partner en betrek je opdrachtgever bij keuzes.

32 Contact blog.smarttenders.nl Lemmerkade DC Lelystad Telefoon: Winnen is de enige optie Er is geen zilveren medaille